Die DSGVO definiert die Rechtsgrundlagen, mit denen Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten können. Mindestens eine dieser Bedingungen muss erfüllt sein, sonst ist die Verarbeitung illegal.
Die betroffene Person stimmt der Verarbeitung ihrer Daten zu. Unternehmen können die Daten einer Person verarbeiten, wenn sie damit einverstanden ist. Die Einwilligung ist nur gültig, wenn sie in informierter Weise, bestätigend und freiwillig erteilt wird.
Damit die Einwilligung auf informierte Art und Weise erteilt werden kann, muss das Unternehmen klar erläutern, welche Daten erfasst werden und wie diese Daten verwendet werden. Damit die Einwilligung bestätigt werden kann, muss der Nutzer bewusst handeln, um sein Einverständnis zu zeigen, z. B. indem er eine Erklärung unterschreibt oder ein Häkchen in einem Kontrollkästchen setzt. Die Einwilligung darf nicht die Standardoption sein, d. h. Dinge wie vorab angekreuzte Kästchen verstoßen gegen die DSGVO. Damit die Einwilligung freiwillig erteilt werden kann, darf das Unternehmen die betroffene Person in keiner Weise beeinflussen oder zwingen. Das Unternehmen darf keine Einwilligung zur Nutzung eines Services verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist für das Funktionieren des Service erforderlich. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen möglicherweise die Kreditkartennummer einer Person, um ihr etwas zu verkaufen, aber wahrscheinlich nicht deren IP-Adresse.
Das Unternehmen darf Einwilligungen nicht bündeln, wenn die Daten für mehrere Zwecke verarbeitet werden. Die betroffene Person muss die Möglichkeit haben, jede Verarbeitungstätigkeit einzeln zu akzeptieren oder abzulehnen. Unternehmen müssen Aufzeichnungen über die Einwilligung führen. Die betroffenen Personen können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenn dies der Fall ist, muss die Verarbeitung gestoppt werden.
Die Daten müssen verarbeitet werden, um einen Vertrag mit der betroffenen Person oder im Namen der betroffenen Person abzuschließen. Wenn jemand zum Beispiel einen Kredit beantragt, muss die Bank möglicherweise die Finanzdaten und den beruflichen Werdegang überprüfen.
Der Verantwortliche ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten zu verarbeiten. Einige Gesundheitsvorschriften verlangen beispielsweise von Krankenhäusern, Patientendaten aufzubewahren.
Die Daten müssen verarbeitet werden, um die wesentlichen Interessen der betroffenen Person oder einer anderen Person zu schützen. Dies bezieht sich auf Situationen, in denen Daten verarbeitet werden müssen, um das Leben einer Person zu retten oder Schäden abzuwenden.
Die Daten müssen verarbeitet werden, um eine Aufgabe zu erfüllen, die im öffentlichen Interesse liegt oder Teil der öffentlichen Zuständigkeit des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist. Journalismus ist ein klassisches Beispiel für einen öffentlichen Grund für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Regierungsstellen können personenbezogene Daten verarbeiten, um ihre offiziellen Aufgaben wahrzunehmen.
Die Daten müssen verarbeitet werden, um ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten zu verfolgen. Ein berechtigtes Interesse ist ein Vorteil, den ein Unternehmen durch Datenverarbeitung erzielen könnte. Beispiele hierfür sind die Überprüfung des Hintergrunds von Mitarbeitern oder das Tracking von IP-Adressen in einem Unternehmensnetzwerk aus Cybersicherheitsgründen. Die Verarbeitung muss notwendig sein, um als berechtigtes Interesse zu gelten. Ein Unternehmen kann kein berechtigtes Interesse geltend machen, wenn es die Aufgabe ohne die fraglichen Daten erfüllen kann. Betroffene Personen müssen zudem berechtigterweise mit der Verarbeitung rechnen. Wenn die betroffenen Personen überrascht wären, wenn sie erfahren würden, dass ihre Daten auf eine bestimmte Art und Weise verwendet werden, hat das Unternehmen wahrscheinlich keine berechtigten Interessen. Die Rechte der betroffenen Personen haben in der Regel Vorrang vor den legitimen Interessen eines Unternehmens.
Unternehmen müssen ihre Grundlagen festlegen und dokumentieren, bevor sie Daten erheben. Diese Grundlagen müssen sie den Benutzern mitteilen. Unternehmen können ihre Grundlagen nicht nachträglich ohne die Zustimmung der betroffenen Person ändern.