Archivos adjuntos
Un archivo adjunto es un vínculo a cierta información que un participante usa para completar un paso en un flujo de trabajo. Por ejemplo, en un flujo de trabajo para procesar reclamaciones de seguros, el formulario de reclamación remitido y los informes médicos relacionados podrían ser archivos adjuntos.
En la definición del flujo de trabajo, el autor define los archivos adjuntos e indica los pasos en los cuales se utiliza cada archivo adjunto. En el ejemplo del procesamiento de reclamaciones de seguros, los informes médicos se utilizan en el paso de la revisión médica pero no en el de la verificación de la póliza.
Para un sistema de flujo, el elemento específico al cual se vincula un archivo adjunto se denomina destino. El destino más común es un documento almacenado en un almacén de objetos de Content Platform Engine o una librería de Content Services (CS) o de Image Services (IS); no obstante, las matrices de documentos, búsquedas almacenadas, carpetas, URLs o archivos ubicados en un disco compartido pueden ser también destinos.
Asignar un destino a un archivo adjunto
- El autor del flujo de trabajo asigna un destino a un archivo adjunto cuando vaya a utilizarse el mismo destino cada vez que el flujo de trabajo se ejecute.
Por ejemplo, en un flujo de trabajo para la aprobación de peticiones de viaje, el manual de la política de reembolsos de gastos de viajes podría incluirse como material de referencia. Dado que se aplica la misma política sobre todos los empleados, el autor del flujo de trabajo crea un archivo adjunto llamado TravelPolicyManual y le asigna el documento de la política en la definición del flujo de trabajo.
- El autor del flujo de trabajo define un archivo adjunto en la definición del flujo de trabajo, pero no le asigna un destino. Esta opción es adecuada cuando se vaya a utilizar un destino distinto cada vez que se ejecute el flujo de trabajo.
Por ejemplo, al definir un flujo de trabajo que distribuya comunicados de prensa para su aprobación, el autor del flujo de trabajo define un archivo adjunto llamado PressRel. El autor no asigna un destino específico al archivo adjunto PressRel, sino que incluye instrucciones en el paso de inicio que instan a la persona que inicia el flujo de trabajo a asignar el destino.
Especificar el acceso a un archivo adjunto por parte de un participante
- Qué archivos adjuntos estarán disponibles para el participante en el paso en cuestión cuando el flujo de trabajo esté en ejecución.
- Si se permite al participante asignar un destino distinto al archivo adjunto.
Observe la diferencia entre acceso a un archivo adjunto y acceso a un destino. Los permisos de acceso al destino que tiene el participante determinan las operaciones que éste puede realizar sobre el destino (tales como abrirlo o modificarlo). Los permisos de acceso al destino no forman parte de la definición del flujo de trabajo; si el destino es un documento residente en un almacén de objetos o librería, por ejemplo, el acceso del usuario a dicho documento viene dado por el propio almacén de objetos o librería.