Gestión de los procedimientos operativos estándar
Un procedimiento operativo estándar (SOP) es un conjunto de instrucciones que describe todos los pasos y actividades relevantes de un proceso o procedimiento.
Cuando defina un SOP, defina las actividades que están incluidas en el SOP. SOP
permite a un administrador organizar personal, información y tareas
en respuesta a sucesos e incidentes para lograr un completo control
de la operación. Un SOP consta de estos componentes:
- Definición del procedimiento operativo estándar
- Una definición de SOP es la plantilla que se utiliza cuando se crea una instancia de SOP en respuesta a una aparición particular. Una Definición de SOP se compone de actividades descritas por las definiciones de actividad.
- Definición de la actividad
- Una definición de SOP contiene una o más definiciones de actividad. Una definición de actividad establece las instrucciones individuales que es necesario realizar como parte del SOP.
- Instancia de SOP
- Una instancia única de un SOP en respuesta a una aparición o
suceso particular. Se puede utilizar una definición de SOP para
muchas instancias de SOP. Una instancia de SOP puede estar en uno de
estos estados.
- Activo
- Iniciado
- Detenida
- Completado
- Cancelada
- Instancia de actividad
- Una instancia de actividad es la instanciación de una única
definición de actividad. Una definición de actividad única se puede
utilizar para crear varias instancias de actividad. Una instancia de
actividad puede estar en varios estados:
- Activo
- Esperando
- Iniciado
- Omitido
- Completado
- Referencias
- Información suplementaria relevante para un procedimiento operativo estándar o la actividad. Las referencias también se pueden utilizar para definir plantillas de correo electrónico.
- Roles
- Hay dos capacidades, Propietarios y Lectores. Se pueden
establecer en roles de usuario o roles administrativos.
- Un lector puede supervisar las actividades que están asociadas con un procedimiento operativo estándar.
- Un Propietario puede supervisar y completar las actividades asociadas con el procedimiento operativo estándar.
- Tipo de actividad
- El tipo de actividad describe la respuesta a la actividad. Las actividades pueden ser de distintos tipos y modelos de ejecución. Se permite cualquier combinación de diferentes actividades
en un SOP.
- Manual: este tipo de actividad se debe llevar a cabo de forma manual por el propietario del SOP.
- Actividad Si-Entonces: Una actividad condicional que permite la ramificación basada en criterios específicos. El usuario puede elegir de qué definiciones de SOP crear una instancia al iniciar una actividad. Especifique o seleccione valores para Then y Else.
- Actividad Alerta: esta actividad muestra una plantilla de correo electrónico del propietario del SOP para rellenar y enviar una notificación por correo electrónico al personal definido previamente.
- Actividad REST: Una actividad que crea una llamada al servicio REST. El usuario puede especificar que se invoque la URL de servicio y cualquier información de autenticación necesaria cuando se inicia la actividad.
- Actividad SOP: una actividad que inicia otro procedimiento operativo estándar.
Roles de procedimientos operativos estándar
Las capacidades para cada uno de los roles para SOP son las siguientes:
- Roles de administrador de SOP
- Ver y suprimir una definición de SOP
- Iniciar, ver y editar una instancia de SOP
- Iniciar y completar las actividades en una instancia SOP
- Funciones del autor de SOP
- Crear, modificar, ver y suprimir una definición SOP
- Crear un borrador de SOP
- Ver, editar y suprimir una actividad SOP
- Enviar un borrador de SOP para aprobación
- Aprobar un borrador de SOP
- Rol de bibliotecario de referencias
- Crear referencias compartidas
- Roles de Propietario (definición de SOP)
- Crear un borrador de SOP
- Ver, editar y suprimir una definición de SOP
- Editar y suprimir una actividad SOP
- Enviar un borrador de SOP para aprobación
- Aprobar un borrador de SOP
- Iniciar, ver y editar una instancia de SOP
- Funciones de lector (definición de SOP)
- Ver una definición de SOP
- Ver una instancia de SOP desde Mis actividades
- Ver una actividad de SOP, siempre que el usuario tenga el rol de lector en la definición de actividad
- Funciones de propietarios (actividad de SOP)
- Ver una instancia de SOP desde Mis actividades
- Iniciar y completar las actividades en una instancia de SOP para sus propias actividades desde Mis actividades
- Funciones de lector (actividad de SOP)
- Ver una instancia de SOP desde Mis actividades
Ciclo de vida de aprobación de un procedimiento operativo estándar
Una definición de SOP pueden asumir distintos estados durante su ciclo de vida.
- Borrador: Cuando se crea un SOP por primera vez, se guarda una versión borrador. Desde la versión aprobada de un SOP, es posible crear otra versión borrador, cuando es necesario cambiar la definición de SOP utilizando la versión aprobada como base. Un borrador se puede editar, enviar para aprobación o descartar.
- Pendiente de aprobación; es un borrador de definición de SOP que se presenta para aprobación y está listo para aprobar o no aprobar. El nombre de la versión se define en este estado y dará nombre a la versión de la definición de SOP si se aprueba. Si esta versión no se aprueba, el SOP regresa al estado de versión borrador.
- Aprobado: Cuando una definición de SOP se aprueba está preparada para iniciarse.