Esta tarea elimina el contenido de los correos electrónicos originales en los buzones del cliente o de los
documentos de Notes después de que se hayan archivado mediante
IBM® Content
Collector e inserta enlaces para que los usuarios puedan ver el
contenido archivado. El tipo de enlaces
que se inserta depende de las especificaciones de las opciones de apéndices.
Resumen de la tarea
Tabla 1. Resumen de la tarea
EC Crear apéndice de correo electrónico| Característica |
Valor |
|---|
| Nombre de tarea |
EC Crear apéndice de correo electrónico |
| Objetivo principal |
Elimina el contenido de los correos electrónicos originales en los buzones del cliente o de los
documentos de Notes después de que se hayan archivado mediante
IBM Content
Collector e inserta enlaces para que los usuarios puedan ver el
contenido archivado. Los enlaces se
insertan en función de las especificaciones de las opciones de apéndices. |
| ¿Con qué conectores de origen se utiliza? |
Conector de correo electrónico |
| ¿Con qué conectores de destino se utiliza? |
Conector de IBM FileNet P8, Conector de IBM Content Manager |
| ¿Cuándo se necesita? |
Obligatoria en rutas de tareas de archivado y de creación de apéndices para correos electrónicos
y documentos de la aplicación Notes |
| Ubicación en la ruta de tareas |
Puede aparecer solamente después de una tarea EC Preparar correo electrónico para la creación de apéndice o de un
recopilador EC Procesar ciclo de vida de apéndice de correo electrónico |
| ¿Qué metadatos genera? |
Estado de tarea |
| Opciones de configuración |
|
Opciones de creación de apéndice
La
creación de apéndice sólo se puede realizar después de archivar correctamente
los documentos. Por tanto, necesita colocar la tarea de creación de apéndice después de
la tarea
EC Preparar correo electrónico para la creación de apéndice en la ruta de
tareas o después de un recopilador EC Procesar ciclo de vida de creación de apéndice de
correo electrónico. Existen diferentes métodos para realizar la creación de apéndice: además de utilizar una tarea de apéndice simple, puede utilizar un ciclo de vida
de creación de apéndice.
Esto último requiere más recursos del sistema porque utiliza su propio recopilador. Un ciclo de vida de creación de apéndice se recomienda pues únicamente si desea
reducir el contenido de los documentos paso a paso, por ejemplo eliminando
primero los archivos adjuntos y reduciendo después o eliminando el texto del
cuerpo, etc. Para una eliminación puntual de contenido, basta con realizar una
simple tarea de creación de apéndice. No obstante, observe que ambos métodos requieren un objeto de tarea de creación de apéndice en la ruta de tareas.
Importante: La información de dirección del servidor de
Content Collector se convierte en una
parte invariable del enlace en el documento de apéndice. Para evitar problemas con los enlaces generados, especifique
el nombre del servidor completo (por ejemplo, ICCServer.example.com) para el servidor de
Content Collector en la Aplicación web, en . Asegúrese de que DNS resuelve correctamente este nombre de host. Si el nombre de host del servidor que alberga la Aplicación web cambia, todos los enlaces de apéndice serán
inservibles.
Content Collector no trata los adjuntos MSG como adjuntos sino
como parte del mensaje de Exchange. No se almacena
independientemente en el archivo un archivo MSG incorporado ni se crea un
enlace independiente para el archivo MSG incorporado. Permanece como parte del
mensaje de Exchange archivado. El adjunto MSG incorporado permanece en el
apéndice de mensaje si selecciona el tipo de apéndice Eliminar archivos
adjuntos. Sólo se elimina del apéndice si selecciona Eliminar archivos
adjuntos y cortar cuerpo.
Como usuario de Lotus Notes, seleccione el tipo de
documentos al que se va a aplicar el método de creación de apéndices.
- Correo electrónico
- Se crea un apéndice de los documentos de correo electrónico en función del método de creación de apéndices
seleccionado.
- Aplicación
- Se crea un apéndice de los documentos de las aplicaciones Lotus Notes en
función del método de creación de apéndices seleccionado. También debe
especificar el campo de texto enriquecido donde se inserta la información de
apéndice.
Nota: Cuando se archivan los documentos de las aplicaciones Lotus
Notes, no se inserta ningún enlace de vista previa del cuerpo del documento. Por lo tanto, se recomienda seleccionar la opción de creación de apéndices
Eliminar archivos adjuntos. Con esta opción, se conserva
todo el contenido de los campos de texto enriquecido del documento.
Seleccione el método de apéndices que desea utilizar:
- Apéndice inmediato crea una tarea de apéndice simple
sin un ciclo de vida de creación de apéndice. Debe seleccionar también la parte
que se va a eliminar de los documentos originales:
- No eliminar nada y añadir texto
- Esto no elimina nada de los documentos de cliente originales, pero añade un
mensaje de texto. Cuando los usuarios abren un documento de apéndice, el mensaje del texto informa del hecho de que el
contenido lo ha archivado IBM Content
Collector. Puede definir el mensaje de texto que se insertará; esto se realiza en el campo Información general.
- Eliminar archivos adjuntos
- Esta opción elimina los archivos adjuntos de los documentos originales
inmediatamente después de archivarlos. Al mismo tiempo, se insertan los enlaces
a los adjuntos archivados y un mensaje de texto que informa al usuario de que se
han archivado los adjuntos. Puede definir el mensaje de texto en el campo
Texto para los archivos adjuntos con apéndices. Los
usuarios de Lotus
Notes pueden especificar el texto que
precede los enlaces en el campo Texto de enlace del archivo
adjunto.
Con Lotus Domino, se pueden
insertar archivos adjuntos en cualquier parte del cuerpo del documento. Estos archivos adjuntos se sustituyen por
enlaces de adjuntos y además se incluye un enlace de adjunto para cada archivo adjunto eliminado en el resumen de
adjuntos al final del documento de apéndice. Para que Content Collector
sólo inserte enlaces en el resumen de adjuntos, seleccione la opción Incluir enlace de adjunto en resumen de
adjuntos solamente.
- Eliminar archivos adjuntos y cortar cuerpo
- Además de eliminar los archivos adjuntos (consulte la entrada en Eliminar archivos adjuntos), esta opción reduce la longitud del texto del cuerpo al número de caracteres especificado. Establece el límite de caracteres en el campo etiquetado Número de caracteres al que se reduce el cuerpo.
El número real de letras que permanecen en el cuerpo de un correo electrónico es inferior a este número si se necesitan varios puntos de código Unicode para representar una letra.
- Eliminar archivos adjuntos y cuerpo
- Es similar a la opción Eliminar archivos adjuntos y cortar cuerpo. La diferencia radica en que el texto del cuerpo se elimina totalmente en lugar de reducirse.
- Suprimir todo el correo electrónico
- Esta opción suprime los documentos originales tras archivarse. De este modo, se libera la cantidad máxima de
espacio en los buzones de los usuarios y se reduce el número de entradas en vistas y carpetas del cliente de correo
electrónico. No obstante, puesto que no habrá ningún documento de apéndice, los usuarios sólo pueden encontrar correos
electrónicos archivados mediante la función de búsqueda.
- Retrasar la creación de apéndice y usar el recopilador EC Procesar ciclo de vida de apéndice de correo
electrónico utiliza un ciclo de vida de apéndice. Seleccione esta opción sólo en rutas de tareas suministradas por el recopilador EC Procesar ciclo de vida de apéndice de correo electrónico.
Según el método de creación de apéndices que haya seleccionado, estarán disponibles las opciones adicionales siguientes:
- Sólo Microsoft® Exchange: Si ha seleccionado una opción
para eliminar los archivos adjuntos o si ha seleccionado retrasar la creación de apéndices, también puede seleccionar
Mantener el icono de clip de papel en la vista de mensajes al eliminar los archivos adjuntos.
Si
desea más información sobre esta opción, pulse el enlace pertinente situado al
final de este tema.
- Si ha seleccionado cualquiera de las opciones para eliminar parte o todo el texto del cuerpo o si ha seleccionado
retrasar la creación de apéndices, también puede seleccionar la opción No añadir enlace de cuerpo a
documento de apéndice.
Con esta opción, Content Collector no inserta un enlace a un texto de cuerpo
archivado en el documento de apéndice sino sólo enlaces de adjunto.
- Sólo Lotus Domino: si seleccionó cualquiera de las opciones para
eliminar los archivos adjuntos o si seleccionó retrasar la creación de apéndices, también puede seleccionar la opción
Incluir enlace de adjunto en resumen de adjuntos solamente para impedir que
Content Collector inserte enlaces de adjunto adicionales en el cuerpo del
documento de apéndice.
Definiciones de creación de apéndice
Escriba
los textos que se insertarán en lugares donde se ha eliminado contenido. Utilice texto sin formato solamente. El tipo de marcado, como por ejemplo HTML,
no es compatible.
La disponibilidad de los campos de entrada depende de las
opciones de creación de apéndices que haya seleccionado.
- Información general
- Texto que aparece en los documentos originales, independientemente de la
opción que se seleccione. Ejemplo:
El contenido de este correo electrónico lo ha archivado %u% el %d% a las
%t%.
donde- %u%
- Representa el usuario que ejecuta el Conector de correo electrónico.
- %d%
- Representa la fecha de archivado, que se inserta utilizando el formato especificado
en el campo Formato de fecha.
- %t%
- Representa la hora de archivado, que se inserta utilizando el formato especificado en
el campo Formato de hora.
- Texto para los archivos adjuntos con apéndices
- Texto que aparece al final del documento de apéndice una vez eliminados
los archivos adjuntos. Ejemplo:
Archivos adjuntos eliminados.
- Texto de enlace del archivo adjunto
- Texto que precede el enlace a un archivo adjunto archivado en el documento
de apéndice. Ejemplo:
Pulse aquí para ver el archivo adjunto archivado.
Esta opción sólo está disponible para usuarios de Lotus Notes.
- Texto de enlace del cuerpo
- Texto que aparece sobre el enlace o como enlace a un texto de cuerpo
archivado en el documento de apéndice. Ejemplo:
Pulse aquí para ver contenido de correo electrónico archivado.
Nota: En documentos de la aplicación Notes, no se inserta ningún texto de enlace del
cuerpo.
- Número de caracteres al que se reduce el cuerpo
- Especifique un número de caracteres. Por ejemplo, si escribe 100, sólo
permanecerán los primeros 100 caracteres del texto del cuerpo en un documento
tras el corte.
Nota: El número real de letras que permanecen en el cuerpo de un correo electrónico es inferior a este número si se necesitan varios puntos de código Unicode para representar una letra.
- Nombre del archivo adjunto utilizado para mantener el icono de clip de papel
- Especifique el texto utilizado como nombre de archivo para el adjunto
ficticio en un documento de apéndice. El texto no puede tener más de 28
caracteres.
Esta opción sólo está disponible para usuarios de Microsoft
Exchange.
Tipos de mensajes excluidos
Esta opción de configuración está disponible sólo para los usuarios de
Microsoft Exchange.
Los documentos del mensaje de Exchange que se listan en las clases
Tipos de mensajes excluidos se excluyen del apéndice. Puede añadir más tipos de mensajes a la lista. En la ventana Añadir
tipo de mensaje, escriba el nombre exacto de una clase de mensaje de
Exchange, por ejemplo, IPM.Report en el campo Tipo
de mensaje.
Para excluir tan sólo la clase especificada, pero
no los hijos, deje seleccionado Excluir tipo de mensaje
base.
Para excluir solamente los elementos derivados, seleccione Excluir todos los
tipos de mensaje derivados del tipo base especificado.
Por ejemplo,
para excluir la clase de mensaje padre para los informes de entrega sin sus elementos
derivados (IPM.REPORT), escriba IPM.Report en el campo Tipo
de mensaje y deje seleccionado Excluir tipo de mensaje
base. Para excluir los elementos derivados (IPM.REPORT.*), escriba
IPM.Report y seleccione Excluir todos los tipos de mensaje
derivados del tipo base especificado.
