Wenn es um Geschäftsprozesse geht, ist Ian Cottrell so etwas wie ein Experte, und er hat die erforderlichen Unterlagen, um dies zu beweisen. Nach mehr als einem Jahrzehnt im Technologie-Team des britischen Medien- und Unterhaltungsunternehmens ITV kehrte Cottrell an die Universität zurück, um seinen Master of Business Administration (MBA) mit dem Schwerpunkt auf Business Process Management zu erwerben.
Als er 2014 seine neue Rolle als Director of Channel Operations bei ITV antrat, war er daher etwas überrascht über die Reaktion, die er erhielt, als er sich die Prozesse seines neuen Teams ansehen wollte.
„Ich bekam eine große, dicke Bedienungsanleitung und Prozessdiagramme, die ausgedruckt und dann in einen Schrank gestellt wurden“, sagt er. „Ich fragte: 'Ist das wirklich, was Sie tun?' Sie sagten: „Nun, ja. Als es das letzte Mal ausgedruckt wurde, war es so.‘“
Das bedeutete, dass das Betriebsteam nie sicher war, wie der aktuelle Prozess aussah. Es war auch fast unmöglich, die sich entwickelnden Abhängigkeiten zwischen Prozessen und Abteilungen zu erkennen – eine Situation, die Ineffizienz und Doppelarbeit begünstigen kann.
Cottrell wusste, dass es einen besseren Weg geben musste. Er fand sie mit dem IBM® Blueworks Live-Angebot, einer cloudbasierten Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung zur Geschäftsprozessmodellierung. Heute ist Blueworks Live das Herzstück aller Aktivitäten von Cottrell und seinem Team.
Umfangreiche Inhalte
ITV muss täglich 2,16 Millionen Frames mit Inhalten programmieren und überwachen
Reduzierung von Vorfällen
Heute kommt es im Unternehmen zu weniger als 1 Programmiervorfall pro Monat, gegenüber 6 pro Monat im Jahr 2015
Schnellere Lernkurve
Das Erlernen der Verwendung von Blueworks Live erfordert weniger als 1 Stunde
Zu den vielen Aufgaben von Cottrell und dem ITV-Betriebsteam gehört es, das Tagesprogramm bis auf jeden Frame (oder jede 25stel-Sekunde) genau zu planen, einschließlich der Sendungen, Werbung und Ankündigungen. „Die Aufgabe unserer Operationsteams ist es, uns die ganze Zeit auf Sendung zu halten. Wir planen jedes einzelne Bild und es muss nahtlos auf dem Bildschirm angezeigt werden“, sagt Cottrell. Mit der IBM Blueworks Live Software arbeiten Cottrell und sein Team mit einem gemeinsamen Prozess, auf den die Benutzer von jedem Browser aus zugreifen können. Dieser Prozess ist, wie alle Prozesse, die das Team in der Blueworks Live Software erfasst hat, ständig im Wandel.
„Wenn das Ergebnis ein wirklich ordentlicher Satz von Prozesslandkarten ist, haben Sie etwas falsch gemacht. Wir wollen nicht, dass die Dinge statisch sind, wir wollen nicht, dass es sich um eine Datei mit Diagrammen in einer Schublade handelt. Wir wollen uns ständig verändern, ständig innovieren und uns ständig verbessern“, sagt Cottrell. „Wenn wir eine statische Sicht auf einen bestimmten Zeitpunkt haben, hält uns das davon ab, weiterzumachen oder ihn zu verändern. Blueworks Live ist immer repräsentativ für das, was vor sich geht, und das ist für mich das Schöne an diesem Tool.“
Zusätzlich zum Planungsprozess verwendet ITV die Blueworks Live Software, um die Prozesse für die Bereitstellung von Inhalten, die Anbindung von Live-Programmen, das Output-Management und die Bereitstellung auf On-Demand-Plattformen, das Management von Werbekampagnen und mehr zu verwalten. Jeder Prozess hat seine eigenen Anforderungen und eng miteinander verknüpfte Aufgaben sowie Pläne, was zu tun ist, wenn etwas schiefgeht.
Cottrell findet den Werbeprozess besonders interessant, weil so viele verschiedene Überlegungen ins Spiel kommen. „Innerhalb der Geschäftsprozesse gibt es alle möglichen Schleifen und Validierungen, da es eine Reihe von Geschäftsregeln gibt. Es gibt eine Menge Prozesskontrollen, denn einige dieser Dinge sind Systemaufgaben und primäre Validierung, während es bei anderen darum geht, sicherzustellen, dass Sie nicht gegen einen konkurrierenden Werbeträger antreten oder eine Glücksspielwerbung während einer Kindersendung abspielen.“
Cottrell schreibt der Blueworks Live Software zu, dass sie seinem Team hilft, zusammenzuarbeiten und effizient über alle Prozesse zu kommunizieren. In den Jahren seit seinem Eintritt in das Betriebsteam hat ITV die Zahl der Zwischenfälle im Sendebetrieb von sechs pro Monat auf weniger als einen pro Monat reduziert – eine bemerkenswerte Verbesserung.
Aber Cottrell ist noch nicht fertig. Er möchte auch andere Abteilungen mit ins Boot holen. „Wenn andere Abteilungen verstehen können, was wir mit dem machen, was sie uns übergeben, und wenn wir verstehen können, was sie brauchen, um es zu produzieren, dann beginnen wir, uns zu verbinden. Damit das Business Process Management wirklich funktioniert, muss es durchgängig sein“, erklärt er.
Mit Blueworks Live ist es ganz einfach, diesem Ziel näher zu kommen, indem Sie das bestehende Framework um neue Prozesse ergänzen. Cottrell schätzt, dass die meisten Mitarbeiter – auch solche ohne IT-Hintergrund – weniger als eine Stunde benötigen, um zu verstehen, wie es funktioniert. Letztendlich möchte er, dass jeder bei ITV mit den gleichen, sich ständig ändernden, aber immer aktuellen Prozessen arbeitet.
„Ich habe so eine Art Nirwana-Vision, in der ich mich einfach durch Blueworks klicken und alles von Anfang bis Ende verfolgen kann. Wir kommen diesem Ziel immer näher“, sagt er abschließend.
ITVExterner Link begann 1955 mit der Ausstrahlung und ist heute eines der größten kommerziellen Fernsehproduktions- und Vertriebsgesellschaften im Vereinigten Königreich. ITV produziert nicht nur eine Vielzahl eigener Inhalte, sondern betreibt auch insgesamt sechs Kanäle und hat seine Aktivitäten mit seinem beliebten On-Demand-Sender BritBox International weltweit ausgeweitet. ITV hat seinen Hauptsitz in London und beschäftigt mehr als 6.400 Mitarbeiter.
Fußnoten
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, August 2021.
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