Als das Geschäft des Unternehmenskrankenversicherers CNU boomte, verlangsamte die manuelle Analyse von Arztrechnungen die Bearbeitungszeiten und trieb die Kosten in die Höhe – was zu Verzögerungen bei wichtigen Zahlungen führte.

CNU kann dank digitalisierter Inhalte und automatisierter Prozesse, die von der IBM Enterprise Content Management-Software gesteuert werden, rund 1,3 Millionen Arztrechnungen pro Monat schneller und genauer als je zuvor verarbeiten.

Central Nacional Unimed (CNU) vermarktet betriebliche Krankenversicherungspläne, Sonderleistungen und Spezialbehandlungen an einige der größten Unternehmen Brasiliens. CNU betreut in erster Linie große nationale Unternehmen, die in mindestens drei Bundesstaaten tätig sind und mindestens 300 Begünstigte (sowohl Versicherungsnehmer als auch Angehörige) abdecken. Sie arbeitet auch mit einer Reihe kleiner und mittlerer Unternehmen zusammen. Heute hat CNU mehr als 1,6 Millionen Kunden in ganz Brasilien.

Jeden Monat verarbeitet die CNU im Namen ihrer Leistungsempfänger durchschnittlich 1,3 Millionen Arztrechnungen, von denen 120.000 mit Belegen versehen sind. Der Prozess ist komplex: Analysten müssen die Rechnung anhand einer Reihe von Faktoren bewerten, z. B. Behandlungstage, Art der in Anspruch genommenen Dienstleistungen und Materialien, Diagnosen usw., um festzustellen, ob sie die gesamte Rechnung bezahlen, einen Teil der Rechnung bezahlen oder ob sie die Rechnung komplett ablehnen.

Bisher stützte sich CNU bei der Bewertung von Arztrechnungen weitgehend auf manuelle Methoden. Der Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch mit einem hohen Fehlerrisiko verbunden. All dies drohte, die CNU daran zu hindern, dem Gesundheitsdienstleister umgehend und genau die Kosten zu erstatten.

Da das Geschäftsvolumen stetig zunahm, wusste CNU, dass die Tage der manuellen Verarbeitung gezählt waren.

Felipe Garcia Rios, Systemberater bei CNU, erläutert dies: „Es kam immer häufiger zu Verspätungen, und die Kosten stiegen, da wir mehr Personal einstellen mussten. Wir konnten es uns nicht leisten, weiterhin Ressourcen für das Problem zu verschwenden, und mussten einen Weg finden, die Verarbeitung effizienter zu gestalten. Dies würde es uns ermöglichen, Rechnungen schneller zu analysieren und zu skalieren, um die steigende Arbeitsbelastung zu bewältigen.“

CNU hat seine Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Arztrechnungen überarbeitet und IBM Enterprise Content Management-Lösungen eingesetzt, um Dokumente zu digitalisieren und Arbeitsabläufe zu automatisieren. In weniger als sechs Monaten konnte das Unternehmen Berge von Papierakten in einen umfangreichen Speicher elektronischer Inhalte umwandeln und eine fortschrittliche Fallmanagementplattform einführen, die die Analyse und Verarbeitung von Arztrechnungen optimiert.

Felipe Garcia Rios kommentiert: „Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die nur einen Mix aus Einzellösungen anbieten konnten, war IBM in der Lage, das komplette Paket zu liefern. Wir bekamen alles, was wir suchten, auf einer einzigen, integrierten Plattform.

Wenn CNU heute eine Rechnung erhält, scannt sie das Dokument und verwendet eine IBM Datacap-Lösung, um automatisch wichtige Informationen aus der elektronischen Datei zu erfassen und zu indizieren. Alle digitalisierten Rechnungen werden in einem zentralen IBM FileNet Content Manager-Repository gespeichert.

IBM Case Manager bietet Analysten einen einzigen Kontrollpunkt für die Bearbeitung medizinischer Rechnungen. Von einem einzigen Bildschirm aus können die Benutzer alle Informationen zu einem bestimmten Posten einsehen, einschließlich einer detaillierten Aufschlüsselung der Verfahren und Preise sowie einer Kopie der Originalrechnung selbst. CNU hat außerdem eine Reihe von Aufgaben-Workflows eingerichtet, die die Analysten durch alle Schritte leiten, die sie für die Prüfung und Bearbeitung einer Rechnung benötigen.

Die Case Manager-Plattform ist nahtlos in den FileNet Content Manager und das zentrale Enterprise Resource Planning (ERP)-System von CNU integriert, so dass Analysten einfachen Zugang zu einer Fülle von Daten über Zahlungen, Kunden und Anbieter haben.

Der neue Ansatz von CNU bei der Bearbeitung von Arztrechnungen hat die Produktivität der Analysten deutlich gesteigert und ihnen eine wesentlich flexiblere Arbeitsweise ermöglicht.

„Die Abkehr vom Papier hat die Arbeitsweise der Mitarbeiter völlig verändert“, erklärt Felipe Garcia Rios. „Unsere Analysten müssen nicht mehr in Kartons und Aktenschränken nach den benötigten Informationen suchen. Sie müssen lediglich eine einfache Suche durchführen und die relevanten Inhalte werden auf ihrem Computerbildschirm angezeigt. Und da mehrere Personen gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen können, müssen sie nicht auf bestimmte Datensätze warten, so dass die Analysten sofort mit der Arbeit beginnen können.“

Er fährt fort: „Durch den leichteren Zugang zu Inhalten und automatisierte Prozesse können unsere Analysten ihr Arbeitspensum viel effektiver bewältigen und ein viel höheres Arbeitsvolumen als zuvor bewältigen.“

Die Effizienzgewinne haben sich in kürzeren Durchlaufzeiten und beeindruckenden Kosteneinsparungen niedergeschlagen, wie Paulo Januzzi, Director of Healthcare and Exchange, erklärt: „Seit der Einführung von IBM Enterprise Content Management-Lösungen haben wir die Zeit für die Analyse von Arztrechnungen um 35 Prozent reduziert und die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Rechnungen um 10 Prozent verkürzt. Das Ergebnis ist, dass die Analysten rechtzeitig Entscheidungen über die Bezahlung von Rechnungen treffen können und CNU die Kosten für die Gesundheitsdienstleister schneller erstatten kann, was uns hilft, positive Beziehungen zu diesen Partnern zu pflegen.

„Darüber hinaus konnten wir durch die Minimierung unseres Papierverbrauchs und andere Prozessverbesserungen die Verwaltungskosten um 90 Prozent senken. Dies hat unserem Geschäftsergebnis einen enormen Schub verliehen.

Die Einführung elektronischer Inhalte und Arbeitsabläufe hat es CNU ermöglicht, Wachstumsbarrieren zu überwinden und den Betrieb zu erweitern, um das steigende Geschäftsvolumen zu bewältigen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen.

Felipe Garcia Rios bemerkt: „Wir haben die Bearbeitung von Arztrechnungen mit IBM Enterprise Content Management-Lösungen auf die nächste Stufe gehoben. Die Teams arbeiten schneller und genauer, und wir konnten ein viel höheres Arbeitsaufkommen bewältigen, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Wir verfügen nun über die solide Grundlage, die wir brauchen, um unser Geschäft weiter auszubauen und unseren Partnern und Kunden, die sich auf uns verlassen, um einen kostengünstigen Zugang zur Gesundheitsversorgung zu erhalten, einen gleichbleibend hervorragenden Service zu bieten.“

Central Nacional Unimed (CNU) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) verkauft und verwaltet Krankenversicherungspläne im Namen von Unimed – der größten Gesundheitskooperative in Brasilien. CNU wurde 1998 gegründet, betreut mehr als 1,67 Millionen Kunden und beschäftigt über 1.400 Mitarbeiter.