Aktualisiert: 4. Juni 2024
Mitwirkende: Matthew Finio, Amanda Downie
Im Geschäftsbetrieb bezeichnet er Begriff Beschaffung, wie Unternehmen die Waren und Dienstleistungen, die sie benötigen, aus externen Quellen beziehen, um effizient zu arbeiten.
Der Begriff Beschaffung bezeichnet, wie Unternehmen die Waren und Dienstleistungen beziehen, die sie für den Geschäftsbetrieb benötigen. Eine effektive Beschaffung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie über die geeigneten Ressourcen verfügen, um effizient zu arbeiten und ihre Ziele zu erreichen. Die Beschaffung umfasst eine Reihe von Schritten, darunter:
- Ermittlung der Bedürfnisse des Unternehmens
- Suche nach zuverlässigen Lieferanten
- Aushandeln von Verträgen
- Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten
- Protokollieren aller Schritte
Da die Optimierung dieser Prozesse die Rentabilität steigern kann, besteht das Ziel bei der Beschaffung darin, die erforderlichen Produkte oder Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis zu erhalten und dabei auch Faktoren wie Qualität und Lieferzeit in Einklang zu bringen. Es ist ein fortlaufender Prozess: Viele Unternehmen führen regelmäßige Qualitätssicherungsprüfungen und Leistungsanalysen durch, deren Ergebnisse zu Neuverhandlungen von Lieferantenverträgen oder zur Suche nach alternativen Lieferanten führen können.
In einem kleineren Unternehmen kann die Beschaffung von einer Person übernommen werden. Größere Unternehmen haben oft eine Beschaffungsabteilung unter Leitung eines Chief Procurement Officer, der die Abläufe überwacht.Eine erfolgreiche Beschaffung erfordert effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern, darunter Beschaffungsexperten, Rechts- und Finanzteams sowie Endbenutzer.
Durch eine Partnerschaft zwischen Beschaffung und Finanzen kann das Finanzteam beispielsweise besser verstehen, wie sich der Gewinn durch die Auswahl der richtigen Waren und Dienstleistungen maximieren lässt. Dies führt zu genaueren Budgets und Prognosen. Interne Geschäftspartnerschaften bei der technischen Modernisierung sind oft unerlässlich, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten und Technologien zu implementieren, die den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Buchhaltung sowie den Betreibern der Lieferkette Vorteile bringen. Gemeinsam können sie ihren End-to-End-Workflow mit vertrauenswürdigen Daten, KI-gestützten Erkenntnissen und Automatisierung optimieren. Die Einhaltung ethischer Standards ist während des gesamten Beschaffungsprozesses von entscheidender Bedeutung.Darüber hinaus müssen gesetzliche Standards eingehalten werden, um ethisches Verhalten sicherzustellen, Risiken zu mindern und die Integrität der betrieblichen Abläufe des Unternehmens zu schützen.
Die Arten von Produkten und Dienstleistungen, die ein Beschaffungsteam erwirbt, sind vielfältig und hängen von der Aufgabe und den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Beispiele hierfür sind Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung, Möbel, Rohstoffe für die Herstellung, Maschinen, Einrichtungen, externe Arbeitskräfte, Personalvermittlungsdienste, reisebezogene Dienstleistungen, Marketingmaterialien und mehr.
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Die Beschaffung ist ein wesentlicher Bestandteil des Verständnisses und der Optimierung der Lieferkette, da sie Unternehmen bei der Auswahl von Lieferanten hilft, die ihre Anforderungen zu einem angemessenen Preis erfüllen. Bei guter Durchführung ermittelt die Beschaffung effizient Lieferanten, die über die von einem Unternehmen benötigten Waren und Dienstleistungen verfügen und diese in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis liefern können.
Eine erfolgreiche Beschaffung stärkt das Markenimage und den Ruf eines Unternehmens und ermöglicht ihm die kostengünstige Beschaffung von allem, was es benötigt, um seinen Kunden zuverlässig seine eigenen hochwertigen Waren und Dienstleistungen anbieten zu können. Außerdem kann sie den Gewinn steigern, indem sie die Einkaufskosten eines Unternehmens um 8-12 % senkt und zusätzliche jährliche Einsparungen von 2-3 % erzielt.1
Die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses werden allgemein als Beschaffungslebenszyklus bezeichnet. Dies unterstreicht, dass es sich hierbei um einen kontinuierlichen und nicht um einen linearen Prozess handelt. Die konkreten Schritte in jeder Phase variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Art der beschafften Waren oder Dienstleistungen.
Ermittlung des Bedarfs: Stellen Sie fest, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden und welche Anforderungen sie erfüllen müssen.
Ermittlung potenzieller Lieferanten: Treffen Sie mithilfe von Recherchen, Branchendatenbanken und Netzwerken eine Vorauswahl von Lieferanten aufgrund von deren Erfahrung, Kapazität und Reputation.
Versenden einer RFI: Senden Sie eine Informationsanfrage (RFI) senden, um die Möglichkeiten der einzelnen Lieferanten zu ermitteln.
Versenden einer RFP oder RFQ: Senden Sie eine Ausschreibung (RFP) oder eine Angebotsanfrage (RFQ), in der die Anforderungen, Bedingungen und Konditionen des Unternehmens dargelegt sind, um ein detailliertes Angebot von Lieferanten zu erhalten.
Bewertung und Auswahl der Lieferanten: Bewerten Sie die Angebote oder Vorschläge der Lieferanten und treffen Sie basierend auf Kosten, Qualität, Lieferzeit und anderen relevanten Überlegungen eine Auswahl.
Verhandlung und Entwurf von Verträgen: Verhandlung von Bedingungen mit ausgewählten Lieferanten, einschließlich Preisen, Zahlungsbedingungen und Lieferplänen. Entwurf und Abschluss von Verträgen, in denen die vereinbarten Bedingungen festgehalten sind.
Ausstellung von Bestellungen: Erstellung und Übermittlung von Bestellungen (POs) an ausgewählte Lieferanten unter Angabe der Einzelheiten der Transaktion, einschließlich Menge, Preis und Lieferanforderungen.
Entgegennahme und Prüfung der gelieferten Waren: Überwachen Sie die Leistung der Lieferanten bei der Erfüllung von Aufträgen auf Basis der vereinbarten Bedingungen und prüfen Sie, ob die gelieferten Waren und Dienstleistungen den vereinbarten Anforderungen entsprechen.
Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich durch: Vergleichen Sie die Bestellung, den Erhalt der Waren oder Dienstleistungen und die Rechnung des Lieferanten, um sicherzustellen, dass Mengen, Preise und Lieferung übereinstimmen.
Genehmigung von Rechnungen und Zahlungsabwicklung: Genehmigung der Rechnungen zur Zahlung und Abwicklung der Zahlungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Führen von Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den gesamten Beschaffungsprozesses, einschließlich Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Korrespondenz.
Die Leistung der Lieferanten muss anhand von Kriterien wie Qualität, Pünktlichkeit und Einhaltung der Vertragsbedingungen bewertet werden. Praktizieren Sie Supplier Relationship Management(SRM), um fortlaufende Beziehungen zu wichtigen Lieferanten zu pflegen, indem Sie Feedback geben, Probleme lösen und Bereiche für Verbesserungen und Kosteneinsparungen identifizieren.
Das Beschaffungsmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle der Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen. Das Beschaffungsmanagement, häufig auch als „Source-to-Settle-Prozess“ bezeichnet, umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die für den Beschaffungsprozess von entscheidender Bedeutung sind, von der Beschaffung und dem Einkauf über die Verhandlung von Verträgen, das Supplier Relationship Management (SRM), das Risikomanagement und die Einhaltung von Richtlinien bis hin zur Integration in die Kreditorenbuchhaltung.
Zu den Hauptzielen des Beschaffungsmanagements gehören die Beschaffung der erforderlichen Ressourcen zum besten Preis, das Management von Lieferantenbeziehungen und die Minderung der mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen verbundenen Risiken. Beschaffungssoftware, auch als E-Procurement-Software bekannt, spielt bei der Optimierung des Prozesses eine entscheidende Rolle. Durch die Automatisierung von Workflows erleichtert diese Software die effiziente Verwaltung von Einkaufsaktivitäten.
Über die Automatisierung hinaus ermöglicht sie Unternehmen, Kosteneinsparungen effektiver zu analysieren und die Leistung ihrer Lieferanten zu überwachen. Im Wesentlichen gewährleistet das Beschaffungsmanagement, unterstützt durch fortschrittliche Beschaffungssoftware, einen systematischen und effizienten Ansatz für den gesamten Beschaffungslebenszyklus und trägt so zu einer besseren Entscheidungsfindung und Ressourcenoptimierung bei.
Technologie spielt eine entscheidende Rolle in modernen Beschaffungsprozessen, rationalisiert Abläufe, steigert die Effizienz und liefert wertvolle Erkenntnisse. Hier sind einige der Technologien, die in der Beschaffung verwendet werden:
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): KI und ML können große Datensätze analysieren, um Muster und Trends zu erkennen und Unternehmen dabei zu unterstützen, fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen.
Blockchain-Technologie: Blockchain kann die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Beschaffungsprozess verbessern sowie zum Erstellen einer sicheren Aufzeichnung von Transaktionen verwendet werden, wodurch die Integrität der Daten in Bezug auf Verträge, Zahlungen und Produktherkunft gewährleistet wird.
Contract Management Software (CMS): CMS automatisiert den gesamten Vertragsprozess und schützt Beschaffungsteams vor Formulierungen und Fehlern, die potenzielle rechtliche Konsequenzen haben können.
Cybersecurity-Lösungen: Technologien wie Verschlüsselungslösungen, sichere Zugriffskontrollen und Bedrohungserkennungssysteme schützen Beschaffungsdaten und -systeme vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen.
Elektronisches Dokumentenmanagement: Digitale Dokumentenmanagementsysteme optimieren die Bearbeitung von Verträgen, Bestellungen und anderen beschaffungsbezogenen Dokumenten, reduzieren den Papieraufwand und verbessern die Effizienz.
E-Sourcing-Plattformen: Elektronische Beschaffungsplattformen erleichtern den gesamten Beschaffungsprozess, von der Ermittlung potenzieller Lieferanten bis hin zur Aushandlung und zum Abschluss von Verträgen.
eProcurement-Plattformen: Elektronische Beschaffungssysteme automatisieren den Einkaufsprozess, von der Anforderung bis zur Zahlung, und helfen bei der Verwaltung von Katalogen, der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Ausgaben.
Mobile Beschaffungs-Apps: Mit der mobilen App können Mitglieder des Beschaffungsteams aus der Ferne auf Beschaffungsdaten zugreifen, Kaufanfragen genehmigen und Bestellungen verfolgen.
Analyse der Beschaffungsleistung: Durch das Sammeln und Analysieren von Beschaffungsdaten können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die zu einer besseren Leistung und Entscheidungsfindung führen.
Procure-to-Pay-Software (P2P): P2P-Tools optimieren den Einkaufsprozess und die Kreditorenbuchhaltungssysteme. Darüber hinaus verfolgen Sie den Ablauf aller Beschaffungsprozesse.
Robotic Process Automation (RPA): RPA kann die Genauigkeit sich wiederholender Beschaffungsprozesse wie Dateneingabe und Rechnungsbearbeitung automatisieren und verbessern, sodass sich Teammitglieder auf strategische Aspekte der Beschaffung konzentrieren können.
SRM-Systeme (Supplier Relationship Management): SRM-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Optimierung von Beziehungen zu Lieferanten und bieten Tools für die Kommunikation und Leistungsüberwachung.
Software für das Supply Chain Management (SCM): SCM-Software bietet einen Überblick über alle Bewegungen von Produkten oder Dienstleistungen auf ihrem Weg durch die Lieferketten und ermöglicht die Nachverfolgung von Lieferantenleistungen, Lieferungen und Störungen.
Obwohl die Begriffe Beschaffung und Einkauf von manchen synonym verwendet werden, bezeichnen sie nicht dasselbe. Die Beschaffung ist eine Strategie, die mit der Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens beginnt und Teil eines umfangreicheren Prozesses ist. Im Gegensatz dazu ist der Einkauf ein spezifischer Schritt, der gegen Ende des Beschaffungsprozesses erfolgt, nachdem die Lieferantenauswahl, Preis- und Vertragsverhandlungen sowie andere Maßnahmen abgeschlossen sind.
Andererseits ist die Beschaffung nur ein Aspekt – oder Teilbereich – des Lieferkettenmanagements. Lieferkettenmanagement umfasst den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren, einschließlich Logistik wie Versand, Lagerverwaltung, Transformation von Waren in Produkte und deren Vertrieb.
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Fußnoten
1 Procurement, Bain & Company (Link befindet sich außerhalb von ibm.com)