Was ist HR-Automatisierung? 

Bei der HR-Automatisierung werden Software und Algorithmen eingesetzt, um Tätigkeiten zu erledigen, die zuvor von HR-Fachleuten manuell durchgeführt wurden. Dazu gehören die Dateneingabe für die Bewerberverfolgung, die Erstellung von Stellenausschreibungen, das Onboarding von neuen Mitarbeitern, Offboarding-Protokolle und die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Es ermöglicht einen datenbasierten Ansatz für Talentakquise, Mitarbeiterförderung und -bindung, der darauf abzielt, Verzerrungen abzubauen und die Erfahrungen von Arbeitssuchenden und Mitarbeitern zu verbessern.

Mithilfe von Automatisierung, künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) können Unternehmen ihre HR-Prozesse mit weniger manuellen Aufgaben rationalisieren. Die neuesten KI-Technologien, die im Zusammenhang mit der HR-Automatisierung eingesetzt werden, sind KI-Assistenten und KI-Agenten. KI-Assistenten sind fortschrittliche KI-Modelle, die in der Lage sind, neue Inhalte zu erstellen, und KI-Agenten sind so konzipiert, dass sie innerhalb eines definierten Umfangs im Namen des Benutzers autonom agieren.

Agentische KI-Agenten können dazu beitragen, den administrativen Arbeitsaufwand für HR-Mitarbeiter zu reduzieren, was zu weniger Fehlern, mehr Effizienz, Gewährleistung von Konsistenz und einer Verbesserung der gesamten Mitarbeitererfahrung führt. Diese Funktionen ermöglichen es den Personalverantwortlichen, sich auf die wirklich menschlichen Aspekte des Personalwesens zu konzentrieren, wie z. B. die Gestaltung der Unternehmenskultur, die Förderung der Mitarbeitermobilität und strategische Wachstumsentscheidungen.

Die Fortschritte sowohl in der generativen als auch in der agentischen KI können die Automatisierung erheblich verbessern, die Reaktionsfähigkeit verbessern, den manuellen Aufwand verringern und die Genauigkeit der HR-Prozesse erhöhen. Diese Tools gehen jedoch mit der Verantwortung einher, sie ethisch und transparent umzusetzen, den Datenschutz zu respektieren und Verzerrungen zu minimieren.

Bei der Automatisierung von HR-Prozessen geht es um mehr als nur Zeitersparnis. Durch den Einsatz von HR-Automatisierung – oder sogar Hyperautomatisierung, die mehrere Technologien und Tools zusammenführt – erhalten HR-Experten wertvolle Daten und Erkenntnisse nahezu in Echtzeit. Diese Methode hilft Fachleuten, fundierte Entscheidungen inmitten der sich verändernden wirtschaftlichen, technologischen und arbeitsrechtlichen Landschaft zu treffen.

Mit der zunehmenden Verbreitung von künstlicher Intelligenz (KI) und intelligenter Automatisierung in verschiedenen Branchen und bei den Qualifikationen der Mitarbeiter ist die Notwendigkeit der HR-Automatisierung noch wichtiger geworden.

Neuere technologische Fortschritte, wie KI-Assistenten und KI-Agenten, automatisieren weiterhin HR-Prozesse, erledigen Aufgaben für einen Benutzer und bewerten die Bedürfnisse des Benutzers anhand einer ersten Eingabeaufforderung. Dank der Automatisierung verfügen HR-Teams jetzt über automatisierte Workflows und die notwendigen Informationen für datengestützte Entscheidungsfindung in Echtzeit. Automatisierungstools können umfassende Dashboards bieten, die Mitarbeiterinformationen sicher speichern und verwalten, ohne dass die manuelle Arbeit erforderlich ist, die mit solchen Dashboards verbunden ist.

Unternehmen unterliegen ständig großen Veränderungen. Laut einer globalen Studie des IBM Institute for Business Value (IBV) schätzen Führungskräfte, dass 40 % ihrer Belegschaft aufgrund der Implementierung von KI und Automatisierung umgeschult werden müssen. Dieser Umschulungsprozess wird voraussichtlich in den nächsten drei Jahren stattfinden. Diese Verlagerung wird als Erweiterung der Beschäftigungsmöglichkeiten betrachtet.

87 % der Befragten gaben an, dass Mitarbeiterrollen durch generative KI eher erweitert als ersetzt werden, wobei die Auswirkungen je nach Jobfunktion variieren.

Die Personalabteilungen sind wegweisend, wenn es darum geht, die bedeutenden Veränderungen in der Wirtschaft, auf dem Arbeitsmarkt und in der Technologie zu bewältigen. Talentmangel und steigende Kosten sind allgegenwärtig, und KI-Tools und andere technologische Fortschritte versprechen einen beschleunigten digitalen Wandel. HR-Teams stehen vor der Herausforderung, die berufliche Mobilität ihrer Mitarbeiter zu managen und in diesem komplexen Kontext für angemessene Ressourcen zu sorgen. Hier finden Sie einige Vorteile, die HR-Automatisierungssoftware bei der Bewältigung der Herausforderungen, mit denen Personalabteilungen konfrontiert sind, bieten kann.

HR-Automatisierungssoftware minimiert die Zeit, die Personalverantwortliche für Routineaufgaben wie Dateneingabe, Bewerberverfolgung, bezahlte Freistellung (PTO), Überstundenverwaltung und die Erfassung von Leistungen für neue Mitarbeiter aufwenden müssen. Sie ermöglicht es HR-Teams, komplexe personalbezogene Herausforderungen zu bewältigen und für das gewünschte persönliche Engagement zu sorgen.

HR-Technologien wie die Automatisierung tragen dazu bei, Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten und verbessern die Mitarbeitererfahrung, die Zufriedenheit und die Bindungsraten. Die HR-Automatisierung unterstützt ein Unternehmen auch dabei, mit der gestiegenen Nachfrage infolge eines schnellen Wachstums umzugehen.

Agentische KI-Agenten können Überprüfungen beschleunigen, indem sie tiefer in Daten eindringen und HR-Mitarbeitern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen oder die Arbeit zu rationalisieren. Agenten können zum Beispiel dabei helfen, die Ergebnisse von Rekrutierungsbemühungen zu analysieren, sodass Recruiter und Personalverantwortliche ihre erfolgreichsten Strategien zur Kontaktaufnahme identifizieren und verfeinern können.

Ein weiteres zeitsparendes Tool ist die Verwendung von KI zur Auswahl aus einem vorgefertigten Katalog von Fähigkeiten zur Ausführung von Aufgaben, die speziell für die Personalabteilung bestimmt sind, und die Integration mit den Apps, auf die sich die Personalabteilung bereits verlässt. Mit der Verarbeitung natürlicher Sprache können Tools erstellt werden, die Interaktionen und die Datenerfassung beschleunigen.

HR-Teams nutzen die HR-Automatisierung, um ihre Arbeit an der allgemeinen Unternehmensstrategie auszurichten. Durch die Generierung von Daten, Erkenntnissen und Analysen können HR-Experten mit Hilfe der HR-Automatisierung Trends erkennen, datengestützte Entscheidungen treffen und effektive HR-Strategien formulieren. KI-Agenten können den ersten Screening-Prozess automatisieren, indem sie Lebensläufe anhand von Stellenkriterien bewerten, Bewerber ordnen und identifizieren, die den Anforderungen am besten entsprechen.

Dieser Ansatz kann die Entwicklung von Hypothesen auf der Grundlage von Mitarbeiter-Listening-Systemen und das Sammeln von Erkenntnissen über Remote-Arbeit mithilfe fortschrittlicher Datenkorrelationen umfassen, die Kultur-Entscheidungen vorantreiben können. Dazu gehört auch der Einsatz fortschrittlicher Analysen, um interne Produkte zu entwerfen und bereitzustellen, die die Erfahrungen der Mitarbeiter verbessern. Evidenzbasierte Produkte wie diese, die durch Daten ermöglicht werden, die ein Nebenprodukt der Automatisierung sind, liefern einen geschäftlichen Nutzen und sichern den Personalabteilungen einen Platz am Strategietisch des Unternehmens.

Die HR-Automatisierung unterstützt den bereits stattfindenden Wechsel von der traditionellen jährlichen Leistungsbeurteilung zum kontinuierlichen Leistungsmanagement. Echtzeit-Feedback, Zielverfolgung und agile Leistungsgespräche unterstützen HR-Teams durch Automatisierungstools und fördern die laufende Leistungsverbesserung und Talententwicklung.

Burnout und Fluktuation in HR-Teams können reduziert werden, indem mühsame Aufgaben ausgelagert werden, sodass sich HR-Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren können, die sie gerne tun möchten und für die sie ausgebildet wurden. Diese größere Zufriedenheit kann eine unterstützende und erfolgreiche Personalarbeit fördern.

KI ist eine disruptive Technologie, die einige Herausforderungen mit sich bringt, die Unternehmen im Auge behalten sollten.

Kulturwandel: HR-Experten spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Talentpipelines und bei der Schulung von Mitarbeitern für wertschöpfende Positionen, sodass Unternehmen auch in Zeiten technologischer Veränderungen wettbewerbsfähig bleiben. Wenn IT-Teams jedoch die Gelegenheit ergreifen, Initiativen zur HR-Automatisierung zu überwachen, besteht die Gefahr, dass HR-Experten durch Automatisierung aus ihren Rollen gedrängt werden.

Die Society for Human Resources Management betont, dass das Verständnis und die Nutzung der Möglichkeiten der Automatisierung über den Fortschritt oder die Marginalisierung von Personalfachleuten entscheiden können.¹ Durch den Einsatz von Automatisierungssoftware zur Verringerung des Zeitaufwands für die routinemäßige Dateneingabe können sich Personalfachleute auf die Bewältigung dieser bedeutenden externen Veränderungen konzentrieren.

Cybersicherheit: KI ist anfällig für Hackerangriffe, insbesondere in der Trainingsphase, wenn Algorithmen für maschinelles Lernen erstellt werden. Data-Poisoning-Angriffe bringen bösartigen Code oder schädliche Informationen in die Trainingssätze, wodurch unzählige Durchläufe maschineller Lernmodelle und letztlich auch das Unternehmensnetz infiziert werden können. Führungskräfte können mit IT-Abteilungen und Security Operation Centers (SOCs) zusammenarbeiten, um Pläne zu erstellen, die KI-Projekte während ihres gesamten Lebenszyklus schützen.

Datenschutz für Mitarbeiter: Der Einsatz von KI zur Optimierung von Prozessen und zur Leistungsbewertung könnte Bedenken hervorrufen. Unternehmen können den Schutz der Mitarbeiterdaten ernst nehmen und den Datenschutz in einer Datenverwaltungsstrategie berücksichtigen, bevor KI-Systeme zur Erfassung und Analyse personenbezogener Daten eingesetzt werden. Die Personalabteilung kann Mitarbeiter warnen, welche Daten für KI-Systeme erfasst und verwendet werden. Die Schaffung oder Nutzung eines KI-Systems, das auf Transparenz basiert, ist ein erster Schritt, um Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auszuräumen.

Integration: Einige eigenständige HR-Programme können sich nur schwer in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Wenn die erfassten Daten hingegen nicht vollständig integriert sind, kann dies zu mehreren Datenwerten führen, die nicht übereinstimmen.

Umschulung: KI und Automatisierung können bestimmte Arten von Arbeiten eliminieren, die traditionell von Menschen erledigt werden, und sich auf die Rollen einiger Mitarbeiter auswirken könnten. Stellen Sie sich dieser Herausforderung mit einem Plan zur Umschulung von Talenten und zur Umstrukturierung von Aufgabenbereichen.

Zeit bis zur Implementierung: Die Automatisierung eines jeden HR-Prozesses erfordert eine anfängliche Investition in die Konfiguration eines Automatisierungssystems, die Migration von Daten, die Analyse von Prozessen und deren Neugestaltung, um die Automatisierung zu verbessern. Vor der unternehmensweiten Bereitstellung kann sich ein HR-Team, das die Automatisierung einführt, mit den neuen Tools vertraut machen und anschließend Tests und Fehlerbehebungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung optimal funktioniert. Wenn jedoch alles gut läuft, haben die Teams, die die Automatisierung einsetzen, die Grundlage für langfristige Zeiteinsparungen gelegt.

HR-Automatisierungssysteme umfassen Funktionen zur Nachverfolgung von Bewerbern, zur Verwaltung von Leistung, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung sowie Self-Service-Portale für Mitarbeitende. Fortschritte in der künstlichen Intelligenz können jedoch die Fähigkeiten von HR-Tools verbessern. Beispiele für HR-Automatisierung sind:

Die Verwaltung von Sozialleistungen und Ansprüchen der Mitarbeiter, einschließlich Krankenversicherung, Rente, Pension und Urlaub, kann für HR-Teams einen enormen Verwaltungsaufwand bedeuten. Tools für die Verwaltung von Sozialleistungen können die Daten der Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform zentralisieren, sodass sie für alle sichtbar sind. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt ermöglichen, wird der Verwaltungsaufwand der Personalabteilung minimiert. Unternehmen können die von diesen Tools gesammelten Daten nutzen, um Ausgaben und Budgets für Sozialleistungen in Zukunft besser zu verwalten. Einige Tools bieten sogar Analysen zur Gesundheitsversorgung, um Arbeitgebern bei der Entscheidungsfindung zu helfen und die Einhaltung von Vorschriften wie dem Affordable Care Act sicherzustellen.

Self-Service-Portale für Mitarbeiter sind zentralisierte Online-Websites oder Gateways, über die Mitarbeiter Informationen abrufen und Transaktionen durchführen können. Über Self-Service-Portale können Mitarbeiter auf persönliche Daten zugreifen und diese aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaub beantragen und HR-Richtlinien und -Ressourcen einsehen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche verringert. Laut Forbes haben sich „Self-Service-Portale in einigen Bereichen immer mehr durchgesetzt, vom Kundenservice bis zum Gesundheitswesen und mehr. Sie haben ebenfalls eine wichtige Rolle am Arbeitsplatz eingenommen, obwohl viele Unternehmen diese Technologie noch nicht angenommen haben.“²Self-Service- Portale sind eine Möglichkeit, den Wünschen der Mitarbeiter nach einfacherem Zugang und Transparenz nachzukommen.

Eine häufige Beschwerde über den Einstellungsprozess ist, dass er langsam ist. KI-Agenten und -Assistenten können helfen, das Tempo zu beschleunigen, indem sie den Managern helfen, jeden potenziellen Mitarbeiter automatisch zu betreuen. Diese Technik ermöglicht es ihnen, beispielsweise Benachrichtigungen zu erhalten, wenn sich ein Bewerber auf eine offene Stelle bewirbt.

Ein unternehmensweites Bewerberverfolgungssystem kann jeden Teil des Rekrutierungsprozesses beeinflussen. Von der Unterstützung von Arbeitgebern bei der Ausschreibung offener Stellen über die Erfassung von Lebensläufen – die Erstellung einer Auswahlliste von Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten der engeren Wahl, die Verwaltung des Vorstellungsgesprächs und die Ausdehnung von Angeboten auf ausgewählte Kandidaten.

Bei jedem Schritt des Recruiting-Prozesses, von der Einstellung bis zum Onboarding, kann KI Managern helfen, Zeit zu sparen und Top-Talente besser zu erreichen. So können Manager beispielsweise generative KI-Tools dazu veranlassen, maßgeschneiderte Nachrichten zu erstellen, die automatisch an jeden Bewerber gesendet werden. Diese Nachrichten können das Engagement fördern und die Kandidaten im Einstellungsprozess voranbringen.

KI kann Unternehmen auch dabei helfen, kurzfristige und befristete Stellen schnell zu besetzen. Durch den Einsatz von Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache können KI-Tools für die Personalabteilung manuelle Beschaffungsaufgaben automatisieren und so Zeit sparen. KI-Tools können Managern zum Beispiel dabei helfen, die Anforderungen von Stakeholdern zusammenzustellen. Arbeiten Sie dann innerhalb eines Lieferantenmanagementsystems (VMS), um eine Anfrage bei Lieferanten zu öffnen, potenzielle Auftragnehmer zu finden und Vorstellungsgespräche mit Personalverantwortlichen zu vereinbaren.

Unternehmen können sicherstellen, dass sie in Übereinstimmung mit den lokalen, staatlichen, bundesstaatlichen und internationalen Vorschriften arbeiten. Diese Compliance kann alles bedeuten, von der pünktlichen Zahlung von Steuern über die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften und die Sicherheit am Arbeitsplatz bis hin zur Sicherstellung, dass alle Lizenzen, Genehmigungen und Zertifizierungen auf dem neuesten Stand bleiben.

Wenn Fristen oder Verfallstermine drohen, können Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen. Und da Unternehmen zunehmend Prozesse zur digitalen Transformation einleiten und sich immer stärker auf Bereiche mit unklarer Rechtslage wie künstliche Intelligenz (KI), Cloud Computing, 5G und das Internet der Dinge (IoT) verlassen, werden neue Compliance-Vorschriften und -Probleme auftauchen. Die Automatisierung der Compliance, wann immer dies möglich ist, verringert den Verwaltungsaufwand eines HR-Teams und reduziert menschliche Fehler erheblich. Diese Automatisierung optimiert nicht nur die HR- Workflows, sondern ermöglicht es den HR-Abteilungen auch, Daten zur Optimierung zu verfolgen und zu analysieren.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter erfordert das Senden und Empfangen signierter Dokumente, die Gewährung von Softwarezugriff, das Stellen von Geräteanfragen, das Einreichen von Steuerdokumenten und das Einrichten von Tools. Und die neuen Mitarbeiter in ihr Team einzuführen und ihnen alles zu geben, was sie brauchen, um ihre neue Rolle selbstbewusst zu beginnen. Ein System zur Onboarding-Automatisierung kann kann den Zugang zu IT-Ressourcen und Workflows für automatische Benachrichtigungen einrichten, beispielsweise für Push-Benachrichtigungen und -Genehmigungen. Es kann elektronisch signierte Formulare erfassen und offizielle PDF-Dokumente generieren. Es kann den Mitarbeitern Geräte zur Verfügung stellen, ohne dass sie auf den IT-Support warten müssen, und eine nahtlose Anmeldung bei Sozialleistungsplänen gewährleisten.

KI kann den Prozess der Informationserfassung reibungsloser und persönlicher gestalten. KI-gestützte Chatbots können neue Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess führen, Fragen beantworten, Informationen bereitstellen und Erinnerungen an wichtige Dokumente senden, wodurch zeitaufwändige Aufgaben reduziert und die Erfahrung neuer Mitarbeiter verbessert wird.

Darüber hinaus kann die HR-Automatisierung beim Offboarding helfen, indem sie automatisch den IT-Zugang entzieht und die Austrittsgespräche der Mitarbeiter plant.

Die Berücksichtigung der Mitarbeiterbedürfnisse ist der Schlüssel zur Verbesserung des Engagements und der Produktivität. Doch das Navigieren durch komplexe Unternehmensrichtlinien und HR- und IT-Supportprozesse kann manchmal dazu führen, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, Antworten zu finden – was zu Frustration und Zeitverschwendung führt. KI-gestützte HR-Chatbots können dazu beitragen, Mitarbeitern schnelle Antworten und Self-Service-Support zu bieten.

Ein HR Chatbot, der natürliche Sprachverarbeitung und maschinelles Lernen nutzt, kann verstehen, kommunizieren und sogar Aktionen automatisieren, um Bewerber und Mitarbeiter zu unterstützen. Ein intelligenter HR-Bot kann zum Beispiel häufig gestellte Fragen beantworten, Lernressourcen vorschlagen und Mitarbeitern dabei helfen, Urlaubstage zu beantragen oder ihren verbleibenden Urlaubssaldo zu überprüfen. Chatbot-Plattformen können auch Erinnerungen bereitstellen, Umfragen durchführen und Feedback sammeln, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.

Durch die Erfassung von Produktivitätsdaten für Einzelpersonen, Teams und Organisationen kann ein Performance-Management-Tool diese Daten dann in übersichtlichen Vorlagen an einem zentralen Ort darstellen. Diese Daten bieten Personalabteilungen und Managern Einblicke in die Workload der Mitarbeiter und ermöglichen es ihnen, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, Delegation, Schulung, Unterstützung und Beförderung der Mitarbeiter zu treffen, die sie betreuen.

Wenn die Personalabteilung einen neuen Mitarbeiter einarbeitet, eine neue Unternehmensrichtlinie einführt oder Schulungen initiiert, damit die Mitarbeiter die Vorschriften einhalten, können Lernmanagementsysteme helfen. Diese Softwareplattformen automatisieren die Bereitstellung von Online-Kursen und die Verfolgung der Fortschritte der Mitarbeiter.

KI kann personalisierte Trainingsmodule empfehlen. Durch die Analyse der Daten jedes einzelnen Mitarbeiters, z. B. seiner Fähigkeiten und Vorlieben, kann KI das Training auf die persönlichen Ziele abstimmen. KI hat auch das Potenzial, Personalmanagern dabei zu helfen, versteckte Talente zu erkennen oder Mitarbeiter zu identifizieren, die für eine Beförderung bereit sind.

Einige HR-Automatisierungstools erfassen die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Kapazitäten optimal auszulasten und sicherzustellen, dass sie über genügend Personal verfügen, um Wachstumschancen zu nutzen. Wo früher HR-Teams Urlaubs- und Anwesenheitszeiten manuell in Tabellenkalkulationen eingegeben haben, können sie heute mit neuen Softwarelösungen zur Anwesenheitsverfolgung Arbeitszeitnachweise und Urlaubsanträge prüfen und genehmigen. Sie können jetzt schnell verfügbare Urlaubstage berechnen, Teammitglieder benachrichtigen, wenn ein Kollege nicht im Büro ist, und Trends bei den Fehlzeiten von Mitarbeitern analysieren, um Burnout zu vermeiden.

Angesichts der schnellen und kontinuierlichen Veränderungen in der Technologie – insbesondere bei der KI – kann es schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für die Automatisierung des Personalwesens oder den Wechsel zu einem leistungsfähigeren System zu finden. Auch andere Aktualisierungen oder neue IT-Lösungen erfordern möglicherweise eine detaillierte Planung für die Integration. In Anbetracht dessen finden Sie hier einige potenzielle Auslöser für den Einstieg in die HR-Automatisierung oder eine anspruchsvollere HR-Automatisierung.

Die Personalabteilung bringt unterdurchschnittliche Leistungen: Wenn die wichtigsten Funktionen der Personalabteilung vereinbart und verstanden wurden, wie gut schneidet das Team ab? Verzögerungen oder Ineffizienzen bei der Einstellung, dem Onboarding, der Berichterstellung oder der Gehaltsabrechnung wären Warnsignale, dass eine Änderung erforderlich ist.

Schnelles Unternehmenswachstum: Wenn neue Mitarbeiter schneller eingestellt werden, als die Personalabteilung damit umgehen kann, verlangsamen zu viele Anforderungen die Effektivität des Unternehmens oder die Ausbildung verzögert sich. Dann könnte die Personalabteilung die HR-Automatisierung in Betracht ziehen, um das Tempo zu erhöhen.

Budgets sind begrenzt: Wenn die Zahl der Neueinstellungen begrenzt ist, kann die Verlagerung manueller Tätigkeiten auf die Automatisierung der Personalverwaltung dazu beitragen, die Arbeitsanforderungen mit einem begrenzten Personalbestand zu bewältigen. Wenn sich die Personalabteilung um die Mitarbeiter kümmert, beugt sie nicht nur einem Burnout vor, sondern kann auch dazu beitragen, das verfügbare Budget zu schonen.

Risiko der Nichteinhaltung von Prüfungsvorschriften: Wenn die vorgeschriebenen Aufzeichnungspraktiken nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, kann das Unternehmen in Gefahr sein – und ein automatisierteres und zuverlässigeres System könnte die Antwort sein.

Ein systematischer Ansatz zur HR-Automatisierung umfasst häufig diese Schritte.

Zunächst identifiziert das HR-Team manuelle Verwaltungsaufgaben und andere HR-Prozesse, die automatisiert werden können. Sie können alle umständlichen und sich wiederholenden Aufgaben in den Bereichen Rekrutierung, Onboarding, Talent Management, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Verwaltung von Sozialleistungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung und mehr suchen. Robotic Process Automation (RPA) kann bei der Auslagerung sich wiederholender Aufgaben helfen.

Als Nächstes folgt die Recherche. Das Prüfteam kann Softwarepakete zur Personalautomatisierung vergleichen und sich für eine Ausgabe entscheiden. Oder stellen Sie die Software der Unternehmensführung vor und bitten Sie um die Genehmigung des Budgets. Die Auswahl der HR-Automatisierungstools kann von spezialisierter HR-Software für bestimmte Aufgaben und Anwendungsfälle reichen. Zu integrierten Human Capital Management (HCM) -Systemen, die mehrere HR-Funktionen umfassen, einschließlich der Automatisierung der Personalbeschaffung, Schulung und Managementplanung.

Nach der Auswahl des Automatisierungstools kann das Team die neue Software ausrollen und in bestehende HR-Systeme integrieren. Wie z. B. ein Human Resources Information System (HRIS), ein Gehaltsabrechnungssystem, ein System zur Erfassung von Sozialleistungen oder ein System zur Verfolgung von Bewerbern, um einen nahtlosen Datenfluss und eine Synchronisierung zu gewährleisten.

Sobald das neue Automatisierungstool eingerichtet ist, ist das HR-Team nicht mehr für die manuelle Dateneingabe verantwortlich. Sie können nun automatisch relevante Mitarbeiterdaten wie personenbezogene Daten, Leistungskennzahlen, Anwesenheitslisten und Schulungsdaten erfassen und speichern. Damit dies gelingt, müssen die HR-Teams die Einhaltung der Vorschriften, der Ethik und des Datenschutzes für diese Daten sicherstellen, die auch als Grundlage für künftige prädiktive Analysen, Berichte und Optimierungsentscheidungen dienen werden.

Nachdem eine Automatisierung ausgeführt wurde, kann das Team sie überprüfen, um sicherzustellen, dass das neue Tool oder die Prozessautomatisierung den Mitarbeitern den maximalen Nutzen bietet. Ein Audit der eingesetzten Automatisierung zeigt Bereiche auf, in denen Erweiterungen, Rationalisierungen oder andere Verbesserungen möglich sind.

Wenn die Datenübertragung beginnt, lassen die Erkenntnisse nicht lange auf sich warten. Automatisierungsanalysen können genutzt werden, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und Empfehlungen an die Unternehmensführung zu unterbreiten. Analysen können Personalverantwortlichen dabei helfen, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu überwachen und die Effektivität von Personalprogrammen und -richtlinien zu bewerten. Und identifizieren Sie Trends mit bedeutsamen geschäftlichen Auswirkungen, die dann der C-Suite zur Investition zur Kenntnis gebracht werden können.

Die HR-Automatisierung erfordert regelmäßige Wartung, Aktualisierungen und Systemprüfungen, um Datengenauigkeit, Sicherheit und optimale Leistung zu gewährleisten. Dieser Prozess kann die Überwachung von Datenintegrationen, die Anwendung von Management-Software-Patches und die Behebung auftretender Probleme umfassen.

Für HR-Teams und -Mitarbeiter kann es mühsam sein, sich durch die lange Liste der auf dem Markt erhältlichen HR-Automatisierungssoftware zu arbeiten, von denen jede eine einzelne HR-Aufgabe oder -Aktion abdeckt. Ein Fortschritt, der sich abzeichnet, ist die Integration dieser Tools in eine einzige Plattform.

In Zukunft werden HR-Automatisierungslösungen, einschließlich watsonx Orchestrate®, eine umfassende HR-Lösung für die Automatisierung aller HR-Funktionen bieten. Diese Lösungen könnten Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement, Gehaltsabrechnung, Leistungen und Analysen umfassen – eine zentrale Anlaufstelle für die gesamte Personalautomatisierung. Dies kann einen nahtlosen Datenfluss für vorausschauende Analysen ermöglichen.

Jüngste Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens ermöglichen es HR-Teams, noch mehr manuelle Aufgaben auszulagern und gleichzeitig eine stärkere Personalisierung aus der Sicht des Mitarbeiters zu bieten. Während KI-gesteuerte Chatbots den Mitarbeitern bereits rund um die Uhr Unterstützung bei Personalfragen bieten, können virtuelle Assistenten bereits Routineaufgaben automatisieren. Neue Fortschritte in der Stimmungsanalyse können es Bots ermöglichen, die Mitarbeiterzufriedenheit in der gesamten Kommunikation zu messen.

Fortgeschrittene Analysen und prädiktive Modellierung könnten HR-Teams helfen, die Fluktuation besser vorherzusagen und Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu identifizieren. Fortschritte bei der Verarbeitung natürlicher Sprache könnten den Umgang der Mitarbeiter mit diesen Tools sogar noch nahtloser machen.

Mit der Zunahme von Remote-Arbeit, hybrider Arbeit und mobilen Mitarbeitern wird die Personalautomatisierung den Bedürfnissen dezentral aufgestellter Teams gerecht. Mobile Apps und cloudbasierte Plattformen bieten nahtlosen Zugriff auf HR-Systeme, Self-Service-Portale und Kollaborationstools und sorgen so für ein konsistentes HR-Erlebnis unabhängig vom Standort.

Da die HR-Automatisierung immer stärker auf KI angewiesen ist, können HR-Experten den ethischen Einsatz von KI gewährleisten und Mitarbeiterdaten schützen. Personalabteilungen müssen robuste Data-Governance-Praktiken etablieren, Fairness und Transparenz bei KI-Algorithmen gewährleisten und Datenschutzbestimmungen einhalten.

Die weltweite COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, sich mit dem Wohlbefinden und der psychischen Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu befassen, und dies hat für Arbeitnehmer und Bewerber eine hohe Priorität. Chatbots und virtuelle Assistenten können Ressourcen, Leitfäden zur Selbsthilfe und Zugang zu Diensten zur Unterstützung der psychischen Gesundheit bereitstellen und so das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter fördern.