EDI, que significa intercambio electrónico de datos, es la comunicación de documentos comerciales en un formato estándar que existe entre empresas. La definición simple de EDI es que es un formato electrónico estándar que reemplaza los documentos en papel, como órdenes de compra o facturas.
Las organizaciones pueden ahorrar tiempo y reducir errores automatizando las transacciones en papel.
En las transacciones EDI, la información se mueve directamente desde una aplicación informática en una organización a una aplicación informática en otra. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Compartir datos ahora es más rápido y fácil con esta capacidad automatizada, en comparación con el uso de documentos en papel u otros métodos tradicionales que pueden llevar horas, días o incluso semanas.
Hoy en día, las industrias emplean la integración EDI para compartir toda una serie de tipos de documentos, desde órdenes de compra a facturas, pasando por solicitudes de cotización, solicitudes de préstamo y mucho más. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes de empresa a compañía (B2B).
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Todas las transacciones de EDI se definen mediante estándares de mensajes de EDI. Contar con procesos de gestión adecuados es fundamental para garantizar la calidad de los datos. Cuando la información no está disponible o está en un lugar inadecuado, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.
Los estándares son la base de las conversaciones de EDI.¹ Varias organizaciones definen los estándares de mensajes de EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y el Comité de Normas Acreditado X12 (ASC X12).
En general, hay dos tipos básicos de transmisión de EDI:
- Conexiones de punto a punto o directas: dos computadoras o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con protocolos seguros.
- Red de valor añadido (VAN): una red de terceros gestiona la transmisión de datos, generalmente con un paradigma de buzón de correo.
Los protocolos de transmisión de Internet EDI incluyen un Protocolo de transferencia de archivos seguro (SFTP), la Declaración de Aplicabilidad 2 o AS2, un protocolo basado en HTTPS, Protocolo Sencillo de Acceso a Objetos (SOAP), entre otros. Los elementos de datos EDI incluyen el ID del remitente y el ID del destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles un mayor significado.
Por ejemplo, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. La función Envelopes ayuda a estructurar diferentes tipos de datos, incluyendo la dirección tanto del remitente como del destinatario. El flujo de documentos o flujo de mensajes EDI describe el movimiento de mensajes EDI a varias direcciones y departamentos de entrada y salida para ejecutar un proceso de negocio o transacción.²
Los metalenguajes, como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation), complementan en lugar de sustituir el EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar un número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia diariamente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2,000 socios.
“Hasta el 20 % de nuestras transacciones B2B causaban errores antes de comenzar a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora tenemos menos errores.
Por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia si un cliente presentaba un código incorrecto, lo cual causaba muchos problemas para nuestro departamento de servicio al cliente. Ocurre probablemente un 80 % menos ahora porque todo eso solía hacerse manualmente”. Lea lo que otros encargados de EDI indican a IDC acerca de cómo impulsan el valor estratégico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.
Lea el informe técnico de IDC
Las transacciones de EDI son esenciales para los procesos B2B y continúan siendo los medios preferidos para intercambiar documentos y transacciones entre pequeñas y grandes empresas.
Existen cinco principales ventajas de negocios que la tecnología EDI ofrece a través de la automatización y la integración B2B:
- La tecnología de EDI ahorra tiempo y dinero a través de la automatización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente con documentos en papel.
- Las soluciones de EDI mejoran la eficiencia y la productividad porque se comparten y procesan más documentos empresariales en menos tiempo y con una mayor precisión.
- La transferencia de datos con EDI reduce los errores (PDF, 669 KB) a través de una estandarización estricta, que ayuda a asegurar que la información y los datos tengan el formato correcto antes de que ingresen en procesos o aplicaciones empresariales.
- La integración de EDI mejora la rastreabilidad y los informes porque los documentos electrónicos pueden integrarse con una gama de sistemas de TI para dar soporte a la recopilación de datos, la visibilidad y el análisis.
- La automatización de EDI permite experiencias positivas para el cliente al habilitar la ejecución eficiente de transacciones, así como la entrega rápida y confiable de productos y servicios.
Para las grandes organizaciones, EDI permite establecer de estándares entre los socios comerciales, y de esta forma obtener beneficios constantes. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión a EDI ofrece una mayor integración con las grandes empresas, que tienen presupuestos elevados y una fuerte influencia.
Vea el impacto de automatizar las transacciones en papel a EDI
Para algunas empresas, EDI puede ser difícil de implementar. Un motivo es la necesidad de estar al día con los constantes cambios en las regulaciones de gobierno, estándares y actualizaciones. También puede ser complejo, ya que tiene que adaptarse a las necesidades globales de negocio.
Por ejemplo, cada socio comercial de una red B2B puede presentar requisitos individuales. A pesar de que dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento EDI utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos que deben ser soportados. Estos factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar sus soluciones de EDI.
Ya sea que se mantenga dentro o fuera de la empresa, existen algunas condiciones básicas, funcionalidades y recursos necesarios para implementar EDI de forma efectiva. Además de los factores como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión segura y el hardware y el software necesarios, una implementación de EDI eficaz debería tener en cuenta:
Software de traducción o mapeo
Este tipo de software de transformación toma campos como nombres, direcciones, cantidades de moneda, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación empresarial en documentos estandarizados y viceversa.
Funciones de empaquetar o desempaquetar por lotes
Estas funcionalidades dan soporte a grandes lotes de mensajes de EDI habilitando remitentes y destinatarios para envolver y desenvolver transacciones. Las transacciones se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocio de un socio comercial.
Mecanismos de enrutamiento de mensajes
Después de desempaquetar un mensaje, se necesitan mecanismos de enrutamiento para clasificar los mensajes para grupos diferentes y entregarlos a los destinos adecuados. Es posible que se requiera convertir los mensajes al formato correcto, según el destinatario.
Acuerdos de socios comerciales (TPA)
TPA aclara los términos y condiciones, establece los estándares para documentos empresariales y define los protocolos de comunicaciones y negocios entre socios comerciales.
Vea qué otros elementos esenciales componen una arquitectura B2B moderna
Considere este escenario: un contracargo relacionado con un envío dañado se activa mediante un documento EDI 214, que es un mensaje de estado del envío del transportista. El material del envío no se puede emplear o vender. Lo más probable es que surjan disputas basadas en la devolución de cargo.
En las cadenas de suministro futuras, el EDI será la capacidad central de intercambio de documentos para dar soporte a innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), blockchain y la inteligencia artificial (IA)³. El futuro EDI empleará:
- Sensores de IoT que se incorporan al embalaje de un envío y se vinculan a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad del estado del paquete casi en tiempo real.
- La tecnología Blockchain sustenta los flujos de información EDI para que los envíos ofrezcan una versión compartida de la verdad que pueda resolver rápidamente e incluso evitar disputas por devoluciones de cargo.
- Un agente de IA que monitorear todos los eventos e información relevantes relacionados con un envío y puede identificar un evento de incumplimiento. Los agentes de IA también pueden determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente de sustitución más eficiente, iniciar un nuevo envío y aceptar una devolución autorizada.
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Citas
1 "Electronic data exchanges, (enlace externo a ibm.com)" Wikipedia
2 "Conceptos básicos de EDI y B2B (enlace externo a ibm.com)" Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011
3 "El futuro del EDI: un punto de vista de IBM (PDF, 490 KB)" IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018