Process Mining ist ein Verfahren, bei dem spezialisierte Data-Mining-Algorithmen auf Systemprozesse angewendet werden, damit Workflows besser verstanden, Engpässe offengelegt und verwertbare Erkenntnisse für das Prozessmanagement gewonnen werden können.

IBM hat das IBM® Process Mining-Tool entwickelt, eine Softwarelösung, die Geschäftsprozesse automatisch erkennt, überwacht und optimiert, um betriebliche Effizienz zu erzielen. Die Process-Mining-Lösung ist als grundlegende Funktionalität in allen IBM® Cloud Pak for Automation-Angeboten enthalten, einschließlich IBM Cloud Pak for Business Automation.

Der Bundesstaat setzte IBM Process Mining ein, um seinen aktuellen Workflow darzustellen und den Fortschritt der SAP SRM-Systemintegration zu verfolgen. Mithilfe des Erkennungstools der Software wurden die Daten aus beiden Managementsystemen optimiert, um ein einziges, umfassendes Prozessmodell zu erzeugen. Mit einer schematischen Darstellung des vollständigen Prozesses war der Bundesstaat in der Lage, seine gesamten Prozessaktivitäten zu überwachen und die Leistung bestimmter Behörden zu überprüfen.

Diese Prozessanalyse offenbarte einige kritische Bereiche, in denen sich entsprechende Chancen boten.

Erstens erwartete der Bundesstaat, dass die Daten von Aufträgen sofort an SAP ECC übertragen wurden. IBM Process Mining fand heraus, dass die Behörden in den meisten Fällen etwa sieben Tage brauchten, um die Daten vollständig zu übertragen. Diese Verzögerung führte zu längeren Bearbeitungszeiten und erschwerte es dem Bundesstaat, neue öffentliche Dienstleistungen bereitzustellen.

Als Nächstes erfuhr der Bundesstaat, dass einige Behörden einen umgekehrten Verarbeitungsablauf der Datenübertragung während der Auftragsaktivitäten geschaffen hatten. In Abteilung A wurden 70 % der Aufträge direkt in SAP ECC erstellt und dann in SAP SRM repliziert, während Abteilung B 100 % ihrer Aufträge auf die gleiche Weise abwickelte. Letzteres führte zu einem unerwarteten Verarbeitungsablauf der Datenübertragung, der seinerseits Prozessabweichungen, längere Durchlaufzeiten und Compliance-Probleme verursachte.

Schließlich stellte der Bundesstaat fest, dass zwei Behörden die Rechnungsschritte in der falschen Reihenfolge durchführten. Die Bezahlung von Rechnungen sollte ordnungsgemäß wie folgt ablaufen: Rechnung erfassen, Zahlung für Rechnung übermitteln und Rechnung verrechnen.

Abteilung C führte die Aktivität zum Senden der Zahlung nicht aus. Die Behörde verrechnete außerdem Rechnungen vor ihrer Registrierung, eine Verfahrensabweichung, die den Staat 1,2 Millionen US-Dollar bei Ausgaben von über 60 Millionen US-Dollar kostete. Als Rechnungen vor ihrer Freigabe registriert wurden, führte der Prozess zu einer erheblichen Senkung dieser Ausgaben.

Abteilung D übermittelte Rechnungszahlungen, registrierte die Rechnungen dann und verrechnete sie anschließend. Die Durchführung des Prozesses außerhalb der ordnungsgemäßen Reihenfolge kostete den Staat weitere 0,2 Millionen US-Dollar bei Ausgaben von 10 Millionen US-Dollar. Als der Prozess in der richtigen Reihenfolge durchgeführt wurde, konnte der Staat Nichtkonformität und die damit verbundenen Gebühren vermeiden.

IBM Process Mining verschaffte dem Bundesstaat einen detaillierten Einblick in seinen kompletten Beschaffungsprozess. Dieses neue Maß an Transparenz half dem Bundesstaat, seine Prozesslücken zu beseitigen, Prozessaktivitäten zwischen Systemen zu verwalten sowie zu überwachen und eine erfolgreiche Governance-Struktur zu entwickeln, der künftig alle Behörden folgen sollten.

Darüber hinaus setzt der Bundesstaat ein angepasstes Dashboard zur visuellen Überprüfung von Behördenstatistiken und zum Vergleichen von Prozessvarianten zwischen verschiedenen Abteilungen ein. Das IBM Process Mining-Dashboard bietet die folgenden Funktionen:

• Leistungsansicht, die einen Drilldown in bestimmte Aktivitäten mit Aufschlüsselung ermöglicht und die Leistung jeder Prozessaktivität in Bezug auf Zeit (Dauer und Übergang), Nachbearbeitungen, Kosten und KPI-Ausrichtung darstellt. Der Bundesstaat nutzte die Leistungsansicht, um die Datenübertragungszeit zwischen seinen beiden Systemen zu analysieren – eine Analyse, die mit einer herkömmlichen Business-Intelligence-Lösung nicht durchgeführt werden konnte.
• Pfadanalyse, die mithilfe der Fallvariantenfunktion der Software die häufigsten Pfade zwischen Aktivitäten genau bestimmt.
• Konformitätsprüfung, die die zeitlichen und finanziellen Auswirkungen von Abweichungen vom Prozesspfad ermittelt, indem sie das tatsächliche Verhalten des aktiven Prozesses mit seinem erwarteten Verhalten vergleicht.

Mithilfe der detaillierten Analyse im Dashboard von IBM Process Mining kann der Bundesstaat die Auswirkungen seines neuen SAP SRM-Systems auf die Prozessdurchlaufzeiten, die Variantenerkennung und die Prozesslücken für das Änderungsmanagement vollständig analysieren.

Mit diesen datengesteuerten Erkenntnissen in unmittelbarer Reichweite liegt es endlich in der Hand des Bundesstaats, die Beschaffungsprozesse zu optimieren, mit denen seinen Bürgern bessere, schnellere und kostengünstigere Dienstleistungen bereitgestellt werden.

Die Regierung dieses US-Bundesstaates ist für die Verwaltung öffentlicher Dienstleistungen zuständig, die zum Erfolg und Wohlbefinden seiner Bürger beitragen. Der Bundesstaat setzt IBM Process Mining ein, um mehr öffentliche Dienstleistungen bereitzustellen, ohne seine Ausgaben zu erhöhen.

*Der in dieser Fallstudie vorgestellte Kunde arbeitete ursprünglich mit dem Unternehmen myInvenio zusammen, das seit dem 1. August 2021 zu IBM gehört. Das in dieser Fallstudie vorgestellte myInvenio-Produkt namens myInvenio Process Mining heißt jetzt IBM Process Mining.