Prozesszuordnung ist eine Methode, die ein besseres Verständnis von Prozessen fördert und Unternehmen dabei hilft, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Die Prozesszuordnung stellt einen Workflow visuell dar, sodass das Team einen Prozess und seine Komponenten klarer verstehen kann. Es gibt eine Vielzahl von Prozesslandkarten, von denen Sie vielleicht eine unter einem anderen Namen kennen, z. B. ein Flussdiagramm, eine detaillierte Prozesslandkarte, eine Dokumentenlandkarte, eine High-Level-Prozesslandkarte, eine gerenderte Prozesslandkarte, eine Swimlane, ein Wertschöpfungskettendiagramm, eine Wertstromanalyse, ein Flussdiagramm, ein Prozessflussdiagramm, ein Prozessmodell oder ein Workflow-Diagramm. Diese visuellen Diagramme sind in der Regel Komponenten des Business Process Management (BPM) eines Unternehmens.
Eine Prozesslandkarte skizziert die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses, identifiziert die Verantwortlichen für die Aufgabe und beschreibt die erwarteten Zeitpläne. Sie sind besonders hilfreich bei der Kommunikation von Prozessen zwischen den Beteiligten und bei der Aufdeckung von Verbesserungsmöglichkeiten. Die meisten Prozesszuordnungen beginnen auf einer Makroebene und liefern dann bei Bedarf weitere Details.
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Es gibt verschiedene Arten von Prozessabbildungen. Zu den Abbildungstechniken gehören Folgende:
- Grundlegende Flussdiagramme sind visuelle Karten, die die grundlegenden Details eines Prozesses wie Eingaben und Ausgaben enthalten.
- Bereitstellungskarten, auch als funktionsübergreifende Flussdiagramme bezeichnet, zeigen die Beziehungen zwischen verschiedenen Teams an. Diese Karten verwenden häufig Swimlane-Diagramme, um den Ablauf eines Prozesses im Unternehmen darzustellen. So lassen sich Engpässe oder Redundanzen leichter erkennen.
- Detaillierte Prozesslandkarten zeigen eine Drilldown-Version eines Prozesses, die Details zu allen Teilprozessen enthält.
- Übergeordnete Prozesslandkarten, auch bekannt als Wertschöpfungsketten- oder Top-Down-Karten, zeigen eine Makroansicht eines Prozesses, einschließlich wichtiger Prozesselemente wie Lieferant, Input, Prozess, Output oder Kunde (SIPOC).
- Gerenderte Prozesslandkarten stellen einen aktuellen Zustand und/oder zukünftige Zustandsprozesse dar, um Bereiche für potenzielle Prozessverbesserungen aufzuzeigen.
- Eine Value Stream Map (VSM) ist eine Lean-Six-Sigma-Technik, die Schritte dokumentiert, die zur Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung für einen Endbenutzer erforderlich sind.
Prozesslandkarten verwenden visuelle Darstellungen, z. B. grundlegende Symbole, um jedes Element im Prozess zu beschreiben. Einige der häufigsten Symbole sind Pfeile, Kreise, Diamanten, Kästchen, Ovale und Rechtecke. Diese Symbole können aus dem Business Process Model and Notation (BPMN) oder der Unified Modeling Language (UML) stammen (Link befindet sich außerhalb von IBM), bei denen es sich um grafische Notationsmethoden für Prozesslandkarten handelt.
Die meisten Unternehmen müssen nur einige der gängigsten Symbole verwenden, um eine Prozessabbildung zu vervollständigen. Zu diesen Symbolen gehören unter anderem:
- Ein Rechteck wird verwendet, um einen bestimmten Prozess sowie seine Aktivitäten und Funktionen darzustellen.
- Ein Pfeil wird verwendet, um sowohl die Flussrichtung als auch die Verbindung zwischen den Schritten anzuzeigen.
- Ein Oval wird häufig verwendet, um die Anfangs- oder Endpunkte eines Prozessablaufs darzustellen.
- Ein Diamant wird verwendet, um einen Entscheidungspunkt anzugeben. Der Prozess wird fortgesetzt, indem er einem für die Entscheidung vordefinierten Pfad folgt.
- Ein Rechteck mit einem abgerundeten Ende wird oft als Verzögerungssymbol verwendet und zeigt eine Pause im Prozess an, bevor der Fluss fortgesetzt wird.
Wenn Sie Ihre eigene Business Process Map entwickeln, sollten Sie diese Methodik nutzen:
- Wählen Sie einen Prozess aus, auf den Sie sich konzentrieren möchten. Damit Sie den größtmöglichen Einfluss haben, sollten Sie einen Prozess priorisieren, der nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt oder die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.
- Binden Sie die richtigen Personen ein. Bestimmen Sie, welche Personen über umfassende Kenntnisse des Prozesses verfügen, den Sie optimieren möchten. Diese Fachexperten (SMEs) helfen Ihnen dabei, die kritischen Informationen innerhalb des gesamten Prozesses zu ermitteln, wie Stakeholder, Abfolge der Schritte, Zeitpläne, Ressourcen usw. Sie können auch Problembereiche hervorheben, z. B. Engpässe und Redundanzen, die die Effizienz beeinträchtigen. In dieser Phase des Prozesses sollten Sie alle relevanten Informationen rund um den Prozess dokumentieren.
- Skizzieren Sie die Prozessabbildung. In diesem Schritt sollten Sie festlegen, wo der aktuelle Prozess beginnt und endet, sowie die Reihenfolge der Schritte dazwischen. Der Detaillierungsgrad kann hier zwar variieren, aber in der Regel werden Informationen über Inputs, Outputs, Metriken und Stakeholder benötigt.
- Verwenden Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole, um die Prozessabbildung zu verbessern. Verfeinern Sie die aktuelle Prozessabbildung, indem Sie grundlegende Flussdiagrammsymbole nutzen. Für diesen Schritt wird in der Regel eine Software zur Prozessabbildung verwendet.
- Holen Sie sich Feedback. Validieren Sie die erweiterte Prozesslandkarte mit den Teammitgliedern, um eine genaue Prozessdokumentation zu bestätigen und sicherzustellen, dass sich keine Schritte wiederholen oder fehlen. Wenn sich die Stakeholder auf die Prozessschritte im aktuellen Zustand geeinigt haben, beginnen Sie damit, Feedback zu möglichen Prozessoptimierungen einzuholen. Dies kann die Eliminierung von Schritten für Vereinfachungszwecke oder die Einbindung neuer Maßnahmen zur besseren Zusammenarbeit oder Qualitätssicherung umfassen.
- Implementieren und beobachten Sie die Auswirkungen von Prozessänderungen. Führen Sie einen Proof of Concept (POC) mit einer Teilmenge des Teams aus, bevor Sie Änderungen im gesamten Unternehmen skalieren. Dies minimiert das Risiko für das Unternehmen und bietet die Möglichkeit, zusätzliches Feedback zur Optimierung des Prozesses einzubeziehen, sodass das Management reibungsloser auf einen neuen Prozess im großen Maßstab umsteigen kann. Die regelmäßige Überwachung von Prozessen ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit.
Weitere Tipps zur Erstellung einer effektiven Prozessabbildung finden Sie in diesem Blog.
Der Hauptzweck der Geschäftsprozesszuordnung besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel effizienter und effektiver zu erreichen. Dies geschieht durch mehr Transparenz bei der Entscheidungsfindung und dem Prozessablauf, was wiederum dazu beiträgt, Redundanzen und Engpässe innerhalb und zwischen Prozessen zu erkennen. Da Prozesszuordnungen visuelle Hinweise und Symbole nutzen, erleichtern sie die Vermittlung eines Prozesses an ein breites Publikum. Dies kann zu einem stärkeren Engagement führen, da die Erstellung langer Dokumentationen sowohl für die Eigentümer als auch für die Endbenutzer mühsamer sein kann.
Durch die Nutzung vorgefertigter Vorlagen in der Prozesszuordnungssoftware können Teams problemlos zusammenarbeiten und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Arbeitsprozessen entwickeln, um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Auf diese Weise können Unternehmen auch spezifische Herausforderungen wie das Onboarding und die Bindung von Mitarbeitern oder rückläufige Umsätze besser bewältigen.
Zu den spezifischen Vorteilen der Prozesszuordnung gehören:
- Bessere Unterstützung für Szenariotests und Bewertungen
- Erhöhte Standardisierung und Bewusstsein für Rollen und Verantwortlichkeiten
- Einfachere Identifizierung anfälliger Aspekte eines Prozesses
- Verbesserte Teamleistung und Mitarbeiterzufriedenheit
- Kürzere Lernkurve für Mitarbeiter während der Schulung
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