Für The Master Lock Company bedeutet das rasante globale Wachstum, dass das Unternehmen jedes Jahr mehr Partner an Bord holt und mit ihnen Geschäfte macht. Wie könnte das Unternehmen sein schlankes EDI-Team in die Lage versetzen, die steigenden Anforderungen zu bewältigen?

Die Master Lock Company migrierte ihre Prozesse zur Integration von Handelspartnern auf IBM Sterling Supply Chain Business Network – eine sichere, cloudbasierte Lösung, die die manuelle Arbeit des EDI-Teams reduziert. 

Die internationale Expansion kann ein wirksames Instrument sein, um den Umsatz zu steigern und den Marktanteil zu erhöhen, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Wenn Sie in neuen Regionen tätig sind, müssen Sie oft eine große Anzahl zusätzlicher Handelspartner einbeziehen, die jeweils ihre eigenen spezifischen lokalen Anforderungen haben.

Mit dieser Situation sah sich The Master Lock Company (TMLC) konfrontiert, der weltweit größte Hersteller und Vermarkter von Vorhängeschlössern und persönlichen Tresoren. Durch organisches Wachstum und strategische Akquisitionen hat das Unternehmen internationale Aktivitäten in neuen Märkten in Asien, Mittelamerika und Europa gestartet.

Connie Rekau, EDI Manager bei The Master Lock Company, beginnt: „Aus Sicht der Lieferkette schafft das internationale Wachstum viele zusätzliche Möglichkeiten. Die Bewältigung lokaler Anforderungen in Bereichen wie Steuer- und Rechnungskontrollen ist für die Unterstützung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.“

Das Einzelhandelsgeschäft von TMLC ist auf den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) angewiesen, um effektiv mit seinen weltweiten Handelspartnern zu kommunizieren. Wie viele führende Unternehmen verlässt sich das Unternehmen auf IBM Sterling Gentran®, um seine EDI-Integrationen einzurichten und zu verwalten. Mit durchschnittlich 40 neuen Handelspartnern, die jedes Jahr an Bord genommen werden mussten – und der daraus resultierenden schrittweisen Zunahme der Komplexität – stieß das schlanke EDI-Team von TMLC jedoch an seine Grenzen.

„Wir wussten, dass wir das EDI-Team bald um mindestens drei Vollzeitstellen aufstocken mussten, nur um uns über Wasser zu halten“, erklärt Rekau. „Wenn wir stattdessen die zeitaufwändigsten EDI-Aspekte auslagern könnten, könnten wir das Wachstum bewältigen und gleichzeitig Zeit für höherwertige Entwicklungsaktivitäten gewinnen. Wir haben nach einem Partner gesucht, der uns hilft, einen schlankeren und effizienteren Ansatz zu verfolgen.“

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der IBM Sterling Gentran-Plattform beschloss TMLC, seine EDI-Plattform auf IBM Sterling Supply Chain Business Network zu migrieren – eine sichere, cloudbasierte Lösung für die Integration von Handelspartnern.

„Einer der größten Vorteile der Migration unseres EDI auf IBM Sterling Supply Chain Business Network ist die Tatsache, dass wir keine Vollzeitressourcen mehr für Aktivitäten wie das EDI-Mapping abstellen müssen“, kommentiert Rekau. „Wenn wir einen neuen Handelspartner ins Boot holen müssen, übermitteln wir einfach unsere Anforderungen an IBM und der größte Teil der Arbeit wird für uns erledigt: Wir müssen nur noch überprüfen, ob die Integration in der erwarteten Weise funktioniert.“

IBM Sterling Supply Chain Business Network wird durch IBM Sterling Business Transaction Intelligence ergänzt, das kognitive Analysefunktionen bietet, mit denen Unternehmen mithilfe von visuellen Berichten und in natürlicher Sprache geschriebenen Abfragen tiefere Einblicke in EDI-Prozesse gewinnen können.

„Wenn eine unserer EDI-Transaktionen aus irgendeinem Grund fehlschlägt, sendet uns das IBM Sterling Supply Chain Business Network eine Warnung, was auf taktischer Ebene wertvoll ist, da es uns hilft, die zugrunde liegende Ursache sofort zu lokalisieren“, erklärt Rekau. „Mit IBM Sterling Business Transaction Intelligence können wir tiefer in unsere EDI-Daten eintauchen, um Muster zu identifizieren, die sonst nicht offensichtlich wären. Wir haben nicht nur eine Scorecard erstellt, um unsere Leistung anhand interner Service Level Agreements [SLAs] mit dem Unternehmen zu verfolgen, sondern auch Berichte erstellt, die Handelspartner mit überdurchschnittlich hohen Fehlerraten hervorheben.“

Sie fügt hinzu: „Wenn wir falsche Auftragsbestätigungen an einen Kunden schicken, riskieren wir Geldstrafen. Da IBM Sterling Business Transaction Intelligence so benutzerfreundlich ist, kann unser Kunden-Compliance-Team jetzt den Status von Bestellungen, Sendungen und Zahlungen in Echtzeit einsehen, ohne dass das EDI-Team uns dabei helfen muss, Rückbuchungen für Datenprobleme, die nicht unsere Schuld waren, erfolgreich anzufechten.“

Mit der Ausweitung seiner Geschäftstätigkeit auf Länder in der ganzen Welt muss TMLC eine Vielzahl von lokalen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium umfasst IBM Sterling E-Invoicing, eine Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, diese Dokumente auf automatisierte, rechtskonforme und vollständig überprüfbare Weise auszutauschen.

„Die Master Lock Company war ein früher Anwender von IBM Sterling E-Invoicing“, sagt Rekau. „IBM passt die Plattform kontinuierlich an die sich ändernden Gesetze und Integrationsstandards an und reduziert damit die Komplexität unserer internationalen Aktivitäten erheblich.“

Heute werden 95 Prozent aller EDI-Aufträge von TMLC über das IBM Sterling Supply Chain Business Network verarbeitet, ohne dass das EDI-Team manuell eingreifen muss.

„Unsere Migration von IBM Sterling Gentran zu IBM Sterling Supply Chain Business Network war ein nahtloser, unkomplizierter Prozess, und das IBM Team hat hervorragende Arbeit geleistet – vor allem, als es um die Umstellung unserer europäischen Handelspartner ging“, fügt Rekau hinzu. „Wir wissen, dass wir uns immer darauf verlassen können, dass IBM auf eine Anfrage reagiert, wenn wir ihre Hilfe brauchen, und wir schätzen die Reaktionsschnelligkeit ihres Supports sehr.“

Durch die Automatisierung seiner geschäftskritischen EDI-Prozesse mit IBM Sterling Supply Chain Business Network kann TMLC sein rasantes Wachstum fortsetzen und sich auf die Entwicklung von Funktionen zur Unterstützung des Unternehmens konzentrieren.

„Durch die Einführung des Managed-Services-Modells konnten wir schätzungsweise drei zusätzliche Vollzeitkräfte einsparen, was eine erhebliche Kostenersparnis bedeutet“, so Rekau. „Wir sind davon überzeugt, dass wir das anhaltende Wachstum unserer Handelspartner mindestens in den nächsten 12 Monaten mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern bewältigen können.“

Sie fügt hinzu: „Wenn es an der Zeit ist, neues Personal einzustellen, wird die Einarbeitung deutlich schneller und einfacher sein. Vor kurzem ist eine neue Mitarbeiterin in unser Team gekommen, und in weniger als zwei Wochen war sie mit dem IBM Sterling Supply Chain Business Network bestens vertraut.“

Mit IBM Sterling Business Transaction Intelligence, das nicht-technische EDI-Anwender im gesamten Unternehmen unterstützt, kann TMLC seine Transaktionen schneller als je zuvor verfolgen.

„IBM Sterling Business Transaction Intelligence ermöglicht es unseren Geschäftsanwendern, eine Bestellung vom Eingang bis zur Zahlungsabwicklung einfach zu verfolgen“, erklärt Rekau. „Wenn in der Vergangenheit einer unserer Kunden anrief, um sich nach dem Status einer Bestellung zu erkundigen, mussten unsere Mitarbeiter für die Auftragsabwicklung viel Zeit damit verbringen, die benötigten Informationen aus technischen EDI-Dokumenten zusammenzustellen. Heute nutzt unser Team IBM Sterling Business Transaction Intelligence, um diese Komplexität zu durchbrechen. So können sie innerhalb von Minuten die Antwort auf Kundenfragen finden und im Falle eines Problems alle notwendigen Informationen an unser Vertriebs- oder Compliance-Team weitergeben.“

Sie fügt hinzu: „Solche Geschäftseinblicke sind auch für unser Debitorenbuchhaltungsteam äußerst wertvoll. Wenn ein Kunde eine unserer Rechnungen bestätigt, aber nicht bezahlt hat, liegt das oft daran, dass er zusätzliche Informationen zu der Bestellung benötigt. Früher verließen sich unsere Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung auf das EDI-Team, um diese Daten abzurufen, aber dank IBM Sterling Business Transaction Intelligence können sie die Informationen jetzt selbst abrufen, was den Prozess rationalisiert.“

Mit Managed Services zur Unterstützung der sich schnell ändernden EDI-Anforderungen führt TMLC bereits zügig Unterstützung für neue Geschäftsmodelle ein. Als TMLC einen großen Tresorhersteller namens SentrySafe erwarb, musste es die 200 Handelspartnerkarten des Unternehmens schnell an Bord holen und erstmals Direktversandbestellungen unterstützen.

„Hätten wir die SentrySafe EDI-Migration selbst durchgeführt, hätten wir schätzungsweise mindestens 12 Monate für den Abschluss des Vorgangs benötigt“, erinnert sich Rekau. „Durch die Zusammenarbeit mit IBM konnten wir die Mapping-Arbeit in nur sechs Monaten abschließen – 50 Prozent schneller.“

Bei wichtigen Einzelhandelsveranstaltungen wie dem Black Friday hilft die Zuverlässigkeit des IBM Sterling Supply Chain Business Network TMLC, jede Gelegenheit zu nutzen.

„Wir verzeichnen an einigen Punkten im Einzelhandelsjahr Spitzen im EDI-Verkehr von rund 250 Prozent, und viele dieser Kunden müssen ihre Bestellungen innerhalb von nur 48 Stunden versenden“, schließt Rekau. „Ungeplante EDI-Ausfallzeiten können ein Jahr entscheidend prägen. Ich berichte unserem Führungsteam jeden Monat über die Verfügbarkeit von IBM Sterling Supply Chain Business Network, und sie lag noch nie unter 100 Prozent. Da unser Geschäft weiter wächst, sind wir zuversichtlich, dass wir über die EDI-Plattform verfügen, die wir benötigen, um effektiv mit mehr Handelspartnern weltweit zusammenzuarbeiten.“

The Master Lock Company (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist auf der ganzen Welt als authentischer, langlebiger Name für Vorhängeschlösser und Sicherheitsprodukte bekannt. Seit seiner Gründung im Jahr 1921 hat das Unternehmen kontinuierlich neue Maßstäbe in Bezug auf Schlossdesign, Anwendung und Leistung gesetzt. TMLC mit Hauptsitz in Wisconsin, USA, ist der weltweit größte Hersteller und Vermarkter von Vorhängeschlössern und Tresoren.