Visión general de los presupuestos

La función Presupuesto de Sterling™ Order Management Sistema permite al vendedor crear una oportunidad de venta para un cliente y presentarle uno o varios presupuestos para una posible venta.

Por ejemplo, un representante de ventas de campo de ABC Corporation puede ver una oportunidad de vender sistemas a un cliente, XYZ Corporation, y presentar varios presupuestos a XYZ Corporation.

La característica Quote consta de los componentes siguientes:

• Una oportunidad de ventas

  Una oportunidad hace las veces de un contenedor en el que se almacenan uno o más presupuestos relacionados que se presentarán a un cliente. Los presupuesto alternativos relacionados, son un conjunto de presupuestos independientes entre sí, pero asociados a una única oportunidad de ventas. Las negociaciones pueden llevarse a cabo para todos estos presupuestos, pero un cliente puede aceptar sólo un presupuesto, abandonando, de este modo, todos los demás. En este caso, cuando una orden se crea a partir de un presupuesto, la oportunidad se cierra con el estado de Ganado. Si os presupuestos caducan o el cliente los abandona, el representante de Field Sales cierra la oportunidad con el estado de Perdido.

• Uno o más presupuestos que están relacionados con una única oportunidad de ventas

  Un presupuesto representa un acuerdo legalmente vinculante entre un vendedor y un cliente, para la compra de un conjunto predeterminado de artículos y las cantidades de los mismos, a un precio predeterminado, realizándose la entrega en una fecha específica. El encargado de crear un presupuesto es un representante de Field Sales, y un cliente puede rechazarlo, puede caducar después de la fecha de caducidad del presupuesto o, si un cliente lo acepta, dará como resultado que se genere una única orden.

Un documento de presupuesto consta de una cabecera y artículos de línea, y contiene atributos adicionales que dan soporte al proceso del presupuesto. Por ejemplo, la cabecera del presupuesto contiene un atributo que permite enlazar un presupuesto a su oportunidad asociada. La información especificada en el presupuesto incluye, por ejemplo, el nombre del presupuesto, una descripción del mismo y su propietario; información del cliente, información de envío y los artículos con sus cantidades y precios aplicables. Un presupuesto también contiene una fecha de caducidad, que el sistema calcula cuando se llama a las API de orden, o la especifica o sustituye un representante de Field Sales.

El proceso del presupuesto implica que un vendedor pueda prever una oportunidad de ventas y presente uno o más presupuestos a un cliente, para iniciar la ejecución de una venta potencial. El vendedor y el cliente pueden negociar los términos de un presupuesto, y se genera un proceso de aprobación de presupuesto. Un presupuesto puede ser aceptado, rechazado o abandonado, por el cliente. Cuando un presupuesto es aceptado por el cliente, se crea una orden para el presupuesto correspondiente y, posteriormente, se finalizan todos los presupuestos alternativos, con el estado de Abandonado. Los presupuestos también se pueden abandonar a petición del cliente, o cuando caduquen. Una vez creada una orden a partir de un presupuesto, se depuran los presupuestos y su oportunidad asociada, y la orden se cumplimenta a través del conducto de cumplimentación de orden.

Por ejemplo, un representante de ventas de campo de ABC Corporation puede ver una oportunidad de vender equipos a una empresa de software, XYZ Corporation, y puede ofrecer los siguientes presupuestos alternativos a este cliente:

• Cotización A: Comprar dos computadoras portátiles y recibir un 5% de descuento en el precio de lista.
• Cotización B: Comprar un ordenador portátil y un ordenador de sobremesa y recibir un 6% de descuento en el precio de lista.
• Cotización C: Comprar dos computadoras de escritorio y recibir un 7% de descuento en el precio de lista.

A XYZ Corporation se le ofrece una opción entre el presupuesto A, el presupuesto B y el presupuesto C, y negocia los términos de cada una de estas opciones con el representante de ventas de campo. Cuando XYZ Corporation decide aceptar el
presupuesto A, se crea un pedido a partir de dicho presupuesto, el presupuesto B y el presupuesto C se abandonan automáticamente y la oportunidad de ventas es Won. A continuación, la orden creada a partir del presupuesto A se tramita en el conducto de cumplimentación de orden.