„Unser Prozessmanagement-Tool war Open Source. Es gab keine lokalen Anbieter, die sie unterstützen konnten, und die Technologie war veraltet, sodass es für unsere internen Entwickler nicht sinnvoll war, sie zu erlernen“, sagt Merve Faydali, Customer Experience Application Manager bei MNG Kargo. „Es konnte nicht die von unseren Geschäftsbereichen benötigten Ergebnisse liefern. Außerdem wollten wir im Rahmen unserer digitalen Transformation viele unserer manuellen Prozesse automatisieren, aber die Plattform war dazu nicht in der Lage.“

Eine weitere Herausforderung war die mangelnde Integration zwischen den Geschäftsprozessen des Unternehmens und seinen Dokumentenmanagementsystemen. Viele Prozesse waren papierbasiert und erforderten die physische Speicherung von Dokumenten. Es war schwierig, diese Prozesse auf ihre Effizienz hin zu überwachen und dem Management wichtige Informationen für Geschäftsentscheidungen zu liefern.

MNG Kargo benötigte eine neue, skalierbare Plattform zur Automatisierung seiner Geschäftsprozesse und ein digitalisiertes, automatisiertes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung von Inhalten im gesamten Unternehmen.

„Die Workflow-Funktion für die Geschäftsautomatisierung ermöglicht die einfache Übertragung von etwa 5.300 Rechnungen pro Monat in unser ERP-System und verbessert die betriebliche Kontinuität – ein wesentliches Ziel eines marktführenden Transportunternehmens“, sagt Faydali. „Außerdem wickeln wir jetzt unseren Fahrzeugwartungsprozess über die Workflow-Funktion ab, ein Prozess, der zuvor die meisten manuellen Papierrechnungen erforderte. Durch die Integration des Prozesses in das ERP ist es uns gelungen, enormen Aufwand einzusparen.

„Wir lassen auch unsere nicht standardmäßigen Paketgenehmigungen über die Workflow-Funktion laufen“, fährt sie fort. „Und wir haben einen neuen Prozess entwickelt, damit Finanzanfragen von unseren Filialen digital an unsere Zentrale weitergeleitet werden. Diesem Hauptanforderungsfluss sind verschiedene Nebenflüsse untergeordnet, die eine Genehmigungshierarchie zwischen den operativen Abteilungen und der Zentrale bilden.“

Die Content-Management-Funktionen der Lösung dienten als Grundlage für das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens, mit dem das Unternehmen Rechnungen und andere wichtige Dokumente digitalisieren und mithilfe eines integrierten komplexen Sicherheitsschemas, das vertrauliche Dokumente vor der Einsichtnahme durch unbefugte Benutzer schützen soll, sicher speichern kann.

Durch die Zusammenarbeit der drei Teams – 32bit, IBM und MNG Kargo – konnte nicht nur der angestrebte Termin für den Projektabschluss eingehalten, sondern auch das IT-Team von MNG Kargo geschult werden, um die Systemwartung und Anwendungsentwicklung zu übernehmen. Innerhalb von drei Jahren baute das Unternehmen seine Prozesse selbstständig auf.

Heute erntet MNG Kargo die Früchte seiner neuen Business-Automation-Workflow- und Content-Management-Systeme. Mit Ersterem kann das Unternehmen mehr als 2.500 Geschäftsprozessanfragen und 8.000 Aufgaben pro Tag verfolgen und strebt an, die Zahl der Geschäftsprozessanfragen bis Ende 2021 auf 4.000 zu steigern, also insgesamt mehr als 10.000 Transaktionen pro Tag.

Mit automatisierten Workflows:

• Automatisierte Prozesse für die Einreichung von Fahrzeuganfragen und die Erstellung täglicher Mengen- und Kostenschätzungen beschleunigen die Zahlungsgenehmigungen erheblich und erhöhen die Zufriedenheit der Lieferanten.
  
  
• Die Automatisierung des Schadensersatzprozesses ermöglicht eine schnellere Lösung von und Entschädigung bei Ansprüchen, was die Zufriedenheit der Kunden erhöht.
  
  
• Der Zugriff auf vertrauliche Informationen in Dokumenten und Berichten bietet einen besseren Einblick in konkrete Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge im Schadensersatzprozess für Transportschäden, sodass das Management bessere Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage messbarer Werte treffen kann.
  
  
• Die Integration in das ERP-System ermöglicht bewusstere und präzisere Genehmigungsentscheidungen im Materialprozess durch den Zugriff auf Informationen über die von den Anwendern angeforderten Produkte und aktuelle Bestandsinformationen.
  
  
• Die automatische Übermittlung von Anfragen per E-Mail oder Anschreiben sorgt für eine schnellere Bearbeitung von Finanzanträgen im operativen Bereich.
  
  
• Ein besserer Einblick in betriebliche Rechnungen hilft bei Investitionsentscheidungen, und ein leichterer Zugang zu Daten über Kundenbeschwerden hilft bei der Lösung von Problemen und der Verbesserung von Prozessen direkt an der Problemursache.

Mitarbeiter können auch genehmigte Kaufbeträge einfacher mit Rechnungsbeträgen vergleichen. „Bisher war es für Manager schwierig, Unterschiede zu erkennen, da Genehmigungen per E-Mail erfolgten“, sagt Faydali. „Seit der Implementierung dieses Projekts ist das Management in der Lage, alle Prozessschritte über einen Zeitraum von Monaten einzusehen, und einige Betrugsfälle wurden daraufhin blockiert.“

Auch das neue Content-Management-System macht sich sehr positiv bemerkbar. Geschäftsprozessanfragen umfassen durchschnittlich 3.000 Dokumente pro Tag, was zu 6.000 Transaktionen pro Tag führt. Bei den meisten dieser Dokumente handelt es sich um Rechnungen mit vertraulichen Informationen. Zusätzlich zur Verarbeitung, Bearbeitung und zum Schutz der Dokumente speichert das System Backups von etwa 43 Millionen vergangenen Rechnungen.

Mit dem Content-Management-System:

• Die Mitarbeiter verbringen deutlich weniger Zeit mit der Suche nach Rechnungen und anderen Unterlagen, was die Effizienz steigert und dem Unternehmen Geld spart.
  
  
• Dokumente sind leicht abrufbar und die Speicherung dieser Dokumente ist sicherer.

Heute ist MNG Kargo dabei, zusätzliche Prozesse in sein System zu integrieren und ist bereit für die nächste Phase seiner Automatisierungsreise. „Wir haben unseren Vertrag mit 32bit Anfang des Jahres verlängert und planen, uns im kommenden Jahr sowohl mit 32bit als auch mit IBM zu treffen, um mehr über neue KI- und Robotic Process Automation (RPA)-Technologien zu erfahren“, schließt Faydali. Diese Kombination aus Teamarbeit und Innovation ist ein gutes Vorzeichen für den weiteren Erfolg des Unternehmens bei der Entwicklung neuer, automatisierter Prozesse im Zuge der digitalen Transformation.

Das im Jahr 2003 gegründete Unternehmen MNG Kargo (Link befindet sich außerhalb von  ibm.com) mit Hauptsitz in Istanbul, Türkei, ist ein führender Anbieter von Kurier- und Paketzustellungsdiensten in der Türkei. Das Unternehmen verfügt über mehr als 850 Niederlassungen, 27 Transferzentren, 35 Mini-Hubs und 14 Regionaldirektionen. Mit mehr als 12.000 Mitarbeitern beliefert das Unternehmen täglich mehr als 600.000 Adressen in 220 Ländern und setzt dabei neben Mietfahrzeugen auch rund 3.500 eigene Landfahrzeuge ein.

Über 32bit Bilgisayar

IBM Business Partner 32bit wurde 1988 in Istanbul, Türkei, gegründet und bietet Unternehmen schlüsselfertige IT-Softwarelösungen sowie Technologie-Integrations- und Beratungsdienstleistungen an. Zu den Hauptkompetenzbereichen gehören Geschäftsprozesse, serviceorientierte Architektur (SOA) und Integration, Finanzanwendungen sowie mobile und Java Enterprise Edition (JEE)-Anwendungen.