Es gibt drei Arten von ERP-Softwaresystemen: vor Ort installierte Systeme, cloudbasierte Systeme und Hybrid-Systeme. Sie alle unterscheiden sich voneinander und haben ihre Vor- und Nachteile, abhängig von den Geschäftsanforderungen und dem ERP-Ansatz. Jedes dieser ERP-Softwaresysteme kann einem Unternehmen bei der Entscheidungsfindung und der Verbesserung der Rentabilität helfen.

Vor Ort installiertes ERP: Diese Software, die auch als On-Premises-ERP bezeichnet wird, wird vor Ort bereitgestellt und meist unternehmensintern oder durch das Unternehmen selbst kontrolliert. Ein Unternehmen würde sich für diese Option entscheiden, wenn es die volle Kontrolle über die ERP-Software und die Sicherheit haben möchte. Wenn Sie sich für diese ERP-Softwareoption entscheiden, benötigen Sie eine dedizierte IT-Ressource vor Ort, die sich um die Wartung der Technik und der Anwendungen kümmert.

Cloudbasiertes ERP: Das cloudbasierte ERP-System, oft auch als Software-as-a-Service oder SaaS bezeichnet, bedeutet, dass eine externe Lösung die ERP-Software in der Cloud verwaltet. Durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen kann dieses flexible System die Automatisierung optimieren und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Unternehmensdaten auf jedem Gerät über das Internet zu durchsuchen. IBM, Infor, Microsoft, Oracle und SAP bieten neue ERP-Lösungen an.

Es handelt sich aufgrund der Skalierbarkeit, Agilität und geringeren Kosten um ein beliebtes Modell für ERP-Software. Der größte Nachteil ist das Sicherheitsrisiko, das Sie eingehen, wenn Sie sich auf einen ERP-Anbieter verlassen. Die Daten Ihres Unternehmens sind sensibel und erfordern einen sorgfältigen Umgang.

Hybrides ERP: Dieses System ist für Unternehmen geeignet, die sowohl die Vorteile eines vor Ort implementierten als auch eines SaaS-Modells nutzen möchten, um ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Bei diesem Modell befinden sich einige der ERP-Anwendungen und Daten in der Cloud, andere hingegen vor Ort. Dies wird manchmal auch als zweistufiges ERP bezeichnet.

ERP-Systeme basieren auf vielen verschiedenen Modulen, die spezifische Geschäftsprozesse unterstützen. Es gibt eine ausgewählte Anzahl von Modulen, die die Grundlage eines ERP-Systems bilden, und es gibt Anwendungen von Drittanbietern, mit denen Sie Zugriff auf zusätzliche Funktionen erhalten. Einige der beliebtesten Module und ihre Bereitstellungsmöglichkeiten sind unten aufgeführt.

Finanz- und Rechnungswesen: Das Finanz- und Buchhaltungsmodul ist bei vielen ERP-Systemen das allerwichtigste Modul. Der Hauptzweck dieses Moduls besteht darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre finanziellen Prognosen zu verstehen und das gesamte Unternehmen zu analysieren. Die wichtigsten Funktionen dieses Moduls sind die Verfolgung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, der effiziente Abschluss der Buchhaltung und die Erstellung von Finanzberichten und Preisen. Dieses Modul kann Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung automatisieren und speichert wichtige Finanzinformationen für Ihr Unternehmen, wie z. B. Zahlungen an Lieferanten, Barmittelverwaltung und Kontoabgleich. Es stellt dem Unternehmen außerdem klare Metriken zur Verfügung und kann bei der Produktionsplanung helfen.

Beschaffung: Das Beschaffungsmodul oder Einkaufsmodul hilft Unternehmen bei der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, die sie für die Herstellung ihrer Waren benötigen. Dieses Modul hilft dabei, den Einkauf zu automatisieren und alle eingehenden Angebote zu verfolgen und zu analysieren. Mit dem Beschaffungsmodul können Unternehmen eine Liste von Lieferanten führen und Lieferanten an bestimmte Artikel binden, was wiederum zu einer guten Lieferantenbeziehung führen kann.

Fertigung: Das Fertigungsmodul, oft auch als Fertigungsausführungssystem bezeichnet, ist eine wichtige Planungs- und Ausführungskomponente der ERP-Software. Das Modul hilft Herstellern bei der Produktionsplanung und sichert alles, was für die Produktion benötigt wird. Ein Fertigungsmodul kann den Status der in Produktion befindlichen Waren aktualisieren und Echtzeit-Informationen über Artikel in der Produktion oder fertiggestellte Waren bereitstellen. Das Modul beinhaltet in der Regel auch Lösungen für die Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP), das ursprüngliche Fertigungssystem des Werkzeugherstellers Black and Decker.¹

Vertrieb: Das Vertriebsmodul ist dafür verantwortlich, eine offene Kommunikation mit Kunden und potenziellen Kunden sicherzustellen. Es kann datengestützte Erkenntnisse nutzen, um den Umsatz zu steigern und gezielte Entscheidungen zu treffen, und es kann bei der Rechnungsstellung helfen, wenn es um Werbeaktionen oder Upselling-Möglichkeiten geht. Andere Funktionen, darunter Lösungen für die Lieferkette, ermöglichen die Bestandsverwaltung und Order Management mit Dashboards, besserer Business Intelligence und IoT-Technologie (Internet der Dinge).

Customer-Relationship-Management: Das Modul für Customer-Relationship-Management (CRM) oder das Servicemodul hilft Unternehmen, einen herausragenden Service zu bieten. Durch die Speicherung von Kundeninformationen, wie z. B. frühere Anrufe, E-Mails und Kaufhistorie, verfügt ein Unternehmen über die Daten, die es benötigt, um aktuelle und zukünftige Kunden besser zu unterstützen. Dieses Modul erleichtert den Mitarbeitern den Zugriff auf die erforderlichen Informationen über einen Kunden und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter dank der in der ERP-Software gespeicherten Daten eine personalisierte Erfahrung für den Kunden schaffen.

Personalverwaltung: Das Personalverwaltungsmodul verwaltet grundlegende Funktionen wie Zeiterfassung, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung. Dieses Modul verwaltet Daten über alle Mitarbeiter und speichert Dokumente, die sich auf jeden dieser Mitarbeiter beziehen, z. B. eine Leistungsbeurteilung oder eine Stellenbeschreibung. Wenn ein Unternehmen möchte, kann es eine komplette Human Capital Management (HCM)-Suite haben und diese mit seinem ERP-System verbinden, um Zugriff auf noch mehr HR-Funktionen zu erhalten. 

Auch wenn eigenständige Buchhaltungssoftware und ERP-Software ähnlich aussehen, sind die beiden Systeme unterschiedlich. Es kommt darauf an, was jedes Softwaresystem leisten und abdecken kann. Buchhaltungssoftware deckt in der Regel die Finanzberichterstattung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Bankwesen und grundlegende Informationen zu den Umsatzerlösen ab.

Moderne ERP-Software umfasst heutzutage eine breite Palette von Modulen, die jeden Aspekt Ihres Unternehmens einbeziehen können. Die Buchhaltung ist nur ein Modul in einer langen Liste anderer Funktionen, die ERP-Technologie bereitstellt. ERP-Software wurde für branchenspezifische Anforderungen entwickelt und kann an fast alle Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Buchhaltungssoftware hat andere Einschränkungen in Bezug auf Umsatz, Kundenbeziehungsmanagement und Echtzeitdatenzugänglichkeit. Die ERP-Software verfügt über spezielle Module für das Vertriebsmanagement und ist nicht auf das beschränkt, was die Buchhaltungssoftware leisten kann. ERP integriert alle Finanzinformationen in einer Datenbank und kann in der Cloud ausgeführt werden, um den Zugriff zu erleichtern.

Wenn Ihr kleines Unternehmen schnell expandiert, kann es sein, dass es aus seiner traditionellen Buchhaltungssoftware herauswächst und die Buchhaltungsdaten in einem Softwarepaket, wie z. B. einer ERP-Software, zusammenführen möchte. Eine zentrale Datenquelle ist für kleine und große Unternehmen gleichermaßen von entscheidender Bedeutung, um Einblicke zu gewinnen, und die zahlreichen Module, die in einer ERP-Software verfügbar sind, können Ihnen helfen, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Die Vorteile von ERP sind breit gefächert, wobei die wichtigsten die Steigerung der Produktivität, die Senkung der Betriebskosten, die Flexibilität und integrierte Informationen sind. Die Business Intelligence, die ERP bietet, ist viel umfangreicher als die herkömmlicher Buchhaltungssoftware.

Fast jedes Unternehmen, egal in welcher Branche, ist auf genaue Echtzeitdaten angewiesen. Hier sind einige Arten von Unternehmen, die sich auf ERP-Lösungen verlassen.

Versorgungsunternehmen: Ein Versorgungsunternehmen überprüft ständig seine Kapitalanlagen. Daher kann die Organisation solcher Assets ohne ERP eine Herausforderung darstellen. Die ERP-Software kann Versorgungsunternehmen auch dabei helfen, die Nachfrage nach zukünftigen Services und den Ersatz veralteter Assets zu prognostizieren.

Dienstleistungsunternehmen: Unternehmen wie Buchhaltungs-, Steuer- und Ingenieurbüros oder andere Anbieter von professionellen Dienstleistungen benötigen ERP-Software, die leistungsstark ist und bei Bedarf Echtzeitdaten bereitstellt. Professionelle Dienstleistungsunternehmen können sich keine Verzögerungen leisten. ERP-Software hilft ihnen bei der Einhaltung des Zeitplans und der Reduzierung der Kosten und Ressourcennutzung.

Großhändler: Für die meisten Großhändler und Importeure sind die Senkung der Vertriebskosten und die Erhöhung des Lagerbestands zwei Schlüsselelemente des Erfolgs. Der beste Weg, um Ordnung in ein Unternehmen zu bringen und es effizient zu führen, ist eine ERP-Software mit Modulen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Damit können Großhändler die Bestandsverwaltung, den Einkauf und die allgemeine Logistik für ihr Unternehmen besser abwickeln.

Einzelhandel: Dank E-Commerce und anderen Vertriebskanälen, die die Einzelhandelslandschaft in den letzten Jahren erheblich verändert haben, wird ein Großteil der Einkäufe online getätigt. Einzelhandelsunternehmen sind auf integrierte Daten angewiesen, da sie ERP-Software benötigen, um ihren Kunden Self-Service-Optionen bereitzustellen. Die ERP-Lösungen können bei Bestellungen und der Lagerverwaltung helfen. Auch Einzelhändler können von ERP-Systemen profitieren, um die Zahl der wiederkehrenden Kunden zu erhöhen und die Konversionsrate auf der Website zu verbessern.