Zahlen lügen nicht.
Sie können die finanzielle Verfassung eines Unternehmens beschreiben, Entscheidungen steuern, Risiken aufdecken und betriebliche Effizienzen und Defizite aufzeigen. Im Rahmen der Buchhaltung sind Finanzdaten das Mittel, mit dem das Unternehmen mit seinen Verantwortlichen kommuniziert. Das heißt, solange jemand sie empfängt.
Manchmal ist es schwierig, Daten zu beschaffen, zu analysieren oder zu verdichten. Zudem wird die Kommunikation noch komplexer, wenn es sich nicht um ein einzelnes Unternehmen, sondern um eine Gruppe von Unternehmen handelt. Dies ist der Fall bei Ascendis Health Limited: ein globaler Gesundheits- und Wellnesskonzern, der aus 134 Unternehmen aus den Bereichen Consumer Health, Pharma, Medizin, Tiergesundheit und Biowissenschaften besteht.
Yolandi van den Berg, Group Reporting Manager bei Ascendis, beschreibt den Konsolidierungs- und Berichterstattungsprozess für ein Unternehmen, das Produkte in 130 Ländern vertreibt: „Es ist eine Herausforderung, all diese Unternehmen in verschiedenen Währungen zu überwachen. Sie alle haben unterschiedliche ERP-Systeme, die Informationen haben nicht das gleiche Format und die Daten sind uneinheitlich.“
Sie fährt fort: „Und dann gibt es noch die zusätzliche Komplikation der konzerninternen Transaktionen, wie z. B. Darlehen, und die Umrechnung von Angaben in südafrikanische Rand. Für die Konsolidierung braucht man also ein System oder einen Prozess, um diese internen Transaktionen aus der Konzernperspektive zu eliminieren.“
In der Vergangenheit verwendete Ascendis für die Finanzberichterstattung eine auf Tabellenkalkulationen basierende Finanzplanungssoftware, die sich jedoch aus verschiedenen Gründen als problematisch erwies. „Sie war sehr manuell, sodass die Daten anfällig für Fehler waren“, so van den Berg weiter. „Es gab keine Möglichkeit, die Journale einzugeben und einen Bericht über alle Konsolidierungsbuchungen zu erstellen. Man musste Excel-Dokumente hochladen, um die Endergebnisse zu sehen … Es war definitiv kein Tool, das für die Konsolidierung und Umrechnung von 134 Unternehmen mit verschiedenen Berichtswährungen entwickelt wurde, wie es bei Ascendis der Fall ist.“
Umfassende Berichterstattung
Führt Abschlüsse, Konsolidierungen und Berichte für 134 Geschäftseinheiten durch
DB-Größe
Die Größe der Finanzdatenbank beträgt 80 GB
Der Mangel an präzisen Daten in Verbindung mit den mit den Einschränkungen der Software in Bezug auf die Konsolidierung und das Berichtswesen führte letztlich zu einer unzureichenden konzernweiten Transparenz. Dies wiederum behinderte die Entscheidungsfindung und das Handeln und setzte das Unternehmen unnötigen Risiken aus.
Jaco Henning, Group Financial Manager bei Ascendis, erläutert: „Wir haben die Software nur zweimal im Jahr benutzt: für die Zwischen- und Jahresendberichte. Die Konzernkonsolidierung wurde nur einmal im Jahr für die externe Berichterstattung durchgeführt, sodass unser Management nie eine monatliche Konzernübersicht hatte. Diese Informationen wurden jedoch benötigt, um die Unternehmensgruppe zu steuern und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das fehlte bei unseren früheren Berichtstools.“
Als die Lizenz für die alte Finanzsoftware auslief, sah Ascendis die Chance, das System durch IBM Cognos Controller zu ersetzen.
„Wir brauchten ein geeignetes Tool zur Durchführung der Konsolidierung“, sagt Henning. „Außerdem wollten wir strengere Kontrollen für unsere Finanzberichterstattung einrichten, um qualitativ hochwertigere und einheitlichere Zahlen zu erhalten. Aus diesem Grund haben wir uns für Cognos Controller entschieden.“
Für die Implementierung wandte sich Ascendis an den IBM Business Partner iOCO, einen Tech-Giganten, der sich auf Lösungen und Dienstleistungen im Bereich der Datenanalyse spezialisiert hat, darunter Geschäftsanalytik, prädiktive Analytik, Managed Services und Projektmanagement. Jacqueline Minnaar, FPM Principal Consultant, die für die Abteilung Financial Performance Management von iOCO arbeitet, leitete das Projekt mit dem Ascendis-Team.
„Ich arbeite sehr gerne mit Jacqueline“, sagt van den Berg. „Sie ist sehr gründlich. Wenn ich Fragen habe – und davon gab es aufgrund der Komplexität viele –, ist sie immer sehr hilfsbereit. Ich bin sehr, sehr zufrieden.“
Minnaar beschreibt das Projekt als eine große Implementierung, fügt aber hinzu: „Cognos kann perfekt mit einer großen Organisation umgehen. Ascendis verfügt über acht verschiedene Arten von ERPs. Was die Daten angeht, so werden für jedes System Ist-Daten, mehrere Versionen von Budgets und Prognosen sowie die für Behörden relevanten gespeichert. Dementsprechend ist die Datenbank mit 80 GB sehr groß. Und der Backend-Speicher für alle Daten ist einer der größten, die ich je gesehen habe. Das Unternehmen nutzt also viele Funktionen von Cognos.“
Ascendis nutzt die Technologie zum Beispiel für Ist-Daten, Prognosen, Budgetierung und Cashflow-Berichte. „Jeden Monat werden die Ist-Daten in das System hochgeladen, aus denen wir dann unsere monatlichen Berichtspakete für die verschiedenen Geschäftsbereiche, die Kreditgeber und das Management erstellen“, erläutert van den Berg. „Es ist sehr wichtig, dass wir sowohl auf monatlicher und jährlicher Basis als auch aus der Budgetperspektive genaue Prognosen erstellen können.“
Ascendis entwickelte außerdem ein Cashflow-Modell in seiner Cognos-Anwendung, mit dem das Unternehmen monatliche Cashflow-Abrechnungen für Kreditgeber erstellen kann. „Jetzt schaffen wir es, alle von den Stakeholdern geforderten Anforderungen zu erfüllen“, fügt Henning hinzu.
Ascendis hat die Vorteile der monatlichen Konsolidierung und Berichterstattung. Genaue Daten führen zu mehr Transparenz. Mehr Transparenz führt zu besseren Erkenntnissen. Und bessere Erkenntnisse führen zu fundierten Entscheidungen und Maßnahmen.
„In der Vergangenheit hatten wir keine monatliche Konsolidierung“, sagt Henning. „Jetzt haben wir sie. Wir hatten keine monatliche Cashflow-Übersicht. Jetzt haben wir sie. Heute stehen uns monatlich Informationen für die gesamte Gruppe zur Verfügung, während dies früher nur einmal im Jahr der Fall war.“
Er fährt fort: „Mit Cognos kann das Management nachvollziehen, was in der gesamten Gruppe passiert und unsere Geschäftsbereiche analysieren – wo sie finanziell stehen, sie mit Budgets und Prognosen abgleichen und prüfen, ob sie auf Kurs sind. Mit diesem Gesamtüberblick ist eine weitaus effektivere Steuerung des Unternehmens möglich.“
In einem Fall offenbarte die Finanzberichterstattung des Systems eine potenziell riskante Diskrepanz in Bezug auf Barmittel. „Wir sahen uns den Bericht im Vergleich zum Bankkonto an und stellten fest, dass das Unternehmen nicht die richtige Menge an Barmitteln erwirtschaftete“, erinnert sich Henning. „Wir waren nicht in der Lage, unsere Schulden zu tilgen. Das System half uns also, diese Art von Problemen oder Risiken zu erkennen, sodass wir früh genug mit den entsprechenden Gegenmaßnahmen beginnen konnten.“
Die Software Cognos Controller gibt Ascendis mehr Kontrolle, eine Funktion, die Henning sehr schätzt. „Mit Cognos haben wir Protokollberichte, die zeigen, was passiert ist und wie sich die Informationen verändern“, sagt er. „Unser altes System bot diese Art der Kontrolle nicht und außerdem konnte man den Zugriff nicht überwachen.“
Die Daten sind zudem einheitlicher, was die Analysen erleichtert und verbessert. „Wir haben jetzt konzernweit den gleichen Kontenplan“, sagt van den Berg. „Alle erfassen die Einnahmen in der gleichen Zeile, was für Einheitlichkeit in der Berichterstattung sorgt.“
Auch heute noch passt Ascendis das System an und verwendet weitere Funktionen, um den Veränderungen im Unternehmen gerecht zu werden. „Wir finden immer mehr Möglichkeiten, Cognos zu nutzen, z. B. um unsere Budget- und Prognoseprozesse zu verbessern“, schließt Henning. „Das ist also unser aktueller Stand. Aber ohne ein Tool wie Cognos kann man definitiv kein Unternehmen führen.“
Ascendis Health (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein globales Gesundheits- und Wellnessunternehmen, das in den Bereichen Consumer Health, Pharma, Medizin, Tiergesundheit und Biowissenschaften tätig ist. Seine Marken Reuterina, Solal und MenaCal.7 und andere werden in mehr als 130 Ländern verkauft und genießen ein hohes Ansehen in diesen Märkten. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Gauteng, Südafrika und meldete im Jahr 2020 einen Umsatz von 6.963 Millionen Rand.
iOCO (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde gegründet, um die Informations- und Kommunikationstechnologie zu vereinfachen, und ist Afrikas führendes Unternehmen für integrierte Technologiedienstleistungen mit der größten Kompetenzkonzentration auf dem Kontinent. Mit 4.500 technischen Mitarbeitern ist es unser Ziel, einen designorientierten, kundenzentrierten Ansatz zur Lösung von Geschäftsproblemen zu bieten. Mit einer Präsenz in Afrika, Großbritannien, Europa und dem Nahen Osten bedient iOCO alle Branchen und mehr als 2000 Kunden.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Juli 2017.
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