Veröffentlicht: 8. Januar 2024
Mitwirkende: Gita Jackson, Michael Goodwin
Ein digitaler Workflow ist ein Prozess, der nicht manuell, sondern elektronisch mithilfe von Computern und Software – und oft auch automatisiert – abgewickelt wird.
Im Großen und Ganzen ist es eine elegante Umschreibung dafür, dass Sie Computer und moderne Technologie bei der Arbeit einsetzen und alle Vorteile eines computerbasierten Arbeitsplatzes nutzen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Ein manueller Workflow erfolgt von Hand, ohne Computer und Software.
Sobald ein Unternehmen einen Workflow digitalisiert hat, wird er oft automatisiert, um die menschliche Beteiligung zu reduzieren oder zu eliminieren. Oftmals trägt dieser Übergang zu digitalen Workflows dazu bei, die Prozesse effizienter zu gestalten und den Mitarbeitern Zeit zu geben, an höherwertigen Zielen zu arbeiten. Ein digitaler Workflow kann so einfach sein, wie eine PDF-Rechnung per E-Mail an einen Kunden zu senden, anstatt eine Papierrechnung zu versenden, oder so komplex wie die vollständige Automatisierung des Onboardings neuer Mitarbeiter.
Seit der COVID-19-Pandemie sind digitale Workflows immer beliebter – und unverzichtbar – geworden, während Unternehmen zunehmend auf Remote-Arbeit umsteigen. In einem Bericht von Insight (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) meldete das Forschungsunternehmen, dass einer von drei befragten Personen angibt, dass sie ihre Arbeit verlassen würden, wenn Remote-Arbeit keine Option mehr wäre. In einer Statista-Umfrage gaben über 60 % der befragten Personen (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) an, dass sie bereits an einem Ort arbeiten, an dem Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können.
In der modernen Geschäftswelt sind digitale Workflows heute genauso alltäglich wie die manuellen Workflows, die ihnen vorausgegangen sind.
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Digitale Workflows werden verwendet, um Prozesse in einer Vielzahl von Branchen und Anwendungsfällen zu verbessern. Einige Beispiele für digitale Workflows sind:
Bei einem manuellen Prozess müssen die Lebensläufe der Bewerber manuell analysiert werden, was zeitaufwändig sein kann. Mit Automatisierungssoftware können Sie Filter für bestimmte Schlüsselwörter einrichten, um die besten Bewerber zu identifizieren, die Sie in die nächste Phase des Prozesses bringen können.
Continuous Delivery ermöglicht neuen Code in einem Programm, der automatisierte Qualitätsprüfungen an eine Codebasis weiterleitet und dann an die Produktion übermittelt wird. Continuous Integration übernimmt alle neuen Codeänderungen und kombiniert sie dann automatisch wieder in die Hauptcodebasis. Die manuelle Durchführung von Codeänderungen würde einen Genehmigungsprozess erfordern, der die Implementierung von Codeaktualisierungen erheblich verlangsamt.
Die manuelle Zahlungsabwicklung erfordert häufig die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, um sicherzustellen, dass der richtige Geldbetrag an die richtige Person geht. Wenn eine Rechnung, die genehmigt werden muss, automatisch an den richtigen Genehmigungsempfänger weitergeleitet wird, können Sie die für die Erledigung dieser Aufgabe benötigte Zeit verkürzen.
Um Ihre Workflows zu digitalisieren und zu automatisieren, müssen Sie verstehen, wie die Prozesse manuell funktionieren. Dies gelingt Ihnen mit der Durchführung eines Workflow-Audits:
Die Erstellung einer Übersicht über alle Ihre manuellen Prozesse kann schwierig und zeitaufwändig sein, aber dieser Prozess hilft dabei, digitale Workflow-Möglichkeiten für Ihr aktuelles manuelles Workflow-System zu identifizieren.
Prozesse, die viel Zeit in Anspruch nehmen, sich aber wiederholen und relativ einfach durchzuführen sind, wie die einfache Dateneingabe, sind perfekte Kandidaten für die Automatisierung.
Es gibt viele Apps, mit denen Sie Ihren Workflow digitalisieren können. Obwohl Sie fortschrittliche Lösungen wie künstliche Intelligenz verwenden können, sind einige Automatisierungstools viel einfacher, z. B. die Erstellung von Vorlagen, um die Rechnungsstellung zu vereinfachen.
Sobald Sie die wichtigsten zu automatisierenden manuellen Prozesse identifiziert haben, können Sie mit dem Aufbau digitaler Workflows beginnen. Einige gängige Bereiche für die Implementierung digitaler Workflows sind Personalprozesse wie das Onboarding von Mitarbeitern, Geschäftsprozesse wie die Dateneingabe und Finanzprozesse wie die Rechnungsfreigabe. Es gibt digitale Workflow-Software, die auf jeden dieser spezifischen Geschäftsvorgänge spezialisiert ist.
Ihr neuer digitaler Workflow funktioniert möglicherweise nicht gleich beim ersten Mal einwandfrei, aber das ist in Ordnung. Nachdem ein bestimmter Prozess digitalisiert wurde, ist es sinnvoll, regelmäßige Prozessprüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Workflow wie vorgesehen funktioniert und zu mehr Effizienz führt.
Wenn Sie beispielsweise eine Automatisierungssoftware verwenden, um die Lebensläufe nach potenziellen Bewerbern zu durchsuchen, aber feststellen, dass Ihnen talentierte Bewerber fehlen, müssen Sie möglicherweise die Metriken und Schlüsselwörter überprüfen und anpassen, auf die die Software trainiert wurde.
Nachdem Sie Ihren Prozess implementiert haben, ist es wichtig, Ihre Workflows weiter zu optimieren, da sich die Geschäftsanforderungen und Technologien weiterentwickeln.
Digitale Workflows, Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) hängen eng zusammen. BPA bezeichnet den Prozess der Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben, sodass den Mitarbeitern Zeit und geistige Energie bleibt, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die Automatisierung dieser Aufgaben hilft beim Aufbau eines digitalen Workflows.
BPM ist eine Philosophie zur Verbesserung Ihres Workflow-Managements durch die Ausrichtung von Geschäftsprozessen, einschließlich automatisierter, digitaler Workflows, unter einer einheitlichen Strategie. Eine starke BPM-Praxis, die regelmäßige Workflow-Audits umfasst, hilft Ihnen zu verstehen, welche Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden sollten.
Die Transformation Ihres Arbeitsplatzes durch digitale Workflows kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen. Es kann auch mehr Transparenz darüber schaffen, wie Aufgaben erledigt werden. Im Laufe der Zeit können digitale Workflows Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.
Digitale Workflows ermöglichen Ihnen die Vereinfachung und Optimierung arbeitsintensiver Geschäftsprozesse. Obwohl nicht jeder digitale Workflow-Prozess effizient ist, sind viele Arten von manuellen Workflows von Natur aus ineffizient.
Wenn Sie beispielsweise Ihre gesamte Buchhaltung manuell erledigen, besteht die Möglichkeit menschlicher Fehler und kann zeitaufwändig sein. Die digitale Buchhaltung reduziert einen Teil des Risikos, das damit verbunden ist, wenn man einen Menschen auffordert, seine eigenen Berechnungen durchzuführen.
Die Automatisierung digitaler Workflows verringert den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden einer Willkommens-E-Mail an einen neuen Mitarbeiter während des Onboardings. Je weniger Zeit für diese manuellen Aufgaben aufgewendet wird, desto mehr Zeit kann für wichtigere Aufgaben aufgewendet werden, was die Produktivität insgesamt steigert.
Digitale Workflows erstellen einen freigegebenen Datensatz, der allen Teammitgliedern hilft, über den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Prozesses auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Transparenz trägt dazu bei, dass alle Stakeholder für ihren Anteil am Projekt verantwortlich sind und die Projekte auf Kurs bleiben. Ein gemeinsam genutzter Prozessdatensatz kann auch bei der Klärung etwaiger Fragen oder Unstimmigkeiten hilfreich sein.
Wenn Sie manuelle Prozesse automatisieren, erstellen Sie auch Daten darüber, wie viel Zeit für diese Prozesse aufgewendet wird. So erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wo Ihre Engpässe liegen, und können Ihre Workflows weiter anpassen.
Während der COVID-19-Pandemie erfreute sich die Remote-Arbeit großer Beliebtheit. Während es früher üblich war, ins Büro zu kommen, haben sich die Arbeitnehmer zunehmend daran gewöhnt, zumindest einen Teil ihrer Zeit außerhalb des Büros zu verbringen. Digitale Workflows sind das Gerüst der Remote-Arbeit, und ohne sie wäre sie nicht möglich.
Digitale Workflows können Ihrem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten, sind aber nicht ohne Herausforderungen. Zu den häufigsten Hindernissen gehören:
Um einen digitalen Workflow einzuführen, müssen Sie die Technologie verstehen und wissen, wie sie Ihrem Arbeitsplatz nützt. Nicht jede Software zur Automatisierung digitaler Workflows ist gleich, und einige Lösungen sind möglicherweise nicht für Ihren Arbeitsplatz oder die anstehende Aufgabe geeignet.
Wenn Sie beispielsweise in einem kleinen Büro arbeiten, in dem erwartet wird, dass alle persönlich erscheinen, müssen Sie möglicherweise keinen digitalen Workflow für Meetings implementieren.
Die Einführung eines neuen Prozesses in einen Workflow erfordert oft eine Schulung oder Umschulung, aber digitale Prozesse können komplizierter sein. Es ist keine Sünde, sich nicht mit dem Computer auszukennen, aber die digitale Transformation Ihres Arbeitsplatzes erfordert möglicherweise eine Schulung, die nicht allen Ihren Mitarbeitern leicht fällt.
Außerdem sind digitale Workflows, nun ja, digital und erfordern, insbesondere bei der Arbeit an entfernten Standorten, Computer und ein stabiles Internet, das den neuen Workflows gewachsen ist. Wenn ein Workflow vollständig digital ist und Ihr Mitarbeiter wegen eines Internetausfalls nicht auf die benötigten Tools zugreifen kann, kann er seine Aufgaben nicht erledigen.
Bestimmte Geschäftsprozesse müssen nicht oder zumindest nicht vollständig digitalisiert werden. Es stimmt, dass das Hin- und Hersenden von E-Mails ein durchsuchbares Protokoll einer Konversation erstellt, das die Leute zur Rechenschaft zieht. Aber wenn eine Entscheidung schnell getroffen werden muss, ist ein Telefonanruf wahrscheinlich effizienter.
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