Übersicht: E-Invoicing und Compliance

Die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) ermöglicht es Ihnen, die Papierspur zu beseitigen, die Unternehmen pflegen müssen, um die Mehrwertsteuergesetze einzuhalten. Im Jahr 2001 errichtete die Europäische Kommission eine Richtlinie, die es den Unternehmen ermöglicht, Rechnungsprozesse zu automatisieren und elektronische Rechnungsdarstellungen zu verwenden, um ihren Bedarf an Mehrwertsteuermeldungen und -prüfungen zu erfüllen. Diese Richtlinie wurde ursprünglich als Richtlinie des Rates 2001/115/EC (alias EU115) bezeichnet. Diese Richtlinie wurde seitdem aktualisiert und heißt Richtlinie 2006/112/EC.

Ziel der Richtlinie ist es, die Bedingungen für die Rechnungsstellung in Bezug auf die Mehrwertsteuer innerhalb der EU zu vereinfachen, zu modernisieren und zu harmonisieren. Im Jahr 2004 trat die E-Invoicing-Richtlinie in Kraft und verlangte von jedem Mitgliedstaat die Annahme elektronischer Rechnungen (e-Invoices). In allen Ländern mit Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gibt es zwei grundlegende Konzepte für die Einhaltung von Vorschriften: die Authentizität der Rechnung (d. h. die Rechnung stammt von der Stelle, die sich als Rechnungssteller ausgibt) und deren Integrität (d. h. der Inhalt der Rechnung wurde nicht geändert).

Es gibt drei Hauptansätze für die Einhaltung, die in der ursprünglichen Richtlinie definiert sind:
  • Erweiterte elektronische Signaturen
  • Elektronischer Datenaustausch
  • Sonstige elektronische Mittel (vorbehaltlich der Annahme durch die betreffenden Mitgliedstaaten)

IBM Sterling e-Invoicing verwendet die Methode der elektronischen Unterschrift zur Einhaltung der Vorschriften. Dies ist eine Form der digitalen Signatur, bei der die Rechnungen vom Verkäufer mithilfe von Schlüsseln, die von der Regierung des jeweiligen Landes genehmigt sind, digital signiert werden und die Signatur dann vom Käufer geprüft wird. Bei zukünftigen Rechnungsprüfungen kann deren Authentizität und Integrität auf einfache Weise geprüft werden, indem die Signaturen der archivierten Rechnungen erneut geprüft werden. Die Methode der elektronischen Signatur wird von den Steuerbehörden bevorzugt. Es ist eine technische Lösung und sie bietet eine zweifelsfreie technische Gewährleistung der Authentizität und Integrität einer Rechnung.

IBM Sterling e-Invoicing ist eine Partnerschaft mit TrustWeaver AB eingegangen, um die Signierung und Validierung von elektronischen Rechnungen über den von TrustWeaver angebotenen On-Demand-Service anzubieten. TrustWeaver unterstützt alle erforderliche Hardware und Zertifizierungsstellen. IBM Sterling e-Invoicing interagiert auch indirekt mit Anbietern von e-Invoice-Lösungen non-TrustWeaver. Lieferanten oder Käufer können diese anderen Serviceanbieter oder Softwarelösungen nutzen.

IBM Sterling e-Invoicing bietet die folgenden Funktionen:

  • Einen Lieferantenprozess, der das Signieren von Rechnungen unterstützt.
  • Einen Käuferprozess, die die Signaturprüfung und Rechnungsprüfung unterstützt.
  • Ein Online-Archiv der Rechnung, das es einem Kunden oder einem Steuerprüfer ermöglicht, Rechnungen zu suchen, anzuzeigen und zu dokumentieren sowie diese Rechnungen im Falle einer Prüfung erneut zu validieren.
  • Zeitstempel für Rechnungen nach und von Italien, die ein zusätzliches Maß an Integrität und Authentizität Schutz über den bereits starken Schutz während der ersten Unterzeichnung und Validierung angewendet.
Anmerkung: Die Kundenunterstützung kann die Einhaltung der Mehrwertsteuer weder prüfen noch zertifizieren und auch nicht empfehlen, wie die Einhaltung gewährleistet werden kann. Wenden Sie sich an Sales und Professional Services, um Informationen zur Einhaltung von Vorschriften zu erhalten. Die Kundenunterstützung steht für technische Fragen und nicht für Geschäftsfragen zur Verfügung.