Geschäftliche Agilität ist ein Muss für die schnell wachsende Sol Caribbean, Ltd. Das Erdölunternehmen ist seit seiner Gründung im Jahr 2005 exponentiell gewachsen. Heute hat das Unternehmen einen Wert von mehreren Milliarden Dollar und ist in 23 Ländern im gesamten karibischen Raum tätig. Es liefert Kraftstoffe, Flüssigöle und Schmiermittel unter anderem an die Automobil- und Nutzfahrzeugeindustrie, Luftfahrt und Schifffahrt.
Zur Koordinierung und Automatisierung der Investitionsprozesse in ihrer komplexen, vielfältigen Organisationsstruktur nutzt Sol Caribbean IBM Cloud Pak for Business Automation. Diese Koordination ist keine einfache Aufgabe. Das Unternehmen initiiert jährlich rund 1.000 Projekte in allen Ländern und Geschäftsbereichen, in denen das Unternehmen tätig ist. Der Umfang der Projekte variiert stark, von der Entwicklung einer neuen Tankstelle bis zur Anschaffung eines Bürocomputers.
Vor der Beauftragung von IBM im Jahr 2017 war der CapEx-Prozess des Unternehmens alles andere als agil. „Damals wurde der gesamte Prozess per E-Mail abgewickelt“, sagt Juan Lopez, Regional Operations Manager bei Sol Caribbean. „Es gab kein zentrales Repository, keine Möglichkeit, die Dokumente für ein Projekt zu verfolgen, keinen Workflow und keinen Genehmigungsstempel, wenn alle Beteiligten ein Projekt abgezeichnet hatten.“
„Als es zu einem Audit kam, war es schwierig, die entsprechenden Dokumente für jedes Projekt zu finden“, fährt er fort. „Unser Geschäft ist investitionsintensiv und wir wollten eine bessere Kontrolle über unsere Investitionen haben. Vom Genehmigungsverfahren bis zur Fertigstellung gab es keine Möglichkeit, den relativen Erfolg eines Projekts zu überprüfen – nicht nur im Hinblick auf die Investitionen, sondern auch darauf, welches Geschäft ein Projekt generiert hat oder ob es eine gute oder schlechte Rendite hatte.“
Das Unternehmen benötigte eine technologische Lösung, um seine CapEx-Prozesse besser zu verwalten, Projekte zu verfolgen und zu prüfen und das Betrugsrisiko zu minimieren.
Umfangreiche Prozessautomatisierung
Automatisiert den Investitionsprozess in 23 Ländern für 1.000 Projekte pro Jahr
Optimierte Arbeitsabläufe
Verkürzt die Genehmigungszeit für Großprojekte von mehreren Wochen auf eine Woche oder weniger
Sol Caribbean arbeitete mit dem IBM Business Partner LPA Corporate Solutions (LPA) zusammen, um eine Automatisierungsplattform zu entwickeln, die auf der IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung basiert, die für den Einsatz auf Red Hat OpenShift in jeder Cloud- oder IT-Umgebung optimiert ist. Die Führungskräfte von Sol Caribbean entschieden sich für die Lösung, die im Rahmen des Auswahlverfahrens anhand eines Prototyps von LPA vorgestellt wurde. „Es betrifft alle Bereiche – Geschäftsprozessmanagement, Dokumentenmanagement, Content-Management und automatisierte Workflows", so Lopez.
Die resultierende zentralisierte Plattform, die vor Ort auf Barbados auf virtualisierten Servern untergebracht ist, automatisiert den Investitionsprozess des Unternehmens vollständig:
- Um ein Projekt zu initiieren, melden sich autorisierte Benutzer – häufig Country Manager – über die webbasierte Oberfläche der IBM Lösung bei der Plattform an, füllen ein Online-Antragsformular aus und reichen die erforderlichen Unterlagen ein, die in einem zentralen Repository mit projektbezogenen Inhalten gespeichert sind. Das Repository ist Teil der Content-Management-Komponente der IBM Cloud Pak for Business Automation Lösung, die auch ein robustes Sicherheitsschema verwendet, um vertrauliche Dokumente vor unbefugten Benutzern zu schützen.
- Die regelbasierte Engine, die in der Workflow-Komponente der IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung enthalten ist, weist die Projektanfrage dann automatisch zu und leitet sie an die entsprechenden Prüfer weiter. Prüfer genehmigen das Projekt oder lehnen es ab und begründen ihre Entscheidungen.
- Das System verfolgt dann jeden Schritt des CapEx-Projekts – von der Genehmigung bis zum Projektabschluss – und kann jederzeit während der Projektausführung oder nach Abschluss Berichte über den Status eines Projekts oder einer Reihe von Projekten erstellen. Darüber hinaus ist das System in einen kollaborativen Prozess mit dem Buchhaltungssystem integriert, um sicherzustellen, dass die Budgets synchronisiert und auf Kurs sind.
Seit der Einführung der Plattform im Jahr 2019 hat sie sich sehr bewährt – ein Beweis dafür ist die positive Resonanz bei einen der größten kanadischen Anbieter von Kraftstoffen und Mineralölprodukten, Parkland Fuel Corporation, die Sol Caribbean im Januar 2019 übernommen hat. „Wir konnten Parkland von dem Wert des Systems überzeugen“, sagt Lopez. „Die Stakeholder von Parkland haben das System aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und es befürwortet".
Vor allem aber hat es bei Sol Caribbean für notwendige Prozessverbesserungen gesorgt. Das zentralisierte Repository ermöglicht den Nutzern jederzeit und von jedem Ort aus den Zugriff auf die Projektdokumentation, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und die Bearbeitungszeit beschleunigt. „Wir haben eine viel bessere Kontrolle in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften“, sagt Lopez. „Und wir haben die Gewissheit, dass wir für jedes Projekt eine Dokumentation haben und jede Prüfung belegen können. Der CapEx-Genehmigungsprozess ist rationalisiert – die Genehmigung von Projekten nimmt weniger Zeit in Anspruch, da jeder weiß, was getan werden muss und von wem.“
„Wir haben jetzt die Möglichkeit, die Dauer von Projekten zu verfolgen“, fährt er fort, „was uns hilft, kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Und können nun Informationen generieren, die es uns ermöglichen, KPIs zu verfolgen, beispielsweise den Prozentsatz der Projekte, die im Budget oder im Zeitplan liegen.“
Betrugsprävention ist ein weiterer Vorteil. „Es gibt ein Kontrollsystem, mit dem sichergestellt wird, dass wir Beschaffungen mit unserem ERP-Investitionstool vergleichen können“, sagt Elena Henckel-DaCosta, Managing Director of LPA. „Diese Fähigkeit hilft uns, das Betrugspotenzial zu minimieren.“
Die Regel-Engine der Plattform ermöglicht zudem eine schnellere Entscheidungsfindung. IBM Cloud Pak for Automation deckt auch Meilensteine und Fristen für Projektabnahmen ab. Wenn Prüfer ihre Fristen verpassen, wird der endgültige Genehmiger automatisch über die Plattform benachrichtigt. „In der Vergangenheit haben wir uns bei einigen der komplexeren Projekte wochenlang im Kreis gedreht und versucht, einen Konsens über Entscheidungen zu erzielen“, sagt Lopez. „Sobald das Projekt gestartet ist, weist die Plattform jetzt automatisch Zeitpläne zu, sodass die Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraums Feedback geben müssen. Es wird sozusagen eine schnellere Entscheidungsfindung erzwungen. Der Großteil unserer Genehmigungen erfolgt innerhalb einer Woche.“
Nach Angaben von LPA könnten künftige Empfehlungen den Einsatz von Robotic Process Automation zur Integration der Plattform in das ERP-System von Sol Caribbean beinhalten. Ein weiterer Bereich mit Potenzial für die Zukunft ist der Einsatz von KI zur Verbesserung von Statistik- und Marktanalysen.
In der Zwischenzeit genießt Sol Caribbean die Vorteile der aktuellen Plattform. „Diese Lösung ergänzt das Management unseres Investmentprozesses“, sagt Lopez, „deshalb bin ich sehr zufrieden damit.“ Alle IT-Implementierungen sind schwierig; Veränderungsmanagement ist schwierig. Es hat viel Arbeit und Engagement erfordert, aber wir sind jetzt an einem Punkt angelangt, an dem das System gut funktioniert.“
Sol Caribbean (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 2005 gegründet und liefert Erdölprodukte im gesamten karibischen Becken. Das Unternehmen ist in 23 Ländern tätig. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bridgetown, Barbados, vertreibt Treibstoff, Schmiermittel und Flüssiggas über ein Tankstellennetz an gewerbliche Kunden in den Bereichen Schifffahrt, Luftfahrt, Nutzfahrzeuge, Bergbau und Luxusschifffahrt. Das Unternehmen wurde Anfang 2019 von der Parkland Corporation, Kanadas größtem unabhängigen Lieferanten von Kraftstoffen und Erdölprodukten, übernommen.
Der 1996 gegründete IBM Business Partner LPA (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist eine Gruppe von renommierten Unternehmen mit internationaler Präsenz, die sich der Produktion und Integration von Lösungen für die digitale Transformation widmen, darunter Business Process Management, Case Management, Enterprise Content Management, Robotic Process Automation, intelligente Automatisierung, KI, Webanwendung und Portalentwicklung sowie E-Commerce-Entwicklung. Die Lösungen des Unternehmens ermöglichen es mehr als zweihundert Kunden, Wettbewerbsvorteile zu erzielen, indem sie ihre Vermögenswerte und Dokumente intelligent verwalten und ihre kritischen Organisationsprozesse optimieren. Die LPA hat Niederlassungen in Argentinien, Chile, Peru, Ecuador, Kolumbien und Barbados.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Mai 2021.
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