Implementación de la aprobación de presupuesto

Un presupuesto debe ser aprobado por todos los aprobadores necesarios definidos en el plan de aprobación antes de que se pueda presentar a un cliente. Un aprobador también puede asignar un usuario delegado, que puede aprobar o rechazar presupuestos para un periodo de tiempo especificado.

A veces, es posible retener un presupuesto por varias razones. En esta situación, el presupuesto debe ser aprobado por todos los aprobadores definidos en el plan de aprobación para permitir que un representante de ventas de campo presente el presupuesto a un cliente. Por ejemplo, si los ajustes aplicados a un presupuesto sobrepasan el límite máximo que se ha configurado, un representante de ventas de campo puede presentar el presupuesto a un cliente sólo después de que haya sido aprobado por todos los aprobadores necesarios.

Solución

En IBM® Sterling™ Field Sales, un presupuesto requiere aprobación si se cumple alguna o todas las condiciones siguientes:

Alguno de los artículos del presupuesto infringe una regla de aprobación.
Los ajustes aplicados en un presupuesto o en alguno de los artículos de un presupuesto bajo una regla de fijación de precios manual exceden el límite de descuento máximo configurado bajo la regla.

El proceso de aprobación de presupuesto implica los pasos siguientes:

Establecer un usuario delegado
Solicitar aprobación
Ver el resumen de aprobación
Aceptar o rechazar una solicitud de aprobación

Solución para establecer un usuario delegado

De vez en cuando, un usuario con permisos para aprobar o rechazar un presupuesto puede no estar disponible por razones tales como vacaciones, baja por enfermedad, viaje durante largos periodos, etc. O bien, es posible que un usuario desee asignar a otro usuario para aprobar o rechazar un presupuesto en su nombre. Estos usuarios pueden configurar un usuario delegado.

Este usuario delegado podrá aprobar o rechazar presupuestos utilizando el enlace Preferencias. Cuando se muestra el recuadro de diálogo Preferencias, el usuario puede buscar y asignar un usuario delegado. Se llama a la API getUserList para recuperar una lista de usuarios cuando el usuario realiza la búsqueda de usuario y se llama a las API getUserUiStateList, getUserHierarchy para visualizar el usuario delegado.

Nota: La API getUserHierarchy no devuelve ningún registro si no existe ningún delegado para la cita.

Solución para solicitar aprobación

IBM Sterling Field Sales permite a un usuario solicitar la aprobación de un presupuesto.

La tabla siguiente describe las API a las que se llama cuando un usuario solicita aprobación para un presupuesto:

API: Propósito
validateItemsForOrdering: Para validar si los artículos o la cantidad de artículos del presupuesto son válidos para el presupuesto.
getCompleteOrderDetails: Para recuperar la información de cabecera de presupuesto.
sendOrderForApproval: Para colocar una solicitud de aprobación del presupuesto.

IBM Sterling Field Sales proporciona la posibilidad de aplicar una retención a un presupuesto que está pendiente de aprobación. El tipo de retención que se aplica al presupuesto está determinado por la regla Tipo de retención que se aplicará cuando la orden necesite aprobación.

Solución para ver el resumen de aprobación

Un usuario puede ver el resumen de todas las aprobaciones que se han obtenido o son necesarias para un presupuesto. Se llama a la API getCompleteOrderDetails para visualizar la pantalla Aprobaciones. En la pantalla Aprobaciones, junto con la información de nivel de cabecera del presupuesto, puede ver la lista de aprobadores que están implicados en el proceso de aprobación y el estado de la aprobación de cada aprobador, el resumen de fijación de precios y notas que se han añadido al presupuesto.

Un usuario puede ver la lista de infracciones de regla a nivel de cabecera y a nivel de línea que requieren aprobación en el panel Infracciones que requieren aprobación. Además, para las infracciones de reglas a nivel de línea, un usuario puede ver los detalles de las líneas que han infringido la regla correspondiente en el recuadro de diálogo Infracciones para aprobador. Se llama a la API getCompleteOrderDetails para recuperar los detalles de las líneas que han infringido la regla.

Al visualizar el resumen de aprobación de un presupuesto, un usuario puede ver la valoración del cliente para el que se ha creado el presupuesto. Se llama a la API getCustomerDetails para recuperar la valoración del cliente en función de si la salida de usuario YSCGetAdditionalCustomerInformationUE se implementa o no.

Si existe una imagen con el mismo nombre que el valor del atributo GradeCode en el XML de salida de la API getCustomerDetails, la imagen se utiliza para visualizar la valoración del cliente. La imagen sólo se visualiza si se ha definido una entrada de CSS en el formato sfs-cust-grade-<Grade_Code>. Si no existe ninguna imagen, se visualiza la descripción del grado de cliente.

La tabla siguiente describe los atributos que deben pasarse como parámetros de solicitud al archivo getfusionchart.jsp:

Campo: Descripción
chartHeight: La altura del gráfico FusionCharts.
chartWidth: La anchura del gráfico FusionCharts.
Customer_Org_Code: El código de organización del cliente para el que se ha creado el presupuesto.
Document_Type_Code: El tipo de documento del presupuesto.
CustomerId: El identificador del cliente para el que se ha creado el presupuesto.

Solución para aceptar o rechazar una solicitud de aprobación

Un usuario puede aceptar o rechazar la solicitud de aprobación de un presupuesto. Se llama a la API recordOrderApproval para guardar los cambios efectuados a un presupuesto después de aceptarse o rechazarse la solicitud de aprobación.

Impacto de usuario final

Implementación

En esta sección se explican las configuraciones para esta funcionalidad:

Debe configurar las reglas de aprobación adecuadamente en la aplicación IBM Sterling Business Center para determinar las condiciones bajo las que se necesitan aprobaciones para los presupuestos. Para obtener más información sobre cómo crear una regla de aprobación, consulte Administración de precios de Sterling Business Center.
Debe configurar planes de aprobación en IBM Sterling Business Center para determinar quién debe aprobar un presupuesto y la secuencia, si la hay, en la que deben producirse las aprobaciones. Para obtener más información sobre cómo configurar planes de aprobación, consulte Administración de precios de Sterling Business Center.
Para habilitar IBM Sterling Field Sales para aplicar una retención a un presupuesto que está pendiente de aprobación, debe habilitar la regla Tipo de retención que se aplicará cuando el pedido necesite aprobación en el Gestor de aplicaciones.
Debe configurar los grados de cliente que desea asignar a los clientes utilizando Channel Applications Manager.
Si está implementando una lógica personalizada para calcular la valoración del cliente que se visualiza cuando un usuario ajusta el precio de un artículo de línea, debe implementar la salida de usuario YSCGetAdditionalCustomerInformationUE. Para obtener más información sobre la salida de usuario YSCGetAdditionalCustomerInformationUE, consulte IBM Sterling® Order Management: Javadoc.
Para visualizar la valoración del cliente como una imagen, debe definir una entrada CSS en el formato sfs-cust-grade-<Grade_Code> en el archivo sfs-images.css ubicado en el directorio <INSTALL-DIR>/repository/eardata/sfs/war/sfs/resources/default/css . El tamaño de la imagen debe ser de 16 X 120 píxeles para una visualización ideal.
Las notas especificadas cuando un usuario envía un presupuesto para su aprobación se guardan en el presupuesto utilizando el tipo de nota SAA_SENT_FOR_APPROVALS.