Beim Betrieb eines Netzwerks von SB-Geschäften mit mehreren Marken ist es wichtig, detaillierte Budgets zu erstellen und die Umsatzentwicklung der einzelnen Filialen zu verfolgen, um den Geschäftserfolg sicherzustellen. Zur Reduzierung der Komplexität bei der Berichterstellung im gesamten Konzern arbeitete BWG Foods mit ProStrategy zusammen, um seine Analysefunktion mit IBM® Planning Analytics zu verbessern.
BWG Foods verfügt über mehrere Depots, von denen aus die Waren an die Filialen im gesamten Netzwerk versandt werden. Das Unternehmen stellte fest, dass die Prozesse für die Budgetierung und die Erstellung von Verkaufsberichten immer komplexer wurden. Wie konnte man diese Prozesse rationalisieren?
In Zusammenarbeit mit dem IBM Business Partner ProStrategy hat BWG Foods die Technologie zur Unterstützung seiner Analyseaktivitäten mit IBM Planning Analytics aufgerüstet und so schnellere, einfachere und genauere Berichte erstellt.
Wenn Sie ein Netzwerk von SB-Geschäften mit mehreren Marken betreiben, kann es schwierig werden, den Überblick über die Umsatzentwicklung der einzelnen Geschäfte zu behalten und genaue Jahresbudgets zu erstellen, sobald das Unternehmen wächst. Ohne eine einfache Möglichkeit, Finanzdaten zu analysieren, laufen Sie Gefahr, wertvolle Erkenntnisse zu übersehen, die für die strategische Entscheidungsfindung von Bedeutung sein könnten.
BWG Foods ist eines der führenden irischen Unternehmen im Lebensmitteleinzel- und -großhandel und betreibt in Irland und Südwestengland eine Vielzahl von SB-Geschäften, darunter Londis, MACE, SPAR und EUROSPAR. Als das Unternehmen durch Übernahmen weitere Geschäfte in seinen Konzern aufnahm, sah sich die Finanzabteilung mit zusätzlichem Druck konfrontiert, rechtzeitig differenzierte Budgets und Verkaufsberichte zu erstellen.
Tim O'Leary, MIS Manager bei BWG Foods, erklärt dazu: „Jede Filiale in unserem Netzwerk verkauft nicht nur Lebensmittel, Weine, Spirituosen und andere sogenannte schnelldrehende Konsumgüter direkt an die Kunden, sondern kauft auch Waren über verschiedene Kanäle, wie unser Cash-and-carry-Netzwerk und unser nationales Vertriebszentrum. Um ein genaues Bild von der Leistung der einzelnen Filialen zu erhalten und zuverlässige Budgets zu erstellen, müssen wir die verschiedenen Arten von Umsätzen der einzelnen Filialen und SB-Marken unterscheiden. Als wir neue Marken in unseren Konzern aufnahmen, wurde dies zunehmend komplexer und zeitaufwendiger.“
BWG Foods stellte fest, dass die Analyselösung, die der Konzern zur Unterstützung seiner Budgetierung und Erstellung von Verkaufsberichten verwendete, nicht mehr die Flexibilität und Leistung bot, die erforderlich war, um den wichtigsten Entscheidungsträgern schnelle und zuverlässige Informationen bereitzustellen.
Tim O'Leary fährt fort: „Da unsere bestehende Analyselösung nur begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten bot, mussten wir während unseres jährlichen Budgetierungszyklus oft bis spät in die Nacht arbeiten. Ein beträchtlicher Teil dieser Zeit wurde mit Aufgaben verbracht, die eigentlich automatisiert werden konnten, wie z. B. die Erstellung von Gemeinkostenprofilen und die Planung der Budgetierung.“
Lorton Sherlock, Senior Management Accountant bei BWG Foods, fügt hinzu: „Da unsere vorhandene Analyselösung stark an unsere Anforderungen angepasst war, war ich das einzige Mitglied des Finanzteams, das wirklich mit der Anpassung, Korrektur und Aktualisierung der Lösung vertraut war. Wir wollten daher eine neue Lösung, die die Abhängigkeit von Einzelpersonen in solchen Schlüsselpositionen verringert.“
In Zusammenarbeit mit dem IBM Business Partner ProStrategy (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wollte BWG Foods seine Analysefähigkeiten durch ein Upgrade von IBM Cognos TM1 auf IBM Planning Analytics weiterentwickeln und so seine Budgetierungsprozesse beschleunigen.
Nach einer überzeugenden Präsentation von ProStrategy beschloss BWG Foods, IBM Planning Analytics lokal zu implementieren, um die unternehmensweite Budgetierung und Berichterstellung zu verbessern.
Tim O'Leary fährt fort: „Wir haben eine Reihe von Angeboten verschiedener Anbieter geprüft. IBM Planning Analytics hat sich dabei als besonders geeignet erwiesen, da es eine sofort einsatzbereite Lösung bietet, die sich in kurzer Zeit relativ einfach implementieren ließ. Da wir bereits seit einigen Jahren die Lösungen von IBM Cognos mit positiven Ergebnissen einsetzen, waren wir zuversichtlich, dass IBM Planning Analytics uns helfen würde, die Leistung und Zuverlässigkeit unserer Analysen zu verbessern.“
Lorton Sherlock fügt hinzu: „Im Vergleich zu unserem vorherigen Berichterstellungstool bietet IBM Planning Analytics eine modernere, leichter zugängliche Benutzeroberfläche. Da die Lösung viel einfacher zu bedienen und flexibler in Bezug auf die Erstellung von Modellen ist, wussten wir auch, dass wir keine technischen Änderungen am System vornehmen mussten, wenn wir etwas aktualisieren wollten.“
Mithilfe der Experten von ProStrategy integrierte BWG Foods die IBM Lösung in das Finanz- und Analysesystem eines anderen Anbieters und automatisierte die Extraktion, Übertragung und das Laden (Extraction, Transfer and Loading, ETL) von Daten zwischen diesen Systemen.
„ProStrategy hat uns während der Implementierung von IBM Planning Analytics hervorragend beraten und unterstützt und uns geholfen, die Lösung in weniger als vier Monaten zum Laufen zu bringen. Die zügige Implementierung war für uns besonders wichtig, da eine kürzlich getätigte Übernahme die Frist für unseren Jahresabschluss um drei Monate vorverlegt hatte. Wir mussten die Lösung also während unserer hektischsten Budgetierungsphase implementieren.“
Mit IBM Planning Analytics als Grundlage für alle Aktivitäten des Finanzleistungsmanagements hat BWG Foods den Budgetierungsprozess beschleunigt, seine Abhängigkeit von Schlüsselpersonen beseitigt und die Erstellung wichtiger Berichte automatisiert.
„Mit unserem vorherigen System haben wir Wochen gebraucht, um einen Budgetierungszyklus abzuschließen, aber jetzt können wir diesen Prozess in nur wenigen Tagen durchführen – und das, ohne abends und am Wochenende arbeiten zu müssen“, sagt Tim O'Leary. „Dank IBM Planning Analytics haben wir mehr als 240 Stunden bei der Budgetierung und über acht Stunden pro Woche bei der Erstellung von Verkaufsberichten eingespart. Das hat unserem Team, das für die Budgetierung und Berichterstellung zuständig ist, das Leben sehr erleichtert und uns mehr Zeit verschafft, um uns auf die Optimierung unserer Berichte zu konzentrieren.“
Die intelligenten Automatisierungsfunktionen der IBM Lösung helfen BWG Foods dabei, viele dieser Zeiteinsparungen zu erzielen. So spart das Unternehmen beispielsweise viel Zeit, weil IBM Planning Analytics automatisch und sofort die Gemeinkosten in den Kalender einträgt – ein Prozess, der früher für jeden Budgetzyklus einige Wochen in Anspruch nahm. Ebenso hat die Automatisierung der ETL-Prozesse zwischen Planning Analytics und den anderen Finanz- und Berichtssystemen des Unternehmens die Arbeitsbelastung des Finanzteams erheblich reduziert.
Sherlock fügt hinzu: „Wir können nicht nur viel schneller Budgets und Verkaufsberichte erstellen, sondern haben auch eine deutliche Verbesserung bei der Genauigkeit festgestellt. Seit wir Planning Analytics einsetzen, mussten wir noch nie Korrekturen für einen Bericht herausschicken.“
Weil die Geschäftsanwender bei BWG Foods nun eine viel benutzerfreundlichere Oberfläche haben, konnte das Unternehmen auch die Risiken reduzieren und die Kontinuitätsplanung des Geschäfts stärken. Das Planning Analytics-System ist besser strukturiert als das alte System des Unternehmens und führt die Benutzer mit einem Schritt-für-Schritt-Prozess durch die einzelnen Workflows, sodass viel weniger Fachwissen erforderlich ist.
Tim O’Leary fasst es folgendermaßen zusammen: „Dank IBM Planning Analytics konnten wir unsere Berichterstellungs- und Budgetierungsprozesse erheblich rationalisieren und eine äußerst detaillierte Sicht auf die Leistung jeder unserer SB-Marken und jeder einzelnen Filiale erhalten. Durch die genauen, detaillierten und rechtzeitigen Berichte können wir den wichtigsten Entscheidungsträgern bei BWG Foods die nötigen Informationen zur Verfügung stellen, um faktengestützte Geschäftsentwicklungsstrategien zu entwickeln, die das zukünftige Wachstum unterstützen.“
BWG Foods UC (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist Teil der BWG Group, einem führenden Einzel- und Großhandelsunternehmen, das in der Republik Irland und im Vereinigten Königreich tätig ist. BWG besitzt und betreibt eine Reihe führender Einzelhandelsmarken mit mehr als 1.400 SPAR-, EUROSPAR-, MACE-, Londis- und XL-Märkten, die in Partnerschaft mit unabhängigen Einzelhändlern die örtlichen Gemeinden versorgen. BWG ist außerdem Eigentümer und Betreiber der führenden irischen Großhandelsmarken BWG Foodservice und Value Centre Cash & Carry. Die BWG Group hat einen geschätzten Anteil von 12 % am gesamten Lebensmitteleinzelhandelsmarkt in Irland und einen Anteil von 40 % am SB-Einzelhandelsmarkt.