Um die Studierenden dazu zu inspirieren, über die Grenzen des Wissens hinauszugehen, muss jeder Aspekt des Campuslebens präzise verwaltet werden – sei es bei der Planung von Kursen, der Bearbeitung von Studenteneinschreibungen oder der Erhebung von Kursgebühren. Die Portland State University (PSU) hat ihre Business-Intelligence-Tools mit IBM® Cognos® Analytics erweitert, um ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Spitzenleistungen im Bildungsbereich zu bringen.
Als große, städtische Universität ist jede Abteilung der PSU auf detaillierte Analysen angewiesen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Wie konnte die Universität sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter Zugriff auf die besten Analysetools haben?
Um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit seiner Business Intelligence-Plattform zu verbessern, hat PSU ein Upgrade auf IBM Cognos Analytics durchgeführt, das 1.500 Benutzern ein noch umfassenderes Analyseerlebnis bietet.
Mit mehr als 27.000 Studierenden, die in über 200 Studiengängen eingeschrieben sind, ist es die oberste Priorität der Portland State University (PSU) sicherzustellen, dass alle Studierenden eine wirklich bereichernde Ausbildung erhalten. Dies erfordert eine hervorragende Planung und ein sehr gutes Ressourcenmanagement.
Alison Nimura, Leiterin des Business-Intelligence-Teams an der Portland State University, führt aus: „Ob für die Überwachung der Einschreibungen, die Beratung von Studierenden oder die Budgetplanung für das nächste Jahr – fast jeder Aspekt des Universitätslebens hängt vom schnellen Zugriff auf wichtige Leistungsdaten und geschäftskritische Berichte ab. Wir haben rund 1.500 Cognos-Benutzer, und viele unserer operativen Abteilungen wären ohne die genauen und intuitiven Berichte, die wir täglich liefern, einfach nicht in der Lage, zu funktionieren.
„Seit vielen Jahren nutzen wir IBM Cognos zur Unterstützung der universitätsweiten Berichterstattung – mit großem Erfolg. Aber es gibt viele Verbesserungsmöglichkeiten: Wir arbeiten ständig mit akademischen Einheiten und Verwaltungsmitarbeitern zusammen, um herauszufinden, wie wir unsere Berichterstellung auf die nächste Stufe bringen können.“
Nach Feedback von verschiedenen Nutzern hat das Business-Intelligence-Team der PSU eine Reihe von Möglichkeiten zur Verbesserung der Berichterstattung in der gesamten Universität gefunden.
Alison Nimura erläutert weiter: „Unsere Nutzer wollten das Erscheinungsbild unserer Berichtstools verbessern, mit einer moderneren Oberfläche, die es ihnen ermöglicht, die Dashboards an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und individuell zu gestalten. Wir sahen auch das Potenzial einer intuitiveren Benutzeroberfläche, die den Nutzern aktiv helfen würde, verschiedene Möglichkeiten der Informationsdarstellung zu erkunden.“
Das Business-Intelligence-Team identifizierte beispielsweise eine Reihe von Anwendungsfällen für Visualisierungen, die Benutzern helfen könnten, Geolokalisierungsdaten genauer zu interpretieren.
„Die Tools, die uns zur Verfügung standen, konnten nur Daten auf Welt- oder Länderkarten visualisieren“, sagt Alison Nimura. „Wir wollten viel tiefer eintauchen und geografische Daten auf Bundesstaats-, Stadt- oder sogar Campusebene betrachten.“
Sie fügt hinzu: „Benutzer sagten auch, dass sie sich mehr Kontrolle über das Hochladen ihrer Daten in Cognos wünschen würden. In arbeitsreichen Zeiten im Jahr, wie zum Beispiel bei der Studentenregistrierung, kann es manchmal zu Verzögerungen bei geschäftskritischen Arbeiten kommen, wenn man darauf warten muss, dass die IT-Abteilung Daten zu unserem zentralen Data Warehouse hinzufügt.“
Um den Wünschen der Benutzer nach einer Verbesserung der Business Intelligence-Funktionen gerecht zu werden, begann PSU mit der Suche nach einer Lösung, mit der die Oberfläche und die Funktionalität der Analysetools weiterentwickelt werden konnten.
„Wir haben Tausende von Berichten, die in der IBM Cognos-Plattform erstellt werden. Daher suchen wir nach Optimierungen bei der Berichterstellungen, die so gut wie möglich mit unserer bestehenden Berichtsinfrastruktur kompatibel sind“, sagt Alison Nimura. „Wir haben in Betracht gezogen, ein Drittanbieter-Tool als Datenvisualisierungsebene zu integrieren, aber das hätte unsere Lizenzkosten erheblich erhöht und die Verwaltung von Data Governance und Sicherheit erschwert.“
Nachdem PSU mehr über die neuen Funktionen in der neuesten Version von IBM Cognos Analytics erfahren hatte, entschieden sie sich für ein Upgrade ihrer vorhandenen IBM Cognos-Umgebung.
„Wir haben uns für ein Upgrade auf IBM Cognos Analytics entschieden. Denn aufgrund unserer langjährigen Nutzung von IBM-Lösungen wissen wir, dass wir darauf vertrauen können, dass Cognos-Lösungen schnelle, genaue und aufschlussreiche Business Intelligence liefern. Uns gefielen auch die neuen Personalisierungs- und Individualisierungsoptionen, die in der neuesten Version implementiert wurden, sowie die Möglichkeit, Benutzern das eigenständige Hochladen von Daten zu ermöglichen. Wir waren der Meinung, dass diese neuen Funktionen den Mitarbeitern mehr Freiheit bei der Gestaltung einer Benutzererfahrung geben würden, die ihren Bedürfnissen und ihrem Arbeitsstil am besten entspricht.
„Die neueste Version bietet zum Beispiel deutlich detailliertere Kartenfunktionen, die Daten bis auf die Straßenkartenebene hinab visualisieren. Wenn wir also einen Datensatz haben, der Längen- und Breitenkoordinaten enthält – zum Beispiel die Standorte von Gebäuden auf unserem Campus – können wir potenziell eine ganze Reihe neuer Analysen durchführen.
PSU implementierte IBM Cognos Analytics lokal und über einen Zeitraum von neun Monaten. Das Upgrade verlief reibungslos und mit minimalen Störungen im Universitätsbetrieb.
„Wir sind nicht auf eine völlig neue Plattform umgestiegen, sondern haben unseren Nutzern lediglich eine verbesserte Version ihrer vertrauten Business-Intelligence-Tools zur Verfügung gestellt, was den Übergang zur neuen Lösung erleichtert hat. Um das Risiko einer Störung weiter zu mindern, haben wir einen detaillierten Implementierungsplan ausgearbeitet, bei dem das Änderungsmanagement im Mittelpunkt unserer Strategie stand.
„Wir haben uns auch vom BI-Team der University of Oregon beraten lassen, das kürzlich ebenfalls auf IBM Cognos Analytics umgestiegen war. Sie gaben uns eine Reihe nützlicher Tipps, die den Übergang zur neuen Lösung noch reibungsloser machten.“
Mit IBM Cognos Analytics als Grundlage für die Business Intelligence können die Mitarbeiter der PSU ihren Arbeitsbereich an ihre individuellen Präferenzen anpassen und die Erstellung, Analyse und Visualisierung ihrer eigenen Datensätze besser kontrollieren.
„Für uns war einer der größten Vorteile, wie reibungslos der Übergang zur neuen Lösung verlief“, sagt Alison Nimura. „Wir haben erhebliche Anstrengungen unternommen, um die bevorstehenden Änderungen zu kommunizieren und die Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Schnittstelle zu schulen. Wir boten Videos an, um ihnen zu helfen, sich in der Benutzeroberfläche zurechtzufinden, sowie Einzelschulungen. Aufgrund dieser anfänglichen Vorbereitung und der Bereitschaft des Produkts verlief das Upgrade auf IBM Cognos Analytics reibungslos. Wir haben viel weniger Zeit als erwartet mit der Behebung von Produktionsproblemen verbracht.
„Das Feedback zur Benutzerfreundlichkeit von IBM Cognos Analytics war hervorragend – den Benutzern gefallen vor allem die anpassbaren Dashboards sehr. Mithilfe von Dashboards können sie die benötigten Daten per Drag-and-Drop verschieben und einen Arbeitsbereich erstellen, der genau zu ihnen passt. Die Suchfunktion in der neuen Version von Cognos wurde ebenfalls stark verbessert, so dass es für sie viel einfacher ist, die benötigten Berichte zu finden.
„Und es ist nicht nur gut für Anfänger: Unsere langjährigen Benutzer mögen die neuen Funktionen zum Hochladen von Daten. Anstatt der IT hinterherjagen zu müssen, um ihre Daten hochzuladen, bevor sie mit der Analyse beginnen können, können sie mit wenigen Klicks an ihren Datensätzen arbeiten.“
PSU überlegt auch, wie man Tools zur Visualisierung von Geostandorten auf viele verschiedene Aktivitäten und Berichten anwenden kann, um interessante Möglichkeiten zur Erforschung solcher Daten zu finden.
„IBM Cognos Analytics könnte es uns beispielsweise ermöglichen, den dynamischen Personenverkehr durch unsere Gebäude zu verfolgen und vorherzusagen. Das könnte bei der Unterrichtsplanung sehr hilfreich sein, indem Zeitpläne festgelegt werden, die zu kürzeren Gehwegen zwischen den Kursen führen und so das Erlebnis der Studierenden verbessern. Das ist nur einer der vielen neuen Anwendungsfälle, die uns Cognos Analytics zur Verfügung stellt“, so Alison Nimura.
Sie fasst zusammen: „Mit IBM Cognos Analytics behalten wir alle Vorteile einer schnellen und genauen Datenanalyse, erhalten aber gleichzeitig neue Funktionen und bieten unseren Mitarbeitenden ein persönlicheres Benutzererlebnis. Business Intelligence beeinflusst fast jeden Aspekt des Universitätslebens, so dass die Ausstattung der Mitarbeiter mit verbesserten Analysewerkzeugen letztlich dazu beiträgt, dass wir unseren Studierenden ein noch förderlicheres und strukturierteres Lernumfeld bieten können.“
Die Portland State University (PSU) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) verfügt über einen 49 Hektar großen Campus in der Innenstadt, der jedes Jahr etwa 27.000 Studierenden Platz bietet. Die PSU liegt im Herzen eines der lebhaftesten Kultur-, Geschäfts- und Technologiezentren Amerikas und ist weltweit für Studiengänge wie Stadtplanung, Soziale Arbeit und Umweltwissenschaften bekannt, an denen sich die Stadtgemeinschaft direkt beteiligt, und die die Studierenden darauf vorbereiten, eine bessere, nachhaltigere Welt aufzubauen. Zum dritten Mal in Folge wurde die Portland State University von US News & World Report zu den 10 innovativsten Universitäten gezählt.
Rechtshinweise
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