工作单是任何组织执行维护策略的驱动力。当经理提交维护请求时，接收请求的实体会创建正式的纸质和/或数字文档，其中包括维护任务的所有详细信息，并概述完成任务的流程。该文档称为工作单。工作单还可能包括以下信息：
- 处理工单的公司
- 作业地点
- 任何技能、工具和/或材料要求
- 授权方
- 被指派执行任务的技术人员或服务提供商
- 预计完工成本
- 材料和人工价格估算
- 预期完工日期
- 实际完工日期
- 优先级
工作单的主要目的是让维护工作中的各方都能及时了解工作流程。如果使用得当，工作单可帮助组织有效地组织、沟通和跟踪部门或组织内的维护工作。
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组织可能需要多种类型的工作单来运行维护操作。根据组织规模和所处行业的不同，某些类型的工作单可能比其他类型的工作单更常见。例如，一家生产危险化学品的工厂将会出现比公寓大楼多得多的安全工作单。不过，了解组织将处理的八种主要工作单类型非常重要。
- 维修保养工单：顾名思义，如果技术人员在检查或其他类型的工作单中发现问题，维修保养工单可帮助组织通过评估纠正问题。这些工作单通常涉及修理或更换设备或设备部件。维修保养工单与紧急工单不同，在紧急工单中设备或资产已经发生故障。
- 电气工作单： 电气工作单是修复或安装电气设备（包括照明、电源和电线）的工作单。
- 紧急工单：当关键资产或设备发生故障并导致生产和/或安全问题时，组织会发出紧急工单。紧急工单也称为被动式维护工作单，需要立即采取行动，因此具有最高优先级。
- 一般工作单：发出一般工作单是用于不属于某种具体类别的各种非紧急服务，包括例行虫害防治或油漆服务等更为常规性的请求。
- 检查工作单：组织在想要检查组织资产时会使用检查工作单。作为经常性和/或预测性维护计划的一部分，组织将订购一项测试（或一系列测试）来评估资产性能，以期主动识别异常、风险和其他功能问题。
- 预防性维护工单：预防性维护工单允许组织安排日常维护任务以保持资产的最佳运行状态并延长设备的生命周期。预防性维护工单还可以帮助组织减少设备停机时间、保持法规遵从性并减少与大修相关的费用。
- 安全工作单：与其他类型的工作单不同，安全工作单的存在完全是为了保护人们，避免受到伤害或发生危险。安全工作单涉及防止人员受伤的维修，包括液体/化学品泄漏和财产损坏造成的物理障碍等问题。
- 特殊项目工作单：特殊项目工作单侧重于升级和改进。这些工作单允许组织安装新资产，这将有助于实现设备/设施现代化、提高生产力并简化现有流程。
工作单管理工作流程描述了工作单如何在特定组织的维护流程中移动，从“维护任务识别”开始，到“完成后分析”结束。
在生命周期的第一阶段，个人或组织确定维护人员需要完成的任务。他们还将确定维护任务是否符合计划维护（可以提前轻松识别作业内容）或计划外维护（作业的范围和细节需要进行初步评估）。
一旦发现维护问题，管理员将在工作单申请表中列出详细信息，并将该表提交给维护部门进行审查和批准。工作请求可能来自多种情况，从租户请求到预防性维护审核。
维护部门（或维护团队）负责在工作请求提交后对其进行评估。该部门审查工作请求的详细信息，以确定是否可以完成工作，然后确定人员和资源需求。如果获得批准，工作单请求将转换为工作单。
维护团队或主管一经批准工作请求并分配完成工作所需的材料、设备和人员，他们将创建工作单。工作单将包括作业的所有必要详细信息，以及公司联系信息和完成期限。维护人员还应决定如何在整个工作流程中确定新工作单的优先顺序。
在此阶段，团队/主管将作业分配给合格的维护技术人员，由其按照建议的时间表完成任务清单。如果组织使用计算机化维护管理系统 (CMMS) 软件，该作业将自动分配给技术人员。
维护技术人员负责在所有任务完成后记录和关闭工作单。技术人员应详细说明他们在每项任务上花费的时间、使用的任何材料/设备、工作图像以及任何有关工作的说明或意见。管理员可能需要也可能不需要签署已完成的工作单并提供有关后续步骤的指导。
审查完整的工作单可以提供有关维护操作的宝贵见解，因此组织应不断对其进行分析，以确定工作单流程的改进机会。完成后分析还可以帮助维护团队识别他们错过或需要重新访问的任何任务。
组织如何管理工作单取决于几个因素，包括规模、行业、人员配备和财务资源、设施维护要求以及资产管理的总体方法。尽管如此，无论环境如何，都有一些最佳实践有助于优化工作单管理流程。
- 制定目标并确定如何衡量成功。 为了确定工作单流程是否为您的企业发挥了最佳功能，您必须设定部门目标，并决定用来衡量这些目标进展情况的指标。了解 KPI 也很重要，这样部门就知道流程的哪些要素需要量化。
- 规范工作单流程。每个人每次提交工作请求、生成新工作单和关闭现有工作单的过程都应该是相同的。开发工作单模板以确保格式和组件在整个组织中保持一致。您还应该确保明确定义角色和职责，以便所有各方都知道谁对流程的哪个步骤负责。
- 积极主动。 虽然不可能预料到每一个维护问题和设备故障，但重要的是要积极主动地处理维护过程中可以控制的因素。创建并遵守资产的预防性维护计划。使用远程监控工具设置自动触发器，按照预定时间表创建和跟进工作请求。主动式维护几乎总是比被动式维护/紧急维护成本更低；采取先行一步的措施，使资产保持最佳状态，将有助于贵组织达到最佳效率。
- 使用 CMMS 或企业资产管理 (EAM) 软件。 管理工作单最简单、最有效的方法是使用 EAM 系统或 CMMS 软件。两者都提供高科技维护管理软件解决方案，可以自动化您的工作单流程、管理发票和截止日期，并减少积压和人为错误。
随着企业的发展，依靠纸质工作单系统甚至电子表格来管理不断变化的数据需求可能会变得难以为继。较大的组织和需求更复杂的组织可以投资工作单管理软件，例如 CMMS 或 EAM 系统。
除了基本的工单创建和跟踪外，EAM 系统和 CMMS 还利用移动应用程序和云技术帮助维护团队制定预防性维护计划、分析已完成的工作、可视化和报告数据，以及优化库存管理。集成任一工作单管理系统都可以帮助组织：
高质量的 CMMS 或 EAM 将自动规划、创建、跟踪和组织服务请求和工作单，为维护经理和主管减轻了过多的任务规划职责。利用数字工作单管理系统还允许组织以电子方式存储大量数据，从而减少与纸质存储相关的费用。
由于所有工作单数据都位于集中位置，当工作单在工作流程中移动时，管理团队中的每个人都可以跟踪工作单。CMMS/EAM 平台（带有移动设备配套软件）可利用推送通知并允许工作组成员实时查看和编辑任务，从而进一步推动访问。
工作单管理软件使组织能够根据其特定需求聚集并显示工作单数据。维护团队可以构建和查看可定制的报告，并可视化趋势数据，从而帮助简化资产管理并预测预防性维护。