Als eBusiness Manager für die Region Nordamerika bei Saint-Gobain hatte Chase Shelby die Aufgabe, die große Menge an Papier zu ersetzen, die das Unternehmen mit Kunden und Lieferanten für Bestellungen, Sendungsverfolgung und Rechnungsstellung austauschte.
Das Unternehmen musste die Kosten senken, die betriebliche Effizienz verbessern und die manuellen Prozesse rationalisieren. Und es brauchte eine automatisierte Lösung, um dies zu erreichen. Die Mitarbeiter des Kundenservice wurden durch die manuelle Auftragserfassung ausgebremst und fühlten sich von Anfragen nach Frachtbriefen, Sendungsverfolgung und Rechnungen überrollt.
Außerdem wollte das Unternehmen seine Kunden schneller onboarden, das Bestellwesen mit ergänzenden Anbieterprodukten vereinfachen, die Bestelleffizienz für Großkunden verbessern und eine Lösung für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) einführen, die einen Wettbewerbsvorteil bietet, um mehr Kunden und Anbieter zu gewinnen.
Saint-Gobain wollte auch, dass diese Lösung sicher und cloudbasiert ist.
Shelby sagt, dass er vor seiner Beförderung in seine eBusiness-Position als Kundenservicemitarbeiter bei Saint-Gobain tätig war. Er weist darauf hin, dass er Bestellungen manuell am Telefon aufnehmen und eingeben musste. Außerdem musste er Anrufe entgegennehmen, um Informationen zur Sendungsverfolgung bereitzustellen oder Anfragen zur Bereitstellung von Kundendokumenten wie Rechnungen zu beantworten. Er beschreibt diesen Prozess als ineffizient und langsam. Es waren seine persönlichen Erfahrungen, die dazu beitrugen, dass eine effizientere EDI-Lösung gefunden werden musste.
Kosteneinsparungen
Die durch die EDI-Technologie eingesparten Kosten betragen 92 % pro Bestellung
Unterbrechungsfreier Betrieb
Das Unternehmen kann jetzt 24 Stunden am Tag, an jedem Tag der Woche Dokumente empfangen
Saint-Gobain entschied sich für den Einsatz der cloudbasierten Lösung IBM® Sterling Supply Chain Business Network Premium, um EDI-Spezifikationen zu erstellen und an seine Lieferanten zu senden. Der Grund für diese Entscheidung waren die Vorteile der Kosteneffizienz von EDI gegenüber manuellen Prozessen.
Shelby weist darauf hin, dass die IBM Lieferkettenlösung die Effizienz bei Bestellung, Rechnungsstellung und Versand verbessert hat. Er sagt, dass die Kunden jetzt automatische Versandbenachrichtigungen erhalten, die direkt in ihre Systeme eingepflegt werden. Sie können die Sendungsverfolgungsnummern einsehen, wissen, wann ihre Bestellungen eintreffen werden, und haben Zugriff auf alle anderen relevanten Versandinformationen.
Zu den detaillierten Informationen, die EDI seinen Kunden jetzt bereitstellt, gehören laut Shelby erweiterte Lieferankündigungen (Advanced Shipping Notices, ASNs), die das Unternehmen an die Vertriebszentren seiner Kunden senden kann. Wenn die Kunden die Barcodes auf den Produkten, die sie erhalten, einscannen, werden diese direkt mit den per EDI gesendeten ASNs verknüpft und geben an, was sich in jedem Paket befindet. Dadurch müssen diese Kunden nicht mehr beim Kundenservice anrufen, um einen Lieferschein oder andere versandbezogene Unterlagen anzufordern.
„Wir haben auf Bestellung gefertigte Produkte und Lagerware“, sagt Shelby. „Es kommt ziemlich selten vor, dass wir nur eine Bestellung, eine Rechnung und eine Lieferung haben. Wenn also ein Kunde in einer Bestellung Lagerware und Sonderanfertigungen bestellt, haben wir mehrere Rechnungen und ASNs. Mit dem Business-Analytics-Tool der Lösung können wir einfach nach der Bestellnummer suchen, alle ASNs, alle Rechnungen und alle relevanten Dokumente abrufen und sie mit einer einzigen Abfrage an den Kunden senden.“
Darüber hinaus nannte er eine weitere wichtige Verbesserung, die die Lösung dem Unternehmen gebracht hat. Infolge der Einführung der IBM Lösung ist Saint-Gobain eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen eingegangen, das ergänzende Produkte verkauft. Mit der IBM Sterling-Lösung kann ein Kunde direkt bei Saint-Gobain bestellen und das ergänzende Produkt auf derselben Rechnung bestellen. Saint-Gobain liefert sein Produkt an den Kunden, und sein Partner liefert das ergänzende Produkt per Dropshipping. Und der gesamte Prozess wird über EDI abgewickelt.
„Der Kunde ist davon begeistert, weil er nur noch eine Rechnung von zwei Unternehmen unter einer Bestellnummer erhält“, sagt Shelby. „Die Partnerschaft ist nicht nur gut für uns beide, was den Umsatz angeht, sondern auch für den Kunden, der sich nicht mit mehreren Anbietern auseinandersetzen muss.“
Als Premium-Nutzer des Sterling Supply Chain Business Network hat Saint-Gobain Zugang zu IBM Mapping-Experten, die für wichtige Aspekte der EDI-Lösungen des Herstellers zuständig sind. „Das ermöglicht es uns, mehrere Projekte gleichzeitig durchzuführen, denn ich kann bei IBM Probleme ansprechen und sie mit der Erstellung eines Mappings für einen Kunden beauftragen, während ich einen anderen Kunden teste“, sagt Shelby.
Er sagt, dass die Ressourcen von IBM es seinem Unternehmen auch ermöglichen, Kunden schneller einzuführen, als wenn er das intern machen würde. Es geht nicht nur schneller, sondern der Prozess ist auch effizienter. „Ich fülle ein einfaches Formular aus. Ich trage dann lediglich die EDI-Informationen des Kunden ein und sage unserem Team, von welchen Mappings es die Daten kopieren soll“, sagt Shelby. Er fügt hinzu, dass diese Formulare für jeden Kunden kopiert und angepasst werden können, um den speziellen EDI-Bedürfnissen jedes einzelnen Kunden gerecht zu werden.
Saint-Gobain profitiert auch von der verbesserten Transparenz und den KI-Funktionen, die mit der erstklassigen IBM Lieferkettenlösung einhergehen. Shelby sagt, dass die Automatisierung der Übertragung von Dokumenten und Versandbenachrichtigungen für Rechnungen direkt in die Systeme seiner Kunden ihnen einen besseren Einblick in den Prozess verschafft. So müssen die Kunden nicht mehr anrufen oder eine E-Mail an Saint-Gobain schicken, um zusätzliche Informationen zu erhalten, und die Mitarbeiter vom Kundenservice können sich anderen wertschöpfenden Aufgaben zuwenden.
Zu den Auswirkungen der Verlagerung der Lieferketten-EDI von Saint-Gobain in die Cloud bemerkt Shelby: „Wir sind in der Lage, einen Teil der Serverlast, die wir intern hatten, in die Cloud zu verlagern, wobei IBM sie für uns über IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium verwaltet.“
Die IBM Lösung ist für Saint-Gobain von Vorteil, weil sie die manuelle Auftragserfassung für die Mitarbeiter im Kundenservice überflüssig macht, sodass sie proaktiv und nicht reaktiv mit den Kunden umgehen können. „Sie verbringen ihre Zeit nicht damit, jeden Tag Bestellungen einzugeben, Anrufe entgegenzunehmen und nach Kopien von Rechnungen oder Lieferscheinen zu fragen“, sagt Shelby.
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Unternehmen nun Bestellungen, ASNs und Rechnungen per EDI an Kunden versenden kann. Früher forderten Kunden diese Informationen von den Kundenservicemitarbeitern des Unternehmens an. Inzwischen ist die Zahl dieser Anrufe drastisch gesunken.
Shelby stellt fest, dass einer der wichtigsten Effizienzgewinne bei der Verwendung von EDI für Bestellungen die höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit ist. Das Unternehmen kann jetzt Dokumente rund um die Uhr an jedem Tag der Woche empfangen. „Unser Hauptziel ist es, jedes Jahr so viele Kunden wie möglich für EDI zu gewinnen. Wir bewegen uns derzeit irgendwo zwischen 50 und 60 Prozent“, sagt Shelby.
Mit dem Zugang, den die Lieferkettenlösung von IBM den Mapping-Experten von IBM bietet, kann Saint-Gobain seine EDI-Kosten niedrig halten, da weniger Mapper und Administratoren benötigt werden. Darüber hinaus erleichtert die Lösung dem Unternehmen die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Projekte.
Eine weitere Kosteneinsparung ergibt sich für Saint-Gobain durch die Analysefunktionen der Lösung. Laut Shelby kann das Unternehmen mithilfe von Analysen die Kosten senken, indem es veraltete und ineffiziente Prozesse identifiziert. Er nennt ein Beispiel: „Zu dem Zeitpunkt, als wir eine Rechnung an einen Kunden schickten, schickten wir auch ein Statusdokument an unser SAP-System zurück, in dem es darüber informiert wurde, dass die Rechnung bei IBM eingegangen ist. Durch den Wegfall dieses Prozesses konnten wir einiges an unseren monatlichen Dokumentenkosten einsparen.“
Shelby sagt, dass Saint-Gobain plant, den Zugriff auf die IBM Sterling Business Transaction Intelligence-Lösung auf die Debitorenabteilung des Unternehmens auszuweiten. Diese Abteilung wendet sich häufig an sein eBusiness-Team, um zu fragen, ob ein Kunde erfolgreich eine Rechnung per EDI erhalten hat. Wenn die Debitorenbuchhaltung jedoch eine Verbindung zu Sterling Business Transaction Intelligence herstellen kann, verringert sich das Hin und Her zwischen den Abteilungen, und die Mitarbeiter können direkt auf die benötigten Daten zugreifen.
Saint-Gobain (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein führender globaler Hersteller von Schleifmitteln. Das Unternehmen entwickelt maßgeschneiderte Lösungen, um die beste Option für Leistung, Kosten und Sicherheit zu gewährleisten. Mit mehr als 130 Jahren Erfahrung und über 10.000 Mitarbeitern betreut das Unternehmen seine Kunden über sein Netzwerk aus 60 Niederlassungen in fast 30 Ländern. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Worcester, Massachusetts.
Fußnoten
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, November 2020.
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