Aprobaciones automáticas

Las aprobaciones automáticas se producen cuando un aprobador pertenece a varios grupos de aprobaciones.

Cuando el aprobador aprueba el presupuesto, el estado del aprobador cambia a "Aprobado" para el grupo de aprobación actual y para todos los grupos de aprobación asociados. Además, los estados de todos los aprobadores de nivel inferior en todos los grupos de aprobación asociados cambian automáticamente a "Aprobado". Las aprobaciones automáticas garantizan que un aprobador aprueba un presupuesto sólo una vez. El ejemplo siguiente describe un escenario básico para aprobaciones automáticas en el que un aprobador pertenece a varios grupos de aprobación. El segundo ejemplo describe un escenario más complejo en el que varios aprobadores pertenecen a varios grupos de aprobación.

Ejemplo 1: dos grupos de aprobación contienen el mismo aprobador

En este ejemplo, el director de ventas pertenece a dos grupos de aprobación. La tabla siguiente muestra la tabla de aprobación de pedidos antes de que el director de ventas apruebe el presupuesto.

Tabla 1. Tabla de aprobación de pedidos: antes de que el director de ventas apruebe el presupuesto
Clave de aprobación	Secuencia	Equipo	Grupo de usuarios	Estado	Clave de grupo de aprobación
A1	1	Ventas	SalesRepresentative	Pendiente inmediato	AG5
A2	2	Ventas	SalesManager	PendingApproval	AG5
A3	3	Finanzas	Contable	PendingApproval	AG5
A4	4	Envío	WarehouseGroup	PendingApproval	AG5
A5	1	Ventas	SalesManager	PendingImmediate	AG6
A6	2	Marketing	Analista	PendingApproval	AG6
A7	3	Marketing	SeniorAnalyst	PendingApproval	AG6

La tabla siguiente muestra la tabla de aprobación de pedidos después de que el director de ventas apruebe el presupuesto.

Tabla 2. Tabla de aprobación de pedidos: después de que el director de ventas apruebe el presupuesto
Clave de aprobación	Secuencia	Equipo	Grupo de usuarios	Estado	Clave de grupo de aprobación
A1	1	Ventas	SalesRepresentative	Aprobado	AG5
A2	2	Ventas	SalesManager	Aprobado	AG5
A3	3	Finanzas	Contable	PendingImmediate	AG5
A4	4	Envío	WarehouseGroup	PendingApproval	AG5
A5	1	Ventas	SalesManager	Aprobado	AG6
A6	2	Marketing	Analista	PendingImmediate	AG6
A7	3	Marketing	SeniorAnalyst	PendingApproval	AG6

Cuando el director de ventas aprueba el presupuesto, las claves de aprobación A5 y A2 pasan al estado "Aprobado". En este ejemplo, el director de ventas aprueba el presupuesto antes de que el representante de ventas apruebe el presupuesto, por lo que la clave de aprobación A1 también pasa al estado "Aprobado" porque el director de ventas tiene un número de secuencia superior al del representante de ventas.

Ejemplo 2: dos grupos de aprobación contienen los mismos aprobadores

En algunos casos, diferentes grupos de aprobación contienen los mismos aprobadores en diferentes secuencias de aprobación. Cuando se produce este escenario, el proceso de aprobación se inicia con el grupo de aprobación que contiene el creador del presupuesto en el nivel más bajo del grupo. En este ejemplo, el Grupo de aprobación de ventas y el Grupo de aprobación de finanzas contienen los mismos aprobadores en distintas secuencias de aprobación. El representante de ventas ha creado el presupuesto y se asigna al nivel más bajo del grupo de aprobación de ventas.

Tabla 3. Grupo de aprobación de ventas
Número de aprobación	Secuencia	Equipo	Grupo de usuarios	Predecesor
AP1	1	Ventas	SalesRepresentative
AP2	2	Ventas	Jefe de ventas	AP1
AP3	3	Finanzas	Contable	AP2

Tabla 4. Grupo de aprobación de finanzas
Número de aprobación	Secuencia	Equipo	Grupo de usuarios	Predecesor
AP1	1	Finanzas	Contable
AP2	2	Ventas	Jefe de ventas	AP4
AP3	3	Ventas	representante de ventas	AP5

Se generan los siguientes registros de aprobación de pedido y se requiere cada aprobación listada a continuación:

Tabla 5. Tabla de aprobación de pedidos para aprobaciones automáticas
Número de aprobación	Secuencia	Equipo	Grupo de usuarios	Grupo de aprobación
AP1	1	Ventas	representante de ventas	Grupo de aprobación de ventas
AP2	2	Ventas	Jefe de ventas	Grupo de aprobación de ventas
AP3	3	Finanzas	Contable	Grupo de aprobación de ventas
AP4	4	Ventas	representante de ventas	Grupo de aprobación de finanzas

Puesto que el representante de ventas se asigna al nivel más alto del grupo de aprobación financiera, no es necesario que el contable y el director de ventas aprueben el presupuesto para el grupo de aprobación financiera. Los registros de aprobación de pedidos no se generan para estos dos aprobadores. Si el contable aprueba el presupuesto en primer lugar, se producen aprobaciones automáticas para el representante de ventas y el director de ventas.