msg, ein globaler IT Service Provider, wächst schnell – wirklich schnell. Um seine ehrgeizigen Ziele in Sachen Personalbeschaffung zu erreichen, hat msg Max entwickelt, einen Bot, der auf IBM® Watson-Technologie basiert. Max beantwortet nicht nur jobbezogene Fragen der Bewerber, diese können auch ihren eigenen Lebenslauf mit den am besten geeigneten offenen Stellen abgleichen, wodurch der Einstellungsprozess unterstützt und beschleunigt wird.
Trotz der Entwicklung methodischer Prozesse mussten die Recruiter bei msg beim Abgleich der Lebensläufe von Bewerbern mit offenen Stellen immer noch manuelle Methoden anwenden – ein erheblicher Zeit- und Ressourcenaufwand.
msg hat einen KI-gestützten Bot entwickelt, der Bewerbern eine Reihe von jobbezogenen Fragen stellt und sie auf der Grundlage ihrer Antworten automatisch den am besten geeigneten Stellenangeboten zuordnet.
Seit 2016 ist msg von 3.500 Mitarbeitern auf eine Belegschaft von heute 8.000 gewachsen. Diese Expansion führte dazu, dass das achtköpfige Personalbeschaffungsteam jährlich Hunderte von Stellen besetzen und durchschnittlich 1.000 Bewerber pro Monat verwalten musste.
Das ist eine komplizierte Aufgabe, die noch dadurch erschwert wird, dass die Personalbeschaffung im Unternehmen zentralisiert ist. Hierbei geht es um das Auffinden und die Vermittlung qualifizierter Bewerber für Positionen in der gesamten Unternehmensgruppe, die ein ganzheitliches Leistungsspektrum aus kreativer, strategischer Beratung sowie intelligenten, nachhaltigen IT-Lösungen mit Mehrwert bietet.
msg hat sich in den vergangenen 40 Jahren einen hervorragenden Ruf als Branchenspezialist erarbeitet und möchte diese Position behaupten. Dies geschieht durch die Rekrutierung von Personen mit dem entsprechenden Fachwissen und deren präzise Platzierung in einer Vielzahl von IT-, Beratungs-, Einstiegs- und Führungspositionen in verschiedenen Branchen. Zu diesen Branchen gehören der Automobilbau, Finanzdienstleistungen, Lebensmittel, Versicherungen, Biowissenschaften und Gesundheitswesen, Fertigung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Reisen und Logistik sowie Versorgungsleistungen.
„Wir haben viele Unternehmensbereiche mit vielen offenen Stellen“, so Holger Hornik, Leiter des Unternehmensbereichs KI and Data Analytics bei msg. „In unserem komplexen Geschäft war es eine schwierige Aufgabe, die richtigen Bewerber für die entsprechenden Positionen zu finden.“
Ein Teil der Herausforderung bestand darin, die Lebensläufe aller einzelnen Bewerber manuell zu prüfen und mit einer Datenbank mit Hunderten von offenen Stellen abzugleichen. Dies war eine zeitaufwändige Tätigkeit, die den Bewerbungsprozess für Recruiter und Arbeitssuchende gleichermaßen verlangsamte. Bei mehreren ähnlichen Stellenangeboten in verschiedenen Unternehmensbereichen war das System der Zuordnung eines Bewerbers zur perfekten Stelle zudem anfällig für menschliche Fehleinschätzungen.
Christian Hertlein, Lead Consultant bei msg, erklärt: „Es kann sein, dass in einem Unternehmensbereich eine Stelle für einen ‚Watson Senior Consultant‘ frei ist, während in einer anderen Abteilung ein ‚Watson Senior Solution Consultant‘ gesucht wird. Das Personalbeschaffungsteam stand nun vor der schwierigen Aufgabe, zu entscheiden, welche Abteilung den Lebenslauf des Bewerbers erhalten soll.“
Darüber hinaus musste das Team Hunderte von Telefonanrufen von Bewerbern beantworten, die sich über den aktuellen Stand ihrer Bewerbungen erkundigen wollten.
Da msg jedes Jahr um Tausende neue Mitarbeiter einstellt, erwies sich die traditionelle Methode zur Personalbeschaffung für das zukunftsorientierte Unternehmen als ineffizient. Laut Hertlein hatte msg zwei Möglichkeiten: „Wir hätten das Personalbeschaffungsteam aufstocken und unsere Abläufe auf die gleiche Weise weiter betreiben können. Die zweite Möglichkeit war, uns auf neue Technologien zu konzentrieren, um einen Teil der Arbeit auf die Bewerber zu verlagern – und so bessere Informationen und einen besseren Abgleich der Lebensläufe zu erhalten, während wir den ganzen Prozess schneller erledigen.“
Das Unternehmen traf die Entscheidung, sich auf neue Technologien zu konzentrieren.
Mithilfe einer Kombination integrierter Watson-Angebote entwickelten Hornik und sein Team Max, einen KI-gestützten Bot für die Personalbeschaffung. Die Lösung, die auf der deutschsprachigen Karriere-Webseite von msg zu finden ist, stellt den Bewerbern eine Reihe von jobbezogenen Fragen und ordnet sie schließlich auf der Grundlage ihrer Antworten konkreten Stellenangeboten zu. Alternativ können Personen ihre Lebensläufe hochladen und Max sendet auf Basis dieser Informationen automatisch eine Liste der geeigneten Stellen zurück.
„Der Abgleich von Lebensläufen ist der wichtigste Anwendungsfall für unseren digitalen Assistenten“, fügt Hertlein hinzu. „Das wirklich Wertvolle an dieser Lösung ist die interaktive Suchfunktion. Der Bot enthält ein Tool, mit dem ein Lebenslauf hochgeladen werden kann. Anschließend analysiert und versteht dieses Tool den Lebenslauf und vergleicht die Erfahrungen mit offenen Stellenangeboten. Dann erstellt es eine Liste der besten Positionen, auf die sich das Personalbeschaffungsteam konzentrieren sollte. Das spart eine Menge Zeit.“
Max basiert auf den KI-Funktionen und den Fähigkeiten im Bereich der natürlichen Sprache von IBM® watsonx Assistant, einem auf Unternehmen abgestimmten KI-Assistenten, der in IBM® Cloud im Frankfurter Rechenzentrum gehostet wird. Als Grund für diese Wahl nennt das Team die Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit von Watson-Technologien.
„Als wir IBM® watsonx Assistant anhand desselben Dialogs und derselben Daten mit einem anderen Bot-Framework verglichen und getestet haben, waren die Ranking- und Verlässlichkeitsscores von Watson immer die besten“, erklärt Hertlein. „Außerdem ist für IBM® watsonx Assistant kein großer Schulungsaufwand nötig – die Lösung ist unglaublich intuitiv.“
Die Lösung wurde in sechs Monaten von den IT- und Personalabteilungen von msg gemeinsam entwickelt. Das Personalbeschaffungsteam schulte Max in der speziellen Terminologie, dem Diskurs und den Inhalten des Recruitings und sorgte für die Feinabstimmung der Fragen, die das Tool den Bewerbern stellt. Zudem wurde in der Personalabteilung der Weg zum Second-Level-Support definiert und eine Möglichkeit für Bewerber geschaffen, die Personalverantwortlichen direkt zu kontaktieren.
„Die starke Einbindung des Personalbeschaffungsteams hat wesentlich zum Erfolg des Projekts beigetragen. Zudem können wir so sicherstellen, das der Personalabteilung das am besten geeignete Tool zur Unterstützung ihrer Arbeit zur Verfügung steht“, führt Hertlein aus. „Dank der Benutzerfreundlichkeit von IBM® watsonx Assistant können Mitarbeiter aus der Personalbeschaffung eng mit uns zusammenarbeiten. Sie mussten keinen Code schreiben, sondern nutzten einfach das Toolkit von IBM® watsonx Assistant, um uns bei den Inhalten und Dialogen zu helfen, sodass wir uns auf die technische Architektur im Hintergrund konzentrieren konnten.“
Die Technologie nutzt IBM® Watson Knowledge Studio und IBM® Natural Language Understanding, um HR-spezifische Modelle zu erstellen, die Terminologie und Konzepte aus dem Recruiting-Bereich zum Fokus haben. Das IT-Team stellte die Modelle in IBM® Watson Discovery bereit; die Lösung fungiert bei der Analyse und Zuordnung von Lebensläufen zu Rollen als Suchmaschine des Bots.
Die Lösung findet auch relevante Stellen, indem sie mit Bewerbern interagiert und eine Reihe von Fragen stellt. Zunächst werden die umfassendsten Fragen gestellt, etwa: „Studieren Sie oder sind Sie berufstätig?“und „Welche Art von Arbeit wünschen Sie sich?“. Nach und nach werden die Fragen gezielter gestellt, z. B. nach dem gewünschten Arbeitsort.
Max stellt auch Fragen, um die konkrete Art der Stelle einzugrenzen, nach der Bewerber suchen. Wenn jemand beispielsweise eine Stelle im Consulting auswählt, fragt der Bot, ob die Person im technischen oder im geschäftlichen Consulting tätig sein möchte. Wählt der Bewerber technisches Consulting aus, fragt der Bot nach spezifischen Technologiekompetenzen, z. B. nach Kenntnissen in bestimmten Programmiersprachen. Außerdem werden die Bewerber gefragt, ob und wie viele Jahre sie Erfahrung in bestimmten Branchen wie dem Bankwesen oder dem Automobilbau haben.
Nachdem Max die Informationen erfasst hat, fragt er die Datenbank nach Jobbeschreibungen ab, die den Antworten des Bewerbers entsprechen, und erstellt eine gezielte Liste. Bewerber können dann die verschiedenen Stellenbeschreibungen lesen und ihre Bewerbung für die Stelle ihrer Wahl absenden. Und da der Abgleich des Lebenslaufs bereits von den Bewerbern selbst durchgeführt wurde, kann der Recruiter direkt Kontakt aufnehmen.
Max wurde im Juni 2019 eingeführt und hat bisher zahlreiche Aufgaben bei msg übernommen.
Seit dem Einsatz des Bots konnte msg einen zweistelligen Anstieg der wesentlichen Leistungsindikatoren (KPI) für das Abgleichen der Bewerber verzeichnen, wobei mehr offene Stellen zu mehr erfolgreichen Vorstellungsgesprächen und Vertragsabschlüssen führten. Die Kosten für die Personalbeschaffung sind gesunken und die Qualität der Bewerbungen hat sich verbessert; mehr als 20 Prozent der Bewerber sind besser für die Stelle qualifiziert.
Auch die Bewerber können die Vorteile für sich nutzen. „Früher konnte es lange dauern, bis Bewerber eine Antwort von der Personalabteilung erhielten, weil das zuständige Team erst versuchen musste, die richtige Stelle in unserem sehr großen Unternehmen zu finden“, so Hertlein. „Mit dem 1:1-Abgleich geht der Prozess für Bewerber jetzt viel schneller und wir können Stellen rascher besetzen, sehr zum Vorteil unserer Kollegen und des Unternehmens.“
Max unterhält sich täglich mit etwa 60 Arbeitssuchenden, und diese Zahl steigt jeden Monat. Mit der steigenden Anzahl der Bot-Gespräche nimmt auch das Anrufvolumen bei der Personalabteilung ab.
„Mit Max geben wir Bewerbern zunächst die Möglichkeit, uns zu zeigen, wer sie sind“, erklärt Hornik. „Erst dann zeigt ihnen unsere Lösung, welche Stellenangebote am besten zu ihnen passen. Sie wählen eines aus und bewerben sich. So kommen sie an die richtige Position in unserem Unternehmen.“
Mit der Unterstützung von Max kann sich das Personalbeschaffungsteam nun auf wichtige Initiativen für das Recruiting konzentrieren anstatt auf die mühsame Aufgabe des perfekten manuellen Abgleichs. Darüber hinaus hat der Erfolg der Lösung das interne Branding der Abteilung innerhalb des Unternehmens gestärkt.
msg gehört eindeutig zu den Early Adoptern innovativer und spannender KI-Technologien – eine Position, die das Unternehmen als Reseller und Lösungsanbieter weiter stärken kann, wenn die Zeit gekommen ist, Max auch seinen eigenen Kunden vorzustellen. Hertlein meint abschließend: „Wir sind noch in der Diskussion, wie wir den Bot für msg weiterentwickeln können, aber in Zukunft werden wir dieses Asset auch unseren Kunden zur Verfügung stellen.“
msg (Link befindet sich außerhalb von IBM.com) ist eine unabhängige, internationale Unternehmensgruppe mit 8.000 Mitarbeitern weltweit. msg systems ist das Kernunternehmen der msg-Gruppe. Die Unternehmensgruppe bietet ein ganzheitliches Dienstleistungsspektrum aus kreativen, strategischen Consulting-Leistungen und intelligenten, nachhaltigen IT-Lösungen mit Mehrwert für die folgenden Branchen: Automobilbau, Finanzdienstleistungen, Lebensmittel, Versicherungen, Biowissenschaften und Gesundheitswesen, Fertigung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Reisen und Logistik sowie Versorgungsleistungen. msg hat seinen Hauptsitz in Ismaning, Deutschland, und erzielte 2018 einen Rekordumsatz von 961 Millionen Euro.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Februar 2020.
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Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.