Primanti Bros. wollte seine sich wiederholenden Büroprozesse verbessern, indem es die manuelle Arbeit konsolidierte, die für die Erstellung der täglichen Verkaufs- und Arbeitsberichte erforderlich war. Bei näherer Betrachtung der Situation benötigte das Unternehmen eine Gruppe von acht Regionalmanagern, um tägliche Verkaufsberichte für jeweils fünf Standorte zu erstellen. Dabei benötigte jede Person mindestens 45 Minuten, um bis 10 Uhr jeden Tag, einschließlich Wochenenden und Feiertagen, 40 Berichte zu erstellen. Die Restaurantkette erkannte, dass die Automatisierung solcher Prozesse mithilfe von KI Zeit und Betriebskosten sparen würde.

„Sie haben jeden Tag nur eine begrenzte Zeit, bevor Sie mit der Leitung des Restaurants beginnen. Man kann sich so sehr im Kopieren, Einfügen, Ausfüllen und Überprüfen einer Tabelle verzetteln, dass man sich eigentlich auf die Zahlen und deren Aussage konzentrieren sollte", sagt Stritmatter. „Deshalb wollten wir die Arbeit aus dem Prozess nehmen, um Zeit zum Nachdenken und Planen zu haben.“

Die Prozessautomatisierung stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen, aber Primanti Bros. hat diese Herausforderung direkt gemeistert. In Zusammenarbeit mit IBM und dem IBM Business Partner Salient Process, Inc., einem Full-Service-Unternehmen für Prozessautomatisierung, entwarf Primanti Bros. einen digitalen Modernisierungsplan, der KI für seine Finanzabteilung nutzen sollte. Durch die Analyse verschiedener Softwaretechnologien stellte das Team für Finanzplanung und Analyse fest, dass IBM Robotic Process Automation (RPA) die höchste Investitionsrendite (ROI) für Automatisierungsanwendungsfälle bietet.

Jimmy Hewitt, Senior Automation Advisor bei Salient Process, sagt: „Zwei Dinge gefallen mir an dieser speziellen Automatisierungstechnologie sehr gut. Zunächst einmal: Da der Bot überhaupt keine Zeit braucht, um Arbeiten zu erledigen, für die Menschen 2.000 Stunden im Jahr benötigten, schenkt er Ihnen buchstäblich Zeit. Es heißt, Zeit lässt sich nicht kaufen. Ich sage, ja, das kannst du! Zweitens, wie niedrig die Eintrittsbarriere für diese Fähigkeit ist.“

RPA bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der fast jeder einen Bot erstellen kann, um einfache automatisierte Aufgaben auszuführen. Der IBM RPA-Bot ist unglaublich flexibel. Es kann über mehrere Plattformen und Systeme hinweg arbeiten, um verstreute Informationen mithilfe von KI zu sammeln. Primanti Bros. setzt auf die IBM RPA-Technologie, um die täglichen Verkaufs- und Personalberichte in eine freihändige Aufgabe mit weniger Fehleranfälligkeit zu verwandeln.

Innerhalb von zwei Wochen wurde die neue Lösung implementiert. Drei Monate später berichtete Primanti Bros., dass es sich bereits amortisiert habe. Anstatt hinter einem Schreibtisch zu sitzen, können sich die Regionalmanager von Primanti jetzt mehr darauf konzentrieren, ihren Fans" (ihren Kunden) das beste Erlebnis zu bieten. Durch den Zugriff auf Zahlen und Daten in Echtzeit kann das Managementteam die Trends schnell vergleichen und mit der Planung für den Tag beginnen.

„Einer unserer Regionalmanager sagte, es sei eine Erleichterung, diese Berichte nicht nur bereits fertig zu haben, sondern auch zu wissen, dass sie korrekt sind. Niemand sonst ist hineingegangen und hat versehentlich die falsche Nummer eingegeben“, fügt Stritmatter hinzu. „Als Datenperson beruhigt mich das. Es ist fehlerfrei und ich weiß, dass sie sich die richtigen Dinge ansehen.“

Primanti Bros. führt nun die täglichen Verkaufs- und Arbeitsberichte in Rekordzeit durch. Anstelle von acht Managern, die jeweils 45 Minuten pro Tag für diese Aufgabe aufwenden, erledigt der RPA-Bot diese Aufgabe in drei Minuten. Das spart dem Management jährlich über 2.000 Stunden, wobei Primanti Bros. eine Kosteneinsparung von 84.000 USD verzeichnet.

Während sich das Restaurant auf mehr Technologie zubewegt, sind der Zukunft seines maschinellen Lernens und seiner KI keine Grenzen gesetzt. Nachdem sie die Fähigkeiten des Automatisierungs-Bots gesehen hatten, haben andere Abteilungen von Primanti Bros. Anfragen eingereicht, ihn auf ihre eigenen Berichtsanforderungen anzuwenden.

„Wir arbeiten auch daran, Anfragen für die Buchhaltung und die IT-Abteilung abzubilden. Es könnte Hunderte von Berichten geben, die wir am Ende automatisieren können, aber wir setzen Prioritäten bei den Berichten, die die größten Auswirkungen haben werden", erklärt Stritmatter. „Wir haben einen langfristigen Plan für weiteres Wachstum durch die Eröffnung weiterer Restaurantstandorte. Wir hoffen, dass wir irgendwann an einen Punkt kommen, an dem wir jemanden einstellen müssen, der sich nur um die Verwaltung unserer Automatisierungen kümmert - in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Es gibt viel Raum für Wachstum und wir haben keine Pläne, langsamer zu werden. Der Bot wird entscheidend sein, um unser Geschäftsmodell skalierbar zu halten.“

Primanti Bros. (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), eine legendäre Kette aus Sandwichläden, wurde 1933 von Joe Primanti und seinen Brüdern in Pittsburgh, Pennsylvania gegründet. Die berühmte Kette ist bekannt für ihr typisches Sandwich, das aus gegrilltem Fleisch, geschmolzenem Käse, Krautsalat, Tomaten und Pommes Frites zwischen zwei Scheiben italienischem Brot besteht.

Das in den USA ansässige Unternehmen Salient Process (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) hat seine Größe im letzten Jahr verdoppelt und ist ein IBM Business Partner und der führende Anbieter von Hyperautomatisierungsdiensten und -lösungen. Salient ist spezialisiert auf Process Mapping, Mining und Analyse, Robotic Process Automation, Business Process Management (BPM), Business Rules Management (Decision) und Automatisierungslösungen und unterhält eine gesunde Praxis von Onshore-, Nearshore- und Offshore-Implementierungsberatern.