Actiepunten maken

U kunt actiepunten maken, zodat u een overzicht krijgt van alle taken die u moet uitvoeren, en de taken weergeven in een lijst of een diagram. U kunt uw actiepunten ook weergeven in de agenda. Voer de volgende stappen uit om actiepunten voor uzelf of voor een groep te maken.

1. Klik op .
2. Klik op Nieuw.
3. Op het eerste tabblad staat standaard Persoonlijk actiepunt. Als u een groepsactiepunt wilt selecteren, klikt u op de tekst. Typ vervolgens een of meer namen in het veld Toegewezen aan, Optioneel of Ter informatie. Klik op de knop om namen te selecteren in een adresboek.
   • Tip: Als u een persoonlijk actiepunt maakt en u dit vervolgens wilt wijzigen in een groepsactiepunt, klikt u op Toewijzen.
   • Tip: Klik op Toewijzing annuleren om de toegewezen namen te verwijderen en het groepsactiepunt te wijzigen in een persoonlijk actiepunt.
4. (Optioneel) Geef een naam of korte omschrijving van het item op in het veld Onderwerp. Deze tekst wordt weergegeven in de takenlijst en de agenda van de toegewezen persoon.
5. (Optioneel) Vul een of meer van de volgende velden op dit formulier in:
   • Begindatum en Vervaldatum: geef datums op; mijlpalen hebben alleen een startdatum.
   • Onderwerp: dit wordt afgebeeld in uw takenlijst en agenda.
   • Status: nieuwe items hebben standaard de status Huidig, andere statusopties zijn Achterstallig, Afgewezen en Toekomstig.
   • Prioriteit: wordt afgebeeld wanneer u de taken weergeeft in een lijst of diagram.
   • Categorie: nuttig voor het ordenen van actiepunten met toepassingen van derden. U kunt een selectie maken uit de lijst of uw eigen categorie invoeren.
   • Vertrouwelijk: kies deze optie om te voorkomen dat personen met toegang tot uw agenda het actiepunt lezen. Zij kunnen de datums in uw agenda zien, maar niet het item zelf.
   • Mijlpaal: selecteer deze optie om een enkele dag in een planning te markeren. Wanneer u taakdiagrammen weergeeft, worden de mijlpalen in het rood weergegeven.
   • Alarm: selecteer deze optie als u gewaarschuwd wilt worden.
6. (Optioneel) Klik op de tab Herhalen en selecteer vervolgens Herhalen instellen. Geef eventuele herhalingsopties op, waarbij u rekening houdt met het volgende:
   • U kunt de status of de prioriteit van een herhaalde taak wijzigen, maar de herhalingsfrequentie kan niet worden gewijzigd.
   • Een bijlage in een herhalend actiepunt kan niet worden bijgewerkt. Als u tevens IBM® Notes gebruikt en u werkt een bijlage van een herhalend actiepunt bij in Notes, ontvangt u mogelijk waarschuwingen wanneer u deze actiepunten probeert te openen in de webclient.
   • U kunt van een bestaand actiepunt geen herhalend actiepunt maken. U moet de herhalingen instellen tijdens het maken van het item.
7. (Optioneel) Voeg in de beschikbare ruimte een omschrijving toe.
8. (Optioneel) Klik op Bijlagen om een bijlage toe te voegen.
9. Als u een groepsactiepunt maakt, klikt u op Opties om afleveringsopties op te geven.
10. Als u een groepsactiepunt maakt, klikt u op Opslaan en verzenden om het actiepunt op te slaan en een bericht te verzenden naar de personen in de velden Toewijzen, Optioneel en Ter informatie. (U kunt ook Opslaan als concept kiezen en het actiepunt op een later tijdstip voltooien.)
11. Als u een persoonlijk actiepunt maakt, klikt u op Opslaan en sluiten of klikt u op Opslaan om het actiepunt op te slaan maar het record open te houden voor het invoeren van wijzigingen.