IBM FileNet P8, 5.2 版

指定搜尋文字

在「關鍵字」欄位中輸入一或多個單字（最能夠描述您要尋找之資訊的單字或片語），然後按一下「搜尋」。您可以在文件或已針對全文索引配置的字串內容中，尋找特定的單字或片語。

以下是幫助您最大化搜尋效率的一些提示。

表 1. 這個表格提供一些提示，可協助您達到搜尋的最大效率。
與單字或片語完全相符	如果要與片語完全相符，請將其包含在雙引號中。尋找完全相符的片語，對於尋找正確的名稱或常用片語十分有用。例如，搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John Adams 和 John Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 只會傳回那些包含 John Adams 的文件。同時也會尋找類似那些詞彙的搜尋詞彙及單字。例如，搜尋單字 month 會傳回內含單字 month 或 months 的文件。如果要排除單字的變化，您可以將該文字包含在雙引號中；如果要排除您所有搜尋詞彙中文字的變化，則可以選擇「單字完全相符」搜尋選項。
搜尋常用字	配置搜尋時通常會忽略 the、in 或 and 之類的常用字。如果要搜尋常用字作為詞組的一部分，請用雙引號括住。
使用萬用字元	如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化，則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。使用星號 () 代表零個或多個字母、數字或底線 (_) 字元。例如，搜尋 wod 會找到包含 wood、word、World 或 would 的文件。使用問號 (?) 代表一個（就只一個）字母或數字。例如，搜尋 ?an 會找到包含 ran 或 can 的文件，但不會找到包含 span 的文件。
搜尋一些或所有關鍵字	您可以搜尋您輸入的任一或所有單字或片語的相符項。比方說，如果您搜尋 FileNet® P8，並選擇 Any，則搜尋會傳回包含 FileNet 或 P8 的文件。如果您選擇 All，則搜尋只會傳回那些包含兩者的文件。
根據接近程度搜尋關鍵字	您可以根據關鍵字彼此接近的程度來搜尋關鍵字。（選擇此選項後，搜尋會自動尋找所有關鍵字。）您可以指定關鍵字必須達到的接近程度以便得出相符的結果。如果您未指定範圍，預設範圍為 1024。

您可以透過選擇要搜尋的文件版本來進一步限制或擴展您的搜尋。依預設，搜尋會傳回相符文件的最新版本，此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」，則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」，搜尋會傳回所有版本的文件。

註： Workplace XT 中的關鍵字搜尋不支援 VQL 查詢。如果要執行 VQL 查詢，您必須使用搜尋範本或已儲存的搜尋。

新增搜尋條件

您可以選擇一或多個內容用作搜尋的條件。可用的內容和相關聯的選項清單與您的所選文件類別或資料夾類別相關聯。不包括隱藏的或不可搜尋的內容。如果您選擇包括子類別，則所有子類別的內容和選項清單也可用。如果您指定條件，隨後又選擇其他文件類別或資料夾類別，則會自動從您的條件清單中放棄對新類別無效的內容或值。

將條件新增到搜尋時，您必須對找到的物件是必須與所有條件相符還是與任意條件相符進行選擇。

使用以下基本提示可幫助您將條件新增到搜尋。

新增條件和移除條件

使用 + 和 - 圖示新增或移除條件。按一下 + 可立即在目前所選的條件下新增一個條件。

提示：在 Workplace XT 中，必須使用 ... 按鈕，才能從清單中選取某些欄位值。（這是用於從清單選擇值的按鈕，與輸入值相對。）如果要清除以此方式選擇的值（除了「搜尋」或「類別」欄位），請將焦點移至 ... 按鈕，然後按 Delete 鍵。

使用萬用字元

使用 starts with、ends with 和 contains 選項時，您可以將萬用字元用於基於字串的內容值。

使用百分比符號 (%) 代表零個或多個字元。例如，搜尋 FileNet P8%Guide 可以找到名稱為 FileNet P8 Troubleshooting Guide 和 FileNet P8 Security Guide 4.5.0 的文件。
註：如果您在搜尋文字的開頭使用百分比符號，或是使用 contains 或 ends with 選項，則搜尋作業會在整個搜尋索引中尋找物件儲存庫。如果索引太大，搜尋可能要花費較長時間才能傳回結果。
使用底線 (_) 代表一個字元。例如，搜尋 r_n 可找到名稱中包含 ran 或 run 的文件或資料夾，但是不會找到名稱中包含 rain 的文件或資料夾。但是，您無法將底線作為文字包括在搜尋文字中，因為搜尋會自動將底線視為萬用字元。例如，搜尋以 Folder_ 開頭的所有資料夾，會傳回 FolderA 以及 Folder_1 和 Folder_2 這樣的結果。

管理直欄顯示

在搜尋結果中顯示的欄是在您搜尋條件中使用的內容和在網站喜好設定中為所選物件儲存庫指定之內容的組合。透過將內容新增為搜尋條件並將值保留為空白，您可以在搜尋結果中顯示其他內容。

設定排序順序

在 Workplace XT 中，您可以在進行搜尋之前，選取要用來排序搜尋結果的內容。您可以按照遞增或遞減順序排序。選擇排序所依據的其他內容，可自動清除依先前所選內容進行的排序。

註：如果搜尋包含關鍵字，您就無法選取用來排序的內容；搜尋結果會使用依相關性計分的系統來自動排序。最相關的項目會顯示在搜尋結果的頂部。

搜尋多個值

如果要搜尋同一個內容的多個值，則必須多次將內容作為條件列出，為每個要搜尋的值均列出一次。例如，您可能有名為 Breeds 的多值內容。如果要搜尋 Collie 或 Poodle，請選擇如下標準：

尋找符合下列任一條件的項目：Breeds = Collie Breeds = Poodle

過濾的選項清單

某些內容選項清單使您可以根據您的輸入過濾選項。選項清單顯示所有以您輸入的文字開頭的選項。另外，您可以將星號 (*) 用作萬用字元。例如，輸入 *Cla 可以尋找名為 Auto Claims 和 Claim Processing 的類別。（在您輸入的文字的結尾永遠存在暗含的星號。）

提示：輸入 "*" 可顯示整個清單。

併入摘要資訊

在 Workplace XT 中，您可以選擇併入每一份文件的摘要資訊，然後在搜尋結果中檢視它。

選取其他搜尋選項

您可以透過選擇一或多個搜尋選項來進一步限制或擴展您的搜尋範圍。搜尋選項以搜尋文件或資料夾時常用的內容為基礎。

選項是所有權（「由我建立」）、修改日期（「上月新增」）或文件類型（例如 PDF 文件）之類常用選取準則的捷徑。選擇一或多個選項可限制搜尋結果。

依預設，搜尋會傳回相符文件的最新版本，此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」，則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」，搜尋會傳回所有版本的文件。

儲存搜尋設定

如果您經常搜尋某些內容或值，可以在「我的搜尋」中，將其儲存為搜尋預設值或命名的搜尋。

預設的搜尋設定：如果是 Workplace XT，按一下搜尋頁面上的「儲存」，將目前設定儲存為預設的搜尋設定。您可以為每個物件儲存庫來儲存不同的預設搜尋設定。下次移至搜尋頁面，或者按一下「重設」時，會自動顯示已儲存的物件儲存庫搜尋設定。
指定的搜尋：按一下搜尋頁面或已儲存的搜尋頁面上的「另存新檔」，以有意義的名稱，將目前搜尋設定儲存到「我的搜尋」或「已儲存的搜尋」。每種搜尋均特定於目前選擇的物件儲存庫。另外，您還可以執行下列作業：
- 按一下「儲存」可更新目前選擇的搜尋設定。
- 按一下「重設」可將搜尋還原到其先前儲存的狀態。
- 從蹦現功能表選取「重新命名」或「刪除」，將已儲存的搜尋重新命名或刪除。