Podpisywanie faktury

Usługi podpisywania z poziomu Sterling eInvoicing umożliwiają cyfrowe podpisywanie e-faktury, a także sprawdzanie duplikatów faktur.

Podpisy są oparte na kodach kraju nabywcy i dostawcy i są stosowane za pośrednictwem usługi TrustWeaver na żądanie. Ponadto, aby spełnić wymogi prawne niektórych krajów, e-Faktury powinny zawierać pewne elementy informacji, które są niezbędne do celów podatkowych. Sterling eInvoicing zapewnia, że faktury zawierają obowiązkowe dane, które mają być zgodne. Informacje te obejmują między innymi: numer faktury, datę faktury, identyfikator VAT dostawcy, identyfikator VAT nabywcy, walutę oraz szczegóły pozycji wiersza (opis, ilość, cena i kwota VAT).

Poniżej opisano proces domyślny przy użyciu standardów C/XAdES , który jest obsługiwany przez usługę produkcyjną podpisywania w celu obsługi dostawców i nabywców w transakcjach Sterling eInvoicing :

1. Dane z faktury są przygotowywane przez użytkownika końcowego i wysyłane do serwisu, w uzgodnionym formacie, który reprezentuje format, który będzie traktowany jako oryginalna faktura przez obie strony transaktorskie. Użytkownik końcowy wskazuje żądany format podpisu, a także kraje pochodzenia VAT i kraje przeznaczenia w dwuliterowych kodach ISO.
2. Usługa stosuje odpowiednie podpisy elektroniczne zgodnie z odpowiednią domyślną lub niestandardową konfiguracją zgodności. Po zastosowaniu poprawnych sygnatur, z wyjątkiem XAdES-EPES, faktura i podpis są stemplowane w czasie, co powoduje format podpisu C/XAdES-T. Usługa może następnie sprawdzać poprawność certyfikatów powiązanych z prywatnymi kluczami podpisywania za pomocą zautomatyzowanego połączenia z odpowiednimi uprawnieniami certyfikatu. Uzyskane dane, dane typu C/XAdES-T i dane sprawdzania poprawności, np. odpowiedź OCSP, są ponownie datowane na długoterminowe cele archiwizacji, a wynik końcowy jest w formacie C/XAdES-A. Procedura ta pozwoli dostawcy oferować organom podatkowym wystarczające elementy do potwierdzenia, że certyfikat był ważny, gdy faktura została wystawiona, jak również niepewność ciągłej integralności faktury od tego momentu. Może też pomóc użytkownikowi końcowi spełnić określone wymagania dotyczące czasu archiwizacji-znaczki w niektórych krajach.
3. Usługa wysyła do użytkownika końcowego podpisaną fakturę oryginalną dostawcy, która będzie ją zapisała w imieniu użytkownika końcowego lub wyśle do użytkownika końcowego w celu przechowywania za pomocą usług TrustWeaver Archive zgodnie z obowiązującym prawem.
4. W dowolnym momencie w okresie obowiązkowego przechowywania, audytor podatkowy powinien mieć możliwość dostępu do archiwów stron on-line (zazwyczaj z głównego miejsca prowadzenia działalności przez stronę w kraju oraz w formacie czytelnym dla człowieka) oraz zweryfikować autentyczność i integralność przechowywanych faktur elektronicznych. Dodatek 2 służy do obsługi tych wymagań kontroli.

Usługa może przetwarzać dane faktury w formatach dokumentów wymienionych w poniższej tabeli. Te typy dokumentów mogą być podpisane przy użyciu podpisów cyfrowych opartych na standardzie sygnatur PKCS#7 oraz w rozszerzeniach zdefiniowanych przez ETSI dla tego standardu: CAdES-T/A i XAdES-BES/EPES/T/A, a także PAdES-EPES/LTV dla podpisów PDF. Podpisy cyfrowe mogą być stosowane z różnymi metodami podpisywania w zależności od formatu dokumentu.

W poniższej tabeli opisano, które metody podpisu mogą być stosowane do konkretnego formatu dokumentu (kontener XML to kontener XML TrustWeaver ). Powszechnie używane formaty są oznaczone gwiazdką: