Was ist Source to Pay (S2P)?

S2P integriert diese miteinander verknüpften Beschaffungsaktivitäten in einen optimierten Prozess und trägt so dazu bei, dass jede Phase effizient verwaltet wird und Ergebnisse liefert. Durch die Vereinheitlichung dieser Schritte verbessert S2P die Transparenz und Kontrolle über Beschaffungsaktivitäten, unterstützt gleichzeitig ein umfassenderes Lieferkettenmanagement und ermöglicht eine datengestützte Entscheidungsfindung.

Ein wichtiger Schritt im S2P-Prozess ist die strategische Beschaffung, bei der es um die Auswahl der richtigen Anbieter, die Bewertung ihrer Fähigkeiten und die Aushandlung von Verträgen geht. Dieser Schritt ist wichtig, um Anbieter zu finden, die mit den Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Qualität, Kosten und Lieferung in Einklang stehen. Häufig werden auch Ausschreibungsverfahren wie Angebotsanfragen genutzt, um Informationen und Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen. Nach Abschluss der Verträge geht der Prozess in die Beschaffung über, bei der Bestellungen aufgegeben, Waren oder Dienstleistungen in Empfang genommen und Zahlungen verarbeitet werden.

S2P zentralisiert Beschaffungsdaten, um die Transparenz und Kontrolle zu verbessern und Unternehmen in die Lage zu versetzen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich an Marktveränderungen anzupassen. Der S2P-Prozess kann auch die Lieferantenbeziehungen stärken, da er eine klare Kommunikation fördert und Leistungen ermöglicht. Letztendlich ist S2P ein wichtiges Instrument zur Modernisierung der Beschaffungsstrategie eines Unternehmens und zur Optimierung der Lieferkette und ihrer Widerstandsfähigkeit.

Technologie spielt im modernen S2P eine Schlüsselrolle, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Echtzeiteinblicke in die Ausgaben und die Leistung der Lieferanten bietet. Die fortschrittlichen Source-to-Pay-Lösungen führender Anbieter nutzen Datenanalysen, künstliche Intelligenz (KI) und die Automatisierung der Lieferkette, um die Lieferantenauswahl zu optimieren, die Nachfrage zu prognostizieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Durch die Integration von Beschaffungstools mit Finanzsystemen ermöglichen diese Plattformen eine nahtlose Verfolgung der Ausgaben, gewährleisten die Einhaltung von Verträgen und verbessern die betriebliche Effizienz.

S2P wird manchmal mit Procure to Pay (P2P) verwechselt. Die Unterschiede zwischen diesen Prozessen liegen in ihrem Umfang innerhalb des Beschaffungszyklus.

S2P ist ein umfassender, durchgängiger Prozess, der mit der Beschaffung, also der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten, beginnt und sich über den Einkauf, die Rechnungsbearbeitung und die Bezahlung fortsetzt. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der strategischen Beschaffung, der Lieferantenauswahl und dem Vertragsmanagement. Damit ist S2P ideal für Unternehmen, die ihre Beschaffungsmaßnahmen und Lieferantenbeziehungen optimieren möchten. Im Wesentlichen integriert S2P strategische Entscheidungen mit der transaktionalen Seite der Beschaffung und zielt auf eine Optimierung der Beschaffungsstrategie, Kosteneinsparungen und die Verwaltung des gesamten Lieferantenlebenszyklus ab.

P2P ist ein Teil von S2P und konzentriert sich ausschließlich auf die operativen Aspekte des Einkaufs. Das Ziel des Procure-to-Pay-Prozesses ist es, den Fluss von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten effizient zu verwalten und eine rechtzeitige Zahlung sicherzustellen. Der Prozess beginnt mit der Erstellung von Bestellanforderungen und Bestellungen, geht über den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen und endet mit der Rechnungsfreigabe und Zahlung. P2P ist eher transaktionaler und operativer Natur und konzentriert sich auf Einkäufe und die effiziente Verwaltung von Zahlungen.

Kurz gesagt: P2P kümmert sich um die Transaktions- und Zahlungsseite der Beschaffung, während S2P den gesamten Beschaffungslebenszyklus abdeckt, einschließlich der strategischen Beschaffung und des Beziehungsmanagements. Das macht S2P zu einem umfassenderen Prozess, der alle Beschaffungsfunktionen integriert, um die langfristige Beschaffungsstrategie eines Unternehmens zu unterstützen.

Der Source-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren miteinander verbundenen Schritten, die jeweils darauf abzielen, die Beschaffung zu rationalisieren und einen Mehrwert während des gesamten Lebenszyklus des Einkaufs zu gewährleisten. Je nach Unternehmen oder Plattform kann es zu geringfügigen Abweichungen bei Abfolge oder Schwerpunkt kommen. Das Kernframework bleibt jedoch konsistent, wobei Source to Contract eine grundlegende Komponente des S2P-Prozesses darstellt.

Der S2P-Prozess beginnt in der Regel mit einer Ausgabenanalyse. Dabei handelt es sich um eine fundamentale Maßnahme, um die Einkaufsgewohnheiten eines Unternehmens zu verstehen und ein effektives Ausgabenmanagement zu fördern. In diesem Schritt werden Fragen wie die folgenden untersucht: Wer sind die Lieferanten des Unternehmens? Welche Waren oder Dienstleistungen werden eingekauft? In welchen Mengen? Zu welchen Preisen? Durch die Analyse von Ausgabendaten und den Vergleich mit Branchen-Benchmarks können Beschaffungsteams Muster, Ineffizienzen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder bessere Lieferantenbedingungen ermitteln. Diese kontinuierliche Analyse liefert nicht nur Informationen für strategische Beschaffungsentscheidungen, sondern hilft auch bei der Ausrichtung der Beschaffungsbemühungen auf die übergeordneten Unternehmensziele.

In diesem Schritt identifizieren, bewerten und wählen Unternehmen potenzielle Lieferanten, die ihre Anforderungen effektiv erfüllen können. Häufig umfasst dieser Prozess die Veröffentlichung von Ausschreibungen, die Analyse von Lieferanteninformationen und Angeboten sowie die Verhandlung von Vertragsbedingungen. Moderne S2P-Software unterstützt bei der Automatisierung dieses Schritts und liefert datengestützte Erkenntnisse und Marktinformationen für eine optimale Lieferantenauswahl. Eine gut verwaltete Beschaffungskette ist entscheidend, um den Zugang zu zuverlässigen und kostengünstigen Lieferanten zu gewährleisten.

Sobald die Lieferanten ausgewählt sind, werden Verträge erstellt, ausgehandelt und abgeschlossen. In dieser Phase werden die Preisgestaltung, Lieferbedingungen, Compliance-Anforderungen und Metriken für das Leistungsmanagement festgelegt, die die Beziehungen zu den Lieferanten regeln. Ein effizientes Vertragsmanagement trägt dazu bei, den rechtlichen Schutz zu gewährleisten, reduziert Risiken und zentralisiert Vereinbarungen, um einen einfachen Zugriff und eine einfache Überwachung zu ermöglichen, was allen relevanten Stakeholdern einen Nutzen bringt. Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Standardisierung und Rationalisierung dieses Prozesses.

Die Beschaffungsphase umfasst die Erstellung von Bestellanforderungen, die Bestellungen selbst (POs) und die Verwaltung der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Anforderungen müssen genehmigt werden, bevor sie in Bestellungen umgewandelt werden, und Bestellungen werden nachverfolgt, um sicherzustellen, dass sie mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen. E-Procurement-Systeme lassen sich nahtlos in ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) integrieren und vereinfachen so diese Prozesse. Diese Integration trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und die Budgets und Richtlinienanforderungen einzuhalten.

In diesem Schritt werden Rechnungen von Lieferanten empfangen, verifiziert und über einen dreiseitigen Abgleichsprozess mit Bestellungen und Belegen abgeglichen. Dieser Prozess gewährleistet die Richtigkeit und verhindert Zahlungsunstimmigkeiten und Verzögerungen. Automatisierungstools optimieren die Rechnungsvalidierung, kennzeichnen Unstimmigkeiten und bereiten genehmigte Rechnungen für die Zahlung vor. Dieser Schritt ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und die Workflows in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.

Die Zahlungsabwicklung ist der letzte Schritt, bei dem die Rechnungen gemäß den vereinbarten Bedingungen bezahlt werden. Moderne S2P-Systeme sind mit Finanztools integriert, um sichere und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und gleichzeitig einen Überblick über Cashflow und Ausgaben zu geben. Pünktliche Zahlungen festigen die Beziehungen zu den Lieferanten.

S2P-Plattformen sind umfassende digitale Lösungen, die darauf ausgelegt sind, jeden Schritt des S2P-Zyklus in einer einzigen Plattform zu vereinheitlichen und zu rationalisieren und damit die Beschaffung in einen nahtlosen und datengestützten Prozess zu verwandeln. Plattformen wie SAP Ariba und Oracle Fusion Cloud Procurement nutzen beispielsweise fortschrittliche Technologien wie KI, generative KI, Verarbeitung natürlicher Sprache und Automatisierung zur Verbesserung von Effizienz, Transparenz und Kontrolle. 

CEOs investieren verstärkt in generative KI, um ihre Lieferketten zu automatisieren und zu optimieren. Im Rahmen einer Studie berichten ganze 89 % der Führungskräfte, dass Funktionen für generative KI zu den wichtigsten Investitionen in die Automatisierung gehören werden – und für 19 % ist generative KI sogar entscheidend für die zukünftige Automatisierung ihrer Lieferkette. Auf die Frage, welche Auswirkungen generative KI auf die Prozesse in der Lieferkette haben wird, wählten mehr als die Hälfte der Befragten die Bereitstellung von Self-Service für Kunden. Weitere Bereiche, in denen Auswirkungen erwartet werden, sind die Analyse und Bearbeitung von Aufträgen, Bedarfsprognosen sowie die Analyse und Optimierung von Beständen.¹

Beispiele für den Einsatz von KI und Technologie in bestimmten Schritten des S2P-Prozesses:

Ausgabenanalyse: Moderne S2P-Plattformen nutzen KI-gestützte Analysen, um tiefgreifende Einblicke in die Unternehmensausgaben zu ermöglichen. Diese Tools fassen Ausgabendaten abteilungsübergreifend zusammen und kategorisieren sie, identifizieren Muster und zeigen Bereiche auf, in denen Kosteneinsparungen möglich sind. KI-Algorithmen können zukünftige Ausgabentrends vorhersagen und unterstützen Beschaffungsteams bei der Entscheidungsfindung über Budgetzuweisungen und Lieferantenverhandlungen.

Lieferantensuche: Die meisten Unternehmen nutzen KI für die Beschaffung. Laut einer Studie haben 59 % der Befragten KI implementiert, um „Beschaffungsgovernance zu gewährleisten und Kategoriemanagement durchzuführen“ oder „Beschaffungs- und Kategoriemanagement-Strategien zu entwickeln“ oder als Teil ihrer End-to-End-Implementierung in den Beschaffungsprozessen.² KI und NLP optimieren den Beschaffungsprozess, indem sie Lieferantendaten analysieren, die Lieferantenbewertung automatisieren und auf der Grundlage vordefinierter Kriterien wie Preis, Qualität, Risiko und Nachhaltigkeitspraktiken optimale Lieferanten empfehlen. NLP-Funktionen reduzieren den manuellen Aufwand, indem sie es der Plattform ermöglichen, Lieferantendokumente wie Zertifizierungen oder Compliance-Dokumente zu scannen und zu interpretieren.

Vertragsmanagement: KI-gestützte Tools für das Vertragsmanagement innerhalb von S2P-Plattformen vereinfachen die Erstellung, Verhandlung und Überwachung von Verträgen. Mithilfe von NLP werden Vertragstexte analysiert, Unstimmigkeiten aufgedeckt und die Einhaltung rechtlicher und organisatorischer Richtlinien sichergestellt. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Vertragsmeilensteine zu verfolgen, Vertragsverlängerungen zu verwalten und Risiken zu reduzieren, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften oder verpassten Fristen verbunden sind.

Durchführung der Beschaffung: Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass der Einsatz von KI in dieser Phase zu 28 % niedrigeren jährlichen Gesamtkosten für die Durchführung von Beschaffungsprozessen führt.² KI-gestützte S2P-Plattformen automatisieren Bestellanforderungen, Bestellungen und Workflows. KI steht auch hinter Robotic Process Automation (RPA), die zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben überflüssig macht, die Auftragsabwicklung beschleunigt und Fehler reduziert. Intelligente Algorithmen tragen außerdem dazu bei, dass Einkäufe mit den ausgehandelten Verträgen und Lieferantenvereinbarungen übereinstimmen.

Rechnungs- und Zahlungsabwicklung: S2P-Plattformen nutzen KI, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen und Diskrepanzen zu identifizieren. Diese Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeiten und unterstützt genaue und rechtzeitige Zahlungen. Darüber hinaus helfen diese Plattformen Unternehmen bei der Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Vorschriften, was zu einer weiteren Rationalisierung der Finanzvorgänge führt.

Risikomanagement und Compliance: KI ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung und potenzieller Risiken. Tatsächlich erwarten 80 % der Führungskräfte, dass generative KI ein besseres Management durch die Analyse aller relevanten Leistungskennzahlen von Lieferanten ermöglicht.¹ Durch die Analyse von Zuverlässigkeit, finanzieller Stabilität und Marktbedingungen kann die Plattform proaktiv Risiken wie Unterbrechungen der Lieferkette oder Nichteinhaltung von Vorschriften aufzeigen. NLP hilft beim Scannen regulatorischer Dokumente, um sicherzustellen, dass die Praktiken der Lieferanten mit den Branchenstandards übereinstimmen.

Der S2P-Prozess bietet einen strukturierten Ansatz für das Beschaffungsmanagement. Im Folgenden sind die Hauptvorteile der Implementierung von S2P aufgeführt:

S2P integriert alle Beschaffungsaktivitäten in einen zusammenhängenden Prozess, von der Lieferantensuche bis zur Bezahlung, und richtet sie gleichzeitig an den breiteren Geschäftsprozessen aus. Diese Rationalisierung beseitigt Redundanzen und sorgt für reibungslose Übergaben zwischen Beschaffung, Einkauf und Zahlung, wodurch die betriebliche Effizienz verbessert wird.

Durch strategische Beschaffung zu Beginn des Prozesses werden kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Lieferanten identifiziert. Dieser Ansatz, gepaart mit rigorosen Vertragsverhandlungen, zahlt auf eine bessere Preisgestaltung und günstigere Konditionen ein.

Der S2P-Prozess ermöglicht einen besseren Einblick in die Ausgabendaten und richtet die Beschaffungsentscheidungen an den Budgetzielen aus. Die lückenlose Verwaltung des Prozesses trägt zu einer besseren Kostenkontrolle, zur Einhaltung von Verträgen und zur Vermeidung unnötiger oder nicht genehmigter Käufe bei.

S2P fördert einen klaren und konsistenten Beschaffungsprozess, in dem jeder Schritt dokumentiert und aufeinander abgestimmt ist. Diese Transparenz unterstützt Audits, Compliance-Anforderungen und Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens.

Durch die Formalisierung der Lieferantenbewertung, -auswahl und -verwaltung schafft S2P einen strukturierten Ansatz und verbessert die Erfahrung durch optimierte Workflows und verbesserte Zusammenarbeitstools. Konsistente Kommunikation und Leistungsverfolgung fördern das Vertrauen und die Zusammenarbeit, was zu besseren Preisen, Dienstleistungen und Innovationen bei den Lieferanten führen kann.

S2P bietet einen systematischen Ansatz für die Bewertung von Lieferanten und die Verwaltung von Verträgen, wodurch das Risiko einer Zusammenarbeit mit unzuverlässigen Anbietern oder von Rechtsstreitigkeiten verringert wird. Die Überwachung der Lieferantenleistung minimiert außerdem Unterbrechungen in der Lieferkette.