Was ist ein CMMS?

Ein CMMS trägt dazu bei, die Nutzung und Verfügbarkeit von physischem Equipment wie Fahrzeugen, Maschinen, Kommunikation, Anlageninfrastruktur und anderen Assets zu optimieren. CMMS-Systeme, die auch als CMMIS (computergestützte Wartungsmanagementinformationssysteme) bezeichnet werden, spielen in verschiedenen Branchen eine entscheidende Rolle. Zu diesen Branchen zählen Fertigung, Öl- und Gasförderung, Stromerzeugung, Baugewerbe, Transport sowie weitere Branchen, in denen die physische Infrastruktur von entscheidender Bedeutung ist.

Der Kern eines CMMS ist seine Datenbank. Diese verfügt über ein Datenmodell, das Informationen über die Assets organisiert, mit deren Wartung ein Wartungsunternehmen beauftragt ist, sowie über das dafür erforderliche Equipment, Materialien und andere Ressourcen.

Die Informationen in einer CMMS-Datenbank unterstützen verschiedene Funktionen des Systems, die verschiedene Leistungsmerkmale ermöglichen:

Das Ressourcen- und Arbeitsmanagement ermöglicht die Verfolgung verfügbarer Mitarbeiter und Equipment-Zertifizierungen, die Zuweisung bestimmter Aufgaben und Zusammenstellung von Teams sowie die Organisation der Schichten und die Verwaltung der Gehälter.

Speichern, Zugreifen und Teilen von Asset-Informationen, darunter:

• Hersteller, Modell, Seriennummer sowie Equipmentklasse und -typ
• Zugehörige Kosten und Codes
• Standort und Position
• Leistungs- und Ausfallzeitstatistiken
• Zugehörige Dokumentation, Videos und Bilder wie Reparaturanleitungen, Sicherheitsvorkehrungen und Garantien
• Verfügbarkeit von Messgeräten, Sensoren und Instrumenten für das Internet der Dinge (IoT)

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen wird normalerweise als die Hauptfunktion von CMMS angesehen und umfasst Informationen wie:

• Nummer der Arbeitsaufträge
• Beschreibung und Priorität
• Auftragstyp (Reparatur, Austausch, geplante Wartung)
• Ursachen- und Abhilfecodes
• Zugeteiltes Personal und verwendete Materialien

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen umfasst außerdem folgende Funktionen:

• Automatisierung der Generierung von Arbeitsaufträgen
• Reservierung von Materialien und Equipment
• Planung und Zuweisung von Mitarbeitenden, Teams und Schichten
• Überprüfung und Protokollierung von Status und Ausfallzeiten
• Die Aufzeichnung von geplanten und tatsächlichen Kosten
• Hinzufügen von zugehörigen Dokumenten sowie Reparatur- und Sicherheitsmedien

Automatisieren Sie die Einleitung von Arbeitsaufträgen basierend auf Zeit, Nutzung oder auslösendem Ereignis. Nutzen Sie präventive Wartung, um Assets über mehrere Aufträge hinweg zu organisieren und zu verknüpfen. Sequenzieren und planen Sie präventive Arbeitsaufträge.

Erfassen Sie Bestand, Verteilung und Rückforderung von den bei Wartungs- und Reparaturarbeiten (MRO) verwendetem Equipment und Materialien in Lagerbereichen, Vertriebszentren und Einrichtungen. Verwalten Sie Lieferanten, verfolgen Sie Bestandskosten und automatisieren Sie die Nachlieferung.

Erstellen Sie Berichte über Wartungskategorien hinweg, z. B. die Verfügbarkeit von Assets, Materialverbrauch, Arbeits- und Materialkosten, Lieferantenbewertung. Analysieren Sie Informationen, um die Verfügbarkeit von Assets, Leistungstrends, MRO-Bestandsoptimierung und andere Informationen zu verstehen. So werden Ihre Geschäftsentscheidungen unterstützt und Informationen für Audits gesammelt und organisiert.¹

Vor CMMS war eine zentralisierte, dynamische Sichtbarkeit und automatisierte Verwaltung unpraktisch, da Wartungsinformationen in Papierakten verborgen und später über mehrere Tabellen hinweg verteilt waren.

Große Unternehmen begannen in den 1960er Jahren mit der Nutzung der ersten Versionen von CMMS. Technisches Personal nutzte Lochkarten und IBM Mainframes, um computergestützte Aufzeichnungen zu erstellen und Wartungsaufgaben zu verfolgen. In den 1970er Jahren wurden Lochkarten durch Checklisten ersetzt, die von den Angestellten am Ende ihrer Schicht in CMMS-Systeme eingegeben wurden.

CMMS gewannen in den 1980er und 1990er Jahren bei kleineren und mittleren Unternehmen an Bedeutung, da Computer kleiner, erschwinglicher, verteilter und vernetzter wurden. In den 1990er Jahren begannen CMMS, Informationen über lokale Netzwerke zu teilen.

In den 2000er Jahren konnten die CMMS-Funktionen mithilfe von Intranets und webbasierter Konnektivität auf eine Reihe mobiler Geräte, Feldanwendungen und Betriebsstandorte ausgeweitet werden.

Die neueste Generation von CMMS ist cloudbasiert und hochmobil. Diese Systeme bieten mehr Funktionalität und eine schnelle Implementierung, einfache Wartung und größere Datensicherheit.²

Der Begriff CMMS wird häufig mit Enterprise-Asset-Management (EAM) verwechselt oder synonym verwendet. Obwohl beide ähnliche Funktionen und Ziele haben, sind sie grundverschieden. Um die wichtigsten Unterschiede zwischen CMMS und EAM zu erkennen, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf die Geschichte von CMMS und die Beziehung zwischen CMMS, EAM und Asset Performance Management zu werfen.

Mit der Weiterentwicklung von CMMS wurde die Grundlage für EAM geschaffen. Im Wesentlichen enthält EAM die Funktionalität von CMMS,³ wobei sich ihre Funktionen überschneiden können. Was EAM dem CMMS bringt (auch dank der größeren Konnektivität und des Informationsaustauschs), ist die Fähigkeit, Standorte zu verbinden, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu fördern und eine tiefere Integration mit anderen Systemen wie Enterprise Resource Planning zu ermöglichen.

Diese Funktionen geben EAM-Systemen einen breiteren Geschäftskontext, der den gesamten Asset-Lebenszyklus und seine Auswirkungen auf Finanzanalyse, Beschaffung, Prozessmanagement, Risiko und Compliance, Asset-Entsorgung und mehr berücksichtigt. CMMS-Systeme konzentrieren sich in der Regel auf die Verfügbarkeit von Assets und Betriebszeit, indem sie Arbeitsaufträge und Workflows automatisieren, Arbeitseinsätze planen, Materialien verwalten sowie Berichte und Audits zu diesen Aufgaben bereitstellen.

CMMS und EAM sind unerlässlich, da mit ihnen Wartungsabteilungen einfacher und effizienter ihr Hauptziel erreichen können: eine zuverlässige Betriebszeit.

Je länger Unternehmen Assets und physisches Equipment warten und betreiben, desto größer ist der Wert, den diese erbringen. IBM Bloggerin Sarah Dudley betont: „Je länger wir Equipment ohne größere Reparaturen am Laufen halten können, desto mehr Geld sparen wir auf lange Sicht.“²

Die zuverlässige Bereitstellung von Betriebszeit bedeutet, dass Unternehmen Aufträge annehmen und ausführen, die Kundenanforderungen erfüllen, die Customer Experience gestalten und fundierte Entscheidungen in Bezug auf Assets treffen können. Eine Befragung von Asset-Managern durch IBM ergab, dass 75 % der Manager die Systemzuverlässigkeit als Hauptgrund für die Investition in EAM nennen.

Zu den Vorteilen eines CMMS gehören:

Zentralisierte Informationen in der CMMS-Datenbank ermöglichen Wartungsmanagern und -teams den nahezu sofortigen Zugriff auf Asset-Daten. Diese Daten enthalten Details wie das Kaufdatum von Assets, Wartungsdatensätze, die Häufigkeit von Ausfällen, verwendete Teile, Effizienzbewertungen und mehr.

Techniker und Personen in anderen Rollen können Dashboards und Visualisierungen anpassen, um Status und Fortschritt praktisch in Echtzeit zu bewerten. Wartungsteams können schnell herausfinden, wo sich ein Asset befindet, was es benötigt und wer wann daran arbeiten soll.

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Teilebestellung, der Auffüllung des MRO-Bestands, der Schichtplanung und der Zusammenstellung von Informationen für Audits sowie anderer Verwaltungsaufgaben können Sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, sich auf die Wartung statt auf Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.

Alle Beteiligten können Arbeitsaufträge einsehen und verfolgen. Teams können Details über Mobilgeräte austauschen, um die Arbeit vor Ort mit den Einsatzzentren zu koordinieren. Die Verteilung und Nutzung von Material und Ressourcen kann priorisiert und optimiert werden.

Die Verwaltung interner und externer Mitarbeiter im Außeneinsatz kann komplex und kostspielig sein. CMMS- und EAM-Funktionen können interne Teams und externe Partnerschaften vereinheitlichen und kosteneffizient einsetzen. Die neuesten EAM-Systeme bieten Fortschritte in den Bereichen Konnektivität, Mobilität, Augmented Reality und Blockchain, um den Betrieb vor Ort zu transformieren.

CMMS-Daten ermöglichen den Übergang von einem reaktiven zu einem proaktiven Ansatz bei Wartungsmaßnahmen sowie die Entwicklung einer fortschrittlichen Strategie für die Asset-Wartung. Daten aus täglichen Aktivitäten, Sensoren, Messgeräten und anderen IoT-Instrumenten können Einblicke in Prozesse und Assets liefern, präventive Maßnahmen einleiten und Warnungen auslösen, bevor Assets ausfallen oder eine unzureichende Leistung erbringen.

CMMS kann Dokumentation, Reparaturanleitungen und Medien speichern, die Wartungsvorgänge erfassen und sie mit den relevanten Assets verknüpfen. Diese Speicherung und Verwaltung von Informationen führt zu konsistenten Verfahren und Arbeitsabläufen. Sie sorgt auch dafür, dass das Wissen bewahrt und an neue Techniker weitergegeben wird, statt verloren zu gehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Compliance-Audits können den Wartungsbetrieb und asset-intensive Unternehmen als Ganzes beeinträchtigen. CMMS-Daten erleichtern eine Prüfung exponentiell, indem sie Antworten und Berichte generieren, die auf die Anforderungen einer Prüfung zugeschnitten sind.

Im Einklang mit dem Compliance-Management bieten CMMS und EAM ein zentrales Reporting für Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltbelange. Das Ziel dabei ist, Risiken zu reduzieren und eine sichere Betriebsumgebung aufrechtzuerhalten. CMMS und EAM können Untersuchungen zur Analyse wiederkehrender Vorfälle oder Mängel, zur Rückverfolgbarkeit von Vorfällen und Korrekturmaßnahmen sowie zum Prozessänderungsmanagement durchführen.

Die Auswahl und Implementierung eines effektiven CMMS erfordert die Berücksichtigung funktionaler und technologischer Faktoren. Anbieter und Anwender können in diesem Fall die Begriffe CMMS und EAM synonym verwenden, was aufgrund der Überschneidung ihrer Funktionen akzeptabel ist.

Eine der zentralen funktionalen Überlegungen ist laut dem IT-Analysten IDC der Umgang mit zunehmenden Datenmengen: „Die Anzahl der Datenquellen (Sensoren, räumliche Daten, visuelle Daten usw.), die für das Asset-Management zur Verfügung stehen, nimmt zu, weswegen die schnelle Verwaltung, Zusammenführung und Analyse dieser Datenpools für EAM-Fachkräfte in den nächsten fünf Jahren eine enorme Herausforderung sein wird.“

Das IDC weist außerdem darauf hin, dass die Abstimmung von Personal- und Entwicklungsressourcen mit dem Asset-Management von entscheidender Bedeutung sein kann: „Diese Funktion verfügt häufig über unzureichende Ressourcen in Bezug auf Personal, Schulung und Entwicklung. Diese Unterausstattung untergräbt die Motivation und schafft eine kontraproduktive Kultur unter den Mitarbeitenden.“

Abschließend stellt IDC fest, dass die Modernisierung von CMMS- und EAM-Funktionen wichtig ist und dass „einige Unternehmen bisher Altlast-Systeme und Spreadsheets für kritische EAM-Funktionen wie das Order Management, die Arbeitsplanung sowie Entscheidungen bzgl. Austausch/Reparatur noch nicht umgestellt haben.“

CMMS- und EAM-Plattformen bewältigen funktionale Herausforderungen auf verschiedene Weise. Einer der wichtigsten technologischen Ansätze ist der Einsatz von CMMS- und EAM-Lösungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud gehostet werden.

Laut IBM „greifen Unternehmen bei der Auswahl von Asset-Management-Software zunehmend auf SaaS zurück – ein cloudbasiertes Bereitstellungsmodell, bei dem Software zentral von einem Anbieter gehostet wird und bei Bedarf verfügbar ist.“

SaaS als Technologieansatz befasst sich mit einigen wichtigen Funktionsfaktoren:

• SaaS CMMS werden in der Cloud gehostet und bieten die Flexibilität, diese je nach Datenbedarf zu erweitern und zu verkleinern. Die Nutzer profitieren davon, dass sie nur für die Datenressourcen zahlen, die sie benötigen, und keine großen Anfangsinvestitionen tätigen müssen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Kapazitäten vorhanden sind, um den wachsenden Datenfluss von IoT-Geräten zu bewältigen, wodurch die Hardwarekosten praktisch entfallen.
• SaaS kann bei Personal- und Ressourcenproblemen helfen, da weitaus weniger Eingriffe und Unterstützung seitens der IT erforderlich sind als bei einer lokalen Bereitstellung. CMMS-Ingenieure, CMMS-Administratoren und technische Teams vor Ort können das System weitgehend selbstständig verwalten. Dieser Ansatz ermöglicht die Umwandlung von IT-bezogenen Kapitalausgaben in Betriebsausgaben und -ressourcen.
• Altlast-Systeme, Modernisierung und der Einsatz der neuesten Technologie, um mit Wartung und Betriebsdruck Schritt zu halten, sind ebenfalls Bereiche, in denen SaaS helfen kann. Serviceanbieter führen Upgrades in der Cloud durch und verwenden konsequent die neuesten Versionen und Funktionen. Darüber hinaus integriert SaaS neue Technologien schneller und mit weniger Risiko.