Die Zukunft ist wie ein Ozean. Sie ist ständig in Bewegung und verändert sich. Und obwohl die richtige Vorbereitung Ihnen helfen kann, sie besser zu meistern, kann die Ungewissheit schnell und gnadenlos selbst die besten Pläne zunichte machen.
Bei der Idaho Forest Group, LLC (IFG) war man sich darüber im Klaren, dass man diese unsichere Zukunft besser angehen musste. Deshalb wurde Dan Redmond als neuer Director of Financial Planning and Analysis im Unternehmen eingestellt.
„Vor meiner Einstellung“, erklärt er, „hatte IFG noch nie eine Prognose erstellt. Sie glichen lediglich am Ende des Monats die Budgets mit den tatsächlichen Zahlen ab und ließen dann ihre persönliche Erfahrung und ihr Bauchgefühl einfließen, um Entscheidungen zu treffen. Sie wussten also nicht, wie hoch ihr zukünftiger Cashflow sein würde. Dadurch waren sie angreifbar und gerieten in Bedrängnis, wenn es in einer der Fabriken ein Problem gab oder die Preise fielen.“
Zu der Zeit, als Redmond zu IFG kam, erlebte der Markt aufgrund der Auswirkungen der Pandemie beispiellose Schwankungen. In der Zwischenzeit arbeitete das Unternehmen daran, eines seiner Sägewerke zu modernisieren und aufzurüsten, was einen Teil seiner Barreserven für dieses Projekt beanspruchte.
Neben den finanziellen Herausforderungen begannen auch die Planungsineffizienzen des Unternehmens, den täglichen Betrieb des Unternehmens zu stören, was zu längeren Lieferzeiten und gelegentlichen Rohstoffengpässen führte.
„Im Allgemeinen mag ich es, effizient zu sein und mir das Leben leichter zu machen“, fügt Redmond hinzu. „Ich konzentriere mich lieber auf die Analysen und deren Überprüfung, als dass ich meine ganze Zeit mit der Erstellung einer Prognose verbringen muss. Aber wir haben alles in Spreadsheets in Excel gemacht. Ich verbrachte jeden Monat 80 Stunden nur mit dieser einen Aufgabe.“
Er fährt fort: „Excel ist dafür offensichtlich nicht das ideale Tool – insbesondere, da die Modelle immer größer wurden. Ich habe für mehrere Fabriken und Unternehmensstandorte Planungen erstellt und die Daten, die ich mir angesehen habe, waren voller Fehler. Nachdem ich in meinem letzten Unternehmen mit einem Planungstool gearbeitet hatte, wusste ich, dass es Technologien gibt, die hierbei helfen könnten.“
Etwa 25 % Zeitersparnis für eine Führungskraft, da die Erstellung von Prognosen statt über 80 jetzt weniger als 15 Stunden dauert
Nutzung von Prozessautomatisierung, um in der gesamten Finanzabteilung eine Zeitersparnis von 25 % zu erzielen
Redmond und IFG fanden diese Hilfe schnell beim IBM Business Partner ActionKPI und seiner Integrated Profitability Solution, die auf IBM® Planning Analytics-Technologie basiert. Die neue Software ermöglicht es IFG, alle Daten der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Cashflow-Berichterstattung zu zentralisieren und so das Forecasting zu vereinfachen.
„Aus meiner Sicht“, so Lance Tylor, Chief Executive Officer bei ActionKPI, „ist Planning Analytics der nächste Schritt in der Weiterentwicklung von Excel, und ich persönlich denke, es ist eines der besten Produkte auf dem Markt. Und wir konnten diese Basis nutzen und sie funktionaler machen.“
Mit der integrierten Rentabilitätslösung können die Mitarbeiter von IFG nun eine fortlaufende 24-Monats-Prognose erstellen, die ständig mit Produkt-, Preis-, Verkaufs- und Bestandsdaten aktualisiert wird. Gleichzeitig können die Werksleiter tägliche Prognosen erstellen, um die Arbeitspläne besser zu priorisieren und die Workloads in der jeweiligen Woche oder im jeweiligen Monat auszugleichen.
„Das Team von ActionKPI hat alles innerhalb von IPS vernetzt“, erklärt Redmond. „Jetzt können wir uns den bisherigen Umsatz ansehen. Wir können uns die Umsatzzusammensetzung ansehen, die Verkaufsmengen/MBF [1.000 Board Feet] für jedes Werk. Wir können die Daten bis zu den Kunden aufschlüsseln. Wir können uns die Holzlieferungen und die Preise ansehen und die verschiedenen Komponenten dieser Holzlieferungen detailliert auswerten. Wir können uns die Produktionsdaten sogar live ansehen und sie mit unseren Prognosen abgleichen.“
Zur Vereinfachung der Lizenzierung der zugrunde liegenden Planning Analytics Software stellt ActionKPI seine Integrated Profitability Solution im Rahmen eines IBM Embedded Solution Agreement bereit. Die IBM Technologie wiederum ist das Herzstück der Lösung und übernimmt die komplexen Analysen und Berechnungen zur Erstellung von Prognosen. Natürlich hat ActionKPI die Software optimiert, um sie noch weiter zu verbessern.
„IPS ist mehr ein Framework als nur ein Produkt“, erklärt Tylor. „Es gibt Prozessänderungen. Es gibt vorkonfigurierte Datenintegrationen. Es gibt Methoden, die wir für das Änderungsmanagement und die Einführung einsetzen. Dann bieten wir einen Support-Service – also ein Portal, einen Help Desk – dafür an, damit wir helfen können, alle Probleme mit den entwickelten Modellen zu lösen. Es ist ein komplettes Paket.“
„Für die Prognosen greifen unsere Werksleiter jetzt auf das von ActionKPI erstellte Produktionsplanungsblatt zurück“, erklärt Redmond. „Und sie können die Stunden, die Arten und die Schnitte ändern, um einen täglichen Produktionsplan zu erstellen, der direkt in die Prognosewarteschlange eingespeist wird. Wir können diese geplanten Mengen dann im Verkaufsmodul einsehen und den Produktionsdollarwert nach Art, Monat und Werk ermitteln.“
„Wir können alles einkalkulieren“, fährt er fort. „Wir können Kosten für Versorgungsunternehmen und Investitionsausgaben prognostizieren. Wir können die Kosten für den Personalbestand für ein bestimmtes Werk oder eine bestimmte Abteilung vorhersagen. Und wir können all das in verschiedenen Berichten bündeln und über benutzerdefinierte Dashboards überwachen. Wir sind nicht mehr damit beschäftigt, Zahlen zu verarbeiten. Stattdessen aktualisieren wir einfach das System, machen einen Screenshot und legen ihn in einer PowerPoint-Präsentation ab. Und dann schicken wir sie zur Überprüfung an den Eigentümer und den Vorstand.“
Neben den Prognosefunktionen hilft die Integrated Profitability Solution auch bei der Bestandsverwaltung.
„In der Forstwirtschaft sind Bestandsbilanzen immer kompliziert“, bemerkt Redmond. „Im Frühjahr, wenn der Schnee zu schmelzen beginnt, ist es aufgrund der Straßenverhältnisse sehr schwierig, die Baumstämme abzutransportieren. In der Regel müssen wir mit den Stämmen auskommen, die wir zu der Zeit im Bestand haben. Wenn wir also die aktuellen Bestände im Unternehmen im Auge behalten können, bedeutet das, dass uns das Holz oder eine bestimmte Holzart nicht ausgehen wird.“
Und die Funktionalität der Plattform hört an dieser Stelle nicht auf. Redmond erklärt: „Das letzte Prognosetool, das ich verwendet habe, enthielt keine Kommentarfunktion. Aber mit IPS konnten wir vom ersten Tag an Kommentare hinterlassen, was sehr nützlich ist. Manchmal sieht man sich eine Prognose an und es gibt einen Eintrag, den man ursprünglich vor zwei Monaten hinterlassen hat. Man kann sich nur schwer daran erinnern, was vor zwei Monaten war. Aber dann schaut man sich den Kommentar an und alles ergibt einen Sinn.“
Durch die Nutzung der ActionKPI-Lösung, die auf der IBM Planning Analytics-Software basiert, konnte IFG die Planung seiner Prognosen und Berichte erheblich beschleunigen. Im Durchschnitt erzielte die Finanzabteilung des Unternehmens dank der Prozessautomatisierung eine Zeitersparnis von 25 % im gesamten Betrieb.
„Ich persönlich habe jeden Monat etwa 80 Stunden damit verbracht, mit Spreadsheets zu jonglieren, um unsere Prognosen zu erstellen“, bemerkt Redmond. „Jetzt verbringe ich nur noch 10 bis 15 Stunden mit der gleichen Aufgabe. Dadurch habe ich buchstäblich etwa 25 % meiner Zeit eingespart. Darüber hinaus ist unser Team für FP&A [Finanzplanung und -analyse] viel schlanker geworden. Wir können das Unternehmen unterstützen und noch mehr Analyseanfragen bearbeiten, ohne zusätzliches Personal aufstocken zu müssen.“
„Wir haben ihnen dabei geholfen, viele der bisher verwendeten Spreadsheets abzuschaffen, indem wir alles in Planning Analytics integriert haben“, fügt Tylor hinzu. „Die Informationen stammen aus sechs verschiedenen Systemen. Wir erstellen also ein kleines Data Warehouse mit integrierten Berichten und benutzerfreundlichen Schnittstellen. Es ist im Wesentlichen eine Single-Source-of-Truth (SSOT) für die unternehmensweite Planung und Analyse.“
Und mit einem umfassenderen, intuitiveren Tool konnte IFG seinen jährlichen Budgetzyklus von etwa drei Monaten auf nur wenige Wochen verkürzen. Die Lösung trägt auch dazu bei, den Stresspegel für das Buchhaltungspersonal zu senken, da es jetzt innerhalb von Minuten Fragen des Chief Financial Officer und des Eigentümers beantworten kann, wodurch die in der Vergangenheit erforderliche zeitaufwändige Recherche entfällt.
Außerdem war der Return on Investment (ROI) der Integrated Profitability Solution sehr attraktiv. Redmond erläutert das wie folgt: „Wenn man sich die Kosten für IPS im Vergleich zu den Kosten für ein Hauptbuchsystem ansieht, hat man mit ActionKPI einen viel größeren Nutzen – vor allem bei der Erstellung und Analyse von Berichten.“
Abschließend stellt er fest: „Mit IPS haben wir jetzt eine Prognose, die auf Fakten basiert und nicht auf Emotionen. Und wenn Sie mit ActionKPI arbeiten, werden die Vorhersagen in Zukunft noch genauer sein. Es ist auch ein großer Vorteil, so einen großen Namen wie IBM im Backend zu haben.“
Die IFG mit Hauptsitz in Coeur d'Alene, Idaho, ist einer der größten Holzhersteller in den USA und produziert jährlich fast zwei Milliarden Board Feet. Insgesamt betreibt das Unternehmen sieben Sägewerke und ein einzelnes Keilzinkenwerk, in denen es Holz in verschiedenen Größen und Qualitäten aus zehn verschiedenen Baumarten produziert.
Über ActionKPI
Der IBM Business Partner ActionKPI ist ein Managementberatungsunternehmen, das sich auf Leistungsmanagement, Analysen und höhere Rentabilität für Finanzabteilungen spezialisiert hat. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Calgary, Alberta, und unterhält außerdem ein Büro in Dover, Delaware.
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