2008 kaufte die State Oil Company of Aserbaijan Republic (SOCAR) Petkim, den einzigen Erdölproduzenten in der Türkei. Es war der erste Schritt zur Gründung der heutigen SOCAR Turkey Enerji A.S. Heute betreibt SOCAR Turkey 13 Tochtergesellschaften, darunter eine Windkraftanlage, Glasfaserleitungen, den größten Containerhafen in der Ägäis und ein Pipelineprojekt, das eines Tages Erdgas in die Türkei und darüber hinaus transportieren wird.
Mit dem Wachstum des Portfolios des Unternehmens nahm jedoch auch die Komplexität seiner Geschäftsprozesse exponentiell zu. Im Laufe der Jahre ist es immer schwieriger geworden, den Betrieb und die Dokumentation zwischen den Tochtergesellschaften der SOCAR Turkey zu überwachen, da jede von ihnen auf ihrer eigenen Plattform arbeitet.
Berna Gençoğlu, IT Project Management Office Group Manager bei SOCAR Turkey, erklärt: „Wir brauchten eine einzige, präzise Möglichkeit, Dokumente und Systeme für unser gesamtes Unternehmen einzusehen. Auf der Suche nach einer Plattform zur Umgestaltung unserer Abläufe haben wir mehrere Lösungen verschiedener Anbieter evaluiert. Wir haben uns für IBM Cloud Pak for Business Automation entschieden, um unsere verteilten Systeme auf einer einheitlichen Plattform mit automatisierten Services zu konsolidieren.“
Kostenreduzierung durch Automatisierung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft SOCAR Turkey, die Kosten um 300.000 USD pro Jahr zu senken
Reduzierte CO2-Bilanz
Die Digitalisierung von Verträgen, Korrespondenz und technischen Dokumenten spart 8.258 kg Kohlendioxid pro Jahr
SOCAR Turkey arbeitete eng mit IBM und IBM Business Partner AKSIS zusammen, um die Enterprise Content Management Services in der IBM Cloud Pak for Business Automation -Lösung zu implementieren. Durch die sorgfältige Integration der Lösung in die wichtigsten Unternehmensanwendungen der Tochtergesellschaften von SOCAR Turkey konnte das Team integrierte, automatisierte und digitalisierte End-to-End-Prozesse im gesamten Unternehmen einrichten.
Die Lösung verwaltet nun automatisch die Dokumente von SOCAR Turkey auf Unternehmensebene von der Erstellung bis zur Archivierung oder Entsorgung. SOCAR Turkey nutzt die Lösung auch, um Informationen zu klassifizieren, dynamische Ordnerstrukturen zu entwickeln und den Zugriff auf Dokumente auf der Grundlage der in der HR-Lösung des Unternehmens angelegten Organisationsstruktur zu gewähren. Darüber hinaus nutzte das Entwicklungsteam die IBM Lösung, um Verarbeitungsstandards zu erstellen, die die Einhaltung internationaler Dokumentenmanagement-Standards und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützen.
Alle Tochtergesellschaften von SOCAR Turkey erhalten und verarbeiten täglich eine große Menge an Korrespondenz, und die IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung hilft bei der Automatisierung und Verwaltung dieser Dokumente. Wenn heute eine neue Korrespondenz bei SOCAR Turkey eintrifft, wird sie gescannt und an die IBM Lösung gesendet, die eine Reihe von Business Rules zur Klassifizierung anwendet und dann eine Fallnummer erstellt. Je nach Klassifizierung wird das Schreiben dann entweder automatisch einem Sachbearbeiter zugewiesen oder an das Dashboard eines Managers gesendet, wo es manuell zugewiesen werden kann.
Während die Fallbearbeiter jeden Fall prüfen und darauf reagieren, verfolgt das System den Fortschritt und sendet jedes neue Dokument an ein sicheres Content-Repository. Nach der Lösung werden alle Dokumente des Falles zusammen in einem durchsuchbaren Archiv gespeichert. Insgesamt hat SOCAR Turkey 3.000 Korrespondenzprozesse automatisiert.
SOCAR Turkey nutzt die IBM-Lösung, um interne und externe Verträge auf ähnliche Weise abzuwickeln. Durch die Automatisierung von fast 6.000 Prozessen in der Vertragsverwaltung konnte SOCAR Turkey das Vertragsmanagement beschleunigen, standardisieren und vereinfachen.
Die technischen Abteilungen von SOCAR Turkey profitieren ebenfalls von dem Automatisierungsprojekt. Ein Großteil der technischen Dokumentation wird von Drittanbietern erstellt, die nun die Lösung nutzen können, um ihre Ergebnisse an SOCAR Turkey zu übermitteln. Die automatisierten Workflow-Funktionen der Lösung stellen sicher, dass die Dokumente die entsprechenden Stakeholder des Unternehmens erreichen, von denen die Dokumente überprüft, kommentiert und genehmigt werden können. „Seit wir IBM Cloud Pak for Business Automation verwenden, sagen uns unsere Stakeholder, dass sie nicht mehr das Gefühl haben, für das System zu arbeiten. Vielmehr arbeitet das System für sie“, sagt Zehra Özcömert, Information and Records Group Manager bei SOCAR Turkey.
Seit der Implementierung der IBM Cloud Pak for Business Automation Software hat SOCAR Turkey etwa 500.000 Dokumente in die Lösung migriert und mehr als 14.000 Prozesse automatisiert. Infolgedessen ist die Durchlaufzeit für die Dokumentation um 20-40 % gesunken, die Produktivität der Mitarbeiter hat sich um 20-30 % erhöht und die Kundenzufriedenheit ist um 30-50 % gestiegen. Darüber hinaus hat das Unternehmen die Anzahl der zu druckenden und aufzubewahrenden Dokumente verringert und ist nun besser in der Lage, die Einhaltung der verschiedenen Vorschriften nachzuweisen.
Die vielleicht größten Verbesserungen stehen jedoch im Zusammenhang mit den finanziellen und ökologischen Auswirkungen der Lösung. „Die Lösung spart SOCAR Turkey rund 300.000 USD pro Jahr an Papier, Druck, Porto, Lagerung und Verwaltung ein und hat unseren CO2-Fußabdruck um 8.028 kg CO2 reduziert“, schließt Özcömert.
SOCAR Turkey (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist eine Tochtergesellschaft der State Oil Company State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR), eines der weltweit größten Öl- und Erdgasunternehmen. Das Unternehmen nahm seine Tätigkeit in der Türkei im Jahr 2008 auf und betreibt heute 13 Tochtergesellschaften, die Energie für mehr als 1,5 Millionen Kunden erzeugen, speichern und liefern. SOCAR Turkey hat ihren Sitz in Istanbul und beschäftigt über 5.000 Mitarbeiter.
Der 1994 gegründete IBM Business Partner Aksis (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) konzentriert sich darauf, Unternehmen mit Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen zu unterstützen. Das Unternehmen bietet auch elektronische Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagementsysteme, mobile Lösungen, Bildverarbeitung, robotergestützte Prozessautomatisierung und mehr an. Seine Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen, darunter Finanzen, Automobil, Pharmazeutische Chemie und Regierung. Aksis hat seinen Hauptsitz in Istanbul.
Rechtshinweise
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Business Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Hergestellt in den USA, September 2021.
IBM, das IBM Logo, ibm.com und IBM Cloud Pak sind Marken der IBM Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Produkt‐ und Servicenamen können Marken von IBM oder anderen Unternehmen sein. Eine aktuelle Liste der IBM Marken finden Sie auf der Webseite „Copyright- und Markeninformationen“ unter www.ibm.com/de-de/legal/copyright-trademark.
Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.
Die Einhaltung der Datenschutzgesetze und -richtlinien liegt in der Verantwortung des Kunden. IBM bietet keine Rechtsberatung an und gewährleistet nicht, dass die Dienstleistungen oder Produkte von IBM die Einhaltung von Gesetzen oder Vorschriften durch den Kunden sicherstellen.