Als neu gegründetes Unternehmen waren kosteneffiziente Fertigungs- und Vertriebsabläufe ein wichtiges Ziel für Hellenic Glass Industry. Wie konnte das Unternehmen eine umfassende Kontrolle über seine Prozesse erlangen?

Hellenic Glass Industry beauftragte IBM Services mit der Entwicklung integrierter Geschäftsprozesse, die von SAP S/4HANA unterstützt werden, das auf IBM Services for Managed SAP Applications ausgeführt wird.

Hellenic Glass Industry (HGI) wurde in der Zeit der globalen Finanzkrise gegründet und 2017 von einem größeren Unternehmen namens Yioula Glassworks S.A. ausgegliedert. HGI übernahm im Zuge dieser Abspaltung Fabriken in Bulgarien und der Ukraine sowie Vertriebszentren in Rumänien und Griechenland.

Elias Stassinos, Chief Information Officer bei Hellenic Glass Industry S.A., erklärt die Herausforderungen, mit denen das neue Unternehmen konfrontiert war: „Jeder unserer Fertigungs- und Vertriebsstandorte wurde praktisch als separates Unternehmen geführt. Da jeder Standort sein eigenes System zur Verwaltung und Berichterstellung hatte, war es extrem schwierig, einen zentralen und korrekten Überblick über unsere Leistung auf Konzernebene zu erhalten.“

Manolis Kainourgiakis, Deputy Group CEO und Group CFO bei Hellenic Glass Industry S.A., erläutert: „Als neues unabhängiges Unternehmen, das in einem unbeständigen wirtschaftlichen Klima tätig ist, war die operative Kosteneffizienz von Anfang an ein wichtiges Ziel. Wie konnten wir eine solide operative Grundlage schaffen und gleichzeitig eine nachhaltige Zukunft für das Unternehmen ermöglichen?“

Zwar konnten die einzelnen Geschäftsbereiche dank der dezentralen Arbeitsweise autonom arbeiten, doch HGI versäumte dadurch die Möglichkeit, Skaleneffekte für sich zu nutzen. Durch das fragmentierte Datenmanagement war es sehr schwierig, wichtige Fragen zeitnah zu beantworten, z. B. welche Produkte sich am besten verkaufen oder welche Produkte die größte Gewinnspanne erzielen. Ohne genaue Informationen bestand die Gefahr, dass HGI wichtige Einnahmen entgehen oder dass das Unternehmen seine Rentabilität nicht optimieren konnte. 

Am Anfang eines jeden Monats übermittelten die Fabriken und Vertriebszentren von Hellenic Glass Industry mithilfe von Spreadsheets Daten über Bestellungen, Produktion und Lagerbestände an die zentrale Finanzabteilung des Unternehmens. 

Der monatliche Abschluss dauerte oft drei Wochen und erforderte zeitintensive manuelle Arbeit, sodass dem Unternehmen nur wenig Zeit blieb, um potenzielle Chancen und Risiken zu erkennen und darauf zu reagieren.

Um diese Herausforderung zu meistern, entschied sich Hellenic Glass Industry für die Nutzung von konzernweiten Metriken und wesentlichen Leistungsindikatoren, um die Leistung und Effizienz besser zu verstehen. Dabei wurden ehrgeizige Ziele für die Informationsbereitstellung gesetzt. 

„Wir waren überzeugt, dass wir durch die Umstellung auf ein integriertes Unternehmen unsere Effizienz verbessern und unsere Ertragsrisiken verringern könnten“, sagt Manolis Kainourgiakis. „Aber unsere auf Spreadsheets basierenden Systeme waren dieser Aufgabe eindeutig nicht gewachsen. Also begannen wir, unsere Anforderungen zu definieren und nach einer kostenwirksamen Geschäftslösung zu suchen.“

Die frühere Muttergesellschaft Yioula Glassworks hatte für die Ausführung ihrer zentralen Geschäftsprozesse mehrere verschiedene ERP-Plattformen im Einsatz. Das Team von HGI erkannte die Chance, ein integriertes System für das neue Unternehmen zu implementieren und dabei die Vorteile von Best Practices zu nutzen, während die Lösungen individuell auf HGI zugeschnitten wurden.

Manolis Kainourgiakis bestätigt: „Wir haben schnell erkannt, dass SAP S/4HANA uns eine hocheffiziente Möglichkeit bietet, unseren Betrieb zu verwalten: mit einer Definition für unsere KPIs, einer zentralen Informationsquelle für unsere Geschäftsdaten und standardisierten Geschäftsprozessen für alle unsere operativen Abläufe.“

Die Wahl von Hellenic Glass Industry fiel auf SAP S/4HANA mit Anwendungen für die Bereiche Finanzwesen und Controlling, Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Logistik und Werksbetreuung. Elias Stassinos kommentiert dazu: „Ein weiterer wichtiger Faktor für unsere Entscheidung, SAP S/4HANA als Grundlage für unser neues Geschäft zu nutzen, war die lokale Präsenz des Unternehmens in Griechenland. Wir wissen, dass SAP einer der Marktführer in unserem Land ist, und das gab uns die Gewissheit, dass die Lösung unsere spezifischen betrieblichen Anforderungen erfüllen würde.“

Zur Unterstützung bei der schematischen Darstellung der Geschäftsprozesse und der Konfiguration der SAP S/4HANA-Lösungen für die neue Arbeitsweise beauftragte Hellenic Glass Industry die Experten von IBM Services. „Wir haben uns für IBM Services entschieden, weil von Anfang an klar war, dass sie unser Projekt wirklich zum Erfolg führen wollten“, sagt Elias Stassinos. 

„IBM verfolgte einen Best-Practice-Ansatz auf der Grundlage seiner Ascend-Methodik für SAP S/4HANA, kombiniert mit gutem Willen, Professionalität und Flexibilität, die das Projekt auch dann vorwärts brachten, wenn es einmal holprig wurde.“

In Zusammenarbeit mit IBM Services hat Hellenic Glass Industry erfolgreich SAP S/4HANA mithilfe von IBM Services for Managed SAP Applications implementiert. Dabei handelt es sich um eine Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-Private-Cloud-Lösung, die auf äußerst zuverlässigen IBM Power® S824-Servern und dem IBM DS8870-Speicher basiert. 

SAP S/4HANA wird von einem IBM Rechenzentrum in Griechenland aus bereitgestellt und läuft auf dem Betriebssystem SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

„Bei der Auswahl der Infrastrukturplattform für unsere SAP-Lösung fiel die Wahl eindeutig auf IBM“, sagt Manolis Kainourgiakis. 

„Wir setzen IBM Systems bereits seit über zehn Jahren zur Unterstützung unseres globalen Geschäfts ein, und die Lösungen haben uns noch nie im Stich gelassen.“  

„Aufgrund unserer positiven Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit IBM in der Vergangenheit wussten wir, dass das Unternehmen über das technische Know-how und die Projektmanagementfähigkeiten verfügt, um uns effektiv bei unserer Transformation zu unterstützen.“ 

„Dank der Entscheidung für IBM Services for Managed SAP Applications profitieren wir von der Leistung der prozessorbasierten IBM POWER8-Systeme, ohne dass wir kostspielige Investitionen in eine neue Infrastruktur tätigen müssen.“ 

Heute schult das Unternehmen seine Mitarbeiter auf der ganzen Welt in den neuen Workflows, die die Bereiche Einkauf, Verkauf sowie Lager- und Bestandsverwaltung umfassen.

„Unsere SAP S/4HANA-Umgebung ist nun voll in Betrieb und unser nächstes Ziel ist es, unseren Mitarbeitern die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln, um von manuellen, auf Spreadsheets basierenden Prozessen wegzukommen und die SAP-Workflows zu übernehmen“, fügt Manolis Kainourgiakis hinzu. 

„Unsere Beziehung zu IBM Services ist nach wie vor äußerst wertvoll, und das IBM Team unterstützt unsere Mitarbeiter kontinuierlich beim Training.“

Während Hellenic Glass Industry seine digitale Transformation mit SAP S/4HANA auf Basis von IBM Services for Managed SAP Applications weiter vorantreibt, ist man sich dort sicher, dass man nun in der Lage ist, schlanke, kosteneffiziente globale Abläufe zu gestalten.

Jeder Produktpalette wird nun in SAP S/4HANA eine eindeutige Kennung zugewiesen, die als Barcode angebracht und gescannt wird, wenn die Produkte die Lieferkette durchlaufen. Da alle Produktions-, Inventar- und Logistikdaten von SAP S/4HANA verwaltet werden, erhält HGI sofort einen genauen Einblick in die für den Verkauf verfügbaren Bestände und darüber, wo sie sich im Unternehmen befinden.

Differenzierte Erkenntnisse

Heute kann Hellenic Glass Industry genaue Berichte über KPIs auf Konzernebene erstellen, z. B. über die Anzahl der täglich hergestellten Produkte, die Anzahl der an die Vertriebseinrichtungen verschickten Sendungen und den verfügbaren Platz in den Lagerhäusern. Entscheidend ist, dass das Finanzteam des Unternehmens diese Daten nutzen kann, um den Monatsabschluss in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen.

„Früher brauchten wir in der Regel bis zum 22. Tag eines Monats, um unseren Abschluss zu erstellen. Seit wir mit IBM Services zusammenarbeiten, um SAP S/4HANA zu implementieren, konnten wir die Zeit bis zum Abschluss auf den 8. Tag des Monats verkürzen: Das ist eine Verbesserung um 63 Prozent“, sagt Manolis Kainourgiakis. 

„Je schneller wir unsere Abschlüsse erstellen, desto schneller können wir herausfinden, ob wir unsere Umsatzziele erreichen. Und der schnellere Abschluss, den wir mit IBM und SAP erhalten, ermöglicht es uns, in einem wettbewerbsintensiven Markt proaktive Entscheidungen zu treffen. Wir arbeiten weiter daran, unsere Effizienz zu steigern, und wir glauben, dass wir irgendwann einen Abschluss in fünf Tagen erreichen können.“

Hellenic Glass Industry geht davon aus, dass die vollständige Umstellung der Mitarbeiter auf SAP S/4HANA die Effizienz in vielen Bereichen des Unternehmens erheblich steigern wird.

„Einer der großen Nachteile bei der Arbeit mit Spreadsheets ist die Tatsache, dass sie schnell an Umfang und Komplexität zunehmen, wodurch es zeitaufwändig wird, sie auf dem neuesten Stand zu halten“, sagt Elias Stassinos. „Wir schätzen, dass unsere Mitarbeiter, die mit Spreadsheets arbeiten, die Daten im Durchschnitt an drei verschiedenen Stellen neu eingeben müssen. Dadurch sinkt die Effizienz und das Risiko menschlicher Fehler steigt. Wir rechnen damit, dass die vollständige Umstellung auf SAP S/4HANA innerhalb des nächsten Jahres die betriebliche Effizienz unserer Produktions-, Lager- und Verwaltungsteams um 50 Prozent und die unserer Unternehmensanalysten auf Konzernebene um bis zu 80 Prozent steigern wird.“

Manolis Kainourgiakis fügt hinzu: „Mit SAP S/4HANA auf IBM Services for Managed SAP Applications wollen wir den Zeitaufwand für die Abwicklung wichtiger Prozesse minimieren, angefangen bei unseren Verkaufsworkflows. Eine höhere Effizienz im gesamten Unternehmen wird dazu beitragen, unsere Betriebskosten zu senken, unsere Agilität zu erhöhen und unsere Wettbewerbsfähigkeit in einem schwierigen Marktumfeld zu verbessern. Unser ultimatives Ziel ist es, unsere Gewinnmarge vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisierung [EBITDA] auf 35 Prozent zu steigern – und unsere Lösungen von IBM und SAP werden einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dieses Ziel zu erreichen.“

Bereit für die Zukunft

Durch die Bereitstellung präziser Geschäftsdaten für seine leitenden Entscheidungsträger will Hellenic Glass Industry sein Führungsteam dabei unterstützen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Damit diese geschäftlichen Erkenntnisse noch leichter auf jedem Gerät abgerufen werden können, arbeitet das Unternehmen daran, sein System um SAP-Mobilitätslösungen zu erweitern.

„Die Möglichkeit, ein Tablet in die Hand zu nehmen und zu sehen, wie sich alle Bereiche unseres internationalen Geschäfts nahezu in Echtzeit entwickeln, ist eine enorme Innovation“, fasst Manolis Kainourgiakis zusammen. „Dank unserer Zusammenarbeit mit IBM Services bei der Implementierung von SAP S/4HANA in einer Private Cloud auf der Basis von IBM Power Systems-Servern bauen wir ein schlankes, effizientes Unternehmen auf, das auch den schwierigsten wirtschaftlichen Bedingungen standhalten kann.“

Hellenic Glass Industry S.A. (Link befindet sich außerhalb von IBM.com) mit Hauptsitz in Mandra, Griechenland, ist ein führender Hersteller und Distributor von Glaswaren. Das Unternehmen ist auf Behälter und Geschirr spezialisiert und betreibt Fertigungszentren in Bulgarien und der Ukraine sowie Vertriebszentren in Rumänien und Griechenland.