Die COVID-19-Pandemie hat viele Unternehmen ausgebremst. Der Einzelhandel, die Reisebranche und Sportveranstaltungen erlebten zum Beispiel alle einen starken Rückgang. Aber die weltweite Reaktion auf das Virus hat auch die Innovation vorangetrieben und viele Unternehmen dazu inspiriert, neue Methoden zu entwickeln, um ihre wichtigste Arbeit zu erledigen und gleichzeitig die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter so gut wie möglich zu gewährleisten.
Der Weg der Kuwait National Petroleum Company (KNPC) zur Automatisierung ist ein gutes Beispiel für dieses Phänomen. Etwa ein Jahr vor der Pandemie begann das IT-Team von KNPC mit der Digitalisierung und Automatisierung wichtiger abteilungsübergreifender Kommunikationsabläufe mithilfe von Software, die auf der IBM Cloud Pak for Business Automation-Technologie basierte. Das Team arbeitete gerade an der Optimierung der Prozessautomatisierung für vier Abteilungen und bereitete sich darauf vor, weitere Abteilungen mit ins Boot zu holen, als die Pandemie alles veränderte.
Plötzlich wurde die gemeinsame Nutzung von physischen Dokumenten und ihre Übermittlung an die Beteiligten im Unternehmen zu einem potenziell gefährlichen Unterfangen. Es war nicht mehr länger vertretbar, die Digitalisierung für weitere Abteilungen einzeln vorzunehmen. Damit die geschäftskritischen Dokumente nicht verloren gingen, musste die IT-Abteilung unter der Leitung von Anfal Al Rashed, Project Head for Digitized and Automated Solutions, die Implementierung beschleunigen und das gesamte Unternehmen so schnell wie möglich einbinden.
Verkürzte Zykluszeit
Reduzierter Memo-Zyklus von 5 Tagen auf unter 3 Stunden
Ersparnis
Die Lösung hat dazu beigetragen, mehr als 607.740 Blatt Papier einzusparen
Seit 2019 ist Easy Memo bei KPNC im Einsatz. Dabei handelt es sich um eine vom IBM Business Partner EBLA Computer Consultancy Company entwickelte Geschäftsanwendung, mit der Unternehmen elektronische Memos oder Briefe verfassen, überprüfen, genehmigen und versenden können. Easy Memo nutzt die Content-Management-Funktionen von IBM Cloud Pak for Business Automation, um die geschäftskritischen Memos und Korrespondenz von KNPC sicher zu speichern.
Mit der Lösung kann KNPC außerdem Dokumente in einer Weise digital signieren, die den Anforderungen der kuwaitischen Gerichte entspricht, sie gemäß der einzigartigen Taxonomie von KNPC klassifizieren und sie auf ihrem Weg durch die Prüfungs- und Genehmigungsprozesse nachverfolgen. Darüber hinaus kann KNPC mit Easy Memo auf elektronische Memos in Form von Antwortschreiben reagieren, Anhänge zu Memos hinzufügen und eine vollständige Inhaltssuche durchführen.
Die Mitarbeitenden der ersten vier Abteilungen bei KNPC, die die Anwendung Easy Memo verwendeten, waren gerade dabei, sich an den neuen Workflow zu gewöhnen, als die Pandemie ausbrach. Al Rashed und der IT-Abteilung war klar, dass das gesamte Unternehmen die digitale Lösung brauchte, aber die Zustimmung der anderen 29 Abteilungen von KNPC zu bekommen, war eine ganz neue Herausforderung.
Glücklicherweise wussten Al Rashed und die IT-Abteilung, was zu tun ist. „Wir ließen von unserem IT-Manager ein digital signiertes elektronisches Memo an alle Abteilungsleiter schicken. Es löste eine Kettenreaktion aus, als eine Abteilung nach der anderen darum bat, Easy Memo zu verwenden“, sagt Al Rashed.
Danach brachte das Team jeden Monat 2 bis 4 neue Abteilungen auf die Plattform. „Wir brauchten dafür nicht einmal Schulungen durchzuführen. Eine kurze Einweisung reichte aus, damit die Mitarbeiter verstanden, worum es sich handelt und wie sie die Plattform nutzen können“, so Al Rashed.
Bereits im Dezember 2020 nutzten alle 33 Abteilungen von KNPC Easy Memo, um Memos und Korrespondenzen zu teilen, zu bearbeiten, zu unterschreiben und zu speichern. Dazu gehören 168 Abteilungen und rund 5.000 Mitarbeiter. Insgesamt hat KNPC 26 zentrale Geschäftsprozesse automatisiert.
Die neue Lösung hat sich sowohl als schnell als auch als bemerkenswert erwiesen. Zunächst einmal hat sich der durchschnittliche Zyklus für die Vorbereitung wichtiger Korrespondenz von fünf Tagen auf drei Stunden verkürzt. Das Unternehmen braucht jetzt keine Kuriere mehr und muss kein Papier mehr vorhalten. Der Papier- und Tintenverbrauch ist erheblich gesunken, sodass bisher etwa 80 Bäume vor der Abholzung bewahrt und 303 Tintenpatronen eingespart wurden.
Änderungen lassen sich jetzt leichter vornehmen, und selbst Dokumente, die mehrere Bearbeitungsrunden durchlaufen, werden schnell abgewickelt. Die Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern auch, den Fortschritt ihrer Memos auf ihrem Weg durch das Unternehmen zu verfolgen, sodass es einfach ist, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen.
Darüber hinaus wurde der Arbeitsaufwand für die Ablage physischer Dokumente etwa 6 KWD pro Akte – eliminiert, ebenso wie der Aufwand für das Auffinden falsch abgelegter Dokumente (37 KWD) und das Reproduzieren verlorener Dokumente (68 KWD). Im Durchschnitt verbringen die Mitarbeiter von KNPC dank Easy Memo etwa 75 % weniger Zeit mit interner Korrespondenz als früher.
Jetzt prüft die IT-Abteilung, wie IBM und Easy Memo die Prozesse noch weiter verbessern können. „Wir nehmen die auf Watson basierende Spracherkennung genauer unter die Lupe. Außerdem sind wir sehr daran interessiert, Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen, um einige der mühsamen Arbeiten, die wir erledigen, zu eliminieren“, erklärt Al Rashed abschließend.
Die 1960 gegründete KNPC (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist für die Raffination von Rohöl und den Verkauf und Vertrieb aller Erdölprodukte auf dem kuwaitischen Markt zuständig. Das Unternehmen verfügt über zwei Raffinerien mit einer Gesamtverarbeitungskapazität von 800.000 Barrel pro Tag und betreibt 63 Tankstellen – darunter 3 mobile Stationen. Außerdem plant das Unternehmen die Inbetriebnahme weiterer 82 Tankstellen in den nächsten 5 Jahren. KNPC beschäftigt rund 6.000 Mitarbeiter verschiedener Nationalitäten.
EBLA (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) gilt als eines der größten professionell geführten IT-Unternehmen im Nahen Osten und als führender Systemintegrator in der arabischen Golfregion. EBLA wurde 1993 gegründet und unterhält Niederlassungen in Kuwait und Katar. Seine 250 Beschäftigten konzentrieren sich auf den Verkauf und die Unterstützung einer breiten Palette von Unternehmenslösungen.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, November 2021.
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