Arbeitsaufträge sind die treibende Kraft hinter der Wartungsstrategie eines jeden Unternehmens. Wenn eine Führungskraft eine Wartungsanforderung einreicht, erstellt die zuständige Einheit ein formelles Dokument (in Papierform und/oder digital), das alle Details der Wartungsaufgaben enthält und einen Prozess für die Ausführung der Aufgaben beschreibt. Dieses Dokument wird als Arbeitsauftrag bezeichnet. Arbeitsaufträge können auch Informationen zu folgenden Punkten enthalten:
- Das Unternehmen, das den Auftrag bearbeitet
- Der Standort des Jobs
- Alle Anforderungen in Bezug auf Fähigkeiten, Werkzeuge und/oder Material
- Die autorisierende Partei
- Der mit der Aufgabe betraute Techniker oder Serviceanbieter
- Geschätzte Kosten für die Fertigstellung
- Kostenschätzung für Material und Arbeit
- Erwartetes Fertigstellungsdatum
- Tatsächliches Fertigstellungsdatum
- Prioritätsstufe
Der Hauptzweck eines Arbeitsauftrags besteht darin, alle Parteien innerhalb des Wartungsbetriebs über den Arbeitsprozess auf dem Laufenden zu halten. Effektiv eingesetzt, helfen Arbeitsaufträge einem Unternehmen bei der effizienten Organisation, Kommunikation und Verfolgung von Wartungsarbeiten innerhalb einer Abteilung oder eines Unternehmens.
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Ein Unternehmen benötigt wahrscheinlich mehrere Arten von Arbeitsaufträgen zur Durchführung von Wartungsarbeiten. Je nach Größe des Unternehmens und seiner Branche können einige Arten von Arbeitsaufträgen häufiger vorkommen als andere. In einem Betrieb, der gefährliche Chemikalien herstellt, gibt es zum Beispiel weitaus mehr sicherheitsrelevante Arbeitsaufträge als etwa in einem Apartmentkomplex. Dennoch ist es wichtig, die acht wichtigsten Arten von Arbeitsaufträgen zu kennen, die ein Unternehmen bearbeitet.
- Instandsetzungsarbeitsauftrag: Wie der Name schon sagt, helfen Instandsetzungsarbeitsaufträge einem Unternehmen, Probleme im Zusammenhang mit einer Anlage zu beheben, wenn die Techniker bei einer Inspektion oder einer anderen Art von Arbeitsauftrag ein Problem festgestellt haben. Normalerweise beinhalten diese Arbeitsaufträge die Reparatur oder den Austausch von Geräten oder Geräteteilen. Arbeitsaufträge zur Instandsetzung unterscheiden sich von Arbeitsaufträgen für Notfälle, bei denen die Geräte oder Anlagen bereits versagt haben.
- Elektrik-Arbeitsauftrag: Ein Elektrik-Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag für die Reparatur oder Installation von elektrischen Geräten, einschließlich Beleuchtung, Stromversorgung und Verkabelung.
- Notfall-Arbeitsauftrag: Ein Unternehmen erteilt einen Notfall-Arbeitsauftrag, wenn eine kritische Anlage oder ein Gerät ausgefallen ist und Produktions- und/oder Sicherheitsprobleme verursacht. Sie werden auch als reaktive Instandhaltungsaufträge bezeichnet und erfordern sofortiges Handeln und haben daher höchste Priorität.
- Allgemeiner Arbeitsauftrag: Ein allgemeiner Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, der für eine breite Palette von nicht dringenden Services verwendet wird, die nicht in eine spezifischere Kategorie passen, einschließlich eher alltäglicher Anfragen wie routinemäßige Schädlingsbekämpfung oder Malerarbeiten.
- Inspektionsarbeitsauftrag: Unternehmen verwenden Inspektionsarbeitsaufträge, wenn sie Anlagen des Unternehmens inspizieren möchten. Im Rahmen von wiederkehrenden und/oder vorbeugenden Wartungsmaßnahmen wird ein Unternehmen einen Test (oder eine Reihe von Tests) in Auftrag geben, um die Leistung der Anlage zu bewerten und so proaktiv Anomalien, Risiken und andere Funktionsprobleme zu erkennen.
- WI-Arbeitsauftrag: Dies ist ein Arbeitsauftrag für die vorbeugende Wartung. Er ermöglicht einem Unternehmen die Planung von routinemäßigen Wartungsaufgaben, um die optimale Funktionsfähigkeit seiner Anlagen zu gewährleisten und die Lebensdauer seiner Geräte zu verlängern. W/I-Aufträge helfen Unternehmen außerdem, die Ausfallzeiten von Geräten zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Kosten für größere Reparaturen zu senken.
- Sicherheitsarbeitsaufträge: Im Gegensatz zu anderen Arten von Arbeitsaufträgen dienen Sicherheitsarbeitsaufträge ausschließlich dem Schutz von Personen vor Schäden oder Gefahren. Bei Sicherheitsarbeitsaufträgen geht es um Reparaturen, die Personenschäden verhindern, z. B. das Austreten von Flüssigkeiten/Chemikalien oder die Verhinderung von Sachbeschädigungen.
- Spezielle Projektarbeitsaufträge: Spezielle Projektarbeitsaufträge konzentrieren sich auf Modernisierungen und Verbesserungen. Mit diesen Arbeitsaufträgen können Unternehmen neue Anlagen installieren, die zur Modernisierung der Ausrüstung/Einrichtungen, zur Steigerung der Produktivität und zur Rationalisierung bestehender Prozesse beitragen.
Der Ablauf der Verwaltung von Arbeitsaufträgen beschreibt, wie ein Arbeitsauftrag den Wartungsprozess in einem Unternehmen durchläuft, beginnend mit der Identifizierung von Wartungsaufgaben und endend mit der Analyse nach Abschluss.
In der ersten Phase des Lebenszyklus identifiziert eine Person oder Organisation die Aufgabe, die das Wartungspersonal erledigen soll. Außerdem wird ermittelt, ob es sich bei den Wartungsaufgaben um eine geplante Wartung handelt, bei der die Aufgaben im Voraus leicht identifizierbar sind, oder um eine ungeplante Wartung, bei welcher der Umfang und die Besonderheiten der Aufgabe eine anfängliche Bewertung erfordern.
Sobald Wartungsprobleme identifiziert werden, legt eine Führungskraft die Details in einem Arbeitsauftragsanforderungsformular fest und sendet das Formular zur Prüfung und Genehmigung an die Wartungsabteilung. Arbeitsanfragen können aus einer Vielzahl von Umständen entstehen, von Mieteranfragen bis hin zu vorbeugenden Wartungsinspektionen.
Die Wartungsabteilung (oder das Wartungsteam) ist für die Bewertung von Arbeitsanfragen verantwortlich, sobald diese eingereicht wurden. Die Abteilung prüft die Details der Arbeitsanforderung, um festzustellen, ob sie die Arbeit ausführen kann, und bestimmt dann den Personal- und Ressourcenbedarf. Wird die Anfrage genehmigt, wird sie in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.
Sobald das Wartungsteam oder die Aufsichtsperson die Arbeitsanforderung genehmigt und die für die Ausführung der Arbeiten benötigten Materialien, Geräte und Mitarbeiter zugewiesen hat, wird ein entsprechender Arbeitsauftrag erstellt. Dieser enthält alle notwendigen Details des Auftrags sowie die Kontaktinformationen des Unternehmens und die Frist für die Fertigstellung. Außerdem sollte die Wartungsabteilung entscheiden, welche Priorität der neue Arbeitsauftrag innerhalb des allgemeinen Arbeitsplans haben soll.
In dieser Phase weist das Team bzw. die verantwortliche Person die Aufgaben einem qualifizierten Wartungstechniker zu, der die Checkliste mit den Aufgaben innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abarbeiten wird. Wenn das Unternehmen ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) verwendet, erfolgt die Zuweisung automatisch.
Wartungstechniker sind nach Abschluss aller Aufgaben für die Dokumentation und den Abschluss eines Arbeitsauftrags verantwortlich. Die Techniker sollten die Zeit, die sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, alle verwendeten Materialien/Geräte, Bilder ihrer Arbeit und alle Notizen oder Beobachtungen über die Arbeit dokumentieren. Möglicherweise muss eine Führungskraft den abgeschlossenen Arbeitsauftrag abzeichnen und Empfehlungen hinsichtlich der nächsten Schritte geben.
Die Überprüfung von abgeschlossenen Arbeitsaufträgen kann wertvolle Einblicke in den Wartungsbetrieb liefern. Daher sollten Unternehmen diese kontinuierlich analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsauftragsprozess zu identifizieren. Die Analyse nach Abschluss der Arbeiten hilft den Wartungsteams auch bei der Identifizierung von Aufgaben, die sie übersehen haben oder nochmals aufgreifen müssen.
Wie Unternehmen Arbeitsaufträge verwalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab, so beispielsweise von der Größe, der Branche, den personellen und finanziellen Ressourcen, den Anforderungen an die Instandhaltung der Anlagen und dem allgemeinen Ansatz für die Anlagenverwaltung. Nichtsdestotrotz gibt es einige bewährte Verfahren, die zur Optimierung des Prozesses der Arbeitsauftragsverwaltung beitragen, und das unabhängig von der Umgebung.
- Legen Sie Ziele fest und entscheiden Sie, wie der Erfolg gemessen werden soll. Um festzustellen, ob der Arbeitsauftragsprozess für Ihr Unternehmen optimal funktioniert, müssen Sie Abteilungsziele festlegen und entscheiden, mit welchen Kennzahlen Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele messen wollen. Darüber hinaus sollten Sie Ihre KPIs wirklich verstehen, damit die Abteilung weiß, welche Elemente des Prozesses quantifiziert werden müssen. Außerdem müssen Sie Ihre KPIs kennen, damit die Abteilung genau weiß, welche Elemente des Prozesses quantifiziert werden müssen.
- Standardisieren Sie den Arbeitsauftragsprozess. Der Prozess des Einreichens einer Arbeitsanforderung, des Erstellens neuer Arbeitsaufträge und des Schließens bestehender Arbeitsaufträge sollte für alle immer gleich sein. Entwickeln Sie eine Vorlage für Arbeitsaufträge, um sicherzustellen, dass die Formatierung und die Komponenten im gesamten Unternehmen einheitlich sind. Außerdem sollten Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren, damit alle Beteiligten wissen, wer für die einzelnen Schritte des Prozesses verantwortlich ist.
- Seien Sie proaktiv. Es ist unmöglich, jedes Wartungsproblem und jeden Geräteausfall vorherzusehen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie bei den Elementen des Wartungsprozesses, die Sie kontrollieren können, proaktiv vorgehen. Erstellen Sie einen Zeitplan für die vorbeugende Wartung Ihrer Anlagen und halten Sie ihn ein. Verwenden Sie Tools zur Fernüberwachung, um automatische Auslöser einzurichten, die Arbeitsanforderungen nach einem vorher festgelegten Zeitplan erstellen und verfolgen. Eine proaktive Wartung ist fast immer kostengünstiger als eine reaktive bzw. Notfallwartung. Wenn Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um Ihre Anlagen in einem einwandfreien Zustand zu halten, kann Ihr Unternehmen eine optimale Effizienz erreichen.
- Verwenden Sie ein CMMS oder eine EAM-Software (Enterprise Asset Management). Der einfachste und effizienteste Weg für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist der Einsatz eines EAM-Systems oder einer CMMS-Software. Beide bieten eine High-Tech-Softwarelösung für das Wartungsmanagement, die Ihren Arbeitsauftragsprozess automatisiert, Rechnungen und Fälligkeitsdaten verwaltet und Auftragsrückstände und menschliche Fehler reduziert.
Wenn ein Unternehmen wächst, kann es unhaltbar werden, sich bei der Verwaltung des sich ständig ändernden Datenbedarfs auf Arbeitsauftragssysteme in Papierform oder sogar auf Tabellenkalkulationen zu verlassen. Größere Unternehmen und solche mit komplexeren Anforderungen können in Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, wie CMMS oder EAM-Systeme, investieren.
Neben der grundlegenden Erstellung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen nutzen EAM-Systeme und CMMS mobile Apps und cloudbasierte Technologien, um Teams bei der Planung der vorbeugenden Wartung, der Analyse abgeschlossener Aufträge, der Visualisierung und Berichterstellung von Daten und der Optimierung der Bestandsverwaltung zu unterstützen. Die Integration eines der beiden Systeme zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann einem Unternehmen auf verschiedene Weise helfen:
Ein hochwertiges CMMS oder EAM plant, erstellt, verfolgt und organisiert Serviceanfragen und Arbeitsaufträge automatisch, sodass die Wartungsbeauftragten und Vorgesetzten keine übermäßigen Aufgaben mehr planen müssen. Die Verwendung eines digitalen Systems zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, große Datenmengen elektronisch zu speichern und so die mit der Papierablage verbundenen Kosten zu senken.
Da alle sämtliche Daten zu Arbeitsaufträgen an einem zentralen Ort gespeichert sind, können alle Mitglieder des Managementteams die Arbeitsaufträge auf ihrem Weg durch den Prozess verfolgen. CMMS/EAM-Plattformen mit begleitender Software für Mobilgeräte gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Push-Benachrichtigungen verwenden und es Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit einzusehen und zu bearbeiten.
Mit einer Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann ein Unternehmen Arbeitsauftragsdaten entsprechend seinen spezifischen Anforderungen zusammenfassen und darstellen. Wartungsteams können anpassbare Berichte erstellen und einsehen und Trenddaten visualisieren, die zur Optimierung der Anlagenverwaltung und zur Bedarfsvorhersage der vorbeugenden Wartung beitragen.
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