Seit mehr als 90 Jahren bietet Hyster-Yale Materials Handling, Inc. Gabelstapler und Ersatzteile an, um Kunden bei der schnellen, sicheren und kostengünstigen Handhabung von Materialien zu unterstützen. Auf der Basis einer jahrzehntelangen stetigen Expansion will Hyster-Yale sein Wachstum nun sowohl in den Heimatmärkten in Nordamerika als auch weltweit beschleunigen.
John Bartho, Chief Information Officer (CIO) bei Hyster-Yale, erzählt weiter: „Als Teil einer umfassenderen Initiative zur Umgestaltung des Unternehmens wurden intern mehrere wichtige strategische Ziele festgelegt. Dazu gehört, dass wir eine führende Position im unabhängigen Vertrieb einnehmen, unseren Kunden die niedrigsten Betriebskosten bieten und unsere Präsenz in den Schwellenländern ausbauen.“
Bei Hyster-Yale war man sich bewusst, dass es für die Entwicklung und Umsetzung dieser strategischen Ziele von entscheidender Bedeutung sein würde, Talente mit den optimalen Fähigkeiten und Kompetenzen einzustellen, zu entwickeln und zu binden. Die bisherige Herangehensweise des Unternehmens an das Personal- und Talentmanagement erschwerte es jedoch, einen klaren Einblick in die globale Talent-Workbench zu erhalten, was sich erheblich auf die effektive Planung der langfristigen Anforderung an neue Talente auswirkte.
„Im Laufe der Jahre erwarben wir viele verschiedene Systeme im gesamten Unternehmen, um Kernprozesse wie Personalmanagement, Gehaltsabrechnung und Personalplanung voranzutreiben“, erklärt Bartho. „Da viele Prozesse auf manuellen Ansätzen wie E-Mail und Tabellenkalkulationen beruhten, war es nahezu unmöglich, die Fähigkeiten, Kompetenzen, Erfahrungen und Profile unserer globalen Talentbasis zu identifizieren.“
Gleichzeitig erkannte man bei Hyster-Yale, dass manuelle HR- und Talentmanagementprozesse angesichts eines zunehmend strengeren regulatorischen Umfelds ein erhöhtes Risiko für das Unternehmen darstellten.
„Es war sehr schwierig sicherzustellen, dass unsere globalen HR-Verfahren und Best Practices im gesamten Unternehmen einheitlich angewendet wurden“, berichtet Bartho. „Angesichts der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung [DSGVO] in Europa und ähnlichen Gesetzen in anderen Teilen der Welt war es wichtig, unsere Informationssicherheit zu stärken und unsere Datenverwaltungskontrollen zu verbessern.“
Auf der Grundlage dieser Anforderungen beschloss man bei Hyster-Yale, die verschiedenen Systeme und Prozesse der Personalverwaltung durch eine einzige, vollständig integrierte Lösung zu ersetzen. Ziel war es, Personalleiter von zeitraubenden administrativen Aufgaben zu befreien, Sicherheits- und Compliance-Prozesse einzubetten und zu automatisieren sowie Personalfachleute in die Lage zu versetzen, sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie Talentakquise, Mitarbeiterentwicklung und Geschäftstransformation zu konzentrieren.
Nach einem gründlichen Evaluierungsprozess entschied man sich bei Hyster-Yale für cloudbasierte Workday HCM-Lösungen, um einen einheitlichen globalen Ansatz für das Personalmanagement zu ermöglichen.
„Von allen Lösungen, die wir im Rahmen unseres Ausschreibungsverfahrens in Betracht gezogen haben, war Workday in einer Reihe von Bereichen eindeutig der Favorit“, erinnert sich Bartho. „Eines der wichtigsten Kriterien war die Integration. Im Gegensatz zu anderen Angeboten, die wir in Betracht gezogen haben, ist jedes Workday-Modul vorintegriert, was den Zeit- und Arbeitsaufwand während des Implementierungs- und Konfigurationsprozesses erheblich reduziert.“
Durch die Entscheidung für eine cloudbasierte Lösung war man bei Hyster-Yale außerdem zuversichtlich, dass das Unternehmen seine globalen gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Informationssicherheit und Data Governance leichter würde erfüllen können.
Bartho bestätigt: „Wir wollen uns darauf konzentrieren, unsere Kunden beim sicheren Transport von Waren rund um den Planeten bestmöglich zu unterstützen – und obwohl Sicherheit und Compliance für Hyster-Yale von entscheidender Bedeutung sind, sind sie nicht unser Kerngeschäft. Mit der Weiterentwicklung der Cloud-Technologien haben wir erkannt, dass führende Unternehmen wie Workday ihre Daten jetzt viel effektiver schützen können als ein einzelnes Unternehmen. Wenn wir uns für Workday-Lösungen entscheiden, haben wir die Gewissheit, dass unsere sensiblen Mitarbeiterdaten rund um die Uhr nach den höchsten Sicherheitsstandards geschützt sind.“
Als Nächstes wollte man bei Hyster-Yale eine Reihe von weltweit konsistenten HR-Prozessen entwickeln, die auf den Best Practices der Branche basieren, aber gleichzeitig auch flexibel genug sind, um an die lokalen Anforderungen der internationalen Geschäftseinheiten angepasst zu werden. Die Unternehmensspitze wandte sich an die fachkundigen Berater von IBM, um in einer Zeit bedeutender Veränderungen vertrauenswürdige Unterstützung und Anleitung zu erhalten.
Es gibt eine Handvoll Technologieunternehmen, die wir als strategische Partner von Hyster-Yale betrachten, und von all diesen Beziehungen ist IBM eine der wichtigsten“, bekräftigt Bartho. „Im Laufe der Jahre haben wir bei vielen Projekten erfolgreich mit IBM zusammengearbeitet, von Enterprise Resource Planning und Content Management bis hin zu Big Data Analytics und Business Intelligence. Angesichts meiner eigenen positiven Erfahrungen mit IBM bei komplexen, millionenschweren Technologieimplementierungen fiel uns die Entscheidung für dieses Projekt nicht schwer.“
In Zusammenarbeit mit Beratern in den USA und fachkundigen Offshore-Ressourcen in Indien unterstützte IBM Hyster-Yale dabei, die bestehenden HR-Prozesse zu erfassen, die neuen globalen Standards zu definieren und sie in digitale Workflows in den Workday-Lösungen umzusetzen.
Um inländische Unternehmen in den USA zu unterstützen, implementierte das Unternehmen Workday HCM, Workday Onboarding, Workday Benefits, Workday Time Tracking und Workday Payroll. Nach dieser erfolgreichen Implementierung schlossen Hyster-Yale und IBM die globale Einführung durch die Implementierung von Workday Compensation, Workday Performance Management, Workday Talent Management, Workday Succession Planning, Workday Recruiting, Workday Leave of Absence und Workday Learning – die bereits in Nordamerika in der ersten Projektphase eingesetzt wurden – für Hyster-Yale-Unternehmen in den Regionen EMEA und JPAC ab.
„Als mitten im Projekt die Corona-Pandemie ausbrach, gelang IBM der Übergang zur Fernarbeit völlig reibungslos“, merkt Bartho an. „Wir waren zudem von der Wirksamkeit des IBM Design for Me-Ansatzes beeindruckt. Ich weiß aus Erfahrung, dass der Zugriff auf bewährte Methoden, Tools und Vorlagen einen großen Einfluss auf den Erfolg eines IT-Projekts haben kann, und das war sicherlich auch bei uns der Fall. Der IBM-Ansatz gab uns die Richtung, als wir sie brauchten, und beschleunigte viele Phasen der Bereitstellungsarbeit, die uns sonst möglicherweise gebremst hätten. Tatsächlich hat uns IBM dabei geholfen, unsere globale Bereitstellung von Workday-Lösungen vorzeitig und im Rahmen des Budgets abzuschließen, sodass wir die nächste Phase unserer Transformationsinitiative vorantreiben können.“
Seit der Umstellung von mehreren Systemen und Prozessen auf eine zentrale auf Workday-Lösungen basierende Plattform für das Personalmanagement kann man sich bei Hyster-Yale einen genauen, globalen Überblick über die Talente verschaffen, der die langfristige strategische Planung unterstützt und das internationale Wachstum des Unternehmens fördert.
„Durch die Zusammenarbeit mit IBM bei der Entwicklung eines neuen Ansatzes für das Talentmanagement in Workday können wir unseren Führungskräften alles zur Verfügung stellen, was sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen – von der Einstellung und Schulung bis hin zum Engagement der Mitarbeiter und den Sozialleistungen“, erklärt Bartho. „Wir können jetzt problemlos Lücken in den Fähigkeiten und Kompetenzen erkennen, die wir zum Erreichen unserer strategischen Ziele benötigen, und schnell auf die Erkenntnisse reagieren, zum Beispiel durch gezielte Personalbeschaffung oder Trainings.“
Mithilfe einer Reihe von Best Practices für digitale Workflows, die von Workday-Lösungen unterstützt werden, stellt Hyster-Yale sicher, dass jeder Teil des Unternehmens den jeweiligen Richtlinien entspricht. Entscheidend ist, dass alle Daten in der Workday-Cloud geschützt sind und auf Knopfdruck für regulatorische Berichtszwecke zur Verfügung stehen.
„Früher war es praktisch unmöglich nachzuweisen, dass unsere Personalrichtlinien konsequent umgesetzt wurden. Da nun alles im Workday-System enthalten ist, können wir unseren Aufsichtsbehörden mit einem Bruchteil des früheren Aufwands Sicherheit bieten“, fügt Bartho hinzu. „Ohne Frage helfen uns die Workday-Lösungen – fachmännisch bereitgestellt von IBM – dabei, unsere Fähigkeiten zur Informationssicherheit und Compliance zu stärken.“
Die Workday-Lösungen unterstützen nicht nur die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens, sondern verbessern auch die Produktivität und Effizienz einzelner Manager und Mitarbeiter erheblich. Diese können nun ihre Gehälter überprüfen, Urlaub buchen und persönliche Daten von einer einzigen, intuitiven Oberfläche aus bearbeiten.
In der Vergangenheit wurde der jährliche Leistungsprozess des Unternehmens über eine große und komplexe Tabelle koordiniert, durch ein Passwort geschützt und per E-Mail an die Entscheidungsträger weitergeleitet. Durch die Ersetzung dieses Prozesses durch einen End-to-End-Workflow in Workday Compensation konnte der Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch reduziert werden.
Bartho bemerkt dazu: „Wir haben gerade unseren ersten Leistungszyklus mit Workday abgeschlossen, und der Unterschied könnte nicht größer sein. Über ein einziges Webportal können wir unseren Führungskräften alle Tools zur Verfügung stellen, um den Prozess abzuschließen – es sind keine Tabellenkalkulationen oder E-Mails erforderlich. Nächstes Jahr wollen wir unsere jährlichen Leistungsbeurteilungen zum ersten Mal mit Workday Performance durchführen, und wir rechnen mit ähnlichen Verbesserungen auch bei diesem Prozess.“
Nach dem raschen Abschluss der Implementierung der Workday-Lösungen treibt Hyster-Yale die nächste Phase seiner Transformation voran. Das Unternehmen bereitet derzeit die Einführung von Workday Adaptive Planning vor. Damit lassen sich Budgetierungs- und Prognoseprozesse mit der Personalplanung abstimmen, und es kann sichergestellt werden, dass die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen vorhanden sind, um die Verkaufschancen im gesamten Unternehmen zu nutzen.
„Es ist selten, dass man einen Partner findet, der sowohl im Personalwesen als auch in der Technologie über fundierte Kenntnisse verfügt und ein Expertenteam hat, das sich wirklich die Zeit nimmt, auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen – aber IBM hat es wirklich geschafft“, so Bartho abschließend. „IBM wird uns auf unserem Wachstumskurs weiterhin unterstützen, und wir freuen uns darauf, in den kommenden Jahren neue Wege zu finden, um unsere HR- und Talentmanagement-Fähigkeiten zu verbessern.“
Hyster-Yale (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) mit Hauptsitz in Mayfield Heights im US-Bundesstaat Ohio entwickelt, konstruiert, fertigt, vertreibt und wartet ein Portfolio an Flurförderzeugen, das zu den umfassendsten der Branche gehört. Als Teil der Hyster-Yale Group unterstützt das Unternehmen Hunderte von Endbenutzeranwendungen in über 700 Branchen.
Rechtswesen
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Januar 2022.
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