在 Microsoft Outlook 中預約會議室和服務
跨國公司的會議可能需要預約位於不同地理位置的多個會議室。 每一個位置可能有對於其他公司資源的需求，如所選會議室的餐飲服務和設備。 在 Microsoft Outlook 中，獲授權使用者可以利用 IBM® TRIRIGA® 預約表單，來搜尋及預約根據其指定的準則可用的資源。 一般而言，使用者並不熟悉可用的會議室，需要比較會議室才會知道要選取的會議室。
背景
Anita 是一個 Microsoft Outlook 使用者，她想要建立兩個需要餐飲及設備服務的會議室的預約。 她想要安排一個在下週舉行的四小時會議。 這項會議包括達拉斯辦公室中的 10 個人以及倫敦辦公室的 5 個人。 會議必須在這兩個位置同時提供電腦投影設備和工作餐點，以及撥入號碼及視訊會議 URL。 系統管理者為 Anita 所設定的管理權限容許 Anita 為部門中的每一位員工檢視及建立預約。
步驟 1：建立預約
Anita 開啟 Microsoft Outlook，以檢查所需與會者的排程。 她會建立會議預約，並將議程的 Microsoft Word 檔案附加至預約。
步驟 2：搜尋會議室
- 會議日期（從 Microsoft Outlook 預約移入）
- 會議期間
- 與會者人數：10
- 會議室佈置：圓桌
- 可用餐飲：是
- 網路連線：是
- 電話會議：是
- 視訊會議：是
- 白板：是
步驟 3：檢閱會議室結果
Anita 指定達拉斯辦公室的標準之後，搜尋結果在清單視圖中包括三個會議室。 她熟悉 Orange Room 會議室，但是她檢查另外兩個會議室，以確保它們適用於會議。 她選取 Green Room 會議室，並且檢視會議室的影像。 她在樓層規劃視圖中看到 Green Room 會議室的圖形視圖。
步驟 4：比較會議室結果
Anita 認為 Green Room 會議室對於會議而言太小，因此她檢閱 Blue Room 會議室。 為了協助她進行決定，她選取比較視圖，讓她可以同時查看所有這三個會議室的特性。
步驟 5：選取第一個位置的會議室
Anita 決定預約 Orange Room 會議室，因為她對它非常熟悉。 當她預定 Orange Room 會議室時，TRIRIGA Workplace Reservation Manager 會暫時預約此會議室，且她會完成剩餘的會議預約。 暫時預約可防止其他員工同時預約同一間會議室。 TRIRIGA Workplace Reservation Manager 也會將選取的會議室新增至 Microsoft Outlook 可用視圖。
步驟 6：選取第二個位置的會議室
Anita 搜尋、檢閱、比較及選取倫敦辦公室的會議室。 TRIRIGA Workplace Reservation Manager 會將選取的會議室新增至 Microsoft Outlook 可用視圖。
步驟 7：將資源新增至第一個會議室
Anita 注意到 Orange Room 會議室需要其他設備，因為電腦投影機不是該會議室的標準設備。 她在 Orange Room 預約中開啟設備訂單視圖，並選取可用的投影機。 Anita 也需要 Orange Room 會議室中提供午餐及點心。 她開啟訂餐視圖，顯示可用的餐飲選項。 她將選取餐飲服務提供者及功能表項目，並檢閱服務時間及成本。
步驟 8：將資源新增至第二個會議室
Anita 將電腦投影機和餐飲服務新增至倫敦辦公室中的會議室預約。 TRIRIGA Workplace Reservation Manager 管理時區差異。
步驟 9：傳送預約
- 將資源的短暫預約狀態已變更為永久已接受狀態
- 已針對會議室設定和會議室分類建立工作作業
- 已針對設備遞送和設備挑選建立工作作業
- 已針對餐飲服務建立採購單
步驟 10：確認預約
在會議預約之前的預先定義時間，Anita 收到一封電子郵件要求，確認預約是否仍然有效。 電子郵件包含她用來直接在電子郵件中進行回覆的動作。 動作包括按鈕，以確認或取消預約。 Anita 確認預約。
步驟 11：會議提早結束時釋出會議室
會議未持續排定的四個小時，因此 Anita 開啟 Microsoft Outlook 預約，並按一下 IBM TRIRIGA 預約選項中的按鈕以提早結束預約。 提早移出會釋出會議室供其他員工預約。
步驟 12：接收意見調查
會議結束後，Anita 會收到一份有關預約程序及預約經驗的滿意度意見調查。