共用資料夾

使用資料夾可以輕鬆整理與共用檔案。 例如，您可以共用一個包含所有檔案的資料夾，而不是單獨共用每一個檔案。

關於這項作業

共用資料夾容許檢視該資料夾中的檔案。 若要提供對資料夾中檔案的編輯者層次存取，您應該與其他人共用特定的檔案。

您可以授與人員和社群對資料夾的「讀者」、「編輯者」或「擁有者」權限。

  • 「讀者」權限：「讀者」可以讀取資料夾中的檔案。
  • 「編輯者」權限：「編輯者」可以將檔案新增至資料夾、新增及編輯子資料夾，刪除他們在資料夾中建立的子資料夾，刪除他們新增至資料夾的檔案，以及查看資料夾中檔案的相關資訊。
  • 「擁有者」權限：「擁有者」和原始擁有者共同擁有資料夾的所有權。 他們可以將資料夾與其他人員共用，從資料夾刪除任何檔案，以及新增、編輯及刪除子資料夾。 檔案的擁有者可以將其移至垃圾桶，或從資料夾中移除它。

您與其共用資料夾的人員及社群，可在他們首頁的更新項目標籤中收到通知，若他們在通知喜好設定中指定以電子郵件通知，則會收到電子郵件通知。 請參閱設定電子郵件通知喜好設定。

若要查看誰有您資料夾的存取權，請開啟資料夾頁面，然後按一下共用標籤。

程序


選項 敘述

在建立時共用資料夾
  1. 按一下新建 > 資料夾。
  2. 輸入名稱。
  3. 鍵入說明。
  4. 請選取下列選項之一：
    • 選取人員、群組或社群，以與特定的人員和群組共用。 選取人員、群組或社群，然後選取存取層次。 然後，開始鍵入名稱或電子郵件位址，並在顯示該名稱或位址時選取它。 您只會看見企業目錄中可用的人員和群組。
    • 選取公用，以提供「讀者」權限給每個人。 選取每個人都可投稿至此資料夾，以提供「編輯者」權限給每個人。 當您將資料夾設為公用，即會從資料夾中移除非公用檔案。
      註： 外部使用者看不到也無法存取公用資料夾或檔案。
    註： 子資料夾會一律繼承最上層資料夾的共用資訊。 您無法變更子資料夾的共用資訊。
  5. 按一下儲存。
註： 您無法將專用資料夾開放給公用社群共用。

在建立後共用資料夾
  1. 開啟資料夾。
  2. 按一下共用。
  3. 請選取下列選項之一：
    • 選取人員、群組或社群，以與特定的人員和群組共用。 選取人員、群組或社群，然後選取存取層次（在這個主題中說明）。 然後，開始鍵入名稱或電子郵件位址，並在顯示該名稱或位址時選取它。 您只會看見企業目錄中可用的人員和群組。
    • 選取公用，以提供「讀者」權限給每個人。 選取每個人都可投稿至此資料夾，以提供「編輯者」權限給每個人。 當您將資料夾設為公用，即會從資料夾中移除非公用檔案。
      註： 外部使用者看不到也無法存取公用資料夾或檔案。
    註： 子資料夾會一律繼承最上層資料夾的共用資訊。 您無法變更子資料夾的共用資訊。
  4. 按一下共用。
註： 您無法將專用資料夾開放給公用社群共用。

將公用資料夾設為非公用
  1. 開啟資料夾頁面。
  2. 按一下共用標籤。
  3. 按一下每個人旁邊的 X。

此動作只會讓資料夾變成非公用。 您明確與其共用資料夾的人員、群組及社群仍然可以看見並使用它。

註： 子資料夾會一律繼承最上層資料夾的共用資訊。 您無法變更子資料夾的共用資訊。

將共用資料夾設為專用
  1. 開啟資料夾頁面。
  2. 按一下共用標籤。
  3. 按一下要停止共用之授權類型旁的 X；可用的授權類型為讀者、編輯者或擁有者。
  4. 按一下確定。
註： 子資料夾會一律繼承最上層資料夾的共用資訊。 您無法變更子資料夾的共用資訊。

降低使用者對共用資料夾的存取權
  1. 開啟資料夾頁面。
  2. 按一下共用標籤。
  3. 按一下人員、群組或社群旁邊的 X。
  4. 選取新的存取層次，然後按一下確定。