Wissen Sie bei der Verwaltung Ihres Portfolios, welche Einrichtungen und Assets Sie besitzen? Können Sie ein glaubwürdiges Budgetframework aufbauen? Können Sie Ihre Anlagestrategien mit Ihren Stakeholdern rechtfertigen? Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, eine umfassende Gebäudezustandsbewertung (Facility Condition Assessment, FCA) in Betracht zu ziehen.
Jahrelang kämpfte die University of California (UC) mit der Verwaltung ihres Programms für aufgeschobene Wartungsarbeiten. Zu dieser Zeit gab es keinen klaren Weg, um festzustellen, welche Anlagen die Universität besaß, in welchem Zustand sie sich befanden, welche Risiken sich verschlechternde Anlagen darstellten und wie groß der Rückstand bei der unterlassenen Instandhaltung geworden war. Die Verwaltung des staatlich geförderten Teils seines Portfolios über 10 Campusgelände und 2.300 Gebäude mit einer Fläche von über 5,7 Millionen Quadratmeter (62 Millionen Quadratfuß) – plus Campus-Infrastruktursysteme – war selbst unter den besten Umständen eine Herausforderung.
Hinzu kommen die mehr als 20 verschiedenen Systeme, die für die Verwaltung des Lebenszyklus des Anlagenportfolios in der gesamten Universität verwendet werden, und selbst einfache Datenabrufe – wie der für unterlassene Wartung – erwiesen sich als überwältigend. So sehr, dass der jährliche Aufruf zur Wartung des Campus zu einer Ansammlung von Tabellenkalkulationen geworden ist. Da die Informationen über Vermögenswerte und Kosten an jedem Standort unterschiedlich abgeleitet wurden, gab es keine klaren Prioritäten, welche Projekte zuerst angegangen werden sollten, um die Aufgaben der UC (Bildung, Forschung und öffentlicher Dienst) zu schützen.
Nathan Brostrom, Executive Vice President und Chief Financial Officer der University of California Office of the President (UCOP), erklärt: „Wir hatten keine klare Vorstellung von unserem Bedarf an aufgeschobener Wartung für Gebäude oder Infrastruktur. Jeder Campus hat sich bemüht, seinen Bedarf zu ermitteln, aber es gab keine gemeinsamen Standards dafür.“
Als öffentliche Einrichtung wird jedoch nicht nur erwartet, dass Sie glaubwürdige und vertretbare Haushaltsanträge für den Staat und andere Stakeholder stellen, sondern auch, dass Sie verantwortungsvoll mit den Finanzen umgehen. Die Beschaffung angemessener Finanzmittel ist immer eine Herausforderung, und es wird niemals ausreichend Mittel geben, um alles zu tun, was zu tun wäre. Aber durch die Entwicklung innovativer Ansätze für den Einsatz des richtigen Kapitalbetrags für die richtigen Projekte und zum richtigen Zeitpunkt kann für jeden beantragten Investitionsdollar ein stichhaltiges Argument vorgelegt werden.
Aus dieser Erkenntnis heraus gründete Brostrom 2015 ein Team, das ein neues branchenweit führendes Programm an der UC entwickeln sollte: das Integrated Capital Asset Management Program (ICAMP). Das neue Programm würde den Weg für ein effizienteres Asset-Lifecycle-Management-System ebnen.
Rich Powers, der Programm-Manager des Teams, führt aus: „Wir hatten den Auftrag, das gesamte Portfolio auf den gleichen Stand zu bringen. Wir haben von Grund auf neu angefangen. Wir haben das Programm so konzipiert, dass die Komplexität der Verwaltung des Asset-Portfolios über mehrere Systeme hinweg überwunden wird, indem wir ein neues, einheitliches System für die Verwaltung von Immobilienanlagen einführen – zusammen mit gemeinsamen Standards für die Priorisierung von Assets, Kosten und Risiken, die von einem Inspektorenteam mit Hilfe eines standardisierten, systemweiten Verfahrens zur Bewertung des Einrichtungszustands erfasst werden.“
Gelegenheit zur Wartung
Ab 2022 wurden Möglichkeiten zur verzögerten Instandhaltung von Gebäuden im Wert von 6,7 Milliarden US-Dollar identifiziert
Assets & Gelegenheiten
Inventarisierung von 125.000 Vermögenswerten und Protokollierung von 41.000 zurückgestellten Wartungsmöglichkeiten
UCOP und IBM arbeiteten an der Implementierung eines langfristigen integrierten Systems zur Verwaltung der umfangreichen Immobilien der Universität. UCOP stellte mithilfe der IBM® TRIRIGA® Application Suite eine der größten und breitesten FCAs im gesamten Universitätssystem bereit. Das integrierte Workplace Management System (IWMS) bietet erweiterbare Anwendungsfunktionen und Skalierbarkeit, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.
Das ICAMP-Team begann mit der Konfiguration des FCA-Moduls von IBM TRIRIGA und baute das System so aus, dass es die Erweiterung um die anderen Module unterstützt, die in Zukunft ein noch umfassenderes, integriertes Asset Lifecycle Management ermöglichen würden.
Um die zahlreichen Systeme und Asset-Management-Konventionen, die an jedem Campus verwendet werden, zu überwinden, entwickelte und integrierte ICAMP einen standardisierten Katalog von Gebäude- und Infrastrukturanlagen unter Anwendung des Uniformat-Gebäudeklassifizierungsframeworks. Der Katalog enthielt außerdem standardisierte Maßeinheiten und Lebenszyklen für jede Anlage sowie eine vollständige Auflistung der Kosten für Sanierungsmaßnahmen, um verzögerte Wartungsarbeiten zu bewältigen.
„Die Katalogfunktionen (BSCs und Baugruppen) in TRIRIGA sind äußerst leistungsstark“, erklärt Powers, „und bilden wirklich die grundlegende DNA des Programms … auf diese Weise erzielen wir vergleichbare Ergebnisse.“
Der nächste grundlegende Baustein, den es zu entwerfen galt, war eine Methode zur Bestimmung des Risikos, das ein möglicher Ausfall der einzelnen Anlagen für eine bestimmte Einrichtung und ihre Mission bedeuten könnte. Um dieses Problem zu lösen, hat ICAMP eine standardisierte Reihe von Risikobewertungen entwickelt.
Ron Kalich, Direktor für Facilities Asset Management und ICAMP bei UCOP, erklärt: „Wir haben den Rahmen für die Risikoklassifizierung und die Bewertung der Prioritäten auf der Grundlage von zwei Hauptkomponenten erstellt: der Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls und den Folgen eines Ausfalls. Zusammen würden diese beiden Dimensionen es uns ermöglichen, das Risiko des Ausfalls eines Assets zu quantifizieren. Dies würde auch das Problem einer nicht priorisierten Liste aufgeschobener Wartungsarbeiten lösen und die Möglichkeit bieten, aufgeschobene Wartungsmöglichkeiten in eine Rangfolge zu bringen und farblich als Rot, Gelb und Grün zu kennzeichnen.“
Ohne Menschen ist ein System nur ein System. Im nächsten Schritt des Plans arbeitete ICAMP mit den Universitäten zusammen, um das wichtigste Grundelement des Programms zu bilden: die FCA-Teams. Die UC entschied sich für einen hybriden Ansatz für die Teambildung: Auf einigen Campus wurden die FCA-Teams mit dem vorhandenen Wartungspersonal besetzt, das viele der Assets seit ihrer ursprünglichen Installation installiert und gewartet hatte. Auf anderen Campus, wo die Bildung von Teams aus den Wartungsressourcen keine Option war, führte die UC eine Partnerschaft mit Parsons ein, einem anerkannten Marktführer im Bereich der Inventarisierung und Zustandsbewertung von Assets, um das lokale Personal zu ergänzen.
Gemeinsam würden diese Teams ein umfangreiches Trainingsprogramm zum UC FCA-Prozess und -System absolvieren und lernen, was es bedeutet, eine qualitativ hochwertige FCA durchzuführen.
Dr. Hayden Collins, Sr. FCA Program Lead bei Parsons, erklärt: „Wir wurden nicht nur alle in der grundlegenden Methodik geschult, sondern wir haben auch regelmäßige Kalibrierungsbesprechungen zwischen den Teams auf dem Campus eingeführt, um sicherzustellen, dass unser Arbeitsergebnis wiederholbar und konsistent ist. Wir haben die Ergebnisse unserer Qualitätskontrolle genutzt, um wichtige Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren. Diese Art des Wissensaustauschs hat einen positiven Kreislauf geschaffen.“
Im Laufe der nächsten vier Jahre würden diese Teams 2.300 Gebäude sowie die Infrastruktursysteme auf dem Campus durchgehen und die ICAMP-TRIRIGA-Plattform nutzen, um über 125.000 Anlagen zu inventarisieren, ihren Zustand abzurufen, Risikobewertungen vorzunehmen und über 41.000 Möglichkeiten für unterlassene Wartungsarbeiten zu kalkulieren. „Am Ende“, so Powers, „hatten wir einen Rückstand an unterlassenen Wartungsarbeiten in Höhe von 6,7 Mrd. USD identifiziert, der mithilfe unseres standardisierten Katalogs und FCA-Prozesses quantifiziert wurde.“
Susan Fish, Director of Asset Management, Facilities Services an der UC Berkeley, sagt: „Es stellte sich heraus, dass die in ICAMP erfassten Daten die Daten ergänzten, die wir in [IBM] Maximo hatten. Sie ergänzen die fehlenden Teile, wie z. B. die Wichtigkeit der Assets für die Aufgaben auf dem Campus und das Risiko der Assets für den Betrieb. Wir verfügten nun über Informationen, die es den Teams ermöglichten, bessere Entscheidungen zu treffen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder Assets zu ersetzen, bevor sie ausfallen und den Betrieb stören.“
In der Vergangenheit bestand der Rückstand aus einer Reihe von Projekten in einer Tabelle, und es war unklar, welche Prioritäten gesetzt wurden und welches der vielen Projekte zuerst finanziert werden sollte. Als die Daten ins System eingingen, zeichnete sich ein neuer Blickwinkel auf den Rückstand ab. Die Daten waren nicht nur in der Lage, die Details innerhalb des Rückstands zu erfassen, sondern konnten durch die Gesamtrisikobewertungen und Farben sowie durch eine Bewertung der Dringlichkeit der Behebung aufgerollt werden, sodass ICAMP sie in klareren und überschaubareren Kategorien von priorisierten Bedürfnissen darstellen konnte.
Jetzt können die Entscheidungsträger die Matrix „Verzögerte Wartungsarbeiten insgesamt nach Risikofarbe und Zeitrahmen“ heranziehen und aufzeigen, wie viele Mittel benötigt werden, um die aufgeschobenen Wartungsarbeiten mit der höchsten Priorität (Rot und Gelb) bis zur niedrigsten Priorität (Grün) innerhalb der nächsten ein bis fünf Jahre anzugehen.
Kalich erklärt: „Wir konnten unseren Nutzern nun Asset für Asset zeigen, wo es Möglichkeiten für eine aufgeschobene Wartung gab und welche davon sich am ehesten auf ihren Betrieb auswirken würden. Darüber hinaus hatten wir nun einen fünfjährigen Investitionsbedarfshorizont in das System integriert, von dem aus wir unsere Analysen und Entscheidungen treffen konnten.“
In einer großen Institution wie der UC gibt es immer so viele konkurrierende Anfragen nach Kapital, z. B. für neue Einrichtungen und Renovierungen, um die wachsende Zahl der Studierenden zu unterstützen, für die Umstellung auf saubere Energie, für seismische Verbesserungen, für die Erneuerung des Systems und für die aufgeschobene Wartung, dass die Nutzung von Daten, wie sie von ICAMP bereitgestellt werden, notwendig ist, um das Kapital effizienter einzusetzen.
Diese Notwendigkeit führte zu einer weiteren wertvollen datengesteuerten Dimension der Entscheidungsfindung, die ICAMP den Daten überlagerte, nämlich die Möglichkeit, die Möglichkeiten der unterlassenen Instandhaltung mit mehreren der wichtigsten Initiativen und strategischen Ziele von UC zu vergleichen. Aufgeschobene Instandhaltungsprojekte können jetzt mit Tags versehen werden, um anzuzeigen, ob sie mit Energie- oder Dekarbonisierungsprojekten, seismischen Projekten oder mit größeren Lebenssicherheits- oder Nachhaltigkeitsprogrammen in Verbindung gebracht werden können. Dieser Querverweis ermöglicht es UC, diejenigen Projekte in den Fokus zu rücken, die mehrere Ziele erfüllen, und so das Beste aus jedem investierbaren Dollar zu machen.
Kalich merkt an, dass die jüngsten staatlichen Mittelzuweisungen die vielen Dimensionen der ICAMP-Daten in den Fokus rücken: „Weil wir unseren hochprioritären Bedarf an aufgeschobener Instandhaltung identifizieren und zeigen können, wie wir andere Ziele wie Nachhaltigkeit unterstützen können, können wir ein überzeugenderes Argument für die Finanzierung präsentieren. Allein in den letzten zwei Jahren haben wir 475 Millionen USD erhalten, 30 % mehr als in den sechs Jahren zuvor zusammen. Die UC hat jetzt sowohl glaubwürdige Daten als auch die Möglichkeit, diese zu nutzen, um vertretbare Investitionsstrategien und Finanzierungsanträge zu erstellen.“
ICAMP unterstützt nicht nur die Führungsebene der UC bei der Entwicklung besser vertretbarer systemweiter Investitionsstrategien, sondern bewirkt auch etwas auf der Ebene der Universitäten, wo ausreichende Finanzierungsmittel immer eine Herausforderung darstellen und wo es darauf ankommt, das Beste aus jeder Investition zu machen. Aber um das Beste aus jeder Investition herauszuholen, bedarf es einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und Daten, denen die Endbenutzer vertrauen können.
Powers erklärt: „Der FCA-Prozess schafft einen systematischen Ansatz für die Erfassung von Asset-Daten und die Protokollierung von Möglichkeiten zur aufgeschobenen Wartung. Aber es schafft auch ein Gespräch zwischen den Inspektoren der FCA, den Betriebsleitern und den Wartungsteams, bei dem sie zusammenarbeiten können, um Informationen freizulegen, die oft nur in den Köpfen der Leute oder in den Logbüchern vorhanden sind. Auf diese Weise stellt die FCA sicher, dass das Wissen der Fachexperten nicht verloren geht, aber sie liefert auch einen umfassenden Überblick über unsere Bedürfnisse vor Ort und in den Büros der Teams, die wichtige Investitionen planen und durchführen.“
Fish sagt, dass die UC Berkeley ein gutes Beispiel für diese neue und verbesserte Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Daten ist: „Unsere Teams suchen immer nach Möglichkeiten, Mittel für die aufgeschobene Wartung zusammen mit anderen Investitionsmitteln einzusetzen, um das Beste aus einem bestimmten Projekt herauszuholen. In der Moffitt Library arbeiteten Facilities und Capital Planning zusammen, um Mittel für aufgeschobene Wartungsarbeiten und eine bedeutende private Spende zu kombinieren. Auf diese Weise konnten wir eine umfassende Renovierung in die Wege leiten, die einen großen Teil der Räumlichkeiten auf den neuesten Stand bringen und kritische Komponenten wie Beleuchtungssteuerungen und -armaturen sowie Gebäudesteuerungen in Angriff nehmen würde, deren Lebensdauer weit überschritten war. Als Ergebnis haben die Teams die veralteten Gebäudesysteme in Angriff genommen und mehrere Ziele erreicht, darunter Nachhaltigkeit und die Verbesserung unserer Fähigkeit, unsere hochwertigen Forschungs- und Bildungsaufgaben zu unterstützen.“
Da immer mehr UC-Teams die Überschneidung der FCA-Daten mit wichtigen Initiativen wie Erdbeben oder Nachhaltigkeit erkennen, wird dies die datengestützte Entscheidungsfindung verbessern. Kalich fügt hinzu: „Das Tool und der Ansatz werden äußerst wertvoll sein, um neue Best Practices für das Asset Lifecycle Management und die Entwicklung optimaler Investitionsstrategien voranzutreiben.“
Die Verwaltung eines Portfolios ist nie einfach, insbesondere in einem sich ständig verändernden wirtschaftlichen, technischen und betrieblichen Umfeld. Daher ist die Schaffung eines dynamischen Systems und Prozesses zur Verwaltung von Portfoliodaten wichtiger denn je.
Bei dem alten FCA-Beratungsmodell besuchten die Techniker eine Einrichtung vielleicht alle drei bis fünf Jahre und stellten eine Liste der Bedürfnisse zusammen. Im UC-Modell erklärt Kalich: „Wir haben ein lebendes System in ICAMP. Wenn das Campuspersonal und die Inspektoren Änderungen an den Daten vornehmen, werden diese Daten zweimal täglich in den Hauptmanagement-Dashboards aktualisiert. So bleiben die Daten frisch, aktuell und verwertbar, was bei einem Portfolio mit einem Volumen von über 40 Milliarden USD unerlässlich ist.“
Fish schließt sich dieser Meinung an: „An der UC Berkeley ist die Zustandsbewertung der Einrichtungen nicht nur eine einmalige Initiative. Jetzt aktualisieren die Facility Management- und Betriebsteams die Anlagen, erfassen diese Aspekte der Daten in Echtzeit und zeigen die Veränderung des Zustands des Assets im Zeitverlauf.“
Im Hinblick auf die Zukunft von ICAMP-TRIRIGA bemerkt Kalich: "Es gibt so viele andere Funktionen innerhalb der Plattform, die wir nutzen können, einschließlich der Verwaltung von Kapitalanlagen, der Kapitalbudgetierung und des Kapitalprojektmanagements. Es gibt eine Vielzahl zusätzlicher Vorteile und Anwendungsfälle, die betriebliche und investitionsbezogene Effizienzgewinne bringen können, von der Planung über die Beschaffung bis hin zur Nachhaltigkeit.“
UC führt zu einem Paradigmenwechsel und ermöglicht es den Leitern der Einrichtungen und den Beteiligten, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich an die aktuellen Umstände anpassen, bei Bedarf auf der Grundlage solider Daten zu improvisieren und Herausforderungen und Bedürfnisse zu bewältigen, sobald sie entstehen.
Die University of California wurde 1868 gegründet, mit nur zehn Fakultätsmitgliedern und 40 Studierenden. Im Jahr 2022 beschäftigt die Universität mehr als 150.000 Menschen und bildet jährlich über eine Viertelmillion Studierende aus. Es umfasst 10 Campusse und sechs medizinische Zentren mit insgesamt 6.000 Gebäuden. UCOP (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) mit Sitz in Oakland, Kalifornien, ist der Hauptsitz der Universität.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Dezember 2022.
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