Wenn wir an die nationale Verteidigung denken, liegt es nahe, den Mut und die Hingabe der Angehörigen der Streitkräfte in den Vordergrund zu stellen: Das britische Verteidigungsministerium (Ministry of Defence, MoD) beschäftigt mehr als 190.000 Menschen in der britischen Armee, der Royal Navy, der Royal Air Force und dem Strategic Command. Wir sollten jedoch nicht den wichtigen Beitrag der 58.000 zivilen Mitarbeiter des Verteidigungsministeriums vergessen, die eine breite Palette von unterstützenden Dienstleistungen erbringen, um die Sicherheit der Nation zu gewährleisten.
Wie alle großen, modernen Organisationen ist auch das Verteidigungsministerium auf die Effizienz einer Reihe von Geschäftsdienstleistungen angewiesen, z. B. in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Personalwesen. Anstatt dass das Ministerium und die einzelnen Streitkräfte jeweils ihre eigenen Buchhaltungs-, Einkaufs- und Personalabteilungen unterhalten, arbeitet das Verteidigungsministerium mit einem zentralisierten Modell gemeinsamer Dienstleistungen, die von der Abteilung Defence Business Services (DBS) erbracht werden.
Die DBS ist für die durchgängige Bereitstellung dieser Dienstleistungen verantwortlich. Dazu gehören nicht nur fachkundige Mitarbeiter und gut durchdachte Geschäftsprozesse, sondern auch die zugrunde liegende Technologie. Im Laufe der Jahre erweiterte sich der Aufgabenbereich der DBS, wodurch die Abteilung viele unterschiedliche IT-Systeme und Datenquellen von verschiedenen Stellen innerhalb des Verteidigungsministeriums übernahm. Dies reichte von großen Unternehmensanwendungen und Datenbanken bis hin zu kleinen, individuell entwickelten Tools und Tabellen.
Die Verwaltung dieser Komplexität wurde für das DBS-Team zu einer Vollzeitbeschäftigung, und der Wartungsaufwand erschwerte die Bereitstellung von Serviceverbesserungen. Man wollte zu einem moderneren, effizienteren Betriebsmodell übergehen und erkannte, dass die Standardisierung und Konvergenz der IT-Landschaft ein wichtiger erster Schritt sein würde, um die Betriebskosten zu senken, den Wartungsaufwand zu reduzieren und das Geschäftsrisiko zu mindern.
„Die DBS möchte ihre Systemlandschaft aus einer Reihe von Gründen vereinfachen“, erklärt James Courtney-Holt, CIO Finance & Commercial Lead bei der DBS. „Dadurch können wir unsere Kernsoftware Oracle und IBM Cognos optimal nutzen und die Ressourcen der DBS besser einsetzen. Das interne DBS-Team wird die volle Verantwortung für den Support und die Änderung unserer Systeme übernehmen können und uns auf einen zukünftigen Wechsel zu Cloud-Services vorbereiten.“
Intelligentere gemeinsame Dienstleistungen
Intelligentere gemeinsame Dienstleistungen unterstützen das Verteidigungsministerium bei der Betreuung von 190.000 Angehörigen der Streitkräfte
Von Altsystemen zu Unternehmenssystemen
Die neue Plattform ersetzt 4 Altsysteme durch nur 1 Unternehmensanwendung
Die DBS startete eine große, mehrjährige Initiative, um ihre Systemlandschaft zu rationalisieren und neue Effizienz zu erzielen. Mit Unterstützung von IBM® Consulting und Deloitte wollte die DBS drei Hauptbereiche ihrer IT transformieren: die Unternehmensanwendungen, welche die Prozesse in den Bereichen Vertragswesen, Einkauf und Finanzen (Contracting, Purchasing and Finance, CP&F) unterstützen, die Finanzsysteme, die die Planung, Budgetierung und Prognosen (Planning, Budgeting and Forecasting, PB&F) unterstützen, sowie die Datenbanken und Analysetools, die Managementinformationen (MI) für Benutzer im gesamten Verteidigungsministerium bereitstellen.
Vertragswesen, Einkauf und Finanzierung
Um die Effizienz seiner kommerziellen und finanziellen Prozesse zu steigern, beschloss die DBS, eine Reihe von separaten Systemen durch eine einzige Oracle eBusiness Suite-Anwendung zu ersetzen, die den gesamten End-to-End-Workflow abwickeln würde. Ein gemeinsames Team von DBS, IBM, Deloitte und anderen Abteilungen des Verteidigungsministeriums arbeitete im Laufe von vier Hauptversionen eng zusammen, um in dem neuen System einen nahtlosen Beschaffungs- bis Zahlungszyklus zu implementieren und ihn dann durch zusätzliche Funktionen für die Vertragsverwaltung und die Integration mit dem Government eMarketplace (GeM) zu erweitern – einem neuen Lieferantenverzeichnis, das in vielen britischen Regierungsbehörden eingeführt wird.
Durch die Umstellung auf ein einziges System für CP&F konnte die DBS drei ihrer bestehenden ERP-Plattformen sowie eine Reihe kleinerer Hilfssysteme und manueller Prozesse ausmustern. Dies hat die Systempflege grundlegend vereinfacht und die Betriebskosten gesenkt. Gleichzeitig hatten die Mitarbeiter der DBS mehr Zeit, sich auf die Verbesserung der Servicequalität und die Entwicklung neuer Funktionen zu konzentrieren. Das Projekt bot auch die Gelegenheit zur Datenbereinigung, was zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität führte und den Entscheidungsträgern mehr Vertrauen in das System gab.
Planung, Budgetierung und Prognose
Vor einigen Jahren ersetzte die DBS ein Geschäftsplanungssystem, welches das Ende seiner Lebensdauer erreicht hatte, durch eine neue, auf IBM Software basierende Plattform. Seitdem haben die Teams von DBS und IBM mehrere Upgrades zur Verbesserung der Funktionalität durchgeführt, darunter ein kürzliches Upgrade auf die neueste Version der IBM® Planning Analytics-Software. Die PB&F-Lösung unterstützt nun sowohl die unterjährige Verwaltung des Budgets und die Prognosen für das laufende Haushaltsjahr als auch einen jährlichen Budgetierungszyklus mit einem Zehnjahreshorizont für die längerfristige Planung.
Zusätzlich zu den Plan- und Prognosedaten enthält das System auch aktuelle Finanzdaten, mit denen die Benutzer Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Ergebnissen analysieren können. DBS bietet Zugang zu einer breiten Palette von Tools, mit denen Benutzer auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens mit diesen Daten interagieren können – von Workflows, die Abteilungsleitern helfen, ihre Budgetdaten einzubringen, bis hin zu leistungsstarken, in Tabellenkalkulationen integrierten Analysetools für Power-User im Finanzteam.
Managementinformationen
Parallel zu diesen Projekten hat die DBS auch ein zentrales Data Warehouse für Managementinformationen eingerichtet, das Daten aus dem Rechnungswesen und den CP&F-Systemen sowie der PB&F-Plattform und verschiedenen anderen Datenquellen bezieht.
Mit der IBM® Cognos Analytics-Lösung können Benutzer auf finanzielle und betriebliche Informationen zugreifen und diese visualisieren sowie automatisch Berichte über funktionsübergreifende Daten erstellen. Die Plattform bricht Datensilos auf und macht manuelle, auf Tabellenkalkulationen basierende Berichte überflüssig, was den Analysten im gesamten Ministerium viel Zeit erspart.
Die Entscheidungsträger des Verteidigungsministeriums vertrauen zunehmend darauf, dass das Data Warehouse zuverlässig kontrollierte Daten aus gut verwalteten Quellsystemen liefert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für die Abteilungen, ihre eigenen Zahlen zu pflegen, und es wird sichergestellt, dass Entscheidungen auf der Grundlage einheitlicher, genauer Informationen getroffen werden.
„Wir sind dabei, unsere Finanz- und Handelsanalysen zu erweitern“, sagt Courtney-Holt. „Innerhalb der nächsten 12 Monate werden wir das Warehouse um Personal-, Lohn- und Projektdaten erweitern. Außerdem wollen wir die Daten über APIs mit anderen MI-Systemen des Verteidigungsministeriums austauschen, sodass die DBS-Daten überall dort, wo sie letztlich genutzt werden, als Single-Source-of-Truth aus unserem Warehouse bezogen werden.“
Die jüngsten Phasen der DBS-Transformationsinitiative fanden während der COVID-19-Krise statt. Während des ersten Lockdowns in Großbritannien musste das gesamte Projektteam von zu Hause aus arbeiten, was den Zugang zu den Systemen erschwerte. Dennoch hat das Projekt dank der Flexibilität und des Engagements des gemeinsamen Teams von DBS, IBM und Deloitte nie an Schwung verloren. Die DBS hat weiterhin alle wichtigen Leistungsziele erreicht und jede neue Softwareversion und Funktionalität pünktlich geliefert.
„Die Beziehung zwischen der DBS und dem IBM-Team war für unseren Erfolg sehr wichtig“, sagt Courtney-Holt. „Selbst wenn wir projektbezogen gearbeitet haben, haben wir nie die umfassenderen, längerfristigen Ziele aus den Augen verloren, die wir zu erreichen versuchen. Wir haben in gemeinsamer Arbeit dafür gesorgt, dass die Ressourcen der DBS bei den Veränderungen, die wir erreicht haben, voll zum Tragen kamen. Ich freue mich, dass sowohl die DBS als auch IBM das Ganze als strategische Partnerschaft gestaltet haben.“
Neben erheblichen Einsparungen bei der IT-Verwaltung und -Wartung umfassen die Ergebnisse auch Verbesserungen bei der Systemleistung und -verfügbarkeit, da weniger Vorfälle gemeldet werden und weniger ungeplante Ausfallzeiten auftreten. Die höhere Stabilität bedeutet, dass die Mitarbeiter der DBS weniger Zeit mit der Behebung von IT-Problemen verbringen müssen und mehr Zeit für die Verbesserung bestehender Dienste und die Entwicklung neuer Funktionen haben.
„In der Vergangenheit haben wir Veränderungen auf Kosten der langfristigen Nachhaltigkeit unserer Systeme verfolgt“, sagt Courtney-Holt. „Die Umstellung auf einen Evergreening-Ansatz mit regelmäßigen System-Upgrades und dem Schwerpunkt auf der Nutzung kommerzieller Standardfunktionen wird unseren Kunden eine solidere Grundlage bieten und unsere Investitionen in unsere wichtigen Oracle- und Cognos-Systeme maximieren.“
Das britische Ministry of DefenseExterner Link ist eine der größten und wichtigsten Ministerien der britischen Regierung und beschäftigt mehr als 190.000 Angehörige der Streitkräfte und 58.000 zivile Mitarbeiter. Es setzt sich für die Sicherheit und den Wohlstand der Nation ein und bewahrt ihre globale Reichweite und ihren Einfluss, indem sie die Bürger, Territorien, Werte und Interessen des Vereinigten Königreichs im In- und Ausland schützt.
Rechtshinweise
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Consulting, New Orchard Road, Armonk, NY 10504, USA.
Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, März 2021.
IBM, das IBM Logo, ibm.com, Cognos und TM1 sind Marken der International Business Machines Corp. und in vielen Ländern weltweit eingetragen. Weitere Produkt‐ und Servicenamen können Marken von IBM oder anderen Unternehmen sein. Eine aktuelle Liste der IBM Marken finden Sie auf der Webseite „Copyright- und Markeninformationen“ unter www.ibm.com/de-de/legal/copytrade.shtml.
Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.
Oracle eBusiness Suite ist kein Produkt oder Angebot von IBM. Oracle eBusiness Suite wird unter den Vertragsbedingungen von Oracle, die mit dem Produkt oder Angebot bereitgestellt werden, an Benutzer verkauft oder lizenziert. Die Verfügbarkeit sowie sämtliche Gewährleistungen, Services und Support für Oracle eBusiness Suite liegen in der direkten Verantwortung von Oracle und werden den Benutzern direkt von Oracle bereitgestellt.