Knowledge Management (KM) ist der Prozess der Identifizierung, Organisation, Speicherung und Verbreitung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Wenn Wissen innerhalb eines Unternehmens nicht leicht zugänglich ist, kann dies für ein Unternehmen unglaublich kostspielig sein, da wertvolle Zeit für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet wird, anstatt ergebnisorientierte Aufgaben zu erledigen.
Ein Knowledge Management System (KMS) macht das kollektive Wissen des Unternehmens nutzbar und führt zu einer besseren betrieblichen Effizienz. Diese Systeme werden unterstützt durch die Verwendung einer Knowledge Base. Sie sind in der Regel von entscheidender Bedeutung für ein erfolgreiches Knowledge Management, da sie einen zentralen Ort bieten, an dem Informationen gespeichert und leicht zugänglich sind.
Unternehmen mit einer Knowledge-Management-Strategie erzielen schneller Geschäftsergebnisse, da das verstärkte organisatorische Lernen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern eine schnellere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen ermöglicht. Darüber hinaus werden weitere organisatorische Abläufe, wie z. B. Schulungen und Einarbeitung, rationalisiert, was Berichten zufolge zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung führt.
Die Definition von Knowledge Management umfasst auch drei Arten von Wissen – tazites, implizites und explizites Wissen. Diese Arten von Wissen unterscheiden sich weitgehend durch die Kodifizierung der Informationen.
- Tazites Wissen: Diese Art von Wissen wird in der Regel durch Erfahrung erworben und ist intuitiv verständlich. Infolgedessen ist es schwierig, diese Informationen zu formulieren und zu kodifizieren, was ihre Weitergabe an andere Personen erschwert. Beispiele für tazites Wissen können Sprache, Gesichtserkennung oder Führungsqualitäten sein.
- Implizites Wissen: In der Literatur wird implizites Wissen teilweise mit tazitem Wissen gleichgesetzt, während einige Wissenschaftler diese Art von Wissen gesondert betrachten und erklären, dass die Definition von tazitem Wissen nuancierter ist. Während tazites Wissen schwer zu kodifizieren ist, besteht dieses Problem bei implizitem Wissen nicht unbedingt. Stattdessen müssen die impliziten Informationen erst noch dokumentiert werden. Es ist in der Regel in Prozessen vorhanden und kann als „Know-how“-Wissen bezeichnet werden.
- Explizites Wissen: Explizites Wissen wird in verschiedenen Dokumenttypen wie Handbüchern, Berichten und Leitfäden erfasst, sodass Unternehmen ihr Wissen problemlos teamübergreifend nutzen können. Diese Art von Wissen ist vielleicht die bekannteste, und Beispiele dafür sind Wissensbestände wie Datenbanken, Whitepaper und Fallstudien. Diese Form des Wissens ist wichtig, um das intellektuelle Kapital innerhalb eines Unternehmens zu erhalten und einen erfolgreichen Wissenstransfer an neue Mitarbeiter zu ermöglichen.
Einige Akademiker (PDF, 156 KB) (Link befindet sich außerhalb von IBM) fassen den Prozess des Knowledge Managements so zusammen, dass er die Erstellung, Schaffung, Verfeinerung, Speicherung, Übertragung, gemeinsame Nutzung und Verwendung von Wissen umfasst. Dieser Prozess lässt sich dadurch etwas weiter synthetisieren. Effektives Knowledge Management besteht in der Regel aus drei Hauptschritten:
- Wissenserstellung: In diesem Schritt identifizieren und dokumentieren Unternehmen vorhandenes oder neues Wissen, das sie im Unternehmen verbreiten wollen.
- Wissensspeicher: In dieser Phase wird in der Regel ein informationstechnisches System verwendet, um das Wissen der Organisation zu verteilen. Informationen müssen möglicherweise in einer bestimmten Weise formatiert werden, um die Anforderungen dieses Repository zu erfüllen.
- Wissensaustausch: In dieser letzten Phase werden die Verfahren zum Wissensaustausch im gesamten Unternehmen bekannt gemacht. Die Geschwindigkeit, mit der sich Informationen verbreiten, hängt von der Unternehmenskultur ab. Unternehmen, die dieses Verhalten fördern und belohnen, haben mit Sicherheit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen in ihrer Branche.
Es gibt eine Reihe von Instrumenten, die Unternehmen einsetzen, um die Vorteile des Knowledge Managements zu nutzen. Beispiele für Knowledge Management können einschließen:
- Dokumentmanagementsysteme fungieren als zentrales Speichersystem für digitale Dokumente wie PDFs, Bilder und Textverarbeitungsdateien. Diese Systeme verbessern die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter, indem sie ein einfaches Abrufen von Dokumenten, z. B. gesammelte Erfahrungen, ermöglichen.
- Content-Management-Systeme (CMS) sind Anwendungen zur Verwaltung von Webinhalten, mit denen Endbenutzer Inhalte bearbeiten und veröffentlichen können. Diese werden häufig mit Dokumentenmanagementsystemen verwechselt, aber CMS können auch andere Medientypen wie Audio und Video unterstützen.
- Intranets sind private Netze, die nur innerhalb eines Unternehmens existieren und die gemeinsame Nutzung von Funktionen, Tools und Prozessen durch die internen Beteiligten ermöglichen. Sie können zwar zeit- und kostenaufwändig in der Wartung sein, bieten aber eine Reihe von Groupware-Diensten, wie z. B. interne Verzeichnisse und Suchfunktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern.
- Wikis können aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit ein beliebtes Instrument für das Knowledge Management sein. Sie erleichtern das Hochladen und Bearbeiten von Informationen, aber diese Einfachheit kann zu Bedenken über Fehlinformationen führen, da die Arbeitnehmer sie mit falschen oder veralteten Informationen aktualisieren könnten.
- Data Warehouses fassen Daten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen, zentralen und konsistenten Datenspeicher zusammen, um Datenanalyse, Data-Mining, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zu unterstützen. Die Daten werden aus diesen Beständen extrahiert, sodass die Unternehmen daraus Erkenntnisse ableiten können und die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Knowledge-Management-Lösungen können zwar bei der Erleichterung des Wissenstransfers zwischen Teams und Einzelpersonen hilfreich sein, doch hängen sie auch von der Benutzerakzeptanz ab, um positive Ergebnisse zu erzielen. Folglich sollten Unternehmen den Wert der menschlichen Elemente, die den Erfolg des Knowledge Managements ermöglichen, nicht unterschätzen.
- Unternehmenskultur: Die Managementpraktiken wirken sich auf die Art des Unternehmens aus, das von den Führungskräften geleitet wird. Manager können lernende Unternehmen aufbauen, indem sie das Verhalten ihrer Teams beim Wissensaustausch belohnen und fördern. Diese Art der Führung schafft die Grundlage dafür, dass Teams einander vertrauen und offener kommunizieren, um Geschäftsergebnisse zu erzielen.
- Communities of Practice: Kompetenzzentren für bestimmte Fachgebiete bieten den Mitarbeitern ein Forum, um Fragen zu stellen, was das Lernen und den Wissenstransfer erleichtert. Auf diese Weise erhöhen Unternehmen die Anzahl der Fachexperten in einem bestimmten Bereich des Unternehmens und verringern die Abhängigkeit von bestimmten Personen bei der Ausführung bestimmter Aufgaben.
Ausgestattet mit den richtigen Instrumenten und Strategien haben sich Knowledge-Management-Praktiken in bestimmten Anwendungsbereichen als erfolgreich erwiesen, z. B.:
- Onboarding von Mitarbeitern: Knowledge-Management-Systeme helfen bei der Bewältigung der enormen Lernkurve für neue Mitarbeiter. Anstatt neue Mitarbeiter in den ersten Wochen mit einem „Datenspeicherauszug“ zu überhäufen, sollten Sie sie kontinuierlich mit Wissenswerkzeugen unterstützen, die ihnen jederzeit nützliche Informationen liefern Erfahren Sie mehr dazu.
- Alltägliche Aufgaben der Mitarbeiter: Ermöglichen Sie es jedem Mitarbeiter, Zugang zu genauen Antworten und wichtigen Informationen zu haben. Der Zugang zu hochrelevanten Antworten zur richtigen Zeit für die richtige Person ermöglicht es den Mitarbeitern, weniger Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen und mehr Zeit für Aktivitäten zu haben, die das Geschäft voranbringen. Erfahren Sie mehr dazu.
- Selbstbedienungs-Kundenservice: Kunden geben immer wieder an, dass sie lieber selbst eine Antwort finden, als zum Telefon zu greifen und den Kundenservice anzurufen. Wenn es gut gemacht ist, hilft ein Knowledge Management System den Unternehmen, die Kosten für den Kundensupport zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Erfahren Sie mehr dazu.
Unternehmen profitieren von einer Reihe von Vorteilen, wenn sie Knowledge-Management-Strategien anwenden. Einige wichtige Vorteile beinhalten:
- Identifizierung von Kompetenzlücken: Wenn Teams eine relevante Dokumentation über implizites oder tazites Wissen erstellen oder explizites Wissen konsolidieren, kann dies Lücken in den Kernkompetenzen der Teams aufzeigen. Dies liefert dem Management wertvolle Informationen, um neue Organisationsstrukturen zu schaffen oder zusätzliche Ressourcen einzustellen.
- Fundiertere Entscheidungen treffen: Knowledge-Management-Systeme rüsten Einzelpersonen und Abteilungen mit Wissen aus. Durch die Verbesserung des Zugriffs auf aktuelles und historisches Unternehmenswissen können Ihre Teams sich weiterbilden und informationsgesteuerte Entscheidungen treffen, die die Unternehmensziele unterstützen.
- Erhalt des Unternehmenswissens: Was würde Ihr Unternehmen tun, wenn Ihre kompetentesten Mitarbeiter morgen ausscheiden würden? Durch internes Knowledge Management können Unternehmen ein organisatorisches Gedächtnis schaffen. Machen Sie das Wissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter und anderer Experten für Ihr gesamtes Team zugänglich.
- Effiziente Geschäftsabläufe: Knowledge-Management-Systeme schaffen einen zentralen Ort, an dem Wissensarbeiter relevante Informationen schneller finden können. Dies wiederum reduziert den Zeitaufwand für Recherchen, was zu schnelleren Entscheidungen und Kosteneinsparungen durch effiziente Geschäftsabläufe führt. Eine höhere Produktivität spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Kosten.
- Verstärkte Collaboration und Kommunikation: Knowledge-Management-Systeme und Organisationskulturen wirken zusammen, um Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen. Diese Informationssysteme sorgen für mehr Transparenz unter den Arbeitnehmern und schaffen ein besseres Verständnis und eine bessere Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Engagierte Führung und offene Kommunikation schaffen ein Umfeld, in dem die Teams Innovation und Feedback annehmen können.
- Datensicherheit: Knowledge-Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen, die Berechtigungskontrolle, die Sichtbarkeitskontrolle und den Grad der Dokumentensicherheit anzupassen, um sicherzustellen, dass Informationen nur über die richtigen Kanäle oder mit ausgewählten Personen geteilt werden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, selbständig, sicher und vertrauensvoll auf Wissen zuzugreifen.