Galp startete seine globale Integrationsinitiative mit den portugiesischen Inselregionen Azoren und Madeira, zwei wichtigen inländischen Märkten für sein nachgeschaltetes Energiegeschäft.
Catarina Ceitil, Leiterin des ERP Transformation Program bei Galp, sagt: „Dank der Unterstützung von IBM Services® nutzen wir mobile SAP Fiori-Apps, die mit der SAP S/4HANA-Plattform verbunden sind, damit die Mitarbeiter an unseren Tankstellen und in unseren SB-Geschäften Aufgaben wie die Bestellung von Vorräten und die Erstellung von Tickets für Wartungsarbeiten schneller erledigen können. In Zukunft werden wir Echtzeitdaten am Point-of-Sale nutzen, um schnell die optimale Produktauswahl für jede Filiale auf der Grundlage des detaillierten Kaufverhaltens der Kunden zu ermitteln. Gemeinsam werden diese Funktionen dazu beitragen, dass die Kunden immer die gewünschten Produkte in unseren Regalen finden und immer wieder zu uns zurückkommen.“
Sie erklärt weiter: „Wir haben in unserem B2B-Geschäft damit begonnen, manuelle Prozesse durch automatisierte, digitale Workflows zu ersetzen. Durch die Zusammenarbeit mit IBM Services hat sich dies bereits sehr positiv auf unsere Kreditorenbuchhaltung ausgewirkt, wo wir das Straight-through-Processing von Rechnungen auf 75 Prozent verbessern konnten. Jetzt können sich unsere Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen. Das Feedback ist äußerst positiv: In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 76 Prozent der Befragten an, dass sie das Projekt für einen Erfolg halten.“
Galp bereitet sich auf die Zukunft im Energiesektor vor. Die langfristige Strategie zielt darauf ab, ein wettbewerbsfähiges Vermögenswertportfolio aufzubauen, von produkt- zu kundenorientierten Services überzugehen und die Chancen der Energiewende zu nutzen, sobald sie sich bieten.
Wie viele andere führende Unternehmen im Energiesektor verlässt sich auch Galp auf SAP-Geschäftssysteme, um seine End-to-End-Prozesse zu verwalten. Im Laufe der Jahre sind die SAP-ERP-Systeme des Unternehmens stark angepasst worden. Dadurch war es schwierig, agil auf die Umstellung zu reagieren. Neben den praktischen Herausforderungen für das B2C-Geschäft – wo komplexe und arbeitsintensive Prozesse für den Wareneingang manchmal zu Fehlern bei der Inventur führten – verursachten die speziell angepassten Systeme auch Schwierigkeiten im B2B-Geschäft von Galp.
„Selbst eine kleine Änderung an den bestehenden ERP-Lösungen von SAP nahm mitunter bis zu sechs Monate in Anspruch“, bestätigt Catarina Ceitil. „Um unsere langfristigen Ambitionen zu verwirklichen, ersetzen wir operative Silos auf organisatorischer Ebene durch integrierte Geschäftseinheiten, die mehr Effizienz und eine bessere Customer Experience ermöglichen. Durch die Zusammenlegung unserer verschiedenen Geschäftsbereiche können wir zum Beispiel jedem B2B-Kunden einen einzigen Ansprechpartner zur Seite stellen, anstatt getrennte Kundenbetreuer, Aufträge und Rechnungen für jeden Produktbereich zu haben.“
Galp hat erkannt, dass digitale Fähigkeiten entscheidend sind, um die Transformation des Unternehmens zu beschleunigen. Kurzfristig besteht das Ziel darin, eine stärkere Integration zwischen den Geschäftsbereichen des Unternehmens zu ermöglichen, um die interne Effizienz zu steigern und die Erfahrung für die Kunden zu verbessern. Langfristig wird das Unternehmen seine Daten nutzen, um Start-up-Innovationen zu fördern und neue Geschäftsmodelle im Energiebereich zu unterstützen.
„Als wir von der Einführung von SAP S/4HANA hörten, war uns sofort klar, dass dies eine wichtige Grundlage für unser Transformationsprojekt sein könnte“, erinnert sich Catarina Ceitil. „Anders als andere von uns in Betracht gezogene Anbieter verfügt SAP über ausgereifte Lösungen, die speziell für die Anforderungen der Öl- und Gasbranche entwickelt wurden. Wir hatten also großes Vertrauen, dass SAP S/4HANA unsere Anforderungen erfüllen würde.“
Um das Unternehmen bei der Umstellung auf die neue SAP-Lösung zu unterstützen, beauftragte Galp IBM Services als SAP-Integrationspartner.
„IBM hat von Anfang an seine fundierten Kenntnisse in der Öl- und Gasbranche und sein umfassendes technisches Know-how über SAP-Lösungen unter Beweis gestellt“, fährt Catarina Ceitil fort. „Es sind die Menschen, die ein Unternehmen ausmachen, und wir waren sehr beeindruckt von der Leistung des IBM Teams während der Interviews und Gesprächsrunden im gesamten Evaluierungsprozess. Galp, IBM und SAP haben ein Team zusammengestellt, das in der Lage war, ein komplexes Projekt mit mehreren Phasen erfolgreich durchzuführen.“
Durch den Erfolg der ersten Umstellung auf SAP S/4HANA auf den Azoren und Madeira haben Galp und IBM wertvolle Erfahrungen gesammelt, die es ihnen ermöglichen werden, den weiteren Rollout der neuen SAP-Plattform im gesamten Unternehmen zu beschleunigen.
„In der nächsten Phase wird IBM uns weiterhin bei unserer Transformation unterstützen und dabei eine führende Rolle bei hybriden agilen Bereitstellungsmethoden spielen“, erklärt Catarina Ceitil. „Wir nutzen agile, iterative Sprints in der Entwurfs- und Aufbauphase und Wasserfallmethoden für die abschließende SAP S/4HANA-Umstellung (d. h. Tests, Training und Deployment) und sind zuversichtlich, dass wir die nächste Phase des Projekts innerhalb eines straffen Zeitplans abschließen können, was uns weiter in Richtung unserer langfristigen Transformationsziele bringt.“
Mit standardisierten, integrierten Geschäftssystemen als Herzstück des Unternehmens ist Galp in der Lage, seine digitalen Fähigkeiten schnell und mit der nötigen Skalierbarkeit zu erweitern, um die zukünftige Nachfrage zu decken.
Catarina Ceitil fügt hinzu: „Früher dauerte es bis zu einem halben Jahr, um Änderungen an unseren ERP-Anwendungen von SAP vorzunehmen. Mit unseren neuen SAP-Lösungen hat sich das alles geändert. Wir haben sogar kürzlich in nur 10 Wochen ein Upgrade auf die neueste Version der SAP S/4HANA-Plattform durchgeführt. So können wir schnell und ohne Beeinträchtigungen unseres Alltagsgeschäfts von den erweiterten Funktionalitäten profitieren.“
Zusammen mit IBM Services begann Galp damit, seine B2B- und B2C-Geschäftsprozesse auf Madeira und den Azoren schematisch darzustellen. Anschließend wurde ermittelt, welche Änderungen erforderlich sind, um integrierte Workflows in SAP S/4HANA zu erstellen.
„Die ursprüngliche SAP S/4HANA-Umstellung war ein wichtiger Machbarkeitsnachweis für das globale Projekt, und wir setzten uns strenge Fristen für die Inbetriebnahme“, so Catarina Ceitil. „IBM verstand unsere Ziele und war immer flexibel, um uns dabei zu helfen, die Ziele zu erreichen. Zu Beginn des Projekts richtete IBM eine Sandbox-Umgebung für SAP S/4HANA in der IBM® Cloud ein, sodass wir sofort mit der Arbeit beginnen konnten, ohne auf die Bereitstellung der AWS-Infrastruktur zu warten.“
Anfangs arbeitete IBM Seite an Seite mit dem Projektteam von Galp. Doch nachdem das Projekt zur Hälfte abgeschlossen war, brach die COVID-19-Krise aus. Als im Zuge des nationalen Lockdowns die Büros in ganz Portugal geschlossen wurden, waren beide Teams gezwungen, auf Fernarbeit umzustellen.
„Trotz der Schwierigkeiten, die die COVID-19-Pandemie mit sich brachte, haben sich die Teams von IBM und Galp der Herausforderung gestellt, um das Projekt pünktlich fertigzustellen, und es traten erstaunlich wenig Probleme bei der Implementierung auf“, erinnert sich Catarina Ceitil. „IBM setzte alles daran, sicherzustellen, dass wir unsere Design-, Test- und Trainingsprozesse aus der Ferne steuern konnten und dass alle Beteiligten bei jedem Schritt die gleichen Ziele verfolgten. Die Zusammenarbeit war ein großer Erfolg, und es gelang uns, nur einen Monat später als geplant in Betrieb zu gehen.“
Galp (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) hat seinen Hauptsitz in Lissabon, Portugal, und ist ein Energieunternehmen, das sich dafür einsetzt, effiziente und nachhaltige Lösungen für seine geschäftlichen Aktivitäten und sein integriertes Angebot für seine Kunden zu entwickeln. Das Unternehmen beschäftigt 6.360 Mitarbeiter und ist in 11 Ländern tätig. Das Angebot des Unternehmens umfasst verschiedene Arten von Energie: von Strom aus erneuerbaren Quellen bis hin zu Erdgas und Flüssigbrennstoffen. Als Produzent fördert Galp Erdöl und Erdgas aus Quellen, die sich kilometerweit unter der Meeresoberfläche befinden. Außerdem ist Galp der größte Produzent von Solarstrom auf der iberischen Halbinsel.
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