In drei Monaten kann eine Menge passieren. Fragen Sie einfach jeden, der vierteljährliche Finanzabschlüsse zu erstellen hat.
Die Buchhaltung für alle Vorgänge in einem Quartal kann wie eine noch monumentalere Aufgabe erscheinen, wenn Ihr Unternehmen Niederlassungen in der ganzen Welt und sich durch ein großes, vielfältiges Portfolio von Angeboten und Dienstleistungen auszeichnet.
Das war die Situation bei der Swiss Re Group, einem Anbieter von Rückversicherungen, Unternehmensversicherungen und Lösungen für das Risikomanagement. Joseph Isip, Vice President of Finance Special Projects bei Swiss Re, erklärt: „Wir hatten fünf oder sechs verschiedene Teams, die an unserem Abschlussprozess beteiligt waren, wobei jedes Team seine eigenen Verfahren einsetzte. Zwischen den Teams gab es keine Transparenz und die Übergaben waren nicht klar definiert. Dies führte zu Nacharbeiten und zusätzlicher Arbeit für alle Teams.“
Kosteneinsparungen
Durch die Automatisierung von Quartalsabschlussaufgaben konnten 40.000 US-Dollar pro Quartal eingespart werden
Aufwandsreduzierung
Für Quartalsbesprechungen sind nun lediglich halb so viele Teilnehmer erforderlich
Es gab auch regelmäßige Meetings. Jeden Tag während der Abschlussphase kamen mehr als 30 Beteiligte zusammen, um Probleme zu identifizieren und zu lösen – ein zeitraubender und mühsamer Prozess. Isip sagt: „Diese Meetings waren zwar notwendig, aber nicht wirklich effektiv.“
Isip und Markus Echser, Leiter der Abteilung Process Tools and Automation bei Swiss Re, waren überzeugt, dass es einen besseren Weg geben musste. Also begannen sie mit einem Automatisierungsprojekt, um den vierteljährlichen Abschlussprozess zu verbessern und zu optimieren. Sie hofften, dass dies der erste Schritt auf dem Weg zu einer unternehmensweiten Geschäftsautomatisierung sein würde.
Das Team von Swiss Re entschied sich für IBM Blueworks Live und IBM Business Automation Workflow, um die Quartalsabschlüsse der Finanzabteilung zu optimieren. Diese Produkte sind Teil von IBM Cloud Pak for Business Automation, einer Suite von Softwareprodukten, die Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Low-Code-Tools, Berichten und Dashboards sowie KI-gestützten Analysen unterstützen.
„Es waren viele Teams involviert. Also mussten wir sie alle an einen Tisch bringen und die verschiedenen Aufgaben und Abhängigkeiten aufzeichnen“, sagt Isip. Mithilfe der intuitiven Weboberfläche arbeiteten die Teams von Swiss Re aus der ganzen Welt schnell und bereichsübergreifend zusammen, um ihre Prozesse an einem Ort zu dokumentieren. Wenn die Prozessmodelle mögliche Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen, kann Swiss Re sie in das IBM Business Automation Workflow-Tool exportieren, mit dem das Unternehmen Maßnahmen und Automatisierungen nach eigenem Ermessen einführen kann.
Mit der IBM Software konnte Swiss Re einen mehrstufigen Ansatz für die Aufteilung der Aufgaben wählen. Das Unternehmensteam definierte die übergeordneten Aufgaben (zum Beispiel „Bericht aktualisieren“). Anschließend kümmerten sich die einzelnen Teams um die damit verbundenen Teilaufgaben. Diese leistungsstarke Funktion lässt den Teams eine gewisse Autonomie, ermöglicht Swiss Re aber auch die Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den übergeordneten Aufgaben. Mit der IBM Lösung verfügt Swiss Re nun über eine dynamische visuelle Darstellung des gesamten Workflows.
Die IBM Lösung ermöglichte es Swiss Re außerdem, maßgeschneiderte Dashboards und Berichte zu entwickeln, die das Management per Mausklick ausführen kann, um den Stand der Dinge im Quartalsendprozess zu verfolgen. Das Hinzufügen neuer Berichte oder Dashboard-Funktionen ist ebenfalls unkompliziert. Derlei Anfragen kann die IT-Abteilung von Swiss Re üblicherweise innerhalb von 24 Stunden umsetzen.
Aber die Lösung bietet mehr als Dokumentation, Dashboards und Berichte. Da alle Prozesse in der IBM Software dokumentiert sind, hat Swiss Re neue Möglichkeiten zur Optimierung des Quartalsendprozesses identifiziert, mehrere Berichte eliminiert und die Anzahl der vom System benötigten Erklärungen reduziert. Danny Kyu, Business Analyst für Business Process Management bei Swiss Re, erklärt: „Anfangs waren wir sehr damit beschäftigt, Änderungen und Verbesserungen an den Berichten und Dashboards vorzunehmen. Aber in den Jahren seit der ersten Implementierung haben wir den Quartalsendprozess wirklich optimiert, und alles ist sehr stabil.“
Mit der IBM Software konnte Swiss Re einen mehrstufigen Ansatz für die Aufteilung der Aufgaben wählen. Das Unternehmensteam definierte die übergeordneten Aufgaben (zum Beispiel „Bericht aktualisieren“). Anschließend kümmerten sich die einzelnen Teams um die damit verbundenen Teilaufgaben. Diese leistungsstarke Funktion lässt den Teams eine gewisse Autonomie, ermöglicht Swiss Re aber auch die Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den übergeordneten Aufgaben. Mit der IBM Lösung verfügt Swiss Re nun über eine dynamische visuelle Darstellung des gesamten Workflows.
Die IBM Lösung ermöglichte es Swiss Re außerdem, maßgeschneiderte Dashboards und Berichte zu entwickeln, die das Management per Mausklick ausführen kann, um den Stand der Dinge im Quartalsendprozess zu verfolgen. Das Hinzufügen neuer Berichte oder Dashboard-Funktionen ist ebenfalls unkompliziert. Derlei Anfragen kann die IT-Abteilung von Swiss Re üblicherweise innerhalb von 24 Stunden umsetzen.
Aber die Lösung bietet mehr als Dokumentation, Dashboards und Berichte. Da alle Prozesse in der IBM Software dokumentiert sind, hat Swiss Re neue Möglichkeiten zur Optimierung des Quartalsendprozesses identifiziert, mehrere Berichte eliminiert und die Anzahl der vom System benötigten Erklärungen reduziert. Danny Kyu, Business Analyst für Business Process Management bei Swiss Re, erklärt: „Anfangs waren wir sehr damit beschäftigt, Änderungen und Verbesserungen an den Berichten und Dashboards vorzunehmen. Aber in den Jahren seit der ersten Implementierung haben wir den Quartalsendprozess wirklich optimiert, und alles ist sehr stabil.“
Quartalsendbesprechungen sehen bei Swiss Re heute völlig anders aus. Es müssen nur noch etwa halb so viele Personen teilnehmen, und statt 30 unstrukturierten Minuten dauern die Besprechungen in der Regel nur noch fünf bis zehn Minuten und sind dank der gemeinsamen Dashboards fokussiert und effizient. Swiss Re hat errechnet, dass die Reduzierung der Dauer und Anzahl der Teilnehmer an diesen Meetings zu Einsparungen von etwa 40.000 US-Dollar pro Quartal geführt hat.
Mit der Lösung kann das Management außerdem auf einfache und klare Weise erkennen, wann Teams zusätzliche Anstrengungen unternehmen. In jedem Quartal kann eine Aufgabe aus verschiedenen Gründen verspätet sein. So können beispielsweise IT-Probleme den Abschlussprozess erheblich verzögern – manchmal um ein paar Tage, manchmal sogar um eine Woche.
Wenn dies geschieht, muss das Finanzteam zusätzliche Arbeitszeit aufwenden, um die Lücke zu schließen. Das IBM Tool liefert einen Bericht, der nicht nur die Verzögerungen, sondern auch die darauf folgenden Aktivitätsschübe grafisch darstellt. Dies hilft dem Management, den Abschlussprozess besser zu verstehen und zu erkennen, wo Verbesserungen möglich sind.
Insgesamt ist das Finanzteam mit dem Erfolg der Implementierung sehr zufrieden und möchte das Tool gerne auch dem Rest des Unternehmens näher bringen. Mehrere andere Gruppen nutzen es bereits zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig demonstriert das Team von Echser die Lösung häufig anderen Abteilungen, die sich für ihre Möglichkeiten interessieren.
Parallel dazu prüft das Team die erweiterte Nutzung der in IBM Cloud Pak for Automation enthaltenen Funktionen. Kyu: „Wir wollen prüfen, ob wir die containerisierte Version der Lösung nutzen können, da diese viele neue Funktionalitäten und Flexibilität bietet. Wir befinden uns noch in der Anfangsphase, aber das Potenzial ist groß.“
Swiss Re (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 1863 in Zürich gegründet und ist ein führender und stark diversifizierter globaler Rückversicherer. Die Gruppe ist in drei Geschäftsbereiche gegliedert: Rückversicherungsprodukte und -dienstleistungen für Sach-, Unfall-, Lebens- und Krankenversicherer, Unternehmensversicherungslösungen für mittelgroße und große Unternehmen sowie Lebensversicherungen. Swiss Re beschäftigt rund 14.200 Mitarbeiter auf der ganzen Welt.
Fußnoten
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Hergestellt in den USA, April 2021.
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Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.