Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet eine Reihe von Funktionen zum Erfassen, Speichern, Aktivieren, Analysieren und Automatisieren von Geschäftsinhalten, um aus zuvor unstrukturierten und nicht verfügbaren Daten Mehrwert zu schaffen.
Mit Enterprise Content Management kann ein Unternehmen die Kundeninformationen und das Unternehmenswissen, die in seinen Inhalten enthalten sind, in vollem Umfang nutzen. Wenn diese Inhalte im gesamten Unternehmen effektiv verwaltet werden, können sie genutzt werden, um Kunden anzusprechen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Inhalte sind die Grundlage, auf der die digitale Transformation vorangetrieben und finanziert wird. Inhalte enthalten nützliche Informationen über Kunden – ihr Verhalten, ihre Gefühle und ihren Wert für das Unternehmen – aber nur, wenn Sie diese Informationen auch richtig nutzen können. Die Inhalte, die in Datenspeichern, gemeinsam genutzten Dateien und Cloud-Ordnern im gesamten Unternehmen vorhanden sind, stellen das gesamte Wissen des Unternehmens dar.
Während Inhalte in nie dagewesener Geschwindigkeit wachsen, unternehmen Unternehmen konkrete Schritte, um ihre Prozesse im Zusammenhang mit Inhaltsdiensten zu rationalisieren. Das „Content-Chaos“ – der Mangel an digitalisierten Inhalten und die Unfähigkeit, zur richtigen Zeit auf die richtigen Inhalte zuzugreifen – ist heute ein allgegenwärtiges Hindernis für Unternehmen.
ECM-Software ist heute mehr denn je ein wesentliches Element auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen.
Nutzen Sie dieses Framework zur Modellauswahl, um das am besten geeignete Modell auszuwählen und dabei Ihre Leistungsanforderungen mit den Kosten, Risiken und Bereitstellungsanforderungen in Einklang zu bringen.
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Unternehmen, die es mit der digitalen Transformation ernst meinen, sollten mit den Grundlagen beginnen. Zunächst werden die Inhalte erfasst, klassifiziert und Governance-Regeln angewendet. Anschließend wird kontrolliert, wer darauf zugreifen kann, und es werden Tools zum Auffinden der Daten bereitgestellt. Schließlich können die Inhalte für Geschäftsprozesse und Zusammenarbeit genutzt werden.
Die erfolgreiche Einführung von ECM beginnt mit einer Bewertung des Unternehmens. Wo behindern Papierdokumente die Ergebnisse? Wo im Unternehmen befinden sich die Geschäftsinhalte? Befinden sie sich in Dateifreigaben, Cloud-Repositories oder einem ECM-System? Und wie sieht Ihre Strategie für Governance, Compliance und die Dokumentenaufbewahrung aus?
ECM-Lösungen sind skalierbar und beginnen oft mit einer Abteilungs- oder Geschäftsbereichsanwendung. Sobald alle Stakeholder eingebunden sind und ihren Input gegeben haben, entwickeln Sie eine Vision und messbare Ziele für eine Managementlösung. Nach gründlichen Tests und Benutzerschulungen stellen Sie dann die Lösung bereit. Oft überträgt sich der Erfolg der Lösung auf andere Abteilungen, die sich dann für das nächste ECM-Projekt einsetzen.
ECM wird am besten als Unternehmenslösung eingesetzt. Sobald das erste Projekt abgeschlossen ist, können viele Elemente und Verfahren wiederverwendet werden, wodurch nachfolgende Projekte kostengünstiger und schneller umgesetzt werden können. Viele Unternehmen entwickeln eine Shared-Services-Strategie, um ihre Investitionen in Mitarbeiter, Inhalte und Technologie zu maximieren.
Beherrschen Sie Ihr Content-Chaos, indem Sie Ihren Mitarbeitern den sicheren Zugriff auf die Informationen erleichtern, die sie gerade benötigen. In Kombination mit der Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit der AWS Cloud ermöglicht Ihnen IBM Content Services die Integration von Inhalten in Ihre Anwendung mit einer sofort verfügbaren Benutzererfahrung.
Verwalten Sie Ihre Inhalte dort, wo sie erstellt werden. Arbeiten Sie auf sichere Weise zusammen und teilen Sie Inhalte, wo immer Sie sie benötigen – und das von jedem Gerät aus. Schützen Sie die Inhalte und machen Sie sie leichter auffindbar. Implementieren Sie eine unternehmensweite Archivierung und Wiederherstellung. Stellen Sie die Inhalte bereit – in der Cloud, lokal oder als Hybridlösung.
Erfassen Sie sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente, wo auch immer sie in Ihr Unternehmen gelangen. Durch die automatische Klassifizierung und Extraktion von Daten können Sie kundenbezogene Geschäftsprozesse beschleunigen und die Gesamtkosten der Dokumentenverwaltung senken.
Finden Sie heraus, welcher Anbieter von Content Services die Funktionen bietet, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen, und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Markt für Content Services.
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen mit grundlegenden Technologien wie RPA sowie Content Access und Content-Digitalisierung digitalisieren können, die weit über die heutigen taktischen ECM-Lösungen hinausgehen.
Mit diesen 10 Top-Tipps geht die Migration Ihres Enterprise Content Management-Systems in die Cloud problemlos vonstatten.