Die Ursachenanalyse ist ein Qualitätsmanagementprozess, mit dem ein Unternehmen nach dem Auftreten eines Problems, einer Frage oder eines Vorfalls nach der Ursache sucht.
Probleme und Pannen treten unvermeidlich in jedem Unternehmen auch, selbst bei bestmöglichen Bedingungen. Es mag zwar verlockend sein, einfach nur die Symptome des Problems zu adressieren, wenn sie auftreten. Die Behandlung von Symptomen ist von Natur aus ein reaktiver Prozess, der eine Reihe von wiederkehrenden – und sich oft verschlimmernden – Problemen geradezu garantiert.
Ethische, proaktive und gut geführte Betriebe und Unternehmen mit einem reaktiven Ansatz werden auf Probleme stoßen. Allerdings werden Erstere weniger Probleme haben und weniger Zeit für die Wiederherstellung brauchen, weil sie die Ursachenanalyse priorisieren.
Die Ursachenanalyse hilft Unternehmen dabei, die Ursache des Problems zu entschlüsseln, geeignete Korrekturmaßnahmen zu ermitteln und einen Plan zu entwickeln, um ein Vorkommen des Problems in Zukunft zu verhindern. Ziel ist es, Lösungen für das zugrunde liegende Problem zu implementieren, um die Operationen insgesamt effizienter zu gestalten.
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Unternehmen führen Ursachenanalysen durch, wenn ein Problem auftritt oder es zu einem Vorfall kommt. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Problemen, die eine Ursachenanalyse erforderlich machen. Trigger für eine Ursachenanalyse lassen sich in drei große Kategorien einteilen.
Wenn reelle Materialien oder Geräte in irgendeiner Weise ausfallen (z. B. wenn ein Desktop-Computer nicht mehr funktioniert oder eine Komponente eines Drittanbieters eine minderwertige Leistung erbringt)
Wenn Menschen Fehler machen oder erforderliche Aufgaben nicht ausführen (z. B. wenn ein Mitarbeiter es versäumt, ein Gerät regelmäßig zu warten, und es infolgedessen kaputt geht)
Eine Störung bei einem System, einem Prozess oder einer Richtlinie, mit dem/der Entscheidungen getroffen werden (z. B. wenn ein Unternehmen es versäumt, Teammitglieder in Cybersicherheitsprotokollen zu schulen, und das Unternehmen dadurch anfällig für Cyberangriffe wird)
Unternehmen können aus zahlreichen Gründen Ursachenanalysen durchführen – angefangen bei alltäglichen Unterbrechungen des E-Mail-Services bis hin zu katastrophalen Gerätefehlern. Unabhängig von der Art und dem Umfang des Problems sollte die Durchführung der Ursachenanalyse die gleichen grundlegenden Schritte beinhalten.
Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Ursachenanalyse durchzuführen, hat Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen wahrscheinlich ein akutes Problem oder möchte zumindest einen bestimmten Prozess grundlegend verbessern. Daher sollte der erste Schritt der Ursachenanalyse darin bestehen, das Problem, das Sie adressieren möchten, zu identifizieren und zu definieren. Ohne ein klar definiertes Problem ist es unmöglich, die Ursachen korrekt zu identifizieren.
Wenn die Abteilung eine klare Vorstellung von dem Problem hat, ist es an der Zeit, eine Problembeschreibung zu verfassen, in der das Problem für alle, die an der Ursachenanalyse beteiligt sind, beschrieben wird.
Sobald das Problem identifiziert und für alle beteiligten Parteien klar beschrieben ist, sollte die Führung einen Projektauftrag erstellen. Damit wird ein Team zusammengestellt, das die Analyse durchführt. Dem Team sollte ein Assistent angehören, der das Team durch die Analyse führt, und alle Teammitglieder mit persönlichen oder professionellen Kenntnissen der Systeme, Prozesse und Vorfälle, die untersucht werden.
Die Datenerfassung ist die Basis des Problemlösungsprozesses. In dieser Phase ist es von entscheidender Bedeutung, alle Informationen zu sammeln, die Ihnen helfen können, beitragende Faktoren und letztendlich auch die Ursachen des Problems zu identifizieren. Dies kann das Sammeln von Fotos und Vorfallsberichten, das Durchführen von Interviews mit den betroffenen Parteien und das Überprüfen bestehender Richtlinien und Verfahren umfassen. Einige Fragen, die Sie während der Datenerfassung stellen sollten, sind die Folgenden:
- Wann trat das Problem erstmalig auf und wie lange besteht es schon?
- Welche Symptome hat das Team beobachtet?
- Mit welchen Unterlagen muss das Unternehmen oder die Abteilung nachweisen, dass ein Problem besteht?
- Welche Auswirkungen wird das Problem auf Mitarbeitende und andere Stakeholder haben?
- Wer wird durch die Existenz dieses Problems geschädigt oder anderweitig beeinträchtigt?
Dies ist der wichtigste Schritt im Prozess der Ursachenanalyse. Zu diesem Zeitpunkt hat das Team alle notwendigen Informationen erfasst und beginnt damit, Gedanken zu den ursächlichen Faktoren auszutauschen. Effektive Ursachenanalysen erfordern Offenheit gegenüber allen Ursachen, die dem Problem potenziell zugrunde liegen. Daher sollten alle im für die Ursachenanalyse zuständigen Team unvoreingenommen in die Brainstorming-Phase gehen. Vermeiden Sie Versuche, die Ursache festzulegen, bevor alle Möglichkeiten identifiziert und geprüft wurden. Wenn Sie den Prozess der Untersuchung eines Vorfalls mit vorgefassten Meinungen beginnen, können die Ergebnisse verfälscht werden, was die Ermittlung der tatsächlichen Ursache erschwert.
Sobald das für die Ursachenanalyse zuständige Team eine umfassende Liste aller möglichen Ursachen und beitragenden Faktoren erstellt hat, ist es an der Zeit, die Ursache des Problems zu ermitteln. Analysieren Sie alle möglichen Ursachen und untersuchen Sie die tatsächlichen Auswirkungen jeder einzelnen davon, um herauszufinden, welche Möglichkeiten am problematischsten sind, welche Ähnlichkeiten aufweisen und welche gänzlich ausgeschlossen werden können. Bereiten Sie sich auf die Möglichkeit vor, dass es mehrere Ursachen für das Problem gibt.
Nachdem das Team die Liste der Möglichkeiten eingegrenzt hat, ordnen Sie die verbleibenden potenziellen Ursachen nach ihren Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit, dass sie die Ursache des Problems sind. Die Führung wird jede Möglichkeit prüfen und analysieren und mit dem für die Ursachenanalyse zuständigen Team zusammenarbeiten, um die tatsächlichen Ursachen zu ermitteln.
Sobald sich das Team auf Ursachen geeinigt und alle Details des Problems dargelegt hat, muss es mit dem Brainstorming von Lösungen beginnen. Die Lösung sollte die Ursachen direkt adressieren. Dabei gilt es, die Logistik im Hinblick auf die Umsetzung der Lösung sowie alle möglichen Hindernisse zu berücksichtigen, auf die das Team unterwegs stoßen könnte. Diese Elemente umfassen den Aktionsplan, der dem Team hilft, das aktuelle Problem zu adressieren und Wiederholungen zu verhindern.
Alle Ursachenanalysen beinhalten die gleichen grundlegenden Schritte. Allerdings gibt es unzählige Methoden zur Ursachenanalyse, die einem Unternehmen dabei helfen können, Daten effizient und effektiv zu sammeln. In der Regel wählt ein Unternehmen eine Methode aus und verwendet Tools zur Ursachenanalyse – wie z. B. Analyseschablonen und Software –, um den Prozess auszuführen.
Die „5-Why-Methode“ beruht auf der Idee, dass man durch das Stellen von fünf „Warum?“-Fragen der Ursache von Problemen auf die Spur kommen kann. „5 Why“ fordert Problemlöser auf, Annahmen zu vermeiden und so lange nach dem „Warum“ zu fragen, bis sie die eigentliche Ursache eines Problems identifiziert haben. Im Falle einer formalisierten Ursachenanalyse im Unternehmen muss ein Team vielleicht nur drei Fragen stellen, um die Ursache zu finden. Es kann aber auch sein, dass 50 oder 60 Fragen gestellt werden müssen. Mit „5 Why“ wird der Zweck verfolgt, das Team dazu zu bringen, so viele Fragen wie nötig zu stellen, um die richtigen Antworten zu finden.
Eine Fehlermöglichkeiten- und Auswirkungsanalyse ist einer der gründlichsten Ansätze zur Ursachenanalyse. Ähnlich wie bei einer Risikoanalyse werden bei der Fehlermöglichkeiten- und Auswirkungsanalyse alle Möglichkeiten für Störungen im System/Prozess ermittelt und die potenziellen Auswirkungen jeder hypothetischen Störung untersucht. Anschließend befasst sich das Unternehmen dann mit jeder Ursache, die wahrscheinlich zu einer Störung führen könnte.
Pareto-Diagramme kombinieren die Merkmale von Balkendiagrammen und Kurvendiagrammen, um die Frequenz der häufigsten Ursachen des Unternehmens nachzuvollziehen. Das Diagramm zeigt die Ursachen in absteigender Reihenfolge der Frequenz an, beginnend mit der häufigsten und wahrscheinlichsten. Das Team befasst sich dann mit der Ursache, deren Lösung den größten Nutzen für das Unternehmen bringt.
Eine Wirkungsanalyse ermöglicht es einem Unternehmen, sowohl die positiven als auch die negativen potenziellen Auswirkungen jeder möglichen Ursache zu bewerten.
Änderungsanalysen sind hilfreich in Situationen, in denen sich die Leistung eines Systems oder Prozesses signifikant verändert hat. Bei der Durchführung dieser Art von Ursachenanalyse untersucht die Abteilung, wie sich die für das Problem oder den Vorfall relevanten Bedingungen im Laufe der Zeit verändert haben. Die Untersuchung von Veränderungen bei Faktoren wie beispielsweise Personen, Informationen, Infrastruktur oder Daten kann dem Unternehmen helfen, zu verstehen, welche Faktoren die Veränderung der Leistung verursacht haben.
Eine Ereignisanalyse wird in der Regel verwendet, um die Ursache für ein großes, einmaliges Problem zu ermitteln, z. B. überlaufendes Öl oder einen Gebäudeeinsturz. Ereignisanalysen basieren auf schnellen (aber gründlichen) Prozessen zur Erfassung von Beweisen, um die Abfolge der Ereignisse, die zu dem Vorfall geführt haben, nachzubilden. Sobald der Zeitplan festgelegt ist, kann das Unternehmen die ursächlichen und beitragenden Faktoren leichter identifizieren.
Eine Kausalfaktorenbaumanalyse, auch bekannt als Kausalfaktorenanalyse, ermöglicht es einem Unternehmen, jede Entscheidung, jedes Ereignis oder jede Maßnahme, die zu einem bestimmten Problem geführt hat, mithilfe eines Kausalfaktorenbaums zu erfassen und visuell darzustellen.
Ein Ishikawa-Diagramm (oder Tannenbaumdiagramm) ist ein Ursache-Wirkungs-Diagramm, das die Bedingungen rund um ein Problem visualisiert. Das Diagramm ähnelt einem Fischskelett mit einer langen Liste von Ursachen, die in zusammengehörige Unterkategorien gruppiert sind.
DMAIC ist ein Akronym für: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern. Diese datengesteuerte Methodik zur Prozessverbesserung dient als Teil der Six-Sigma-Praktiken eines Unternehmens.
Diese Methodik für die Ursachenanalyse schlägt vor, die Ursachen eines Problems zu finden, indem ein vierstufiger Prozess zur Problemlösung durchlaufen wird. Der Prozess beginnt mit einer Situationsanalyse, an die sich eine Problemanalyse und eine Lösungsanalyse anschließt. Den Abschluss stellt eine Analyse der potenziellen Probleme dar.
Mit einer Fehlerstrukturanalyse kann ein Unternehmen potenzielle Kausalzusammenhänge visuell darstellen und die Ursachen mithilfe boolescher Logik ermitteln.
Hindernisanalysen basieren auf der Idee, dass geeignete Hindernisse Probleme und Vorfälle verhindern können. Diese Art von Ursachenanalyse, die häufig im Risikomanagement verwendet wird, untersucht, wie durch die Abwesenheit geeigneter Hindernisse ein Problem entstanden ist. Außerdem macht sie Vorschläge für die Implementierung von Hindernissen, die verhindern, dass das Problem erneut auftritt.
Unternehmen, die den Prozess der Ursachenanalyse anwenden, möchten der „Brandbekämpfung“ und der Behandlung der Symptome eines Problems ein Ende setzen. Stattdessen wollen sie die Geschäftsoperationen optimieren, Risiken reduzieren und eine bessere Kundenerfahrung bieten. Investitionen in den Prozess der Ursachenanalyse schaffen ein Framework für eine bessere allgemeine Entscheidungsfindung und ermöglichen es einem Unternehmen, von folgenden Punkten zu profitieren:
Kontinuierliche Verbesserung: Die Ursachenanalyse ist ein iterativer Prozess, bei dem es nicht nur darum geht, akute Probleme zu adressieren, sondern auch darum, das gesamte System im Laufe der Zeit zu verbessern. Ausgangspunkt dabei ist die zugrunde liegende Ursache. Der iterative Charakter der Ursachenanalyse ermöglicht es Unternehmen, der kontinuierlichen Prozessverbesserung Priorität einzuräumen.
Erhöhte Produktivität: Durch die Vermeidung von Ausfallzeiten, Verzögerungen, Worker-Fluktuation und anderen Produktionsproblemen in einem Unternehmen sparen die Mitarbeitenden Zeit und haben somit mehr Zeit für andere entscheidende Aufgaben.
Geringere Kosten: Wenn Geräte ausfallen oder Softwarefehler zu Verzögerungen führen, verlieren Unternehmen Geld, und Mitarbeiter werden frustriert. Die Ursachenanalyse trägt dazu bei, dass die Kosten für das ständige Beheben eines wiederkehrenden Problems entfallen, was insgesamt zu finanziell effizienteren Abläufen führt.
Bessere Fehlererkennung: Wenn Unternehmen die zugrunde liegenden Probleme nicht angehen, können diese unbeabsichtigte Auswirkungen auf die Qualität des Endprodukts haben. Wenn hartnäckige Probleme adressiert werden, bevor sie sich ausbreiten, schützt dies das Unternehmen vor Einkommens- und Reputationsverlusten, die mit Produktfehlern verbunden sind.
Geringere Risiken: Durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen und Systemen wird ein sicherer Betrieb der Geräte gewährleistet. Zudem werden Sicherheitsgefahren am Arbeitsplatz für die Mitarbeiter vermieden.
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