Seit 1847 hat sich Siemens zum größten Industrieunternehmen in Europa entwickelt, mit Geschäftsschwerpunkten in den Bereichen Industrieprodukte, Energie, Gesundheitswesen, Infrastruktur und Städte. Das Unternehmen ist immer auf der Suche nach innovativen Wegen, um seine Kunden weltweit besser bedienen zu können. Um dieses Ziel zu erreichen, hat Siemens eine Strategie für die digitale Transformation entwickelt.

Diese Strategie zielt darauf ab, durch eine vereinfachte Unternehmensstruktur ein langfristiges Geschäftswachstum und eine höhere Rentabilität zu ermöglichen. In der Folge hat der Konzern die Siemens AG, die Siemens Healthineers AG und die Siemens Energy AG in eigenständige Unternehmen aufgeteilt, die in einem gemeinsamen Ökosystem von gemeinsamen Interessen und Services zusammenarbeiten.

Talente sind der Motor dieses laufenden Transformationsprogramms. Olaf Reichert, Senior IT Manager und Head of Development Services bei der Siemens AG, erklärt: „In den letzten Jahren ist die Vielfalt der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb des Konzerns erheblich gewachsen. Mit der Übernahme der Low-Code-Plattform Mendix hat Siemens beispielsweise sein Lösungsportfolio und damit auch seine Fach- und IT-Kompetenzen ausgeweitet.“

In der Vergangenheit verließen sich die Länder auf ihre eigenen Systeme und Prozesse für HCM, einschließlich der alltäglichen Personalverwaltung sowie Funktionen wie Gehaltsabrechnung und Talentmanagement. Viele der weltweit im Einsatz befindlichen HCM-Kernsysteme standen kurz vor dem Auslaufen des Supports gemäß der Produkt-Roadmap, und Siemens erkannte eine wertvolle Gelegenheit für einen neuen Lösungsansatz.

„Früher nutzten die Standorte ihre eigene HCM-Infrastruktur, um ihre eigenen HCM-Systeme zu betreiben“, fährt Reichert fort. „Diese Arbeitsweise hat nicht nur unsere Kosten in die Höhe getrieben, sondern auch die Komplexität des Supports durch die gemeinsam genutzten HR-Services und die IT-Perspektive deutlich erhöht. Aus Arbeitnehmersicht bot der alte Ansatz nur eingeschränkte Self-Service-Möglichkeiten, was die Erledigung gängiger HR-Prozesse zeitaufwändig machen konnte. Um diese Herausforderungen zu lösen und gleichzeitig die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern sowie von SaaS-Angeboten zu profitieren, haben wir beschlossen, disparate globale Prozesse durch einheitliche, konsistente Standards zu ersetzen.“

Siemens suchte nach Lösungen, die einen gemeinsamen und beschleunigten Rollout-Ansatz für das Personalmanagement in allen drei Siemens-Unternehmen ermöglichen würden, der von der Personalabteilung und der Global Shared Services-Organisation vorangetrieben wird.

Um diese Vision zu verwirklichen, veröffentlichten Siemens HR, Global Shared Services und die IT-Abteilung eine Ausschreibung (Request For Proposals, RFP) für eine neue HCM-Lösung. Nach einem eingehenden Evaluierungsprozess kam das Unternehmen zu dem Schluss, dass die cloudbasierten Workday-Lösungen – implementiert von einem Team aus Branchen- und Technologieexperten von IBM – am besten für sein Ziel der digitalen Transformation geeignet waren.

„Unsere Angebotsanfrage enthielt sowohl funktionale HR- als auch IT-Kriterien“, kommentiert Reichert. „Was die Funktionalität anbelangt, so suchten wir nach einer Lösung, die reibungslose Abläufe für gängige HR-Anwendungsfälle bietet – sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter. Auf der IT-Seite strebten wir eine Lösung an, die unsere Verwaltungs-, Wartungs- und Support-Anforderungen vereinfachen würde, sodass unser Global Shared Services-Team mehr Zeit für wertsteigernde Aktivitäten aufwenden könnte. Von allen Lösungen, die wir in Betracht gezogen haben, waren wir von Workday Human Capital Management am meisten beeindruckt. Die Kombination aus den fortschrittlichen HCM-Funktionen von Workday und der umfassenden Erfahrung von IBM mit ähnlichen großen HR-Projekten hat uns überzeugt, dass wir unsere Ziele für einfache HR-Prozesse und eine schlanke IT-Servicebereitstellung erreichen können.“

Reichert fährt fort: „Wir wollten die Kosten und die Komplexität der manuellen Integrationsarbeit vermeiden. Die Tatsache, dass Workday eine vollständig integrierte Suite von Lösungen anbietet, einschließlich Abwesenheitsmanagement, Vergütungsmanagement und Talentmanagement – alles aus der Cloud – war sehr überzeugend. Während der Ausschreibung hat die Lösung von Workday andere Anbieter auch in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit weit übertroffen, was uns davon überzeugt hat, dass dies die optimale Wahl ist. Entscheidend war, dass die enge strategische Beziehung zwischen einer qualifizierten Belegschaft von IBM und Workday uns von Anfang an die Gewissheit gab, dass unser IBM Projektteam über das Know-how verfügte, um diese neuen mobilen Funktionen optimal zu nutzen – und uns dabei half, lokale Papierprozesse sowie alte HCM-Systeme zu ersetzen, die Flexibilität zu erhöhen und globale HR-Angebote zu unterstützen.“

Schon früh in der Planungsphase legte Siemens gemeinsam mit seinen Geschäftsbereichen – Siemens AG, Siemens Healthineers AG und Siemens Energy AG – den globalen Rollout-Ansatz fest und gliederte die Länder für den regionalen Rollout. Doch selbst dieser Cluster-Ansatz erforderte bis zu 10 separate Workday-Instanzen, sodass für die Implementierung etwa 30 parallele Arbeitsabläufe erforderlich waren. Um diese Komplexität zu bewältigen, das Geschäftsrisiko zu verringern und die Einführung zu beschleunigen, hat Siemens die fachkundige Unterstützung von IBM Services in Anspruch genommen.

„IBM Services wurde uns wärmstens empfohlen, und von Anfang an war klar, dass IBM über das fundierte technologische Know-how und die globale Projekterfahrung verfügt, die uns zum Erfolg verhelfen würden“, erinnert sich Reichert. „Die Tatsache, dass IBM selbst Workday-Lösungen nutzt und die Lösung intern mit eigenen Beratern und technischen Ressourcen implementiert hat, gab uns die Gewissheit, dass wir in sicheren Händen sind.“

In Zusammenarbeit mit IBM Services beschloss Siemens, mit der Implementierung von Workday Human Capital Management in seiner Region Südwesteuropa zu beginnen. Diese Komplettlösung umfasste Anwendungen für das Abwesenheitsmanagement, das Vergütungs- und Talentmanagement sowie die Integration mit dem bestehenden HR-Gehaltssystem. Für den Rest der Welt entschied sich das Unternehmen, zunächst Workday Talent Management einzuführen und die übrigen Lösungskomponenten nach und nach in den einzelnen Ländern einzuführen. Um den Rollout zu erleichtern, nutzte Siemens seine bestehende Instanz der IBM Watson® Technologie, um HR-Prozesse mit KI-Funktionen anzureichern.

„Viele unserer globalen HCM-Systeme sind stark angepasst, basierend auf den spezifischen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen der lokalen Rechtsprechung – insbesondere unsere bestehenden Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen“, erklärt Reichert. „IBM hat uns dabei geholfen, eine Möglichkeit zu finden, die Einführung der neuen Lösungen auf der Grundlage einer globalen Prozessvorlage zu beschleunigen, indem wir ähnliche Länder in einem regionalen Rollout zusammenfassen, z. B. durch Schaffung der Region 'Südwesteuropa'. Diese Empfehlung von IBM sowie die globale Präsenz von IBM haben sich als äußerst wertvoll erwiesen, da wir so die erhebliche Komplexität vermeiden konnten, die mit dem Versuch verbunden ist, mehrere landesspezifische Prozesse gleichzeitig neu zu gestalten.“

Während der anfänglichen Einführung von Workday Human Capital Management entwickelte IBM eine innovative Methodik, um die Einführung der Lösungen in anderen globalen Regionen zu optimieren. Der „IBM Factory Method“-Ansatz stützt sich auf wiederholbare Muster und Vorlagen (z. B. die Vorlage für globale Prozesse), die mit robusten Governance-Frameworks und einem Standardansatz für die Bewertung und Genehmigung von länderspezifischen Änderungsanträgen für die Workday-Lösungen überlagert werden.

Reichert fügt hinzu: „Wir sind sehr beeindruckt von den Effizienzgewinnen, die wir mit der IBM Factory Method erzielen. Durch die Umsetzung von Best-Practice-Ansätzen, die in Zusammenarbeit mit IBM Services entwickelt wurden, werden wir in der Lage sein, alte HCM-Systeme auf der ganzen Welt deutlich schneller durch die Angebote von Workday zu ersetzen.“

Durch die Anwendung der IBM Factory Method hat Siemens die HR-Admin- und Talent-Management-Prozesse von Workday in 35 Ländern in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum erfolgreich eingeführt. Das Unternehmen geht davon aus, dass die Einführung innerhalb der nächsten 24 Monate abgeschlossen sein wird – und damit weit vor dem Ende der Nutzungsdauer seiner derzeitigen HCM-Systeme. Damit sich Siemens auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, beauftragte das Unternehmen IBM® Application Management Services mit der laufenden Wartung und Unterstützung.

„Dies ist ein komplexes Projekt mit 30 parallelen Arbeitsabläufen, aber IBM Services hat uns dabei geholfen, diese Komplexität zu durchbrechen und eine reibungslose Bereitstellung unserer Workday-Lösungen zu erreichen – einschließlich einer groß angelegten Implementierung von Workday Talent Management für das gesamte globale Unternehmen“, kommentiert Reichert. „IBM hat es uns ermöglicht, Synergien und Kosteneffizienzen für Workday in allen drei Siemens-Unternehmen zu erschließen, und wir sind sehr beeindruckt von der Professionalität des IBM-Teams.“

Im Zuge der beschleunigten Einführung der Workday-Lösungen ist Siemens zuversichtlich, dass die globale Standardisierung der HR-Prozesse Kosteneffizienzen freisetzen und die Erfahrungen der Mitarbeiter verbessern wird.

„Da wir weiterhin von alten HCM-Systemen auf den definierten globalen Prozess über die Workday-Cloud umsteigen, werden wir die Möglichkeit haben, kostspielige lokale Infrastrukturen außer Betrieb zu nehmen“, sagt Reichert. "Gleichzeitig wird die Harmonisierung unserer globalen HR-Richtlinien und -Prozesse es unserer Global Shared Services-Organisation ermöglichen, HCM-Funktionen für das globale Geschäft effizienter bereitzustellen und die Unterstützung der globalen Geschäftsorganisationen zu verbessern.

Am wichtigsten ist jedoch, dass die neuen Workday-Lösungen von IBM Siemens in die Lage versetzen, seine Position als bevorzugter globaler Arbeitgeber zu stärken. Sie helfen dem Unternehmen, die Talente anzuziehen, zu halten und zu entwickeln, die es benötigt, um Siemens zu einem digitalen Unternehmen zu transformieren.

„Heute können 40.000 Siemens-Mitarbeiter in 35 Ländern sicher und bequem über ihr Smartphone auf Self-Service-Funktionen im Personalwesen zugreifen“, sagt Reichert. „Top-Talente in der Tech-Branche erwarten von ihren Arbeitgebern zunehmend, dass sie schnell und nahtlos über die digitalen Kanäle mit der Personalabteilung interagieren können. Wir sind davon überzeugt, dass unser Projekt mit IBM und Workday eine wichtige Rolle dabei spielt, diesem Bedürfnis der Branche gerecht zu werden.“

Siemens (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein Technologieunternehmen mit Hauptsitz in München, das hauptsächlich in den Bereichen Industrie, Infrastruktur, Mobilität und Gesundheitswesen tätig ist. Das Unternehmen arbeitet unter anderem an ressourceneffizienten Fabriken, robusten Lieferketten, intelligenteren Gebäuden, intelligenten Stromnetzen und einem fortschrittlichen Transportwesen. Die Siemens Group beschäftigt weltweit rund 293.000 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 57 Milliarden Euro.