Rechnungsstellung
Der Prozess der Rechnungsstellung leitet in der Regel den Begleichungsprozess im Lebenszyklus eines Auftrags ein. Die Rechnungsstellung kann entweder über zeitgesteuerte Transaktionen oder APIs erfolgen.
Versand-Rechnungsstellung findet statt, nachdem der Auftrag versendet wurde. Sie leitet den Zahlungseingangsprozess ein.
Auftrags-Rechnungsstellung ermöglicht es, dass der Begleichungsprozess nicht nur nach dem Versand, sondern in jeder Phase eines Auftragslebenszyklus gestartet werden kann. Dies kann in Situationen genutzt werden, bei denen keine Lieferung ausgeführt wird, oder in Fällen, bei denen die Rechnung sich über mehrere Lieferungen erstreckt.
Der Zusatzservice und der Lieferservice werden auf der Basis der bestellten Menge der Produktlinie in Rechnung gestellt.
Retouren-Rechnungsstellung ermöglicht es, dass Rückerstattungen an den Kunden während des Retourenprozesses durchgeführt werden können. Die Rückerstattung kann so konfiguriert werden, dass sie entweder vor oder nach dem Empfang der zurückgegebenen Waren ausgeführt wird. Wenn die Rücksendung von einem Geschenkempfänger erstellt wurde, gibt Sterling™ Order Management System die Rückerstattung nicht an den Käufer des Kundenauftrags, sondern an den Geschenkempfänger aus.
Sämtliche Änderungen an Steuern und Gebühren für den Auftrag während der Zeit der Rechnungsstellung ändern den Auftrag erst, wenn er vollständig in Rechnung gestellt wird. Darüber hinaus ändern sämtliche Änderungen an Steuern und Gebühren für Positionen während der Zeit der Rechnungsstellung erst, nachdem die Auftragsposition vollständig in Rechnung gestellt wird.
Rechnungen können unmittelbar nach der Erstellung (in der Regel für externe Sammlungen) oder nach der Begleichung in Sterling Order Management Systemveröffentlicht werden.
Pro-forma-Rechnungsstellung
In vielen Geschäftsszenarios werden Gebühren und Steuern auf die Lieferungen aufgeteilt, wenn für einen Auftrag mehrere Lieferungen vorhanden sind. Je nach implementierten Geschäftsprozessen gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Beträge auf verschiedene Lieferungen aufzuteilen. Um nachfolgende Lieferungen eines Auftrags entsprechend mit Gebühren und Steuern zu berechnen, müssen in der Datenbank vorherige Gebühren und Steuern vorhanden sein, die erhalten bleiben.
Eine Pro-forma-Rechnung ist eine Rechnung, die bei Erstellung der Lieferung generiert wird und als Entwurfsrechnung fungiert, die Gebühren und Steuern in der Datenbank festlegt. Wenn dann Gebühren und Steuern für weitere Lieferungen berechnet werden, werden die vorherigen Gebühren und Steuern berücksichtigt.
Beispiel: Es wird ein Auftrag mit zwei Positionen für 70 $ erstellt. Das Unternehmen verwendet wie folgt Grenzkosten für den Versand:
- Aufträgen mit einem Wert zwischen 0 $ und 49,99 $ werden Versandkosten in Höhe von 4,99 $ hinzugefügt.
- Aufträgen mit einem Wert zwischen 50 $ und 99,99 $ werden Versandkosten in Höhe von 6,99 $ hinzugefügt.
Position1 im Auftrag entspricht 40 $, Position2 entspricht 30 $. Ohne Pro-forma-Rechnung würden die folgenden Gebühren bei Rechnungsstellung berechnet werden:
| Linie | Betrag | Gebühr |
|---|---|---|
| Line1 | EUR 40 | $4.99 |
| Line2 | EUR 30 | $6.99 |
Mit einer Pro-forma-Rechnung wird die vorhandene Gebühr zu Position1 berücksichtigt, wenn die Versandkosten für Position2 berechnet werden:
| Linie | Betrag | Gebühr |
|---|---|---|
| Line1 | EUR 40 | $4.99 |
| Line2 | EUR 30 | $6.99 - $4.99 = $2.00 |
Teil eines Auftrags mit vorab eingenommener Zahlung stornieren
Wenn ein Auftrag noch nicht versendet, die Zahlung für diesen Auftrag jedoch bereits eingenommen wurde, kann die Stornierung eines Teils oder des gesamten Auftrags zur Erstattung eines bestimmten Betrags führen. In diesem Fall sendet Sterling Order Management System eine Benachrichtigung, die so konfiguriert werden kann, dass sie von externen Zahlungssystemen mit dem erstatteten Betrag abgeholt wird (falls zutreffend).
Wenn beispielsweise ein Auftrag im Wert von 140 $ vorab eingenommene Zahlungen im Wert von 100 $ aufweist und 50 $ storniert werden, muss ein Betrag in Höhe von 10 $ an den Typ der vorab eingenommenen Zahlung zurückerstattet werden. In diesem Fall wird von Sterling Order Management System eine Benachrichtigung über den erstatteten Betrag von 10 $ausgegeben.
Außerdem kann die Regel Deferred
Credit On Return Required in Applications Manager auf Zahlungsregelebene aktiviert werden. Wenn diese Regel aktiviert ist und ein stornierter Betrag nicht zurückerstattet werden muss, sendet Sterling Order Management System eine Benachrichtigung, die für die Abholung durch externe Systeme mit diesem Betrag konfiguriert werden kann.
Wenn im obigen Beispiel die Regel Deferred Credit On Return Required aktiviert ist, wird eine weitere Benachrichtigung von Sterling Order Management System für die 40 $ausgelöst, die storniert, aber nicht erstattet wurden.
Preisänderungen nach Rechnungsstellung
Sterling Order Management System ermöglicht die Änderung von Gebühren oder Stückpreisen in einem Auftrag, um die Erstellung von Anpassungsrechnungen auszulösen, wenn der Auftrag bereits in Rechnung gestellt wurde. Aktivieren Sie dazu die Regel Apply Changes To Invoiced Quantity auf Dokumenttypebene für ein bestimmtes Unternehmen. Die
Anpassungsrechnungen werden von Zahlungsagenten abgerufen und entsprechend verarbeitet.
Einige
Geschäfte bieten beispielsweise ihren Kunden eine Niedrigstpreisgarantie an. Wenn ein Kunde ein Paar Schuhe
für 50 $ kauft und dieselben Schuhe in einem anderen Geschäft für 45 $ findet, sollte er eine
Rückerstattung in Höhe von 5 $ anfordern. Wenn die Regel Apply Changes To Invoiced Quantity aktiviert ist und der Stückpreis der Schuhe bei der Erstellung des Vertriebsauftrags nach Rechnungserstellung in 45 € geändert wird, wird eine Anpassungsrechnung für 5 € erstellt und eine Rückerstattung für diesen Betrag an den Kunden ausgegeben.
Steueränderungen nach Rechnungsstellung
Sterling Order Management System ermöglicht jede Änderung des Steuerprozentsatzes für einen Auftrag, um die Erstellung von Anpassungsrechnungen auszulösen, wenn der Auftrag bereits in Rechnung gestellt wurde. Dazu können Sie die Regel Apply Changes To Invoiced Quantity auf Dokumenttypebene für ein bestimmtes Unternehmen aktivieren. Die
Anpassungsrechnungen werden von Zahlungsagenten abgerufen und entsprechend verarbeitet.
Wenn beispielsweise ein Kunde mit einer Steuerbefreiung einen Einkauf tätigt, das Geschäft jedoch erst nach Versand und Rechnungsstellung des Auftrags darüber informiert, wird eine Anpassungsrechnung erstellt und dem Kunden wird der Betrag zurückerstattet.
Wenn auf einen Auftrag oder eine Auftragsposition Steuern durch einen Steuerprozentsatz angewendet werden, werden der Steuerbetrag für den Auftrag, die Auftragsposition sowie der Steuersatz nach Rechnungsstellung aktualisiert. Um den ordnungsgemäßen Steuerbetrag für den Auftrag, die Auftragsposition und den Steuersatz in der Ausgabe der Auftrags-APIs vor Rechnungsstellung darzustellen, muss der ordnungsgemäße Steuerbetrag für den entsprechenden Steuerprozentsatz in der Eingabe übergeben werden oder die Benutzerexits für die Steuerneuberechnung müssen implementiert sein.