Der auf professionelle Werkzeugmaschinen spezialisierte Großhändler Trusco Nakayama hat sich zum Ziel gesetzt, seine Lagerverwaltung und Lieferkapazitäten zu verbessern. In Zusammenarbeit mit IBM hat das Unternehmen seine Anwendungen für das Bestands- und Supply-Chain-Management auf SAP S/4HANA® in eine Cloud-Umgebung verlagert und so verwertbare Erkenntnisse gewonnen, die es dem Unternehmen ermöglichen, einen hervorragenden Service zu bieten.
Kunden erwarten von Großhändlern, dass sie die Produkte, die sie benötigen, auf Lager haben und einen schnellen Versand für alle Bestellungen anbieten. Wie könnte Trusco Nakayama einen schnellen, zuverlässigen Service rund um die Uhr sicherstellen?
Trusco Nakayama arbeitete mit IBM zusammen, um geschäftskritische Anwendungen auf SAP S/4HANA in eine Cloud-Umgebung zu verlagern und so eine verbesserte Bestandsverwaltung und Einblicke zur Verbesserung des Kundenservice zu ermöglichen.
Das Ziel des Managements von Trusco Nakayama besteht darin, der führende Akteur im Großhandelssektor in Japan zu werden. Durch das Angebot eines Sortiments, das andere Unternehmen nicht führen, durch die Verfolgung von Trends zur Verbesserung des Lagerbestands und durch die schnelle Lieferung von Produkten, will das Unternehmen den Kundenkomfort verbessern. Trusco Nakayama führt 2,3 Millionen Produkte, hält 390.000 Artikel auf Lager und bietet eine Trefferrate beim Bestand von 90,5 Prozent.
Im Tagesgeschäft verwendet das Unternehmen wesentliche Leistungsindikatoren (KPIs) wie die Lagerumschlagsquote und die Lagerumschlagsdauer, um zu messen, ob die Lagerbestände effizient versandt wurden oder nicht. Trusco Nakayama nutzt auch die Trefferquote beim Bestand als wichtigen KPI, um zu messen, ob Artikel so schnell wie möglich versendet werden.
Trusco Nakayama bedient über 2.500 Lieferanten und über 5.500 Einzelhandelsverkaufsstellen, und mehr als eine Million Benutzer verlassen sich auf ihre Lagersysteme. Darüber hinaus stellt das Unternehmen Produktinformationen über seinen Katalog (das so genannte „Orange Book“) und seine E-Commerce-Seiten zur Verfügung. Und um sicherzustellen, dass es seine Produkte pünktlich liefern kann, ist das Unternehmen an 97 Standorten tätig, darunter 22 Vertriebszentren im ganzen Land.
Zur Unterstützung dieser Kernaktivitäten nutzt das Unternehmen ein IT-System namens „Paradise 3“. Darüber hinaus hat das Unternehmen in Verbindung mit diesem Kernsystem eine E-Commerce-Website, ein Logistiksystem, ein Sales- Support-System, ein Bestandsverwaltungssystem, eine Kommunikationsplattform und eine Analyseplattform aufgebaut. Tatsächlich hat Trusco Nakayama in den letzten zehn Jahren 10 Milliarden Yen in Systeme investiert.
Wenn das Unternehmen jedoch seine zukünftigen Entwicklungsziele erreichen will, sind weitere Investitionen erforderlich. Atsushi Kazumi, Director, Digital Strategy Department, Chief Information Officer und Chief Digital Officer bei Trusco Nakayama, erklärt: „Um der führende Großhändler in Japan zu werden, brauchen wir einen Mechanismus, der durch den Einsatz neuester Technologien mehr Komfort bietet – wir können uns nicht allein auf manuelle Prozesse verlassen.“
Herr Kazumi fügt hinzu: „Um noch kürzere Lieferzeiten zu erreichen, planen wir, in allen Vertriebszentren im ganzen Land ein Sortiment von 500.000 Artikeln auf Lager zu halten. Natürlich ist die Nachfrage nach bestimmten Artikeln von Region zu Region unterschiedlich, daher brauchen wir ein System, das die Nachfrage genau prognostiziert und so eine schnelle Lieferung ermöglicht.“
Trusco Nakayama wollte außerdem sicherstellen, dass die Anforderungen für eine Direktlieferung erfüllt werden. Während sich das Verhältnis von Online-Shopping zum herkömmlichen Verkauf schnell ändert, steigt auch die Nachfrage nach direkter Lieferung an Endverbraucher, einschließlich einiger Hersteller, die auf schnelle Lieferungen angewiesen sind, um einen reibungslosen Produktionsablauf zu gewährleisten. Dies gilt auch für den „Fabrikweg“ über Werkzeugmaschinenhersteller.
Kazumi kommentiert: „Um diesen Bedarf an Direktlieferungen zu decken, betreiben wir unsere Vertriebszentren 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr, und das neue Bestandsverwaltungssystem muss diese Arbeitsweise ebenfalls unterstützen.“
Ein weiteres Argument neben der Notwendigkeit, die bestehenden Kernsysteme zu verbessern, war, dass auch der Supportvertrag von Trusco Nakayama für SAP ECC auslief.
Die Migration seiner SAP-Systeme von SAP ECC auf SAP S/4HANA® bot Trusco Nakayama eine Chance für die digitale Transformation.
Herr Kazumi sagt: „Wir haben unser Migrationsprojekt so konzipiert, dass es eine betriebliche Reform und nicht nur einen Ersatz darstellt; wir wollen die Abläufe in der gesamten Lieferkette und branchenübergreifend neu gestalten.“
Die Planung des Projekts bis zu seinem Start nahm drei Monate in Anspruch. Kazumi sagt: „Gemeinsam mit den Führungskräften, einschließlich der einzelnen Abteilungen, haben wir Probleme im gesamten Unternehmen identifiziert und eine zukunftsorientierte Vision verfolgt. Infolgedessen haben wir 15 Anwendungsfälle für neue Geschäftsanforderungen erstellt. Die übergeordneten Schlüsselwörter sind Automatisierung, effiziente Geschäftsabläufe und Digitalisierung.“
Trusco Nakayama beauftragte IBM mitunter damit, die Zeit bis zur Wertschöpfung zu verkürzen und kontinuierliche Unterstützung, Beratung und Systementwicklung sowohl in der Planungs- als auch in der Implementierungsphase zu bieten. IBM wird auch das vorherige SAP-System-Upgrade unterstützen und seine umfangreiche Erfahrung nutzen, um die Umstellung der Kernsysteme des Unternehmens auf SAP S/4HANA zu unterstützen. Und durch das Upgrade auf die neue SAP-Lösung wird Trusco Nakayama die digitale Transformation beschleunigen, indem neue Funktionen und Cloud-Anwendungen entwickelt werden, die auf der SAP Cloud Platform basieren und es dem Unternehmen ermöglichen, die Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern, Automatisierung zu realisieren und die externe Collaboration zu verbessern.
„IBM ist sehr vertraut mit unserem Geschäft und ist jederzeit bereit, unsere Ziele zu diskutieren und herauszufinden, was wir tun können – aber auch, was wir in diesem Stadium nicht tun können,“ fährt Kazumi fort.
Er fügt hinzu: „IBM ist sich bewusst, wie wichtig es ist, dass Kunde und Lieferant auf derselben Wellenlänge sind.“ Unsere Partnerschaft mit IBM ist mehr als eine Kunden-Lieferant-Beziehung. Wit haben das Gefühl, dass wir mit IBM auf Augenhöhe zusammenarbeiten können – eine der Zutaten für den Erfolg dieses Projekts.„
Die Projektmitglieder müssen sich durch Besichtigungen von Vertriebszentren mit ihrem Geschäft vertraut machen, um als Team über Organisationsgrenzen hinweg ein gemeinsames Ziel zu verfolgen.
Die „Team of Teams“-Tafel am Eingang des Projektraums symbolisiert dies mit Botschaften von allen beteiligten Mitgliedern mit Fotos. Kazumi betont: „Es ist IT, aber ich möchte den Menschen das Gefühl geben, dass es auch um die Menschen geht.“
Darüber hinaus hat das Unternehmen ein System eingeführt, das mit IBM Watson® Explorer, einer Content-Analyseplattform, die in derIBM Cloud®ausgeführt wird, in den Produktsuchdienst auf seiner E-Commerce-Website integriert wurde. Wenn der Kunde eine Frage zu dem gesuchten Produkt per Text oder Sprache eingibt, analysiertIBM Watson Natural Language Classifier die Frage und generiert Ergebnisse, die der Abfrage entsprechen. Elemente, die sich sehr ähnlich sind, werden dann als potenzielle Antworten extrahiert und auf dem Bildschirm angezeigt. Im Rahmen dieses Projekts erstellte Trusco Nakayama auch einen Chatbot mit IBM Watson Assistant namens TRUSCO AI Orange Rescue.
Neben der Entwicklung neuer Funktionen wird die Abteilung für digitale Strategie von Trusco Nakayama die Führung bei der Förderung von Geschäftsreformen übernehmen, die dazu beitragen werden, die Betriebsunterbrechung während des Übergangs zu SAP S/4HANA zu minimieren.
Herr Kazumi sagt: „Wir konnten die überwiegende Mehrheit der ursprünglich gesetzten Ziele erreichen. Neben der Implementierung von SAP S/4HANA haben wir auch eine Anwendung in der Cloud entwickelt, die eine verbesserte Effizienz und Automatisierung im Einklang mit unseren 15 Anwendungsfällen für die Transformation, mehr Flexibilität und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Gleichzeitig haben wir Cloud-Anwendungen entwickelt, die die Zusammenarbeit mit externen Parteien stärken.“
Eines der Transformationsziele von Trusco Nakayama war die Entwicklung eines Systems, das automatisch auf Angebotsanfragen antworten kann. Derzeit werden täglich 50.000 Angebotsanfragen per Fax und Telefon an Niederlassungen im ganzen Land gesendet. Ein Team von 350 Mitarbeitern beantwortet diese Anfragen und teilt jedem Kunden per Fax geschätzte Preise und Liefertermine mit.
Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit einer KI-gestützten Preisermittlungsengine, die mit historischen Daten trainiert wurde, ist Trusco Nakayama in der Lage, viel schneller auf Angebotsanfragen zu reagieren, selbst wenn die Zahl der Anfragen steigt.
Herr Kazumi erklärt: „Indem wir automatisch auf Angebotsanfragen reagieren, sollten wir in der Lage sein, unsere Bestellraten zu erhöhen.
Gleichzeitig werden wir den Faxaustausch mit Lieferanten digitalisieren und ein Cloud-Portal aufbauen, das mit SAP S/4HANA integriert ist, um die Beantwortung von Lieferantenanfragen weiter zu beschleunigen, Preise, Liefertermine und verfügbare Bestände zu bestätigen und so die Effizienz zu steigern.“
Er fährt fort: „Es werden auch neue Dienstleistungen eingeführt, um die Kundenfreundlichkeit zu verbessern, darunter eine Lösung namens 'MRO Stocker'. Dieser Dienst legt vorab einen Vorrat an Werkzeugen in der Nähe des Standorts des Benutzers an, sodass dieser diese bei Bedarf sofort kaufen und verwenden kann. Es handelt sich um eine Form der „ultimativen Sofortlieferung“.
In Zukunft werden wir einen Mechanismus realisieren, der es ermöglicht, Vorgänge wie Bestellung, Bezahlung und Bestandsverwaltung mit Hilfe von Tags und Smartphones einfach durchzuführen, große Mengen an Kunden- und Wetterdaten zu analysieren und für den jeweiligen Standort optimierte Produkte anzubieten.“
Kazumi kommentiert: „In Zukunft wird es eine erhöhte Nachfrage nach unseren Systemen seitens der Geschäfts- und IT-Abteilungen geben. Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, ist es wichtig, dass sich die beteiligten Parteien über die einzelnen Schritte einigen. Wenn man versucht, es perfekt zu machen, ist Scheitern vorprogrammiert. Ziel ist es, sich zusammenzusetzen und offen über das Ziel der Systematisierung und die Idee dahinter zu diskutieren.“
Kazumi schließt mit den Worten: „Die Einführung von SAP S/4HANA wird nicht das Ende unserer Transformationsreise sein, sondern nur der Anfang einer neuen Entwicklungsphase. Während wir das neue System bereitstellen, planen wir auch die Entwicklung einer Roadmap für zukünftige Innovationen. Die Datenerfassung und -nutzung wird hier von entscheidender Bedeutung sein, gleichzeitig wollen wir unseren Kunden weiterhin den gewohnten Service bieten.“
Das 1959 gegründete Unternehmen Trusco Nakayama (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist darauf spezialisiert, professionelle Werkzeugmaschinen von führenden Lieferanten zu beschaffen und an Maschinenhändler sowie Online-Händler und traditionelle Baumärkte weiterzuverkaufen. Das Konzept des Unternehmens ist, Artikel zu verkaufen, die andere Unternehmen nicht anbieten und eine schnelle und zuverlässige Lieferung aller Produkte sicherzustellen.
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